Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)?

Составляем график отпусков

Итак, в каждой организации должен быть составлен график отпусков. Рассмотрим на примере, как заполнить форму N Т-7.

Пример 4. Необходимо составить график отпусков для сотрудников ЗАО «Хвойный лес» и заполнить все его графы с учетом сведений о плановом и фактическом использовании отпусков в течение 2011 г., если:

• генеральный директор И.М. Сосновский не отгулял за 2010 г. 14 календарных дней отпуска. Он планировал уйти в отпуск с 4 июля 2011 г. на 28 календарных дней и с 5 сентября 2011 г. на 14 календарных дней. Фактически использовал только второй отпуск;
• дизайнер П.З. Ольховский поступил на работу 15 ноября 2010 г. Во время запланированного отпуска с 17 мая 2011 г. на 14 календарных дней он заболел, поэтому его отпуск был продлен на шесть дней;
• продавец отдела розничной сети К.В. Ивушкин решил разбить ежегодный отпуск на части по 14 календарных дней с 15 марта 2011 г. и с 1 сентября 2011 г., использовал обе части;
• бухгалтер И.Л. Дубовская попросила отпуск с 15 июля 2011 г., но главный бухгалтер решил, что отпуск в период сдачи отчетности предоставлен быть не может, его начало было назначено на 1 июня 2011 г. Из запланированных 28 календарных дней И.Л. Дубовская смогла отгулять только 21 календарный день, так как была отозвана в связи с производственной необходимостью с 22 июня 2011 г. Дата начала оставшейся части отпуска перенесена на 12 сентября 2011 г.;
• водитель С.Э. Ракитин перед началом отпуска написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам на 22 августа 2011 г.;
• начальнику отдела кадров Е.Н. Шишкиной была выплачена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (за 14 календарных дней).

Решение. Фрагмент заполненного графика отпусков работников ЗАО «Хвойный лес» приведен на с. 77.

Примечание. Сколько хранить график отпусков

График отпусков должен храниться один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

О.В.Негребецкая

Научный редактор

журнала «Зарплата»

Как отразить совместителей в проекте

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания

https://www.youtube.com/watch{q}v=https:accounts.google.comServiceLogin

Согласно статье 5.27 КоАП РФ применяются штрафные санкции:

1. Юридические лица получают штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
2. Для должностных лиц предусмотрено наказание от 1000 до 5000 рублей.

Итак, главными целями составления графика отпусков являются:

1. Установление максимальной очерёдности и точности ухода на отдых сотрудников для того, чтобы найти им замену в связи с особенностями производственного процесса.
2. Чтобы сотрудники не забыли даты полагающегося отпуска, а работодатель своевременно «отпустил» трудящихся отдыхать.
3. Чтобы информация о запланированных отпусках всегда находилась под «рукой» для формирования оплаты в бухгалтерском и налоговом учёте.
4. Для иных целей на усмотрение нанимателя.

Если работник желает изменить дату выхода «на каникулы», то он должен написать соответствующее заявление. В случае согласия руководителя в утвержденный проект вносятся соответствующие изменения. Отдельно учитываются мнения льготных категорий, которые имеют право менять дату независимо от мнения руководителя. От них также потребуется соответствующее заявление.

Внутренние и внешние совместители также в обязательном порядке должны быть отражены в проекте. При этом их отпускной период должен совпадать с днями, предоставленными по основному месту работы. При переносе дней данные должны отражаться в обоих графиках: по основному месту работу и по совместительству.

Категория	Размер штрафа, тысяч рублей	Размер штрафа при повторном нарушении, тысяч рублей
Должностные лица	1-5	10-20
ИП	1-5	10-20
Юридические лица	30-50	50-70

Ответственна за проверку наличия проекта – трудовая инспекция.

К основным ошибкам при составлении проекта относятся:

1. Отсутствие данных о декретницах.
2. Игнорирование мнения сотрудников.
3. Отсутствие сведений о совместителях.
4. Перенос дат отпускных периодов без указания причин.
5. Ошибки при расчете продолжительности отпускного периода.
6. Внесение данных о неоплачиваемых, учебных и иных отпусках.

Рассчитать отпускные онлайн

Работника по инициативе работодателя можно отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие – нельзя), но только с его согласия (ст.125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

Предлагаем ознакомиться: Как временно зарегистрировать ребенка в кооперативном доме

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytdevru

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Порядок внесения изменений

В законе нет указаний на то, можно ли вносить изменения в данный нормативный акт, а также каким образом. Однако стоит заметить, что запрета на это также не установлено. Кадровые специалисты считают, что все изменения в нем все же необходимо отражать.

И делать это необходимо по следующим причинам:

1. Неверный документ будет вносить путаницу в очередность предоставления отпусков работникам. Кроме этого, из-за неточностей в нем могут последовать санкции проверяющих органов;
2. Незапланированное отсутствие сотрудника на месте работы может негативно сказаться на деятельности компании.

Однако какой бы ни была причина, внесение изменений должно быть санкционировано администрацией субъекта бизнеса. Также необходимо произвести согласование данных действий и с самим работником.

Если работник желает передвинуть свое время отдыха на иной период, ему необходимо подать заявление на имя руководителя. В данном документе излагается вежливая просьба о переносе закрепленного времени отпуска на другое.

Завизированное руководителем заявление должно быть передано в кадровую службу, где оформляется необходимый приказ. В графике после этого необходимо в поле «Примечание» сделать отметку о переносе с указанием реквизитов подтверждающих документов.

Внимание: Если перенос отпуска происходит из-за производственной необходимости, то процедура действий практически такая же. Однако работник в этом случае составляет не заявление, а подписывает согласие на перенос отпуска

В графике должны быть проставлены реквизиты этого документа.

Основания

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

• возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
• скорая реорганизация предприятия;
• возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
• возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
• скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
• возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены

Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

• Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
• Документ подписан неуполномоченным лицом.
• Не учтены пожелания сотрудников.
• Составленный график не соблюдается.
• В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
• Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
• Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
• Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
• Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Действующие положения нормативных актов разрешают осуществлять внесение изменений в график отпусков, который ранее был утвержден и введен в действие. Напомним, что график отпусков вводится на основании приказа об утверждении графика отпусков не позднее 17 декабря предшествующего года. Изменения в график отпусков вносятся, когда кто-то из работающих на предприятии переносит свой период отдыха или происходит изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника, который трудоустроился уже в текущем году.

Следует только помнить, что прием нового сотрудника в обычных условиях не требует обязательного его включения в график, ведь отпуск ему положен после 6 месяцев выполнения обязанностей.

Также нормы права предусматривают ситуации переноса периода отдыха в силу сложившихся обстоятельств, и работодатель должен все это оформить.

Можно обозначить следующие такие случаи:

• Период отпуска совпадает с периодом болезни. Однако, здесь следует учитывать условие о том предупредил ли работник работодателя или нет. Если он ушел в отпуск, а потом оформил лист нетрудоспособности и известил администрацию компании об этом, то отпуск у него увеличивается на количество дней больничного. Когда же о периоде нетрудоспособности стало известно только после того, как работник приступил к работе, отпуск должен перенесен быть на удобное для сотрудника время.
• Во время отпуска работник выполнял свои гражданские обязанности (был присяжным, свидетелем, призывался на военные сборы и т.д). ТК РФ устанавливает, что на все это время он освобождается от работы, и ему начисляется средний заработок.

Внимание! Трудовое право определяет обязанность работодателя известить работник о начале его ежегодного и (или) дополнительного отпусков не менее чем за 14 дней. Если это правило будет нарушено администрацией, сотрудник получает право перенести свой период отдыха на удобное для него время

Для этого ему достаточно только написать заявление. Работодателю также предоставляется право переносить отпуска работника, но при соблюдении определенных условий.

Вам будет интересно:

Приказ об изменении оклада: в каком случае изменяется оклад, образец составления документа

К таким ситуациям относятся:

Для выполнения срочного поручения с высокой степенью важностью, когда это осуществить может только данный человек.
При структурных изменениях на предприятии.
При изменении технологического процесса, в частности для пуско-наладочных работ.
Когда на предприятии проходят проверки контролирующих органов.
Привлечение работника к работе с целью отправления его в командировку.
Период нетрудоспособности руководящего состава работников, когда в соответствии с положениями и учредительными документами обязанности по управлению должны быть возложены на строго определенных лиц.

Главное при этом помнить, чтобы привлечь работника к трудовой деятельности во время ежегодного отпуска необходимо получить его согласие, ведь это является обязательным условием подобного изменения графика отпусков.

Внимание! ТК РФ устанавливает в качестве гарантий определенным категориям граждан, возможность уходить в отпуск по их желанию в необходимое время. К ним относятся несовершеннолетние, беременные, работающие по совместительству, почетные доноры, лица, подвергшиеся радиации и т.д

Нужно ли знакомить сотрудников

График отпусков — это внутренний локальный акт субъекта бизнеса. А закон устанавливает, что с такого рода документами субъект бизнеса должен знакомить всех своих работников под роспись.

Если в график вносятся какие-либо изменения, то проводить ознакомление нужно только того работника, которого они затрагивают. Всех остальных работников, которые упомянуты в документе, ознакамливать повторно нет необходимости.

Внимание: Производить операцию ознакомления допускается несколькими способами. К графику можно приложить специальный лист, на котором будут излагаться суть изменений, а работник будет проставлять свою подпись как ознакомление.. Кроме этого можно в приказе, при помощи которого внесены изменения, предусмотреть специальную графу

Там работник должен будет проставить отметку о том, что он ознакомлен с данным документом

Кроме этого можно в приказе, при помощи которого внесены изменения, предусмотреть специальную графу. Там работник должен будет проставить отметку о том, что он ознакомлен с данным документом.

Отдельные вопросы

Вопрос:

Нужно ли включать в график отпусков работников, призванных на военную службу по мобилизации?

Ответ:

Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ в ТК РФ внесены изменения по вопросам социально-трудовых гарантий мобилизованным работникам.

Глава 55 «Особенности регулирования труда других категорий работников» ТК РФ в соответствии с п. 9 ст. 1 Федерального закона № 376-ФЗ дополнена ст. 351.7.

Согласно ст. 351.7 ТК РФ:

• в случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Федеральный закон № 53-ФЗ) либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;

• в период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей.

Для того чтобы приостановить действие трудового договора, работник и работодатель выполняют следующие мероприятия:

1. Работник в письменной форме направляет в адрес работодателя заявление о приостановлении действия договора. К заявлению работника прилагается копия повестки о призыве на военную службу по мобилизации или уведомление федерального органа исполнительной власти о заключении с работником контракта о прохождении военной службы в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона № 53-ФЗ либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ. Указанное уведомление предоставляется федеральным органом исполнительной власти, с которым работник заключил соответствующий контракт.

2. Работодатель на основании заявления работника издает приказ о приостановлении действия трудового договора.

По мнению Роструда, мобилизованных работников не нужно включать в график отпусков, поскольку действие трудового договора с мобилизованными работниками приостановлено (информация с сайта онлайнинспекция.рф, вопрос от 21.10.2022 № 170911).

Статья 351.7 ТК РФ позволяет мобилизованному или добровольцу в течение 6 месяцев после возвращения на работу и возобновления действия трудового договора оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время. Стаж работы у работодателя не важен.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается период приостановления трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Вопрос:

Если в январе 2023 года прекращается действие срочного трудового договора с работником, нужно ли его включать в график отпусков?

Ответ:

Разъяснения по этому вопросу даны в Письме Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321.

Чиновники считают, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок действия трудового договора.

Вопрос:

Как внести изменения в утвержденный график отпусков на 2023 год, если трудовой договор с работником заключен после 16 декабря 2022 года?

Ответ:

По данному вопросу есть две точки зрения:

1. Внести изменения в утвержденный график отпусков работников на основании приказа о приеме на работу.

2. К действующему графику отпусков оформить приложение по унифицированной форме Т-7 (по форме, принятой в учреждении) и внести в него сведения об отпуске нового работника.

Поскольку по данному вопросу нет однозначной позиции, учреждение принимает решение по согласованию с учредителем: вносить изменения в график отпусков работников или оформить приложение к нему.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом – при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

По каким основаниям можно переносить отдых

Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:

Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.

Срочная командировка по производственной необходимости.

Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.

Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.

Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.

Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.

Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.

Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).

Руководство компании может самостоятельно сделать вывод относительно того, насколько основания для переноса отпуска являются значимыми и весомыми. Отказ работодателя в переносе времени отпуска является законным. Тогда сотрудник должен уйти в отпуск по графику, и тот не подлежит изменению.

Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать. Речь идет о следующих категориях работников:

• несовершеннолетних работниках;
• совместителях;
• сотрудницах перед декретным отпуском;
• мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
• имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
• отдельных категориях чернобыльцев;
• почетных донорах;
• супругах военнослужащих;
• усыновивших младенца до 3 месяцев;
• иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.

Особенности составления графика

В силу ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

При составлении графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

1. График отпусков на 2023 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2022 года. В этом году это суббота, соответственно, последним днем срока будет последний рабочий день накануне выходного. Это значит, что график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Однако отметим, что график отпусков может быть утвержден и раньше, так как ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

2. В 2023 году в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.08.2022 № 1505 «О переносе выходных дней в 2023 году» переносятся следующие выходные дни: с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля; с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая.

Длинные выходные ждут россиян также в феврале (23–26 февраля).

В 2023 году 8 марта выпадает на среду, и переносов в связи с этим праздником не будет.

В апреле–мае 2023 года работники будут отдыхать с 29 апреля по 1 мая в связи с празднованием Праздника Весны и Труда, а также с 6 по 9 мая в связи с празднованием Дня Победы.

В июне период отдыха в связи с празднованием Дня России продлится 3 дня (10–12 июня), а в ноябре в связи с празднованием Дня народного единства – с 4 по 6 ноября 2023 года.

Поскольку в законодательстве не утверждена и не описана процедура составления графика, приведем примерный порядок действий для его составления:

1. Сбор данных о планах на отпуск у сотрудников.

2. Обработка информации ответственным лицом.

3. Заполнение формы графика. Это может быть унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или форма, которую учреждение разработает самостоятельно

Важно, чтобы форма была утверждена руководителем учреждения

4. Согласование с профсоюзной организацией при необходимости.

5. Утверждение графика руководителем. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике. Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы Т-7.

6. Предоставление графика для ознакомления работникам.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет пре­дупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

До составления графика отпусков в целях исключения разногласий в ходе проведения проверки трудовой инспекцией рекомендуем ознакомиться с письмами Минтруда, в которых даны ответы на некоторые интересующие нас вопросы:

• от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893 (нужно ли включать в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком);

• от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895 (нужно ли включать в график отпусков работников-совместителей);

• от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800 (нужно ли включать в график отпусков работников, у которых не запланирован отпуск по причине использования его ранее).

Аналогичным образом чиновники Минтруда ответили и на вопросы о том, нужно ли отражать в графике не использованные работником отпуска за предыдущие годы (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850), а также о том, нужно ли фиксировать в графике конкретную дату предоставления отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Для чего нужен график отпусков

Необходимость документа очевидна. Работодателю график позволяет решать ряд организационных вопросов:

• осуществить контроль своевременного предоставления сотрудникам отпуска и не допускать, чтобы неиспользованные периоды накапливались;
• заранее оформить отпуск и вовремя начислить отпускные. Согласно ч.9 ст.136 ТК перечислить деньги нужно за 3 дня до ухода в отпуск;
• найти отпускнику замену для обеспечения бесперебойной работы.

Планирование графика отпусков помогает работникам заранее организовать свой отдых.

Так как график отпусков считается документом обязательным, его могут потребовать при проверке организации Рострудинспекцией. Если предприятие его не предоставит, то в соответствии со ст. 5.27 КоАП может быть взыскан штраф от 30 000 до 50 000 руб. с предприятия, а с должностного лица, либо индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 руб.

Наказания за нарушение графика отпусков Трудовой кодекс не предусматривает. Если наниматель отказывается отпустить работника на отдых по утвержденному графику, для него ст. 5.27 КоАП введена административная ответственность.

Обратите внимание: работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

• «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
• «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».

Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий.

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Недостоверность информации в графике

Составление графика отрусков

В коммерческие организации постоянно поступают на работу новые сотрудники или увольняются старые. Возникает ли при этом необходимость корректировать уже составленный график отпусков? Как правильно организовать работу предприятия, чтобы не возникало никаких претензий или замечаний у трудовых инспекторов в ходе проверок?

Как было сказано ранее, график отпусков будет утверждаться на следующий календарный год не позже, чем за две недели до завершения предыдущего. Однако, процессы, развивающиеся в компании, никогда не останавливаются на одном месте. При этом в Трудовом кодексе не существует конкретных указаний по этому вопросу. Также не разработана единая форма для составления графиков. Следует отметить, что именно для бухгалтеров этот факт является весьма актуальным и создает множество неудобств в процессе работы.

Стандартный график всегда должен содержать только актуальные данные относительно времени выхода каждого работника в отпуск. Если график оформлен неправильно, трудовые инспекторы в ходе проверки могут расценить этот факт как нарушение действующих положений трудового законодательства.

Также трудовые инспекторы уполномочены приостанавливать работу организации на период до 90 суток. Сотрудники, ответственные за соблюдение всех положений трудового законодательства, могут получить штраф, размер которого составит от 1000 до 5000 руб.

Следует учитывать, что на деле проверяющие сотрудники Роструда редко накладывают штраф на организацию. В большинстве случаев учредителю предоставляется возможность исправить выявленное нарушение и выдается соответствующее предписание. В случае невыполнения полученного предписания штрафные санкции гарантированно обеспечены. Осталось разобраться, как корректируется график отпусков.