Почему дата начала командировки должна совпадать с датой в билете?

Работник по завершении командировки проводит отпуск в месте командирования, а затем возвращается в учреждение.

В письме сказано, что если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), и работодатель оплачивает проезд работнику от места проведения отпуска до места работы, то работник получает экономическую выгоду, предусмотренную ст. 41 НК РФ, и она признается его доходом в натуральной форме, подлежащей обложению НДФЛ.

Мы согласны с данным подходом, поскольку работник возвращается уже не из командировки, а из отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов работника на проезд из отпуска. При этом продолжительность отпуска не должна играть роли. То есть если работник по окончании командировки остался в месте командировки всего на один день, взяв день от ежегодного оплачиваемого отпуска или отпуск без сохранения заработной платы, то возвращаться в место постоянной работы он уже будет не из командировки, а из отпуска.

Вопрос № 3

Как произвести оплату труда работника, если он выехал в командировку после окончания своего рабочего дня, но в течение одних и тех же суток? Можно ли оплатить фактически отработанные дни? Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки, а при их отсутствии — на основании документов по найму жилого помещения или иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Либо работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

В соответствии с п. 9 Положения № 749 средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации:

— за период нахождения работника в командировке;

— за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При этом необходимо учитывать следующее (п. 4 Положения № 749):

— днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного;

— днем приезда из командировки считается дата прибытия вышеуказанного транспортного средства в место постоянной работы;

— при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки.

Поэтому в тех случаях, когда ТК РФ предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять средний заработок, а не выплачивать текущую заработную плату. Например, в Письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 содержится разъяснение, согласно которому даже в случае если в отдельных случаях «текущая» заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ.

Таким образом, если работник выезжал в командировку в день, указанный в приказе о начале командировки, и этот день в табеле учета рабочего времени отмечен как командировка, обозначенный день подлежит оплате в размере среднего заработка, определяемого в установленном порядке.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем согласно п. 4 Положения № 749.

Проезд от места проведения командировки до места проведения отпуска.

Возможна ситуация, когда за командировкой сразу следует отпуск. И по окончании командировки работник едет не в место постоянной работы, а в место проведения отпуска, и работодатель возмещает ему расходы на проезд. По мнению чиновников, возмещение данных расходов работника на проезд является его экономической выгодой и облагается НДФЛ, поскольку в рассматриваемой ситуации работник возвращается из командировки, но едет он не в место постоянной работы, а к месту проведения отпуска. То есть цель поездки – попасть в место проведения отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов на подобную поездку, а также на проездку из места проведения отпуска до места проживания работника.

Выход на работу и суточные

Вопрос о том, надо ли работнику в эти дни выходить на работу, решается по согласованию с работодателем (п. 4 Положения N 749). Иными словами, вполне может быть ситуация, когда работник отработал весь рабочий день с восьми до пяти часов, а в девять часов вечера того же дня он садится в поезд и едет в командировку — и наоборот, если при возвращении из командировки его самолет прилетел в шесть утра, а к восьми утра того же дня работник уже «как штык» явился на работу.

По установленным правилам суточные должны возмещаться работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения N 749). Значит, вне зависимости от того, выходит работник в первый и последний день командировки на работу или нет, за эти дни надо начислять и выплачивать суточные.

Причем для определения даты отъезда и возвращения нужно руководствоваться следующими правилами:

при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки;
соответственно, при прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем возвращения из командировки считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки;
в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, дополнительно учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Вопрос № 3

— за период нахождения работника в командировке;

— за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При этом необходимо учитывать следующее (п. 4 Положения № 749):

Где в билетах указывается время

Выясним, какое время на билетах на самолет указывают авиаперевозчики. Строка с информацией о времени рейса указана в информационной 8-й графе с деталями поездки. Обозначается английским словом «time». Эта графа располагается сразу за указанием аэропортов вылета и прилета. Иногда авиакомпании могут не указывать местное время прибытия самолета.

Время в билетах всегда и везде стоит местное, поэтому пассажир самостоятельно определяет длительность пути и разницу часовых поясов. Кроме того, компании не указывают, во сколько клиенту следует прибыть в аэропорт.

Запомните! Регистрация в аэропорту требует прибытия за 3 часа для международных рейсов и за 2 часа для внутренних.

Если вы проходили онлайн-регистрацию, не обязательно приезжать в аэропорт за несколько часов. Правила позволяют прибыть в здание за 45 минут до вылета, так как пассажиру требуется лишь пройти досмотр и сдать вещи в багаж.

Кроме даты и времени вылета билет должен содержать следующую информацию:

город вылета, аэропорт;
номер рейса;
город прилета;
фамилия и имя пассажира;
код авиакомпании;
категория билета;
цена документа.

Как узнать время прибытия самолета, если случилась задержка, а вам надо встретить друга или родственника? Зачастую погодные условия или другие непредвиденные ситуации могут изменить время посадки.

В таком случае можно узнать прибытие через аэродром назначения. Найдите справочный номер для связи с аэропортом и позвоните одному из диспетчеров.

Для выяснения обстоятельств необходимо назвать номер рейса и место вылета, после чего получить актуальную информацию.

Также можно получить информацию «онлайн». Для этого зайдите на сайт аэропорта прибытия и кликните по графе «Встречающим» либо «Прибытие». На новой странице должны быть указаны все рейсы и их время прилета.

Найти нужный рейс можно по следующей информации:

Номер рейса;
Город вылета;
Аэропорт прибытия;
Страна отправления.

Совет! Многие компании предоставляют пассажирам бесплатную систему смс-оповещений. Подключив услугу, вы сможете быть в курсе задержек в рейсе и точного времени прибытия.

Вынужденная задержка в пути

Начнем со случаев вынужденной задержки в пути. Например, если из-за нелетной погоды отменили или отложили рейс, которым должен был возвращаться работник.

Данная ситуация регламентируется в п. п. 11, 13 и 19 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

При командировках по России за время вынужденной остановки в пути нужно выплатить работнику:

суточные в общеустановленном порядке (за каждый день нахождения в командировке и за все дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути);
возмещение расходов по найму жилого помещения при наличии подтверждающих документов — в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если же вынужденная остановка в пути имела место в ходе загранкомандировки, суточные за время задержки в пути, согласно п. 19 Положения N 749, выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Впрочем, по мнению финансистов, изложенному еще в Письме Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, представлять оправдательные документы, подтверждающие причину задержки, помимо проездных билетов нужно во всех случаях, когда по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой. Такими документами, в частности, могут быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги.

Причем, хотя в данном Письме ситуация рассматривалась с позиции правомерности признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли, аналогичные выводы можно сделать и в отношении НДФЛ. Иными словами, если работник не представит документов о причинах вынужденной задержки в пути, налоговые органы могут посчитать, что суточные и оплата найма жилого помещения на время задержки не являются компенсационными выплатами, а должны быть включены в налогооблагаемый доход работника.

А вот если такие документы есть, выплаты будут обоснованно считаться возмещением командировочных расходов, освобождаемым от НДФЛ с учетом норм ст. 217 Налогового кодекса РФ. Ведь согласно п. 4 Положения N 749 днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия соответствующего транспортного средства в место постоянной работы.

Примечание. …продолжительность командировки определяется от даты отъезда из места работы до даты прибытия в место работы (включая время задержки в пути).

Кого нельзя отправлять в командировки

В следующей таблице мы отразим, кого нельзя направить в командировку:

Сотрудники, которых работодатель не может направить в командировку	Основания для отказа по ТК РФ
Беременные	Подтверждением выступит справка из женской консультации. Решение о поездке не зависит от срока беременности (ст. 259 ТК РФ);
Несовершеннолетние	Но это касается только тех, чья деятельность не относится к творческой профессии (ст. 268 ТК РФ);
Инвалиды	Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию, и командирование прерывает данный процесс, то сотрудник может отказаться от поездки. Для этого понадобится справка о лечении (ст. 23 ФЗ от 24.11.1995 №181 (ред. от 11.06.2021) «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
Зарегистрированные кандидаты на выборы	Отказаться ехать в командировку можно лишь на период проведения выборов (ст. 41 ФЗ от 12.06.2002 №67 (ред. от 02.07.2021) «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»);
Сотрудники с ученическим договором	В случае если бизнес-поездка связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Также существуют категории сотрудников, которых могут отправить в командировку, только если они согласны. Так, направление в командировку женщины с детьми в ряде случаев возможно лишь с ее согласия. Узнаем, когда оно требуется:

№	Кого не отправляют в командировку без согласия работника
1	Родителей-одиночек с детьми до пяти лет. К ним можно отнести как мать-одиночку, так и отца, который воспитывает ребенка один;
2	Женщины с детьми до трех лет;
3	Работники с детьми-инвалидами;
4	Сотрудники, ухаживающие за больными и нетрудоспособными членами семьи.

Бывает и так, что работник может отказаться от командировки из-за того, что работы, которые нужно будет выполнять, не соответствуют его профессиональной деятельности.

Пример

Слесарь-сантехник, сотрудник компании, отказался поехать в командировку и объяснил это тем, что работы, которые ему предстояло выполнять в поездке, не соответствуют его профессиональной деятельности. Работы предполагались и впрямь не вполне сантехнического характера. Речь идет об общестроительных работах, не относящихся к тяжелым (расчистить снег, подготовить участок к монтажным работам, убрать мусор и т.д.).

В должностной инструкции слесаря-сантехника прописано, что он выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя и иные обязанности, обеспечивающие жизнедеятельность строительного участка, а также может выполнять другие виды работ, не требующих специальной квалификации, по заданию своего руководителя. Разберемся, насколько правомерен в данном случае отказ работника от командировки. По закону, сотрудник вправе отказаться от командировки, если та работа, которую необходимо будет выполнить, не обусловлена трудовым договором, который сотрудник заключил с организацией.

Оценим обязанности. В первую очередь, сотрудник не обязан выполнять абсолютно любые поручения руководства, если они не связаны с сантехническими работами. Определения «работы, обеспечивающие жизнедеятельность строительного участка» в законодательстве нет, поэтому в договоре следовало четко прописать, какие работы имеются в виду. «Другие виды работ, не требующие особой квалификации» — тоже весьма обтекаемая формулировка. В данном случае для того, чтобы привлечь сотрудника к выполнению таких работ, необходимо было четко прописать в договоре, что работник будет осуществлять конкретные задачи, требующие специальной квалификации. Таким образом, мы видим, что отказ от поездки по делам компании был правомерен, так как ситуация неоднозначна, договор составлен не совсем корректно, с размытыми формулировками, из-за чего требования могут выйти за практически отсутствующие рамки документа.

Вопрос № 2

В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.В какой срок следует выплатить работнику средний заработок при направлении в командировку?

Минтруд в Письме от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422 разъясняет следующее:

— в целях предупреждения возникновения трудовых споров работодателю в порядке ст. 8 ТК РФ надлежит предусмотреть в локальном нормативном акте (например, положении о командировках) сроки осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки.

— сроки осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки должны быть аналогичны срокам выплаты заработной платы, предусмотренным ст. 136 ТК РФ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения. Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат. Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы? Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.