Когда оплата лечения работника освобождается от ндфл

Компенсация за использование личного автомобиля

Нередко работодатель оплачивает не только выполняемую работу, но и компенсирует расходы, возникающие при использовании имущества работника в интересах организации для получения прибыли. Одним из распространенных примеров является использование личного транспорта. Какие требования необходимо выполнить, чтобы такая выплата была признана нетрудовой?

Согласно ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Они не входят в систему оплаты труда. В силу ст. 188 ТК РФ, при использовании работником в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов обязательно должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (прямо предусмотрен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему).

Согласно п. 3 ст. 217 освобождаются от обложения НДФЛ все компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Причем ограничений по размеру сумм компенсации не предусмотрено. Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, также не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, на основании НК РФ. Таким образом, указанная компенсация полностью освобождается как от налога, так и от страховых взносов.

Чтобы при налоговых проверках подтвердить, что выплата носила именно компенсационный характер, необходимо осуществить следующие действия:

Разработать внутренние правила выплат компенсаций. В трудовых договорах прописать размеры компенсаций

Здесь важно установить такой размер компенсации, который был бы сопоставим с оплатой по рыночной цене аналогичных услуг. В противном случае налоговые органы завышенный на их взгляд размер компенсации могут признать частью заработной платы и доначислить налоги и взносы

Также для исключения претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо иметь документы, подтверждающие право собственности сотрудника на используемое имущество, а также его эксплуатацию в интересах организации.

Действующая практика трудовых отношений предусматривает множество различных выплат работникам, часть из которых была рассмотрена в статье. Порядок их обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами зависит от характера выплат, а также от документального оформления

Для понимания того, возникает ли налог и взносы, важно обратиться не только к НК РФ, но и к разъясняющим письмам и судебной практике, в которых прописываются нюансы

Подарки работнику и его детям

Дарение подарков – частая практика, причем в роли подарка могут выступать как денежные средства, так и материальные вещи. Как правило, подарки могут быть приурочены к какому-то официальному празднику (Новый год, юбилей организации) или же ко дню рождения самого работника. Главное правило дарения имущества – безвозмездность. Суть дарения заключается в том, что переходит право собственности на передаваемое имущество, причем это никак не связано с выполнением трудовых обязанностей работником, стимулированием или компенсацией расходов, не зависит от стажа и занимаемой должности.

Подарок для целей налогообложения признается доходом, полученным в натуральной форме (не зависимо от того, деньги это или вещь). Согласно НК РФ при расчете НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика: в денежной и натуральной форме. То есть подарок является доходом работника, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ. Однако не с любого подарка есть обязанность исчислить налог. В НК РФ указано, что подарки стоимостью до 4000 руб. не облагаются налогом. Эта необлагаемая сумма установлена на календарный год. То есть в течение года может быть оформлено несколько подарков, и если их совокупная стоимость превысит 4000 руб., то налог будет исчисляться с суммы превышения.

Страховые взносы исчисляются в случае, когда выплата производится в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений ( НК РФ). По договору дарения происходит передача имущества. Следовательно, при дарении не возникает объекта обложения страховыми взносами. Именно поэтому для подтверждения факта передачи имущества необходимо заключить письменный договор дарения (независимо от суммы). Напомним, что в ГК РФ предусмотрена обязанность письменного оформления договора дарения в случае, когда передаваемая сумма превышает 3000 руб. ( ГК РФ).

Еще один важный момент: чтобы подарок не был признан способом ухода от страховых взносов и НДФЛ, он должен выплачиваться всем работникам организации в одинаковом размере. Ситуация, когда директор получает подарок в разы больше, чем рядовой работник, может привести к переквалификации подарка на стимулирующие выплаты, то есть выплаты, связанные с трудовыми обязанностями. Это повлечет доначисление взносов и налога со всей суммы/стоимости подарка. Такая практика содержится в Определении Верховного Суда РФ от 10.09.2014 №309-ЭС14-520.

Для оказания материальной помощи необходимо:

1. Скачать ,распечатать изаполнить бланк заявления на материальную помощь Заявление заполняется лично, одним почерком, ручкой одного цвета. Не допускаются помарки, зачеркивания и использование корректирующих средств. Причина обращения указывается в соответствии с Регламентом по оказанию социальных выплат работникам СПбГЭТУ «ЛЭТИ».
2. Сканы заполненного заявления и всех необходимых документов (в соответствии со списком документов)необходимо отправить на почту
3. Визирование заявления в случае невозможности визирования в очном формате, осуществляется в дистанционном формате (сканы согласований руководителя подразделения и профорга необходимо отправить на почту
4. Согласованный по электронной почте пакет документов (оригинал заявления и подтверждающие документы) необходимо предоставить в Отдел по социальной работе в предварительно согласованное время путем личного обращения (каб. 3429) или оставив документы в период дистанционного обучения на КПП 5 корпуса (ул. Проф. Попова, д.5) в Папке Отдела по социальной работе.

Оформление

Порядок оформления документов при возмещении расходов на лечение зависит от того, в каком порядке решено компенсировать такие затраты. Например, в компании действует соцпакет. Это условие должно быть закреплено (ст.41, 57 ТК РФ):

• в коллективном договоре, если такая компенсация положена всем работникам предприятия;
• в трудовом договоре, если компенсация предусмотрена только для некоторых сотрудников.

Для разовых акций по оплате лечения достаточно издать соответствующий приказ генерального директора или индивидуального предпринимателя. Такой приказ издается в ответ на заявление работника. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (письмо Минфина от 13.04.2007 № 03-04-06-01/118). Конкретного перечня документов законодательство не устанавливает. На практике это могут быть договоры с медицинскими организациями, справки о проведении лечения, чеки, подтверждающие оплату (письмо Минфина от 26.07.2008 № 03-04-06-01/182).

Что нужно знать о налоговых вычетах

Налоговый вычет предполагает, что государство вернёт вам немного уплаченных налогов, если вы потратили деньги на что-то важное (с точки зрения чиновников). Это касается разных затрат из социальной сферы, инвестиций и прочего

Другой вариант — вам уменьшат размер доходов, которые будут облагать налогами, но мы остановимся на первой схеме.

Налоговые вычеты доступны только гражданам — налоговым резидентам РФ. Рассчитывая вычет, чиновники учитывают ваши годовые доходы. С 2021 года их интересуют:

• доходы от продажи имущества (но не ценных бумаг) и долей в нём;
• стоимость имущества, полученного в дар (тоже не ценных бумаг);
• страховые выплаты и выплаты по пенсионному обеспечению.

Со всего этого вы платите налоги — и тем самым получаете право на вычет.

Вычеты традиционно делят на:

• стандартные (для льготников и граждан с детьми);
• социальные;
• инвестиционные;
• имущественные;
• профессиональные;
• вычеты при переносе убытков на будущее (от операций с ценными бумагами и от участия в инвестиционном товариществе).

Нас интересуют социальные вычеты. В эту группу, помимо лечения, также входят обучение, физкультурно-оздоровительные услуги, дополнительное пенсионное обеспечение и многое другое. Эти цели объединяет то, что они социально значимы для общества — и конкретного человека.

Порядок налогообложения расходов на лечение сотрудников

Порядок начисления НДФЛ и страховых взносов при оплате лечения сотрудников зависит от следующих обстоятельств:

• включены ли условия о лечении сотрудников в трудовые договора и локальные нормативные акты;
• являются ли расходы исчислимыми в отношении каждого сотрудника, получившего медицинские услуги;
• оплачиваются ли расходы за счет чистой прибыли;
• имеются ли в наличии документы, подтверждающие расходы (в частности, договор с медучреждением, которое имеет лицензию на оказание услуги);
• получает ли сотрудник денежную компенсацию «на руки» либо компания выплачивает средства медучреждению напрямую.

Ниже разберем порядок налогообложения при оплате лечения сотрудников в каждом из случаев.

Налог на прибыль

Расходы, понесенные компанией на лечение сотрудников, могут быть учтены при расчете налога на прибыль при выполнении следующих условий:

• между организацией и медучреждением заключен договор, предметом которого является оказание медицинских услуг сотрудникам;
• медучреждение имеет лицензию на оказание медицинских услуг;
• расходы на лечение подтверждены документально (имеются акты выполненных работ, в которых указаны ФИО сотрудников, получивших услуги, а также приведен конкретный перечень услуг и их стоимости).

Так как наличие договора между работодателем и медучреждением является обязательным условием для отнесения расходов на лечение в счет уменьшения налога на прибыль, средства, выплаченные работнику в виде компенсации таких расходов, уменьшить налогооблагаемую базу не могут. Данный порядок следует из п. 29 ст. 270 НК РФ.

НДФЛ

На основании п. 10 ст. 217 НК РФ, работодатель не обязан удерживать НДФЛ и перечислять налог в бюджет при условии, что оплата расходов на лечение производится за счет средств чистой прибыли. Иными словами, компания освобождается от налоговых обязательств по уплате НДФЛ в случае, если расходы на лечение не включены в расчет налога на прибыль.

Данное правило действует как в отношении оплаты лечения сотрудников компании, так и в случае, когда работодатель оплачивает лечение:

• бывших сотрудников, вышедших на пенсию по возрасту либо в связи с инвалидностью;
• супругов сотрудников;
• детей сотрудников, в том числе приемных или находящихся под опекой.

Для освобождения от обязательств по уплате НДФЛ необходимо:

• зафиксировать в учетной политике порядок налогового учета расходов на лечение сотрудников (сумма расходов не уменьшает налогооблагаемую базу);
• утвердить порядок оплаты расходов локальным нормативный актом и трудовым (коллективным) договором.

Если компания оплачивает лечение за счет собственной прибыли, то удерживать и перечислять НДФЛ не нужно как в случае прямой оплаты медучреждению, так и при компенсации понесенных расходов сотрудника.

В случае если работодателем не соблюдены условия, необходимые для отражения расходов в расчете налога на прибыль (например, отсутствует договор с медучреждением), то НДЛФ необходимо удерживать  и перечислять в бюджет в общем порядке. Данное требование установлено п. 4 ст. 226 НК РФ.

При этом работодатель может избежать начисления НДФЛ, в том числе в случае если оплата лечения произведена в виде компенсации расходов, фактически понесенных сотруднику. НДФЛ удерживать и начислять не нужно, если выданные сотруднику средства оформлены как материальная помощь, при условии, что размер выплаты не превышает 4.000 руб.

Страховые взносы

Расходы, понесенные компанией на лечение сотрудников, не являются объектом начисления страховых взносов при соблюдении следующих требований:

• между работодателем и медучреждением заключен договор на оказание медицинских услуг;
• срок действия договора составляет не менее одного года;
• медуслуги оказывает организация, имеющая соответствующую лицензию.

Таким образом, компания освобождается от начисления взносов при оплате расходов на лечение напрямую медучреждении при условии правильного документального оформления таких расходов (договор сроком более 1-го года, лицензия медучреждения, акт выполненных работ с ФИО сотрудников, перечнем и стоимостью услуг).

В общем случае денежная компенсация, выплачиваемая сотруднику в качестве возмещения расходов на лечение, не предусматривает заключение договора с медучреждением, а, следовательно, в данном случае работодатель обязан начислить и выплатить страховые взносы в установленном порядке.

Налог на прибыль

Ситуация: можно ли учесть в расходах компенсацию (оплату) стоимости лечения сотрудника? Работодатель оплачивает лечение сотрудника напрямую медицинской организации или компенсирует стоимость лечения непосредственно сотруднику. Лечение не связано с производственной травмой.

Ответ: нет, нельзя.

Дело в том, что выплаты, связанные с лечением сотрудников, учитываются при налогообложении прибыли лишь при выполнении следующих условий:

организация заключила со страховой компанией договоры добровольного личного страхования сотрудников;

срок этих договоров составляет не менее одного года;

по условиям договоров медицинские расходы застрахованных сотрудников покрывает страховая компания.

Такой порядок предусмотрен пунктом 16 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

То есть в состав расходов включаются выплаты, которые работодатель перечисляет именно страховой компании.

А в рассматриваемой ситуации перечисленные условия не выполняются. Работодатель оплачивает лечение сотрудника напрямую медицинской организации или компенсирует стоимость лечения непосредственно сотруднику, минуя страховую компанию.

Кроме того, в этом случае стоимость лечения сотрудника подпадает под действие пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Эта норма запрещает учитывать при налогообложении прибыли, в частности, оплату путевок на лечение или отдых, а также другие аналогичные расходы в пользу сотрудников. Поэтому учесть такие выплаты при налогообложении прибыли не получится.

Поскольку в бухучете суммы оплаты (компенсации) расходов на лечение включаются в состав прочих расходов, у организации возникает постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68

– отражено постоянное налоговое обязательство.

Бухучет

Суммы, потраченные на лечение сотрудника, относите к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Если организация перечисляет оплату напрямую медицинской организации, то расчеты отражайте на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Инструкция к плану счетов). Сделайте в бухучете следующие записи:

Дебет 76 Кредит 51

– оплачено лечение сотрудника в медицинской организации;

Дебет 91-2 Кредит 76

– стоимость лечения сотрудника включена в прочие расходы.

Если же деньги выдаете сотруднику, то есть возмещаете ему понесенные расходы на лечение, то используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 91-2 Кредит 73

– возмещенные сотруднику расходы на лечение включены в состав прочих расходов;

Дебет 73 Кредит 50

– выданы из кассы денежные средства для возмещения расходов сотрудника на лечение.

Пример отражения в бухучете выплаты компенсации расходов на лечение сотрудника

Секретарь А.В. Дежнева работает в организации «Альфа». В апреле Дежнева написала заявление о возмещении ей расходов в размере 10 000 руб. на проведение лечения. К заявлению Дежнева приложила платежно-расчетные документы из медицинской организации.

По решению руководителя «Альфы» бухгалтер выдал Дежневой денежные средства из кассы.

В бухучете бухгалтер отразил следующее:

Дебет 91-2 Кредит 73 – 10 000 руб. – признана в составе прочих расходов компенсация лечения Дежневой;

Дебет 73 Кредит 50 – 10 000 руб. – выплачено из кассы возмещение расходов на лечение Дежневой.

Малый и средний бизнес

В документ также вошли нормы, позволяющие предприятиям малого и среднего бизнеса при расчёте налога на прибыль не учитывать субсидии, полученные в рамках борьбы с коронавирусом.

Речь идёт о тех компаниях, которые работают в пострадавших от пандемии отраслях и числятся по состоянию на 1 марта в реестре предприятий малого и среднего бизнеса.

Напомним, президент распорядился назначить компаниям малого и среднего бизнеса безвозмездную помощь, направленную в том числе на выплату зарплат за апрель и май. Единственным условием заявленной главой государства поддержки было сохранение не менее 90% от штатной численности предприятия на 1 апреля.

Также по теме

На сохранение зарплат: Путин предложил предоставить бизнесу безвозмездную финансовую помощь

Владимир Путин предложил новые меры поддержки бизнеса в условиях коронавируса. Наиболее пострадавшие от пандемии компании получат…

Размер выплат соответствует величине МРОТ — 12 130 рублей в месяц на каждого сотрудника. Первую такую выплату работодатели смогут получить 18 мая.

Помимо этого, закон позволяет компаниям учесть в базе по налогу на прибыль расходы на дезинфекцию помещений, спецодежду и другие средства индивидуальной защиты либо на покупку лабораторного оборудования для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов власти в связи с распространением COVID-19.

Такие же правила распространяются на закупку компаниями медицинских изделий для диагностики (лечения) коронавируса в соответствеии с перечнем, который утверждает правительство РФ.

Напомним, в России за прошедшие сутки зафиксировано 5236 новых случаев коронавирусной инфекции в 78 регионах страны. На сегодняшний день в РФ в общей сложности известно о 57 999 случаях коронавируса во всех 85 регионах.

На фоне продолжающихся в стране нерабочих дней правительство РФ сообщило об уже реализованных и готовящихся мерах поддержки экономики и доходов граждан.

По данным кабмина, за месяц (с 17 марта по 17 апреля) выделено 2,1 трлн рублей помощи в рамках двух пакетов мер.

Так, в стране на полгода введена отсрочка по всем налогам (кроме НДС) для предприятий малого и среднего бизнеса, также снижена административная нагрузка, запущена программа по выдаче предприятиям из наиболее пострадавших отраслей беспроцентных кредитов на выплату зарплат.

Помимо этого, утверждено увеличение пособий по безработице в апреле, мае и июне тем, кто был уволен и встал на учёт после 1 марта. Эта мера затронет примерно 3,2 млн человек.

В каких случаях не нужно начислять НДФЛ

Когда компания из чистой прибыли полностью или частично компенсирует стоимость путевки, с работника не нужно удерживать НДФЛ при выполнении нескольких условий. Их можно разделить на два вида:

• условия, касающиеся оздоровительного учреждения;
• условия, касающиеся получателей путевки.

Каким должен быть санаторий. НДФЛ не нужно начислять, если:

• оздоровительное учреждение расположено на территории РФ;
• отнесено к санаторно-курортным или оздоровительным организациям (Письмо Минфина России от 02.08.2010 N 03-04-06/5-162). Подтвердить статус оздоровительного учреждения помогут лицензия, учредительные документы, содержащие указание на осуществляемый вид деятельности (Письмо Минфина России от 21.02.2012 N 03-04-06/6-40).

В целях расчета НДФЛ к санаторно-курортным и оздоровительным организациям относятся санатории, санатории-профилактории, профилактории, дома отдыха и базы отдыха, пансионаты, лечебно-оздоровительные комплексы, санаторные, оздоровительные и спортивные детские лагеря.

Льготные категории получателей путевок. От начисления НДФЛ освобождается полная или частичная компенсация путевки, которая приобретена за счет чистой прибыли, в частности:

• для работников;
• бывших работников, уволившихся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по старости.

Примечание. Об оплате путевок для членов семьи работника читайте на с. 38.

Какие именно расходы должен компенсировать работодатель

Компенсируются только те расходы, которые возникли из услуг, оказываемых в рамках туристического соглашения. К примеру, это могут быть эти услуги:

• Поездка до места назначения и обратно. Это могут быть траты на самолет, поезд, пароход.
• Проживание в отеле, гостинице, хостеле, съемной квартире.
• Санитарно-курортные услуги.
• Экскурсии.

Учитываются только целевые расходы, связанные именно с конкретным путешествием. В законе есть неочевидные нюансы. В частности, компенсация выплачивается или на путевку на лечение, или на поездку к пункту отдыха, или на экскурсии. То есть сотрудник должен выбрать что-то одно. Остальные расходы он оплачивает самостоятельно.

Подоходный налог

С НДФЛ ситуация иная. Подоходный налог не нужно удерживать ни с суммы компенсации работникам, ни с суммы оплаты за путевку на санаторно-курортное лечение. Но только при соблюдении следующих условий:

1. Путевка оплачена за счет средств работодателя, полученных от предпринимательской деятельности, и не учитывается при исчислении налога на прибыль или УСН 15 % (п. 29 ) либо оплачена за счет средств ФСС.
2. Услуги предоставляет российская компания, занимающаяся санаторно-курортным лечением и(или) оздоровлением.
3. Путевка не является туристическим продуктом. Но есть исключения в отношении туристских путевок для детей до 16 лет.
4. Имеются подтверждающие платежные документы: договор или контракт, чеки, квитанции, акт об оказании услуг.

Освобождение от НДФЛ налогообложения санаторно-курортных путевок сотрудникам не распространяется на суммы комиссионных сборов и стоимость проезда к месту лечения. Например, комиссия, уплаченная агенту при заключении договора на покупку оздоровительной путевки, должна быть обложена НДФЛ (Письмо ФНС России от 25.07.2014 № БС-4-11/14505). Также и сумма проездных билетов всеми видами транспорта включена в расчет подоходного налога (Письмо Минфина России от 28.09.2016 № 03-04-05/56564).

Облагайте НДФЛ компенсацию отдыха и оздоровления работника, которая была предоставлена вместо оплаты самого санаторно-курортного лечения. Например, судьям положены ежегодные оздоровительные путевки. При отказе от поездки судье начисляется компенсация за путевку. С данной компенсации нужно удержать НДФЛ (Письмо ФНС России от 25.09.2015 № БС-4-11/16812).

• 2020-02-01 07:36:31
  Удерживаются ли алименты на детей с суммы компенсации работнику за санаторную путевку?

• 2021-09-14 17:00:03
  Можно ли получить компенсацию за неиспользованные дни в санатории

• 2021-09-14 17:01:43
  Которую оплатил работодатель

• 2021-09-15 07:10:43

  Зиля, вам оплатили лечение в санатории, вы этой льготой не стали пользоваться, но еще и денег хотите? думаю, что компенсация деньгами в данном случае не положена

• 2021-10-28 15:45:38
  мне дали путевку работодатель на лечение в санаторий, мне надо платить налог за лечение?

• 2021-10-28 16:44:56

  Ильшат, нет, см. письмо Минфина от 11.06.2021 № 03-04-06/46405

• 2022-07-26 07:10:18
  Добрый день! Санаторно-курортное лечение буду проходить за свой счет. Какой порядок подачи документов на компенсацию? Предоставить заранее работодателю выставленный санаторием счет или по приезду написать заявление с приложением оплаченной путевки? Проконсультируйте, пожалуйста.

Страховые взносы за работников

В России действует система обязательного страхования физических лиц, основными участниками которой являются работники и их работодатели. Страховые взносы, в отличие от НДФЛ, уплачиваются за счёт работодателей по следующим тарифам:

• пенсионное страхование – 22%;
• медицинское страхование – 5,1%;
• социальное страхование по временной нетрудоспособности и материнству – 2,9%.

Как видим, совокупный тариф обязательных страховых взносов за работников составляет 30% от выплаченных им сумм. Не облагаются взносами только некоторые доходы, перечисленные в статье в статье 422 НК РФ. Однако с апреля 2021 года ставки с выплат выше МРОТ снижены, поэтому общий размер взносов с них составляет не 30%, а 15%.

Кроме совокупного тарифа работодатели по трудовым договорам платят за работников ещё один взнос — на страхование по травматизму и профессиональным заболеваниям. Здесь ставка взносов зависит от класса профессионального риска основного вида деятельности работодателя и составляет от 0,2% до 8,5%.

Если же сотрудник нанят по договору гражданско-правового характера, то за него в обязательном порядке надо перечислять взносы только на пенсионное и медицинское страхование. Условие о социальном страховании и страховании от травматизма и профзаболеваний указывается в договоре ГПХ по желанию сторон.

Расходы на работников организации

Взносы

Работодатель платит за своих сотрудников определенные взносы во внебюджетные фонды, что увеличивает фактическую стоимость труда. Среди обязательных выплат: — взносы в страховую часть Пенсионного фонда для всех членов трудового коллектива (16–22%);

— если работник родился позже 1967 года, то придется платить и взносы в накопительную часть Пенсионного фонда (6%);

— взносы на обязательное социальное страхование работника по временной нетрудоспособности (2,9%);

— взносы на обязательное социальное страхование сотрудника от несчастных случаев на производстве (зависят от класса профессионального риска);

— взносы в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%).

То есть дополнительные расходы работодателя составляют уже как минимум 30% начисляемой работнику зарплаты.

Многие работодатели не скупятся и на добровольное медицинское страхование работников, что прибавит еще какие-то расходы (сумма будет зависеть от пакета услуг, который согласен оплатить предприниматель: от нескольких тысяч рублей до десятков тысяч рублей на одного работника в год).

Телефонная связь, рабочее оборудование

При вводе каждой новой штатной единицы предприниматель должен будет организовать и новое рабочее место (несколько десятков тысяч рублей), что также можно отнести к расходам на отдельного сотрудника.

Сюда же попадают расходы предпринимателя на телефонную связь, которой он должен обеспечить сотрудника.

Обучение

Практически каждому сотруднику требуется определенное обучение, прежде чем он приступит к работе. Уровень может быть разный, от простой устной инструкции от начальника отдела до полноценного обучения в течение нескольких месяцев, например, работе на определенного вида оборудовании. В любом случае предпринимателю придется платить деньги, поэтому перед тем, как вкладывать средства в обучение, нужно составить специальный договор, по которому работник обязуется отработать на данной должности определенное время. В случае же увольнения он обязан будет выплатить работодателю сумму, которую тот затратил на его обучение. Но здесь устных договоренностей недостаточно — работник должен быть ознакомлен с этими условиями под личную подпись, иначе ничто ему не помешает, получив квалификацию, уйти к конкуренту.

Если общая стоимость работника оказывается для бизнеса слишком высокой, стоит рассмотреть возможность аутсорсинга или работы с фрилансерами. Это позволит сократить два последних вида расходов из вышеперечисленных.

Определить, насколько оправдан отказ от штатной единицы, можно, рассчитав график работы. Если сотрудник нужен на рабочем месте не каждый день, можно обсудить с ним вопрос о почасовой оплате. Это выгодно, когда речь идет о высококлассных специалистах, которые стоят очень дорого.

НДФЛ

Удерживать НДФЛ или нет, зависит от того, за счет каких средств организация возмещает расходы.

Если работодатель оплачивает лечение за счет средств, оставшихся в его распоряжении после уплаты налога на прибыль, удерживать НДФЛ с суммы компенсации (оплаты расходов на лечение) не нужно (п. 10 ст. 217 НК РФ). Такое правило применяется при компенсации лечения самих сотрудников, а также их супругов, родителей, детей, подопечных сотрудников, бывших сотрудников, уволившихся в связи с инвалидностью или старостью.

Лечение сотрудников оплачиваете за счет других средств (например, за счет средств целевого финансирования или применяет упрощенку)? Тогда НДФЛ придется удержать (письмо Минфина России от 16 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-115). Удерживайте НДФЛ непосредственно из доходов сотрудника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Частично избежать удержания НДФЛ можно лишь в том случае, если оформить оплату (компенсацию) лечения сотрудника как материальную помощь сотруднику (п. 28 ст. 217 НК РФ). Налог в этом случае будет удерживаться только с сумм, превышающих 4000 руб. за год.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсации расходов на лечение сотрудника, если организация применяет специальный налоговый режим (упрощенку, ЕНВД)? Лечение не связано с производственной травмой.

Ответ: да, нужно. Такова официальная позиция контролирующих ведомств.

Удерживать НДФЛ с суммы компенсации расходов на лечение не придется только в том случае, если работодатель оплачивает лечение за счет средств, оставшихся в его распоряжении после уплаты налога на прибыль (п. 10 ст. 217 НК РФ). Организации, применяющие специальные налоговые режимы, налог на прибыль не платят (п. 2 ст. 346.11 НК РФ). А раз так, то положения пункта 10 статьи 217 Налогового кодекса РФ к ним не применяются.

Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 октября 2010 г. № 03-04-06/9-240, УФНС России по г. Москве от 9 ноября 2007 г. № 18-11/3/106857, от 11 апреля 2007 г. № 18-11/3/033384.

Совет: удерживать НДФЛ с суммы компенсации расходов на лечение сотрудников не нужно независимо от того, применяет работодатель общую систему налогообложения или специальный налоговый режим.

Ведь в статье 217 Налогового кодекса РФ назван перечень необлагаемых доходов граждан, а не их работодателей. Если применять положения этой статьи в зависимости от режима налогообложения, то ущемляются права тех граждан, которые работают в организациях, применяющих спецрежимы. Это ставит таких граждан в неравное положение по отношению к тем, кто трудится в организациях на общей системе налогообложения. И значит, нарушается принцип всеобщности и равенства налогообложения, закрепленный в пункте 1 статьи 3 Налогового кодекса РФ. Следовательно, организации на спецрежимах не должны удерживать НДФЛ с компенсации расходов на лечение сотрудников.

Такой вывод сделал Президиум ВАС РФ в постановлении от 26 апреля 2005 г. № 14324/04.

Однако не исключено, что правомерность такого подхода придется отстаивать в суде, поскольку он противоречит позиции контролирующих ведомств.

Условия оплаты оздоровления за счет работодателя

Законодатели определили несколько важных требований, которые придется соблюсти, чтобы получить льготы по налогообложению. К таковым относят следующие.

Льгота на оплату санаторно-курортного лечения предусмотрена только в отношении российского туризма и оздоровления. Заключить договор на санаторно-курортное лечение за пределами РФ допускается, но при этом право на привилегию по налогообложению утрачивается.
Получить льготу по налогообложению можно только при условии, что расходы оплачивает сам работодатель. Например, если работник приобрел путевку самостоятельно и потом требует компенсировать затраты, то компании эти траты не учтут при налогообложении. Хотя компенсация санаторно-курортного лечения работодателем возможна, например, за счет чистой прибыли компании.
У привилегии есть ограничение по сумме. На одного работника в год положено не более 50 000 рублей. И это не единственное ограничение. В совокупности затраты на оздоровление работников вместе с тратами на добровольное медицинское страхование не могут превышать 6 % от фонда оплаты труда. Если сумма превысила допустимые 6 %, то зачесть траты при налогообложении нельзя.
Нововведения распространяются не только на санаторно-курортное лечение работников, но и на организацию отдыха подчиненных, а также на услуги по туризму

Важно правильно составить договор между нанимателем и турагентом или туроператором.

Памятка для работодателя

Действие	Результат
Наниматель заключил договор с туроператором на оплату оздоровления подчиненных.	Затраты на оплату можно учесть при налогообложении по ОСНО и УСН 15 % в предельно допустимых значениях.
Работник приобрел путевку самостоятельно, а работодатель компенсировал расходы.	Траты компании нельзя учесть при налогообложении. К тому же такие издержки подлежат дополнительным налоговым обязательствам в виде страховых взносов, уплачиваемых за счет нанимателя.
Компания выделила денежные средства работнику на приобретение путевки.	Важен вид финансового стимулирования работника. Например, если это материальная помощь, то необлагаемыми считаются лишь 4000 рублей от всей суммы. С остальных денег придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Премии и иные вознаграждения на оплату санаторно-курортного лечения подчиненных не могут быть учтены в качестве льготы и подлежат обложению по полной программе.