Документы командировка в отпуске: законность и правила оформления

Расчет отпускных и командировочных

До начала отпуска работник получает соответствующие выплаты, которые высчитываются из среднего заработка. Поскольку отдых сокращается, часть денег необходимо вернуть.

Пересчитать отпускные легко: из ранее проведенных вычислений берется значение за один день и умножается на количество суток командировки. Эту сумму и необходимо вернуть.

Еще один момент – работник исполняет свои обязанности, а, следовательно, должен получить суточные и сторонние расходы. Расчеты не отличаются от обычных – никаких нюансов нет. Оплата проезда из командировки в отпуск независима от даты (ведь все равно эти деньги были бы перечислены).

Рабочая поездка требует правильного и корректного оформления. Вызывать сотрудника следует только в случае крайней необходимости. Как оформить командировку во время отпуска нужно представлять еще до начала процедуры. Если не соблюсти все тонкости, предприятие будет подвергнуто административной ответственности.

Как оформить командировку во время отпуска правильно

Чтобы не быть оштрафованным по ст. 5. 27 КоАП РФ, работодатель должен правильно оформить отзыв сотрудника из отпуска, правильно оформить саму командировку во время отпуска, а также правильно рассчитать отпускные и суточные.

Документы

Обычно оформление отзыва сотрудника из отпуска начинается с того, что руководитель служебного подразделения подаёт на имя руководителя служебную записку, в которой указывает производственную необходимость отзыва сотрудника.

Пример:

Пример служебной записки на отзыв сотрудника

Затем нужно предложить работнику прервать отпуск.

Закон не обязывает делать это письменно, но лучше, во избежание трудовых споров, оформить предложение в письменном виде.

Пример такого обращения:

Пример уведомления

Если сотрудник согласен, то он должен поставить на предложении свою подпись и написать «согласен». Если же он не желает прерывать свой отпуск, то он ставит свою подпись и пишет «не согласен».

Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска.

Пример:

Пример согласия сотрудника с переносом дней

Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника.

В приказе нужно обязательно указать:

• причину прерывания отпуска;
• дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
• продолжительность (в днях) командировки;
• что делать с освободившимися днями отпуска.

Пример приказа:

Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку:

• служебное задание;
• приказ о направлении данного сотрудника в служебную поездку;
• командировочное удостоверение.

Учет в табеле

После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый график отпусков.

После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.

Все произошедшие изменения относительно ежегодного отпуска, отражаются в разд. VIII «Отпуск» личной карточки данного работника. Отзыв также следует зафиксировать. А в табеле необходимо поставить К – код командировки.

За этот день сотруднику нужно выплатить средний заработок.

Какие часы считаются ночными при оплате труда? Читайте об этом на нашем сайте.

Как оформить командировку за свой счет? Узнайте .

Как получить алименты с черной зарплаты? Смотрите .

Расходы

Если сотруднику оформлен отпуск сразу после командировки, многие предприятия не считают нужным компенсировать расходы на проезд.

На основании ТК РФ, такие действия неправомерны.

Оплата положена даже в случае длительной задержки.

Налогообложение

Требования Минфина:

Согласно НК РФ, стоимость билета на проезд от места командировки до постоянной работы не подлежит оплате НДФЛ, если сотрудник остался только на выходные.

Если он возвращается значительно позже даты, установленной в приказе или командировочном удостоверении, надо удерживать подоходный налог.

В случае признания стоимости билета доходом сотрудника начисляются страховые взносы и налог на прибыль.

Суммы, относящиеся к командировочным расходам, подлежат вычету по НДС. Не облагаются страховыми взносами безвозмездные передачи (до 4000 руб. в год), оформленные договором дарения.

Пример:

Менеджер фирмы ООО «Кристалл» Н.И. Куликова находилась в командировке с 14 по 24 июня 2019 г. в г. Красноярск.

По окончании работ, с согласия руководства задержалась для проведения оплачиваемого отпуска на:

1. 2 дня (выходные, 25-26 июня);
2. 20 дней (с 25 июня до 15 августа).

Вернувшись, Надежда Ивановна предоставила авансовый отчет. Стоимость билета в оба конца составила 10 000 руб (без НДС). Нужно ли удерживать НДФЛ и в каком размере?

Решение:

1. Поскольку сотрудница задерживается на небольшой срок в выходные дни, организация должна возместить затраты на проезд. Сумма не облагается НДФЛ, так как сотрудница не получает экономической выгоды. ООО «Кристалл» возмещает Н.И. Куликовой документально подтвержденные расходы на командировку, в том числе 10 000 руб. за билеты.
2. Так как время отсутствия сильно превышает срок, установленный в приказе, компенсация будет признана доходом (письма Минфина). Следовательно, организация удерживает НДФЛ. В 2019 году ставка не изменилась и равна 13%:5000 х 13% = 650 руб.

ООО «Кристалл» выплачивает Надежде Ивановне компенсацию в размере: 5000 + (5000-650) = 9350 руб.

Мнение Арбитражного суда:

Инстанция считает, что компенсация проезда не может признаваться доходом сотрудника, поэтому сумма не облагается НДФЛ. Причины и длительность задержки не имеют значения. Возникает явное противоречие в законодательстве.

К какому мнению прислушиваться: Минфина или Арбитражного суда?

Практика показывает, что позицию не удерживать НДФЛ с сотрудника, оформившего отпуск сразу после командировки, приходится отстаивать в суде.

По мнению экспертов, письмо Минфина носит рекомендательный характер, поэтому кадровик оплачивает подоходный налог.

Но некоторые организации идут на маленькую хитрость:

• Договаривариваются со служащим о том, чтобы отдых являлся частью командировки. Производится оплата суточных.
• По возвращении сотрудник берет отпуск за свой счет, а фактически приходит на работу и выполняет обязанности.
• В дальнейшем деньги возвращаются фирме под законным предлогом (например, сокращение премии).

Как отказаться от командировки? Узнайте из нашей статьи.

Про оформление командировки за счет принимающей стороны читайте .

Как правильно оформить загранкомандировку? Смотрите .

Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г

№ 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Отпуск командировка место работы

Еще одна нестандартная ситуация, когда из места проведения отпуска работник едет в командировку, не возвращаясь на постоянное место работы, а по окончании командировки едет на работу.

Когда можно признать расходы по оплате проезда

Затраты на оплату проезда в командировку компания понесет независимо от текущего места нахождения работника, направляемого в командировку. По мнению специалистов Минфина России (письмо от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813), она может учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда работника (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

— из места проведения отпуска к месту командировки; — места командировки к месту постоянной работы.

При этом дата отбытия сотрудника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

Признается ли стоимость оплаты проезда доходом работника

Целевые расходы на проезд командированного работника до места назначения и обратно освобождены от обложения НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) при условии, что они фактически произведены и документально подтверждены (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 030306/1/47813).

Как документально оформить отзыв и перенос отпуска, читайте в статьях электрон ного журнала «Зарплата»

Пример 2

Изменим условия примера 1. Сотрудник ЗАО «Коробейник», расположенного в г. Москве, Р.Д. Челноков по графику отпусков находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 12 по 25 июня 2014 года в г. Санкт-Петербурге. По договоренности с работодателем 26 июня 2014 года работник из места проведения отпуска отбыл в трехдневную командировку в г. Бологое. Командировка закончится 28 июня 2014 года. Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Бологое и из г. Бологое в г. Москву? Признается ли оплата проезда из места проведения отпуска в место командировки доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами?

Решение

Несмотря на то что работник прибудет в командировку не из места постоянной работы, компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на оплату проезда работника. Датой отъезда сотрудника из командировки будет 28 июня 2014 года. В командировочном удостоверении днем выбытия из места командировки также должно быть 28 июня. Стоимость проезда сотрудника из отпуска в командировку и к месту постоянной работы не облагается

НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ч. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Сотрудник взял отпуск во время командировки

Иногда отпуск совмещается с деловой поездкой. Проводить внезапный оплачиваемый отпуск опасно, так как отпускные должны быть выплачены за 3 дня до начала отпуска. Если этого не сделать, то компания рискует получить штраф. Если сотрудник настаивает на отпуске, то можно его отправить в отпуск без содержания на 3 дня и выплатить отпускные как положено (ст. 136 ТК РФ). Работник не имеет права взять отпуск без разрешения, работодатель должен согласовать дни отпуска. Но отказать в отпуске без содержания нельзя следующим категориям лиц:

• Участникам ВОВ;
• Пенсионерам;
• Инвалидам;
• Супругам или родителям военнослужащих, пожарных и тд.

На начало отпуска и повторное начало командировки бухгалтер должен составить приказы.

Ответ

Целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату решает руководитель. То есть, он может разрешить оплатить обратный билет сотруднику в случае более позднего возвращения из командировки, или не разрешить.

То же самое в отношении предоставления неоплачиваемого отпуска – предоставлять отпуск по уважительной причине является правом, а не обязанностью организации. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. При этом в данном случае отпуск предоставляется не во время командировки, а после нее.

При этом расходы на обратный проезд можно будет учесть при налогообложении, поскольку они были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

Вместе с тем, со стоимости обратного билета придется удержать НДФЛ, поскольку в этом случае оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Обоснование

1.Из ситуацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

2.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

Когда организация вправе предоставить отпуск

Администрация организации вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.*

Когда организация обязана предоставить отпуск

Организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

Особенности командировки во время отпуска

Чтобы отправить сотрудника в командировку, необходимо предоставить специальные документы. С 2021 года процедура отправки сотрудника в рабочую поездку усложнилась, если он находится в отпуске.

Его нужно вызвать из него, попросить предоставить письменное согласие, а после всего этого отправить в поездку для выполнения служебных целей.

Особое внимание уделите подготовке разного рода документам, которые смогут контролировать ситуацию в финансовых расчетах

Виды отпусков в командировках и оплата

Отпуск — это один из видов времени для отдыха сотрудника, согласно статье 107 ТК РФ. То есть если работник находится в отпуске, он имеет право не выполнять свои служебные обязанности.

Если рассматривать статью 166 ТК РФ, то командировкой именуется служебная поездка, в которую отправляется сотрудник по распоряжению работодателя. Если он находится на отдыхе, руководитель не имеет право отправить его в поездку.

Для начала он должен быть отозван. При этом бывают различные виды такого периода:

• По собственному желанию;
• Оплачиваемый отдых;
• Декретный;
• По уходу за больными людьми.

Командировка во время отпуска без сохранения заработной платы

Только руководитель компании может решить, необходима ли задержка сотрудника в командировке на определенное время. Также он должен решить, будет ли оплачен обратный билет, если работник задерживается.

Относительно неоплачиваемого отдыха аналогично. Если сотрудник попросит предоставить отпуск по уважительной причине, компания может удовлетворить или отказать в этом. Ведь это ее право, а не обязанность. Временные рамки обозначаются только после согласия двух сторон.

При этом он предоставляется не на период поездки, а после нее. Что касается расходов на обратный билет, то они все равно учитываются в налоговой сводке. Ведь расходы были понесены в любом случае.

И с цены билета будут удерживать НДФЛ, так как оплата не рассматривается как компенсация, которая связана непосредственно со служебной командировкой.

Продление отпуска на время командировки

Как гласит статья 124 ТК РФ, если возникли обстоятельства, согласно которым сотрудник не смог воспользоваться отпуском, дни отдыха должны быть продлены или перенесены на другой срок. Об этом должен позаботиться работодатель тогда, когда учитывает пожелания сотрудников.

Если он продлевается, это может быть осуществлено автоматически на определенное количество дней. Об этом сотрудник обязан известить руководителя. Если он хочет перенести прерванный отдых на иной срок, это также заранее обговаривается с работодателем.

Командировка во время отпуска по совместительству

Сотрудник, который работает по совместительству, также может быть направлен в поездку. В служебную поездку такой работник отправляется в свободное от основной деятельности время. Стоит учесть, что на законодательном уровне не решен вопрос о том, как быть с основным местом деятельности совмещаемого должности работника, если он направляется в поездку.

Вполне возможно, он может получить на это время отпуск по собственному желанию, но работодатель не обязан ему это предоставлять. Если он все-таки будет получен, он потеряет заработную плату. В результате внешнее совместительство на работе, если речь идет о командировках, практически невозможно осуществить. Это должен понимать как сотрудник, так и работодатель.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Как отразить произведенные расходы в бухгалтерском учете

Гарантии и компенсации для работников, направляемых работодателем в командировку, закреплены в ст. 168 ТК РФ. В соответствии с нормами, изложенными в данной статье, сотруднику возмещаются:

• расходы по найму жилого помещения;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно;
• суточные;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения работодателя).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации вышеназванные расходы отражаются соответственно по подстатьям 226 «Прочие работы, , 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н

Кроме того, при направлении работодателем работника в командировку за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Ее рассчитывают в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Расходы по выплате среднего заработка отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. За дни, на которые работник продлил командировку по личному желанию и которые оформлены как отпуск, начисляется средний заработок в соответствии с вышеназванным Постановлением.

Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример. Детская спортивная школа районного центра субъекта РФ направила главного бухгалтера на курсы повышения квалификации с отрывом от производства в другой город на 12 дней. Он задержался в месте проведения семинара еще на неделю по разрешению руководителя организации без оплаты за эти дни суточных и проживания. Учреждение оплатило организаторам курсов за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, стоимость курсов на условиях предоплаты в размере 9000 руб. (НДС не облагается). Перед отъездом работнику выданы под отчет из кассы командировочные в сумме 5000 руб., в том числе:

• суточные — 1200 руб. (за 12 дней из расчета 100 руб. за сутки);
• на проезд до места обучения — 960 руб.;
• на проживание в гостинице — 2840 руб.

По возвращении главный бухгалтер представил авансовый отчет с приложенными:

• железнодорожными билетами, стоимость которых составила 960 руб.;
• счетом из гостиницы на сумму 2360 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете спортивной школы необходимо сделать следующие проводки:

————————————-T————T————T———-¬¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦+————————————+————+————+———-+¦Перечислены денежные средства ¦2 206 09 560¦2 201 01 610¦ 9000 ¦¦организатору курсов повышения ¦ ¦ ¦ ¦¦квалификации ¦ ¦ ¦ ¦+————————————+————+————+———-+¦Выданы работнику под отчет денежные ¦ ¦ ¦ ¦¦средства на командировочные расходы:¦ ¦ ¦ ¦¦- суточные ¦2 208 02 560¦2 201 04 610¦ 1200 ¦¦- на проезд ¦2 208 05 560¦2 201 04 610¦ 960 ¦¦- на проживание в гостинице ¦2 208 09 560¦2 201 04 610¦ 2840 ¦+————————————+————+————+———-+¦Списана на затраты стоимость курсов ¦2 106 04 340¦2 302 09 730¦ 9000 ¦¦повышения квалификации ¦ ¦ ¦ ¦+————————————+————+————+———-+¦Произведен зачет перечисленного ¦2 302 09 830¦2 206 09 660¦ 9000 ¦¦аванса ¦ ¦ ¦ ¦+————————————+————+————+———-+¦Списаны командировочные расходы: ¦ ¦ ¦ ¦¦- по проезду ¦2 106 04 340¦2 208 05 660¦ 960 ¦¦ ¦ (222 КОСГУ)¦ ¦ ¦¦- суточные (100 руб. x 12 дн.) ¦2 106 04 340¦2 208 02 660¦ 1200 ¦¦ ¦ (212 КОСГУ)¦ ¦ ¦¦- по проживанию в гостинице ¦2 106 04 340¦2 208 09 660¦ 2360 ¦¦ ¦ (226 КОСГУ)¦ ¦ ¦+————————————+————+————+———-+¦Работник внес в кассу ¦2 201 04 510¦2 208 09 660¦ 480 ¦¦неизрасходованный аванс, выданный на¦ ¦ ¦ ¦¦проживание ¦ ¦ ¦ ¦L————————————+————+————+————

Бюджетное учреждение при оплате договора по повышению квалификации может перечислить аванс в размере 100% от суммы договора (п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2008 N 987).

С.Валова

Редактор журнала

«Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности»

Во время командировки отпуск за свой счет возможно оформить?

Бывают ситуации, когда необходимо оформить отгул в течение рабочей поездки за свой счет. При желании наниматель имеет возможность пойти навстречу собственному сотруднику и оформить его, но делать этого он не обязан. Лишь для людей, имеющих льготы, все оформляется в обязательном порядке.

К ним относятся:

• работающие инвалиды;
• пенсионеры;
• участники войны и т.д.

Достаточно спорная тема: «Командировка во время отпуска без сохранения заработной платы». Большинство юристов считают, что согласно ст.125 ТК РФ нельзя оформить командировку в срок подобного отсутствия работника, так как в статье говорится только о ежегодном оплачиваемом отдыхе. Об отдыхе без содержания там не сказано ничего.

Исходя из всего вышеперечисленного, делаем вывод, что вызвать сотрудника с ежегодного заслуженного отдыха с целью отправки в рабочую поездку, вполне возможно. Исключение составляют лишь некоторые ситуации. Главное в этом деле — обоюдное согласие и правильно оформленная документация.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

• Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

  Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

• Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

  В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

• Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

  Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности

Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации

Как при УСН учесть командировочные расходы?

Документы для оплаты проезда в отпуск

Для того, чтобы работнику оплатили проезд в отпуск он должен представить следующие документы:

1. Заявление на оплату или рапорт на компенсацию
2. Проездные документы или посадочные билеты на самолет
3. Платежные документы
4. Справку о составе семьи
5. Свидетельство о рождении или паспорт ребенка
6. Свидетельство о браке
7. В случае поездки на личном авто, следует приложить водительское удостоверение, ПТС на авто и чеки с заправочных станций

Могут понадобиться не все документы, которые перечислены выше, например, если ребенок не едит в отпуск с родителями, то прикладывать свидетельство о рождении не надо.

Основные понятия

Обязанность предоставить сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск закреплена ст. 114 Трудового кодекса РФ. Работник вправе отказаться, но предприятие запретить использовать законное количество дней на отдых не может. Срок зависит от специфики труда и должности.

Служебная командировка – это особый вид занятости. В ст. 166 ТК РФ дается определение и описываются основные отличия:

1. Отъезд наемного служащего в другую местность для исполнения своих трудовых обязанностей;
2. Пункт назначения должен быть расположен за границами муниципального образования, в котором находится непосредственное рабочее место (другой город, область, страна);
3. Вахтовый метод работы и разъездной характер трудовой деятельности (если это закреплено в договоре) служебной командировкой не считаются;
4. Письменное распоряжение работодателя и официальное оформление обязательны.

Детальное описание дает постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Срок рассчитывает работодатель. Максимальный предел не установлен, он может быть как на один день, так и на длительный период. Окончательное решение принимается в зависимости от специфики поездки, дальности конечного пункта и других факторов. В ст. 166 Трудового кодекса говорится об определенности сроков, поэтому перед отъездом нужно установить даты начала и завершения поездки. Отправить сотрудника в бессрочную командировку нельзя – при необходимости оформляется продление с новой конечной датой. Конкретика в этом вопросе нужна и для расчета аванса, размера суточных.

Типичные сложные ситуации учета отпусков, командировок и больничных

В организациях часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Изначально причина отсутствия была определена и деньги начислены, но потом у отсутствующего сотрудника или поменялась причина неявки или изменились сроки. Эти изменения вызывают необходимость проведения перерасчетов.

Случай 1. Период командировки включает выходной день

Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.

В такой ситуации возможны следующие варианты:

• сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
• ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
• необходимость работы в выходной известна заранее.

Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине

Еще одна типичная ситуация — по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим  пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.

Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты — все верно

Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов. 

С точки зрения начисления зарплаты — все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов. 

Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.

Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце — просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце — документ Неявки будет учтен автоматически.

Случай 3. Сотрудник заболел в командировке

При направлении сотрудника организации в командировку ему была начислена оплата по среднему (в связи с командировкой).

Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.

Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.

Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска

Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник  ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.

Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.