Как правильно оформить работу на удаленке

Что нужно знать об удалённой работе

Удалённая работа — не новый формат. Его активно используют программисты, дизайнеры, копирайтеры, контент-менеджеры и переводчики. Многие организации нанимают таких специалистов из самых разных регионов. Выгоды очевидны: работники трудятся в своих городах, а организации экономят на офисных расходах и зарплате.

До 2021 года такие отношения регулировались устаревшими нормами о дистанционной работе, и в обиходе к ним широко применялось понятие «удалённая работа». Но теперь статус удалёнки стал яснее и чётче. Она упоминается в законе и приравнена к дистанционной. Оба понятия официально используются как синонимы:

Итак, удалённая или дистанционная работа — это занятость не на территории работодателя, то есть не на рабочем месте в организации. Работник при этом выполняет свои обязанности и контактирует с работодателем через интернет и телефонную связь. По сути, он может трудиться в любой точке мира, где есть интернет.

В отношении работника на удалёнке действуют все нормы трудового законодательства РФ с учётом последних изменений в Трудовом кодексе.

По новому закону возможны три варианта удалённой работы:

 Постоянная на срок действия трудового договора.

 Временная (до полугода) в течение непрерывного срока.

 Временная без ограничения срока с чередованием дистанционного и офисного режимов.

В первом случае, например, бухгалтер по трудовому договору всегда трудится дистанционно.

Во втором — обычно он работает в офисе, но из-за ремонта здания на три месяца переводится на удалёнку.

Трудовой договор с гендиректором

Трудовой договор — это документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между физлицом и работодателем.

Следует отметить, что гендиректор может быть единственным учредителем ООО, а может и не быть таковым.

Гендиректор единственный участник ООО

Зачастую возникает вопрос о том, допустим ли трудовой договор с организацией, если гендиректор является единственным учредителем организации. Единого мнения у органов власти на этот счет не существует.

Так, из письма Минфин № 03-12-13/89698 от 20.11.2019 г. следует, что необходимости заключать контракт, нет. Это объясняется тем, что для работы в качестве гендиректора достаточно издания им соответствующего решения. Роструд же считает, что одно и то же лицо не может подписывать договор от имени работника и работодателя, поэтому такие отношения не могут быть трудовыми.

В свою очередь, положения ТК РФ не запрещают заключать контракт с гендиректором, являющимся единственным учредителем. Согласно ч. 6 ст. 11 этого нормативно-правового акта, руководитель компании относится к работникам. Под ними, в силу ч. 2 ст. 20 ТК РФ принято понимать физлиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. Перечень лиц, которые не попадают под действие трудового законодательства, определен в ч. 8 ст. 11 ТК РФ, среди них отсутствует генеральный директор.

Вам также будет интересно:

— Пошаговая инструкция по смене директора ООО
— Образцы приказов о закрытии школы на карантин

Гендиректор не входит в состав учредителей

Согласно абз. 1 п. 1 ст. 40 закона 14-ФЗ от 08.02.1998 г., единоличный исполнительный орган избирается в ходе общего собрания учредителей ООО. Согласно абз. 2 ч. 2 ст. 16 ТК РФ, если человек избирается на должность, то на основании трудового договора у него возникают трудовые отношения с работодателем.

Исходя из указанного выше, в первом случае контракт не обязателен, но и не запрещен. Минздравсоцразвития в письме № 22-2-3199 от 18.08.2009 г. говорит о том, что гендиректор может осуществлять управленческую деятельность без заключения договора, как трудового, так и любого другого.

В остальных случаях трудовой договор с генеральным директором является обязательным документом, что также подтверждается сложившейся судебной практикой.

Трудовой договор с директором

Руководителя компании назначает на должность и увольняет, как правило, общее собрание участников либо акционеров. Сначала оформляют протокол общего собрания участников или совета директоров, затем с руководителем подписывают трудовой договор. У наемного директора такие же права, как у всех остальных работников. Разница в том, что у него больше полномочий и выше ответственность по налоговому и административному законодательству.

Новости МирТесен

Если директор одновременно выступает в роли единственного участника ООО, он должен своим решением возложить на себя функции руководителя и вести управленческую деятельность без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

В любом случае директор может исполнять свои обязанности удаленно.

Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

Экстренный перевод на дистанционную работу

Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:

• имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
• госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.

Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.. При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:

При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:

• причину перевода;
• перечень переводимых сотрудников;
• срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
• правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
• правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
• иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.

В трудовом договоре не нужно делать никаких корректировок. Когда период перевода закончится, работодатель возвращает сотрудника на прежнее место, и он продолжает работать дальше.

Временный перевод работника на удалёнку в исключительных случаях

В некоторых случаях работник временно переводится на удалёнку по решению работодателя. Этот перевод оформляется внутренним нормативным актом и не требует согласия работника.

Причинами такого перевода могут быть:

• природные и техногенные катастрофы;
• аварии и несчастные случаи на производстве;
• пожары, наводнения, землетрясения;
• эпидемии и эпизоотии;
• любые опасные для жизни общества обстоятельства;
• решения госорганов.

Внутренний нормативный акт устанавливает порядок временного перевода, включая организацию работы в новых условиях. Вносить изменения в трудовой договор при этом не потребуется. Ознакомить работника с документом обязан работодатель.

При необходимости он также обязан обучить работника использовать технику, работать с ПО и средствами защиты данных.

Но в некоторых случаях характер работы не позволит сделать такой перевод. Например, это невозможно для вахтёра. Не всегда работодатель сможет обеспечить работника всем необходимым на удалёнке.

В таких ситуациях работа останавливается по независящим от сторон причинам. И работодатель обязан оплатить работнику время простоя — как минимум в размере двух третей его оклада. Хотя коллективным договором или внутренним нормативным актом может быть зафиксирована более высокая оплата.

Работник обязан временно трудиться на удалёнке, пока сохраняется причина, вызвавшая перевод на временный удалённый формат работы.

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Иные обязанности по ОТ удаленных работников требуется соблюдать, если это указано в колдоговоре, внутреннем нормативном документе, трудовом договоре (ст. 312.7 ТК).

Остались вопросы или нужна помощь в организации удаленной работы? Закажите консультацию наших специалистов!

Страховые взносы за 2 и 3 кварталы 2022 – кому перенесли оплату?
Новые коды в платежных поручениях

Заказать помощь специалиста 1С

Увольнение удалённого сотрудника

Работник на удалёнке может уволиться по тем же причинам, что и офисный сотрудник: по собственному желанию, по решению работодателя, например, за проступок, и по соглашению сторон.

В новом законе появились дополнительные основания. Работника на удалёнке можно уволить, если:

• он не отвечает работодателю без уважительной причины более двух рабочих дней подряд (исключение — в организации установлен больший срок ожидания ответа);
• он переехал и не готов выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Второй пункт относится к работнику на постоянной удалённой работе. Допустим, после переезда он не может работать без выхода в интернет.

При обмене электронными документами работодатель обязан передать работнику бумажную копию приказа об увольнении. Документ заверяют и отправляют заказным письмом с уведомлением. Это делается в течение трёх рабочих дней со дня подписания приказа.

Режим работы и отдыха на удалённой работе

Если режим рабочего времени не отражён в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), внутреннем нормативном акте или коллективном договоре, то работник на удалёнке устанавливает его по своему выбору. То есть он может самостоятельно определить время начала работы и перерывов.

Но работник обязан отработать положенное количество часов. Все его коммуникации с работодателем — видеоконференции, созвоны, переписка в чатах — включаются в его рабочее время.

Вести учёт рабочего времени обязан работодатель. Через специальные программы он может отслеживать включение и выключение компьютера, делать скриншоты экрана и тому подобное. Способ считается законным, если работник о нём осведомлён.

Работодатель обязан учитывать рабочее время работника и имеет право контролировать его работу. В законе не сказано, как ему это делать. А работник имеет право на полную и достоверную информацию об условиях своего труда. Поэтому работодатель обязан его с ними ознакомить.

Работодатель решает, каким образом контролировать работника и учитывать его рабочее время. Применение для этого программ на компьютере может фиксироваться в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте.

Чаще всего работник на удалёнке трудится за компьютером. Компьютерная техника — это средство труда, и работодатель вправе контролировать, как оно используется и в каких целях.

Переработки также отслеживаются работодателем. Они допустимы только с письменного согласия работника и должны быть оплачены как сверхурочные.

Резюмируем

Прошедший год показал актуальность и своевременность нового закона об удалёнке. Это попытка властей урегулировать отношения работодателя и работника и сбалансировать их интересы. Теперь многие аспекты их взаимодействия должны решаться внутренними документами, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Хотя уже сейчас возникает немало вопросов, связанных с обязанностями сторон. Например, как при увольнении доказать, что работник был пьян на рабочем месте, если он отказывается от медицинского освидетельствования?

Какие причины будут уважительными, если работник не выходит на связь с работодателем вовремя? И могут ли эти причины отличаться в разных организациях?

Или как работнику возместить траты за использование своего компьютера, если в законе нет минимальной компенсации, а работодатель выплачивает копейки?

Скорее всего, устранить проблемы удалённой занятости в ближайшее время не удастся. Потребуется проанализировать применение этого закона и внести в него коррективы.

Почитайте другие руководства:

Как фрилансеру платить налоги: ИП и самозанятые
Как получить налоговый вычет за обучение: на что обратить внимание и стоит ли оформлять его через посредников
Как защитить авторские права на цифровой контент

Перевод на дистанционную работу по согласию сторон

Работодатель может перевести работника из офиса на дистанционный режим по договоренности с ним. В данном случае стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий, на основе которого директор издает приказ (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК).

Допсоглашение можно оформить на такие сроки:

• на период действия трудового договора — в данной ситуации можно применять постоянную или временную удаленку;
• на период не больше 6-ти мес. — в этот срок сотрудник работает только удаленно.

В допсоглашении нужно прописать те же условия, что и в трудовом договоре. Документ можно оформить в электронном виде (ч. 1 ст. 312.3 ТК). Также работник вправе подать письменное заявление работодателю, чтобы он направил бумажный вариант допсоглашения. Отправить документ нужно в течение 3-х рабочих дней.

Директор, как дистанционный работник

Глава 43 ТК РФ, которой регулируется труд руководителя организации, а также глава 49.1 ТК РФ не предусматривают каких-либо ограничений для генерального директора.

Генеральный директор может быть дистанционным работником. Он вправе, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, устанавливать для себя режим рабочего времени и времени отдыха по своему усмотрению.

При переходе директора на дистанционный формат работы недостаточно выполнить только требования главы 49.1 ТК РФ. Нужно решить все вопросы, связанные с подписанием документов и «легализовать» фактический адрес исполнительного органа ООО, как того требует закон № 129-ФЗ.

Адрес в ЕГРЮЛ

Адрес постоянно действующего исполнительного органа должен быть указан в ЕГРЮЛ в соответствии со статьей 5 федерального закона № 129-ФЗ. Адрес нужен, в первую очередь, для связи с контролирующими органами.

Минфин рекомендовал при переводе директора на удаленку вносить изменения в ЕГРЮЛ в письме от 29.05.2019 № 03-12-13/38956.

Недостоверный адрес юридического лица в ЕГРЮЛ может стать поводом для привлечения к административной ответственности на основании часть 4 и части 5 статьи 14.25 КоАП РФ за предоставление недостоверных и ложных сведений. В первом случае должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, во втором – дисквалифицировать его на срок от одного года до трех лет.

Временная удаленка

Если директор будет работать на удаленке временно, не имеет смысла вносить изменения в ЕГРЮЛ. Ведь с офисе по адресу регистрации компании будут сотрудники, которые смогут принимать официальные письма и уведомлять об этом директора.

С директора можно составить только дополнительное соглашение, если у него есть трудовой договор.

Постоянная удаленка

Если директор решит остаться на удаленке навсегда, нужно:

• оформить Договор о дистанционной работе (с указанием его фактического домашнего адреса как нового места работы);
• внести изменения в ЕГРЮЛ, чтобы домашний адрес директора был признан фактическим адресом местонахождения компании.

Право директор управлять предприятием дистанционно Роструд подтвердил в ответе на вопрос, опубликованный 9 августа 2021 года на сайте Онлайнинспекция.рф.

Подписание документов

Полномочия директора как единоличного исполнительного органа сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты их прекращения вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте (постановление Президиума ВАС РФ от 9 февраля 1999 года № 6164/98).

Это распространяется и на полномочия по изданию приказов, распоряжений, подписанию договоров.

Текущие приказы, которые не несут серьезных негативных последствий, могут быть согласованы в электронной форме и подписаны либо при визите директора в офис, либо электронной цифровой подписью.

Если же речь идет о финансовых документах и документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы, право подписи директор может передать своим приказом кому-то из сотрудников, например, заместителю или главному бухгалтеру или ЭЦП.

Компани может полностью перейти на электронный документооборот и утвердить правила подписания и согласования всех документов.

Варианты подписания документов на удаленке:

1. Очно в офисе (приезжать время от времени).
2. По почте (письмами).
3. Перейти на ЭДО.

Компания вправе выбрать любой удобный вариант, учитывая все плюсы и минусы.

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (ЭЦП). Для подписания кадровых документов у сотрудников должны быть свои электронные подписи. Их можно получить бесплатно на сайте госуслуг.

Для подписания документов от имени компании, выпуск ЭЦП нужно организовать для директора, главного бухгалтера и для тех сотрудников, которые имеют право подписи. Если для идентификации подписи придется использовать личные данные, с сотрудником должно быть подписано согласие на обработку персональных данных.

Статьей 6 Закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено, что информация в цифровой форме с простой или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным бумажному.

При переходе на ЭДО нужно внести изменения в учетную политику компании, и прописать в ней, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также стоит включить пункт о передаче электронных документов через ЭДО в шаблоны имеющихся в компании договоров.

Новости МирТесен

Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

Какие изменения следует учитывать работодателям

Не совсем ясно пока, как правильно зафиксировать такое чередование. Например, допустимо ли прописать, что работнику разрешается являться в офис компании по необходимости или по требованию непосредственного руководителя? А если рабочий день сотрудника до 18 часов, а в 17.59 руководитель пишет на корпоративную электронную почту, что работнику следует завтра присутствовать в офисе, то не станет ли это ущемлением его прав (учитывая, что дистанционный работник вправе осуществлять деятельность из другого региона и из другой страны)? Или требуется установить какой-то срок, когда работодатель предупреждает сотрудника, что ему следует присутствовать в офисе? Увы, закон о работе на удаленном доступе ничего по этому поводу не говорит. Также, вероятно, в связи с сочетанием офиса и удалёнки придется перефразировать пункт в трудовом договоре о специальной оценке условий труда (на всякий случай указать, что специальная оценка условий труда при работе дистанционно не проводится, и отдельно указать класс условий труда на рабочем месте в офисе).

Новый, принятый в декабре, федеральный закон об удаленной и дистанционной работе в 2022 исключил требование по указанию в качестве места заключения трудового договора местонахождение работодателя. Но это не значит, что место заключения трудового договора теперь не указывают. Трудовой договор обязательно должен содержать данные о месте его заключения согласно статье 57 ТК РФ.

Важные изменения касаются и следующего: принятый нормативный акт содержит ожидаемые изменения в части обмена документами между работодателем и работником. Раньше усиленные квалифицированные электронные подписи нужны были для обеих сторон взаимодействия и практически для любых документов. Сейчас же закон об особенностях удаленной работы позволяет взаимодействовать любым способом, позволяющим зафиксировать факт получения электронного документа. Способ следует закрепить в локальном нормативном акте, в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

ВАЖНО!

Для заключения, изменения или расторжения в электронном виде трудового договора и допников к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора все же необходимы усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись сотрудника. Если таких подписей нет, то указанные документы должны заключаться в письменном виде.

В части режима труда удаленного сотрудника практически всё осталось неизменным. Возможно дополнительно рекомендовать прописывать часовую зону, если принципиально, чтобы сотрудник выполнял трудовые функции в определенное время, например, начало рабочего дня в 9.00, окончание в 18.00 по московскому времени.