Локальный нормативный акт организации

Структура и содержание

Структуру ЛНА можно «разбить» на условные части:

Общие положения, где отображается:

• Список регулируемых моментов.
• Правовые нормы, согласно которых утверждается ЛНА.

Основная часть, с отображением:

• Прав и обязательств коллектива и руководителя.
• Положений, не отмеченных в законодательных нормативах.
• Порядка взаимоотношений между структурными отделами в зависимости от специфического направления ЛНА.
• Действия руководителя и персонала, сроки, ответственность и т. д.

Заключительная часть.

• Сроки начала действия ЛНА.
• Порядок оформления дополнений, правок, а также аннулирования ЛНА.
• Список ЛНА или отдельных пунктов, останавливающих функционирование ЛНА.

Также в ЛНА можно включать пункты, конкретизирующие моменты. В этих обстоятельствах прописывается ссылка на приложение.

Порядок принятия локальных актов

Составление ЛНА, обычно, выполняется несколькими этапами:

1. Разработка
2. Согласование.
3. Утверждение.
4. Вступление в силу.

Названный порядок может утверждаться отдельным ЛНА, к примеру, положением об утверждении ЛНА на предприятии.

При принятии ЛНА выполняется следующий порядок:

• Дата его начала функционирования, может быть с момента утверждения документа работодателем или с даты, отмеченной в ЛНА.
• Директор вправе утвердить ЛНА следующими способами:
• Написать резолюцию в документе «УТВЕРЖДАЮ:», с установкой даты и своей подписи.
• Издать распоряжение о принятии ЛНА.

При принятии ЛНА приказом, в бланке должно содержаться:

• Дата вступления ЛНА в силу.
• Распоряжение об ознакомлении персонала с ЛНА и сроки осуществления.
• Ф.И.О и должность лиц, на которых возложена ответственность за соблюдение ЛНА.
• Прочие распоряжения.

Как составить локальный нормативный акт в 2023 году?

1. Наименование предприятия.
2. Заголовок документа.
3. Место, номер и дата его принятия.
4. Резолюция об утверждении положения вышестоящим ведомством, если таковое требуется.
5. Дата, с которой акт начинает действовать.
6. Подпись директора и гл. бухгалтера.

С утвержденным документом знакомится коллектив предприятия под роспись. Для ознакомления с ЛНА используется 3 варианта:

• Открытие специального журнала.
• Прикрепление листа к ЛНА для ознакомления.
• Прикрепление ЛНА к трудовому контракту. Подписывая его, работники знакомятся и с актом.

В первых 2-х вариантах составляется список сотрудников, в котором каждое лицо коллектива расписывается.

Правильное составление ЛНА обеспечивает быстрое разрешение конфликтных споров между руководством и персоналом, при игнорировании установленного порядка на фирме.

Что такое ЛНА

В любой организации РФ есть локальные нормативные правовые акты, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся ИП. Главным требованием к ним считается отсутствие требований, ухудшающих работнику условия труда, гарантированные ему законом. Данные документы рассчитаны на неоднократное применение работодателем. Более подробно о том, что такое локальный акт, описано в ст. 8 ТК РФ. Там говорится, что ЛНА — это документы, создаваемые компанией в рамках своей компетенции, основываясь на законодательстве о труде. Они вносят уточнения в процесс работы у конкретного работодателя или к определенной трудовой функции, позволяют упростить деятельность в организации, сделать ее понятнее.

ВАЖНО!

Как разрабатывать, утверждать, вводить в действие и вносить изменения в ЛНА?

Обычно уполномоченные сотрудники начинают процесс разработки и введения в действие ЛНА на основании распоряжения, например приказа генерального директора. В приказе могут обозначаться необходимость разработать и принять ЛНА, сроки выполнения работы и ее цель. Может быть определена группа сотрудников, на которых возлагается обязанность создать проект документа. Но он не является обязательным при подготовке ЛНА.
Проект ЛНА согласовывается с руководством компании и отдельными департаментами, если ЛНА будет регулировать специфические бизнес-процессы. Также проект ЛНА нужно направить на согласование в выборный орган (профсоюз), если он есть в компании (ст. 372 ТК). Профсоюз в течение пяти рабочих дней должен предоставить мотивированное мнение. Если в нем есть замечания, работодатель вправе не согласиться с ними и не вносить изменения в документ.
ЛНА утверждают и вводят в действие на основании приказа генерального директора или иного уполномоченного лица. Если будет принято решение ввести ЛНА в действие без учета замечаний профсоюзной организации, она вправе обжаловать утверждение документа в Государственной инспекции труда или в суде. Также работники могут подать коллективный иск.
ЛНА распространяется на работника только после того, как он ознакомился с документом и поставил подпись. Об этом говорится в ч. 3 ст. 68 ТК. Если человек работает дистанционно и приехать в офис не может, выходом станет использование электронного документооборота. Достаточно обменяться с работником электронными версиями документов.
Внесение изменений в ЛНА не отличается от утверждения документа

Тут важно следить, чтобы ЛНА не противоречил нормам трудового законодательства и не ухудшил положение работников по сравнению с тем, которое гарантирует им закон.

Например, до внесения изменений в главу 49.1 ТК о регулировании труда дистанционных работников можно было предусмотреть дополнительные основания для их увольнения по инициативе работодателя, помимо предусмотренных в ст. 81 ТК

Некоторые руководители включали эти основания в ЛНА. Теперь у работодателя таких полномочий нет. Законом установлен перечень дополнительных оснований, по которым работник может быть уволен (ст. 312.8 ТК). А положения ЛНА с основаниями для увольнения, разработанными работодателями, перестали иметь силу.

ЛНА не будет распространяться на сотрудника при внесении в этот акт положения, которое изменит условия его трудового договора. Менять договор в одностороннем порядке без согласия сотрудника нельзя (ст. 72 ТК). Исключение – случаи, связанные с организационными и технологическими причинами. Но даже в такой ситуации работников предупреждают не менее чем за два месяца до изменений (ст. 74 ТК).

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

• №273-ФЗ;
• федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
• приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
• приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

• информация об СМК;
• требования и спецификации;
• методические разработки, рекомендации;
• стандарты, инструкции;
• объективные данные об испытаниях, результатах.

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Требования к оформлению ЛНА

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

• наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
• дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;
• отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.») и на самом приложении в правом верхнем углу (например, «Приложение № 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ «Центр социальной помощи» от 13.01.2015»).

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Приказ об утверждении

ЛНА можно утвердить наложением соответствующей резолюции работодателем об утверждении, либо изданием приказа об утверждении документа.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому составление такого распоряжения осуществляется работодателем произвольно, с соблюдением правил делопроизводства.

Приказ обязан содержать следующую информацию:

1. Наименование предприятия.
2. Заглавие распоряжения, его номер и дата издания.
3. Краткое содержание темы.
4. Преамбула, с отображением ссылки на законодательство РФ.
5. Текст приказа, с разделением его на 3 условных пункта.

• указание о сроке вступления в силу ЛНА;
• распоряжение об ознакомлении с ЛНА персонала предприятия;
• назначение работника, отвечающего за контролирование исполнения.

1. Подписи директора и лиц, отмеченных в приказе.

Ниже представлен пример такого приказа.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

ВАЖНО!

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Диспансеризация

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.

Причины принятия ЛНА

ЛНА – это дополнение к существующему законодательству. Они разрабатываются с целью максимально полной регламентации взаимоотношений работодателя и работников. При этом во внутренних актах можно учесть специфику работы конкретной компании и конкретизировать действующие законодательные нормы.

Вам также будет интересно:

— Типовая инструкция по охране труда для уборщика производственных и служебных помещений
— Трудовой договор с ветеринарным врачом

Вот список наиболее распространенных оснований и причин для принятия ЛНА:

1. Законом предусмотрены виды ЛНА, которые должны быть приняты в организации в обязательном порядке.
2. Для заполнения пробелов в законодательстве. Например, определенные отношения существуют, но законом они не регулируются. Тогда есть смысл урегулировать этот вопрос путем издания внутреннего документа.
3. Если определенная область трудовых отношений регламентируется несколькими законами, то облегчить применение «разбросанных» законодательных норм можно путем их систематизации в один внутренний акт.
4. ЛНА нужны и для того, чтобы работники были максимально проинформированы о своих трудовых правах и обязанностях.

Визирование ЛНА

Если в разработке участвуют несколько сотрудников, то необходимо согласовать текст ЛНА между ними. При этом документ передается на визирование от лиц, занимающих нижестоящие должности, лицам, занимающим вышестоящие должности, с проставлением соответствующего реквизита «Виза согласования документа». Этот реквизит включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (пример 2).

Пример 2. Образец визирования ЛНА.

Визы согласованиязаместитель генерального директораАбрамов           Е.В. Абрамов26.03.2015начальник службы безопасностиВоинов            Р.С. Воинов24.03.2015юрисконсультТокарев           М.Ю. Токарев23.03.2015специалист отдела кадровКорнев            А.С. Корнев19.03.2015

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

• порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
• формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
• порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?. Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган

И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

Механизм принятия ЛНА

Какой порядок принятия внутреннего нормативного акта компании следует соблюдать – ответ на этот вопрос зависит от того, о каком именно акте идет речь. Некоторые ЛНА работодатель может принимать единолично. Однако законом предусмотрены случаи, когда придется учитывать мнение выборного органа ППО (первичная профсоюзная организация), если, конечно, такой орган в компании существует.

Итак, при подготовке и принятии следующих ЛНА работодатель обязан согласовать содержание документа с профсоюзом:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о системе оплаты труда;
• порядок аттестации сотрудников;
• акты, регулирующие вопросы дополнительного профессионального образования работников;
• нормы бесплатной выдачи работникам СИЗ.

Все вышеперечисленные ЛНА должны согласовываться с профсоюзом в связи с тем, что это прямо установлено в ТК РФ. Помимо этого, в коллективных договорах, соглашениях могут быть предусмотрены и другие акты, при принятии которых работодателю придется советоваться с профсоюзной организацией.

Компания может утвердить отдельный акт – Порядок принятия ЛНА организации, где будут прописаны все этапы создания внутренних официальных документов. Мы же разберем четыре основных стадии, которые проходит проект до того, как он становится действующим локальным нормативным актом, а именно:

1. Разработка.
2. Согласование.
3. Утверждение.
4. Введение в действие и ознакомление.

Разработка

Это начальный этап, на котором поднимается вопрос о необходимости издания конкретного внутреннего акта. Проект ЛНА разрабатывается специально созданной рабочей группой, в состав которой входят несколько специалистов, либо одним уполномоченным сотрудником.

Согласование

Итак, проект ЛНА готов. Если этого требует закон, документ следует согласовать с профсоюзом. О том, как осуществляется такое согласование, рассказывает ст. 372 ТК РФ.

Сначала работодатель должен направить в выборный орган ППО готовый проект ЛНА и обоснование по нему. Профсоюз в свою очередь готовит письменный ответ со своим мотивированным мнением. На подготовку ответа отводится 5 дней.

Далее все зависит от того, какова была позиция профсоюзной организации. Если возражений не поступило, работодатель утверждает акт.

Если от профсоюза поступили возражения, то работодатель:

• либо соглашается с полученными замечаниями;
• либо организовывает дополнительные консультации с выборным органом ППО.

Дополнительные консультации следует провести в течение 3 рабочих дней после получения мотивированного ответа профсоюза. Цель этого мероприятия – достижение соглашения между обеими сторонами.

Вам также будет интересно:

— Инструкция по охране труда для заведующего складом— Роструд будет штрафовать работодателей, которые не проиндексируют зарплаты

Если даже после консультаций взаимопонимания не достигнуто, составляется протокол, в котором перечисляются все существующие разногласия. После этого работодатель может утвердить свой вариант акта, а профсоюз вправе:

• обжаловать решение нанимателя в ГИТ и суд;
• начать процедуру коллективного трудового спора.

В свою очередь, инспектора ГИТ после получения жалобы выборного органа ППО обязаны в течение 1 месяца организовать проверку, и при выявлении нарушений – выдать предписание об отмене соответствующего ЛНА.

Помимо согласования с профсоюзом (когда это требуется законом), как правило, каждый внутренний документ проходит согласование с определенными профильными специалистами и службами компании, например:

• с юридическим отделом;
• с бухгалтерией;
• со службой делопроизводства;
• с кадровой службой и другими.

Утверждение

После прохождения стадии согласования проект ЛНА подлежит утверждению. Утверждает документ руководитель компании либо уполномоченное им лицо.

Локальный акт утверждают одним из следующих способов:

• путем проставления на титульном листе документа грифа утверждения с подписью руководителя или другого уполномоченного лица;
• путем издания специального приказа, протокола или постановления.

Введение в действие

ЛНА начинает действовать с момента его утверждения либо с другой даты, которая указана в акте.

Внутренний документ регистрируется в специальном журнале и предоставляется для ознакомления работникам организации. Наиболее популярные способы ознакомления — это лист ознакомления или журнал ознакомления. Ознакомленный сотрудник проставляет в листе или журнале свою подпись, а также указывает дату, когда его ознакомили с содержанием акта.