Как покупателю отразить недопоставку, выявленную после приемки товаров

Недопоставка или непоставка?

Гражданский кодекс Российской Федерации, рассматривая вопросы поставок по соответствующим договорам, не дает разъяснений, что именно считается недопоставкой. Тем не менее покупатели, к сожалению, нередко встречаются с этим явлением на практике. Суды накопили достаточно прецедентов, связанных с недопоставками, поэтому сложилось следующее ее определение.

Вопрос: Каковы особенности расчета неустойки при недопоставке или просрочке поставки партии товара?Посмотреть ответ

Недопоставка товаров – это нарушение поставщиком прописанных в договоре поставки или в других товаросопроводительных документах условий относительно объема фактически доставленного товара. Иными словами, на склад покупателя прибыло меньше товара, чем было указано:

в договоре поставки;
в счете-фактуре;
в накладной и др.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! По имеющемуся судебному прецеденту к недопоставке относят также отсутствие возможности совершить выборку товара, если в этом виновен поставщик.

Не относится к недопоставке задержка с привозом всего товара или его очередной партии – такое нарушение называется непоставкой.

Каков порядок действий покупателя, если при приемке товара выявлена недопоставка (расхождение по количеству)?

Поставка без договора по счету

А недобросовестный поставщик с той же отговоркой может отказаться отгрузить товар и не торопиться с возвратом аванса.

Хотя, конечно, подобные ситуации возможны и при наличии договора, оформленного в виде единого документа и подписанного обеими сторонами сделки.Претензия поставка без договора 02.2012 Мы с женой хотим развестись через ЗАГС.

Договорились о разделе имущества. Но договор о разделе предполагает оплату пол процента от стоимости имущества. Получается довольно дорого. Добрый день! У нас договор с УК только на содержание и обслуживание квартир.

Нас интересует вопрос, можно ли не заключать договоры с поставщиками на сумму не более 100000 рублей, если поставка не разовая, достаточно ли оформлять только товарные накладные ТОРГ-12?

Не влияет ли это на вычет НДС, если нет договора поставки?

По первому вопросу

Согласно ст. 153 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (п.1 ст. 158 ГК РФ).

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа
, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (п.

Составляем документ

Акт приемки — итоговый документ исполнения госконтракта. Объект поставки фактически переходит заказчику. Подписывают бумаги уполномоченные стороны госконтракта. Если такой стороной является комиссия — подпись ставит каждый участник.

Контрактное законодательство не утверждает образец акта выполненных работ по договору оказания услуг. Его произвольный вариант содержит:

перечень поставленного;
стоимость;
документы проведенных экспертиз;
другие обоснования выявленных дефектов и недоделок;
подписи заказчика и поставщика.

Если документ не подписан:

в мотивированном отказе укажите исправления и доработки на основании внутренней экспертизы (ч. 3, 5 ст. 94 Закона о контрактной системе);
разрешается подписать акт о приемки части обязательств по контракту по ч. 8 ст. 94 44-ФЗ.

ВАЖНО!

Ответственность должностного лица за отсутствие приемочных документов, в т. ч мотивированного отказа в его подписании в документации госконтракта, — 20 000 рублей (ч. 9 ст. 7.32 КоАП).

Получение переплаты от поставщика

Возврат поставщиком переплаты, образовавшейся в результате недопоставки товаров (операция 4.1 «Возврат переплаты от поставщика»), в программе отражается с помощью документа Поступление на расчетный счет с видом операции Возврат от поставщика, который формируется путем добавления нового документа в список Банковские выписки (раздел Банк и касса — подраздел Банк — журнал документов — Банковские выписки).

В результате проведения документа Поступление на расчетный счет в регистр бухгалтерии вносится запись:

Дебет 51 Кредит 60.02
— на сумму переплаты, возвращенной поставщиком в связи с недопоставкой товаров.

1С:ИТС

В справочнике «Учет по налогу на добавленную стоимость раздела «Инструкции по учету в программах 1С» см. подробнее: ; .

Акт приемки товара

Акт приема-передачи – закрывающий документ, подтверждающий исполнение контракта и внесение оплаты за услугу.

Заключается на основании ст. 94 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, для обеспечения государственных и муниципальных нужд” после того, как исполнитель осуществит частичную (полную) поставку товара.

Полностью реализует взятые на себя обязательства по контракту.

Акт – отдельный документ, в котором фиксируется факт приемки продукции от поставщика согласно 44-ФЗ, т.е. полное соответствие товара/ услуги требованиям или критериям определенного уровня качества.

Акт составляется по итогам экспертизы и заключения, но не позднее 5 дней после составления документа, подписания сторонами. Только легитимный документ является правильным, если составлен на основании фактических сведений о проводимой поставке, универсальных передаточных документов либо товарных накладных, сопровождающих товар.

Если заказчик не составляет акт в силу определенных причин, то подвергается штрафу с взысканием в судебном порядке.

Акт составляется в 2-х экземплярах для поставщика и заказчика.

Строгая форма отсутствует, но обязательно должны быть прописаны главные пункты:

список продукции, услуги;
стоимость принятого товара;
заключение экспертизы;
решение заказчика, обоснование претензий при их наличии;
подписи участников процесса.

На бумаге акт выглядит следующим образом:

В правом верхнем углу прописываются данные об утверждении документа уполномоченным должностным лицом. Руководителем организации проставляется дата утверждения с учетом условий контракта.

В теле акта указывается состав комиссии, утвержденный по приказу.

Внизу бланка проставляются подписи членов комиссии, принимавших участие в приемке. Каждый член высказывает свое мнение. Если не согласен с общим выводом, то прикладывает свое мнение на специальном бланке приложения.

Акт подписывают обе стороны контракта.

Для придания ему легитимности прикладываются следующие документы:

сертификаты качества на товар;
товарно-транспортные накладные;
универсальные передаточные справки.

Если заказчик не согласен с поставляемым качеством товара, то может составить мотивированный отказ в письменном виде с отражением замечаний, претензий, выявленных несоответствий с отражением количества единиц продукта.

В случае выявления брака или просрочки заказчик вправе:

отказаться от подписания акта о приемке, посчитав оказанную услугу неполной;
составить протокол разногласий, отразить выявленные недочеты

Внимание!

Заключенный контракт не будет считаться исполненным без предоставления документации совместно с актом при приемке товара либо при просрочке.
В этом случае поставщик может быть признан нарушителем обязательств по контракту, привлечен к наложению штрафных санкций.

Ошибка № 2. В договоре не указаны требования к качеству товара

Корректное согласование условия о качестве товара обеспечивает защиту интересов обеих сторон договора. Это определяет их взаимные представления о качестве товара и минимизирует возможные споры при его приемке.

Для согласования этого условия в договоре стороны могут определить требования к качеству нового товара, а также соответствие товара целям его использования.

Стороны вправе установить требования к качеству одним из следующих вариантов:

1. Сослаться в договоре на некоторые нормативные документы, применяемые добровольно международные стандарты (ИСО, МЭК), стандарты организаций (СТО), предусмотренные Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а также другие документы, содержащие условия о качестве товаров, например, технические условия организаций-изготовителей (ТУ).

2. Установить требования самостоятельно. Можно указать, например, определенные параметры, эксплуатационные показатели, характеристики энергопотребления, надежности, безопасности, нормы выработки, которым должен соответствовать переданный по договору товар.

3. Согласовать, что товар должен соответствовать образцу или описанию.

Рекомендация для покупателя. Покупатель зачастую заинтересован получить товар с более высокими качественными характеристиками, чем установлено обязательными требованиями, или соответствующий определенным стандартам, например, международным. Для этого в договоре нужно прямо закрепить это требование и указать ссылку на соответствующий стандарт или характеристики. Если этого не сделать, есть риск получить товар, который не будет соответствовать ожиданиям и потребностям.

Формулировка договора, уменьшающая риски покупателя: «Требования к качеству: соответствие требованиям Технического регламента о требованиях пожарной безопасности (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ), ГОСТ Р 53325-2009 «Техника пожарная. Технические средства пожарной автоматики. Общие технические требования. Методы испытаний» (утв. приказом Ростехрегулирования от 20 февраля 2009 г. № 101-ст)».

Данная формулировка при возникновении спора поможет доказать, что продавцу было известно о конкретных требованиях покупателя к товару (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2018 № 07АП-6098/16).

Рекомендация для поставщика. Один из способов подтвердить, что поставляемая вами продукция высокого качества, – предоставить сертификат качества. Его можно получить в Центрах сертификации, то есть в организациях, аккредитованных Госстандартом для проведения исследований или испытаний продукции, а также выдачи соответствующих документов по их завершении. Законодательство определяет специальный перечень товаров, услуг и продукции, безопасность и качество которых должны обязательно подтверждаться сертификатом. На иные виды продукции могут оформляться добровольные сертификаты на соответствие продукции утвержденным требованиям ГОСТов, техрегламентов, ТУ, пожарной безопасности и прочим нормативно-правовым актам. С 1 сентября 2022 года начинают действовать новые перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации, и перечни продукции, подлежащей декларированию соответствия (постановление Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425), в связи с чем требование к качеству продукции, подлежащей обязательной сертификации, должно быть определено наличием сертификата.

Формулировка договора, уменьшающая риски поставщика: «Качество товара подтверждено сертификатом соответствия № РОСС CN.АГ98.В13109, сроком действия с 14.02.2020 по 14.02.2023, выданным органом по сертификации продукции (приложение №1 к договору)».

В случае не предоставления покупателю документов на товар, в том числе сертификата соответствия, он может признать это некомплектной поставкой и начислить неустойку за просрочку поставки товара. Также следует учитывать, что в случае если товар, подлежащий обязательной сертификации, продается без сертификата, данный факт может повлечь административное наказание.

Изменения с 2021 года

Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).

Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:

определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.

Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.

Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:

Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.

Инструкция по приемке в ЕИС

Чуть раньше, 18.10.2019 года, вышел приказ Казначейства об измененном порядке приемки товаров и услуг в области программного обеспечения в сферах бюджетного учета.

Можно ли принудить поставщика к поставке товара?

По общему правилу, поставщика нельзя принудить поставить товар. Это зависит от того является ли поставляемый товар (1) индивидуально-определенной вещью или (2) вещью, обладающей родовыми признаками.

(1) Индивидуально-определенная вещь – это вещь единственная в своем роде, она обладает признаками, выделяющими ее от других таких вещей: культурно-исторической ценностью, личной ценностью, регистрацией. Например, грузовик с указанием vin кода, картина Серова «Девочка с персиками», итд.

Если вещь индивидуально-определенная, единственная в своем, то покупатель вправе требовать принуждения поставщика (продавца) к поставке такого товара (ст. 463 ГК РФ).

(2) Вещь, обладающая родовыми признаками – это вещь, которая может быть заменена другой вещью того же рода. Например, песок, бетонные блоки, запчасти, плитка, итд. Не имеет значения насколько товар редкий и незаменимый – главное, что он не регистрируются и не обладает исторической, культурной ценностью.

Основания для пересмотра судебных актов в порядке надзора

Перечисленные нарушения норм материального права судами нижестоящих инстанций привели к появлению следующих оснований для пересмотра в порядке надзора судебных актов, вступивших в законную силу:

• решения судов нижестоящих инстанций нарушают единообразие в толковании и применении арбитражными судами норм права (пп. 1 ч. 1 ст. 304 АПК РФ). По аналогичным делам позиция арбитражных судов отличается от позиции судов нижестоящих инстанций по данному делу (например, Определение ВАС РФ от 19.03.2008 № 3284/08, Постановления ФАС ПО от 21.12.2007 № А12-9522/07 и ФАС ВВО от 21.03.2008 № А11-2713/2007-К2-18/162);
• неправильное применение норм материального права существенно нарушает права и законные интересы налогоплательщика в предпринимательской и иной экономической деятельности и неопределенного круга лиц (пп. 3 ч. 1 ст. 304 АПК РФ).

Пунктом 1 ст. 103 НК РФ предусмотрено, что при проведении налоговой проверки не допускается причинение неправомерного вреда проверяемым лицам, их представителям либо имуществу, находящемуся в их владении, пользовании или распоряжении. В связи с неправомерным требованием инспекции уменьшить предъявленный к возмещению из бюджета НДС по товарной накладной налогоплательщик вынужден был нести убытки в сумме этого НДС, который уже был уплачен продавцу при приобретении товара. Тем самым были нарушены интересы неопределенного круга лиц, к числу которых относится и учредитель налогоплательщика. Ведь целью создания предприятия в соответствии со ст. 50 ГК РФ является получение и распределение прибыли между участниками, а не получение убытка.

Таким образом, судами первой, апелляционной и кассационной инстанций был нарушен принцип соблюдения баланса публичных и частных интересов, что выразилось в наложении чрезмерного бремени на налогоплательщика.

Приемочная комиссия, нужно ли создавать?

Согласно ст. 94 ФЗ №44 комиссия создается из 5- 6 человек (лучше – четное количество во избежание отсутствия решающего большинства при разделении голосов на “за” и “против”) из числа компетентных сотрудников организации, разбирающихся в вопросах качества подлежащего товара приемке.

В обязанности входит:

разобрать по полочкам результаты проведенной экспертизы исполнения контракта;
принять решение о приемке/не приемке товара или услуги.

При положительном вердикте заказчик:

делает заключение, что товар вполне соответствует условиям контракта;
подписывает акт приемки или накладную;
ставит свою подпись совместно с руководителем учреждения, членами комиссии.

В большинстве случаев заказчики обходятся без нее, назначая для проведения приемки уполномоченного сотрудника по приказу.

На основании ч. 6 ст. 9 ФЗ-44 может издавать приказ о формировании комиссии, утверждать положение о работе, особенно при приеме технически сложного товара или разовых гос. закупках, чтобы зафиксировать факт приемки культурных ценностей, произведений литературы и искусства, изделий НХП.

Также закупок, связанных с УИС или химическими, физическими исследования с поведением в условиях лаборатории.

На крупных предприятиях собственная приемочная комиссия создается в каждом подразделении. При отсутствии подразделений и небольшом штате может быть оформлена единая комиссия в составе из 1-2 сотрудников с профильным образованием по отношению к проводимой закупке.

Комиссия утверждается на основании специального приказа.

Внимание!

Комиссия может быть оформлена из сотрудников со стороны поставщика и заказчика.

Контрактники или косвенно заинтересованные лица в приемке результатов исполнения контракта не могут входить в состав.

Что делать после фиксации недопоставки

Шаг 1. Недопоставка товара претензия

В первую очередь следует подготовить и направить поставщику на юридический адрес официальную письменную претензию о недопоставке товара.

Отправка официальной претензии обязательна, согласно ст. 4 АПК РФ. У поставщика есть 30 дней, чтобы ответить на претензию. По истечении этого срока покупатель вправе подать иск в арбитражный суд. Иные правила могут быть предусмотрены договором поставки.

Учитывая сроки, при обнаружении нарушения договора – сразу отправляйте претензию и уже после этого ведите устные переговоры.

Претензия должна быть направлена в письменном виде на юридический адрес поставщика. Лучший способ сделать это, с точки зрения судебного процесса, это отправить претензию через Почту России ценным письмом с описью вложений.

Обязательно сохраните доказательства отправки претензии, иначе суд не примет иск.

О том как писать претензию по поставке читайте в нашей статье: Претензия к поставщику

На этом шаге Вам уже пригодится юрист по арбитражным спорам.

Ответчик может не исполнить судебное решение добровольно. Если это произойдет необходимо возбудить исполнительное производство через Федеральную службу судебных приставов РФ.

Взыскать средства также можно напрямую с расчетного счета ответчика, предъявив в соответствующий банк заявление и исполнительный лист, который выдается судом после вступления решения суда в силу.

Подробнее об этом в статье: Суд по договору поставки

Недопоставка товара по договору поставки – это частое нарушение, которое может произойти умышленно или по неосторожности, в любом случае поставщик несет ответственность за недопоставку, если покупателю удастся доказать факт недопоставки. Если покупатель собрал необходимые доказательства, нужно направить поставщику претензию о недопоставке и затем подать иск о недопоставке в арбитражный суд.

Что делать при недопоставке товара. Доказательство недопоставки

Если недопоставка товара обнаружена при приемке — обязательно напишите об этом в накладной (своей и поставщика — и обе накладные сфотографируйте), а также сфотографируйте товар (если по фото можно определить недопоставку) и очень желательно, чтобы в кадре фигурировал грузоперевозчик. Далее нужно незамедлительно отправить поставщику претензию на юридический адрес ценным письмом с описью вложений. В претензии известить о недопоставке, приложить фото и копии накладной. Далее созвать комиссию поставщика и покупателя в составе которой подписать акт осмотра товара.

Если недопоставка обнаружена уже после приемки (подписания передаточных актов), то дело существенно осложняется.

В самом простом случае из самих передаточных документов может следовать, что товар поставлен не полностью. Если таких документов нет, то необходимо:

Проверить договор – возможно в нем есть положения, дающие срок на обнаружение недостатков поставки (тогда в течение этого срока можно заявить о недопоставке).
Определить – была ли реальная возможность у покупателя проверить качество товара при приемке.
В любом случае при обнаружении недопоставки нужно собрать комиссию покупателя, пригласить представителя поставщика и составить акт осмотра поставленного товара. Если представитель поставщика не явится – сделать отметку об этом в акте и пригласить незаинтересованного свидетеля, который также подпишет акт.

Если же удастся доказать суду, что у покупателя объективно не было возможности проверить количество при приемке или организовать проверку количества – то недопоставку можно доказать на основании акта комиссии по совместному осмотру товара.

То же самое и в случае если договором предусмотрен дополнительный срок для проверки товара — можно в пределах этого срока заявить о недопоставке, созвать комиссию покупателя и поставщика и на основании акта комиссии привлекать поставщика к ответственности.

Если накладные или акт приема-передачи товара не оформлялись или эти документы оформлены настолько некорректно, что они теряют правовую силу, то покупателю будет легче доказать недопоставку, основывая свою позицию на том, что поставки вообще не было и требовать возврата всего уплаченного аванса как неосновательного обогащения. В таком случае нужно взвесить все иные имеющиеся доказательства, показания возможных свидетелей и положения договора поставки.

Основные моменты

Сторонами договора являются покупатель и поставщик, третьих лиц не должно быть. Срок поставки указывается в договоре.

Соглашение по поставке товара должно содержать:

предмет договора, то есть товар и полная информация о нем;
цена;
требования к упаковке;
сроки действия соглашения;
другие условия (стороны договора устанавливают самостоятельно).

Если товар не соответствует требованиям в договоре, а покупатель его принял, то он считается проданным. Граждане и юридические лица могут быть освобождены от заключения соглашения.

Это опасно и для поставщика, и для покупателя. Законодательство обязывает заключать соглашение между субъектами предпринимательской деятельности.

При отсутствии договора у покупателя нет оснований вымогать у поставщика товар или устранения его дефектов. Единственный выход – обратиться в суд.

Просрочка поставки

Если товар соответствует требованиям контракта и это установлено проведенной экспертизой, то дни просрочки за даты получения экспертного заключения не учитываются. Ведь по закону так нарушаются права исполнителя.

Если поставленный товар действительно не соответствует техническим, химическим и физическим критериям, зафиксированным в контракте, а факт установлен проведенной экспертизой, то начинает идти просрочка.

Заказчик не закрывает сделку

В этом случае он должен перенаправить поставщику мотивированный отказ с перечислением конкретных нарушений, не дающих возможность принять услугу (товар). Например, исполнитель оказывает услугу по обработке помещений.

По контракту должен уведомить в письменном виде о начале проведения процедуры. Но не сделал этого на одном из объектов.

Заказчик отказывается принимать, посчитав работу непроизведенной.

Это даст возможность поставщику быстро устранить выявленные нарушения. Другая ситуация, когда заказчик не перенаправляет письмо.

Тогда поставщик вправе написать претензию, в частности при несогласии с выводами заказчика о нарушениях с изложением обстоятельств и фактов по делу.

Если ответной реакции не последует, то остается одна дорога для решения проблемы – в Арбитраж.

Если заказчик принимает товар, но не желает оплачивать по истечении 30 дней с момента подписания документа о приемке, то согласно ст. 34 44-ФЗ (пункт 5) подвергается выплате неустойки.

Поставщик пишет претензию.

Если и после этого оплата не поступает, то обязать заказчика можно только через суд.

Конечно, всегда лучше решать конфликты в досудебном порядке, т.к. договариваться. Если не получается, то поставщик может составить обращение в ОНФ, отделение “За честные закупки” или аппарат уполномоченного по правам предпринимателей в своем регионе. Если же это не поможет, придется обращаться в арбитраж.

Проверка поставщика и покупателя необходимы!

Перед заключением договора нужно проверять как поставщика, так и покупателя. Это позволит избежать налоговых рисков и рисков, связанных с ненадлежащим исполнением договора. Сделать это можно с помощью госреестров или сервиса проверки контрагентов.

Рекомендация для покупателя. Нужно уточнить общие сведения о поставщике: факт регистрации, ее реквизиты и контакты, не участвует ли руководитель или владелец в большом количестве организаций, нет ли недостоверных данных в ЕГРЮЛ, полномочия руководителя, наличие и действительность лицензий, если товар, который приобретается, подлежит лицензированию

Важно узнать, нет ли обременений и арестов, которые могут быть наложены, в том числе на товар, налоговых задолженностей, а также блокировок банковских счетов.

Не помешает ознакомиться с судебной практикой по делам, где поставщик выступает ответчиком. Если поставщик выступает ответчиком в значительном количестве споров, связанных с претензиями по качеству товара, – имеет смысл либо найти другого поставщика, либо проанализировать, с чем связаны проблемы. Например, если споры возникали из-за неточных характеристик и требований к товару или в связи с порядком приемки, сформулировать эти условия договора по рекомендациям, описанным статье.

Также можно узнать, есть ли у поставщика опыт поставок по госконтрактам и не внесен ли он в реестр недобросовестных поставщиков. Первый факт характеризует поставщика положительно. Второй – должен насторожить и послужить поводом для более тщательной проверки.

Рекомендация для поставщика. Общие сведения аналогичны перечисленным в рекомендациях для покупателя

Кроме этого, важно проверить финансовое положение компании, убедиться в отсутствии налоговых задолженностей, а также блокировок и арестов банковских счетов. Также рекомендуем посмотреть офис компании, собрать информацию о деловой репутации и опыте

Обязательно запросить доверенность на подписанта, если подписывать договор будет не руководитель.

Подробные рекомендации эксперта по проверке контрагента можно найти в материалах: