Выплата материальной помощи сотруднику

Основные аспекты выплаты материальной помощи

Материальную помощь оказывают при возникновении у работников особых обстоятельств. Она является выплатой непроизводственного характера, не зависит от результатов деятельности учреждения и не связана с индивидуальными результатами работников. Соответственно, она не носит стимулирующий или компенсационный характер и не считается элементом оплаты труда. Ее основная цель — создание необходимых материальных условий для решения возникших у работника проблем. Кроме того, материальная помощь не может носить регулярный характер и выплачивается по заявлению работника, чаще всего в связи:

— с лечением;

— со смертью члена семьи работника;

— со смертью самого работника;

— с ущербом, причиненным какой-либо чрезвычайной ситуацией;

— с бракосочетанием;

— с рождением ребенка.

Уточним, что размер материальной помощи устанавливается руководством учреждения и определяется в зависимости от каждой конкретной ситуации и финансовых возможностей учреждения. При этом порядок оказания материальной помощи должен быть регламентирован локальным актом учреждения, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, многие учреждения при предоставлении ежегодного отпуска работникам выплачивают материальную помощь, которую гарантируют им наравне с другими выплатами. Такая выплата по своему смыслу будет единовременной, причем она должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте учреждения. В этом случае указанная выплата является элементом оплаты труда, так как связана с выполнением работником трудовой функции. То есть совершаемая при предоставлении ежегодного отпуска единовременная выплата не может признаваться материальной помощью, и значит, учитывается в расходах на оплату труда при исчислении налога на прибыль. Аналогичное мнение представлено в письмах Минфина РФ от 03.09.2012 N 03-03-06/1/461 и ФНС РФ от 26.06.2012 N ЕД-4-3/10421@, а также в Постановлении ФАС ДВО от 05.03.2012 N Ф03-379/2012.

Если материальная помощь является элементом оплаты труда и предоставляется работнику к ежегодному отпуску, то основанием для ее выплаты являются:

— заявление работника о предоставлении отпуска;

— приказ руководителя учреждения о предоставлении работнику отпуска и выплате материальной помощи в установленном размере.

Как получить материальную помощь

Процедура получения материальной помощи от работодателя определена в локальных документах организации-нанимателя. Нюансы могут отличаться в зависимости от статуса и вида выплаты, а также от принятого в компании, порядка выделения средств.

В основном процедура состоит из следующих этапов:

1. Ходатайство о выделении помощи. В некоторых случаях, когда дополнительные деньги получают все работники компании, либо обоснование для матпомощи известно руководству без заявления работника, этот этап пропускают.

Ходатайствовать о выплате может не только сам сотрудник (заявление), но и его непосредственный руководитель (служебная записка).

1. Рассмотрение возможности выдачи матпомощи. Заявление и пакет документов поступают на рассмотрение руководителю. Исходя из весомости причины и материальных возможностей фирмы, принимается решение о выделении средств или отказе в матпомощи.
2. Распоряжение о матпомощи. Этот этап не зависит от того, принимается ли решение о выделении средств по заявительному или беззаявительному принципу. Любой расход денег нанимателя возможен только после издания соответствующего распорядительного акта, как правило, приказа о выделении матпомощи конкретному работнику или группе сотрудников.
3. Выдача матпомощи. После разрешения руководства бухгалтерия оформляет соответствующие документы. В зависимости от принятого порядка выдачи зарплат персоналу, а также от вида помощи средства либо переводятся на счет работника в кредитной организации, либо выдаются через кассу предприятия. Помощь в виде продуктов или товаров получают на складе.
4. Отчет об использовании помощи. Этот этап обязателен только в том случае, когда нужно подтвердить расходование средств. Работнику, получившему материальную помощь нужно составить своеобразный отчет и приложить документы по каждому случаю расхода (чеки, договоры, квитанции и т. д.).

Заявление о предоставлении матпомощи

Для получения от нанимателя помощи в определенных жизненных обстоятельствах, работнику нужно написать заявление. Поскольку выделение того или иного вида материальной помощи событие достаточно рядовое, кадровики разрабатывают шаблоны этого документа.

Если шаблона или установленной формы заявления нет, то оно составляется в произвольном виде.

Нужно только соблюсти все обязательные реквизиты этого документа:

• указать руководителя, который отвечает за выдачу помощи;
• написать персональные данные сотрудника, нуждающегося в дополнительных средствах;
• обозначить обстоятельства, обосновывающие необходимость помощи;
• перечислить нужные документы (их оригиналы или копии прикладывают к заявлению).

Написать заявление можно следующим образом:

Директору ЗАО «Можевед»

Николайскому П. С.

Менеджера по сбыту

Кологуна В. Д.

Заявление

Прошу оказать мне материальную помощь в связи с предстоящим 03.10.2021 года бракосочетанием. К заявлению прилагаю копию заявления в органы ЗАГС с указанием даты события.

Кологун В. Д.    25.09.2021

Документы, необходимые для получения матпомощи

В большинстве случаев, работнику необходимо подтвердить свою нуждаемость в дополнительных средствах от работодателя или ситуацию, которая служит основанием для выделения денег или товаров.

Пакет необходимых документов зависит от конкретной ситуации, а также от положений внутренних нормативных актов организации-работодателя. Подойдут различные свидетельства, справки, заявления в сторонние организации.

При необходимости нужно будет подтвердить уже совершенные или будущие расходы. Эти документы понадобятся, если матпомощь имеет целевое назначение. Наниматель примет кассовые чеки с указанием конкретных товаров или услуг, договоры, накладные, квитанции и другие документы.

Корреспонденция счетов по выдаче материальной помощи в денежной форме (дебет счета 73-3)

----------------------------------------T--------------------¬¦   Содержание хозяйственной операции   ¦ Корреспондирующий  ¦¦                                       ¦        счет        ¦+---------------------------------------+--------------------+¦В качестве материальной помощи:        ¦                    ¦¦- выданы наличные из кассы             ¦        50-1        ¦¦- перечислены средства с расчетного    ¦         51         ¦¦счета на счет работника                ¦                    ¦¦- перечислены средства со специального ¦         55         ¦¦счета на счет работника                ¦                    ¦¦                                       ¦                    ¦L---------------------------------------+---------------------

Суммы оказанной материальной помощи согласно п. п. 2 и 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н, признаются внереализационными расходами. Для их учета предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Таким образом, расходы организации на предоставление материальной помощи своим работникам в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 91-2 в корреспонденции со счетом 73-3.

Если помощь признается доходом, облагаемым НДФЛ, операция по исчислению налога отражается по дебету счета 73-3 и кредиту счета 68-1 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

При наличии у работника — получателя материальной помощи обязанности уплачивать алименты операция по их удержанию отражается по дебету счета 73-3 и кредиту счета 76-5 «Удержание по алиментным обязательствам».

Суммы материальной помощи учитываются в составе расходов организации для целей формирования бухгалтерской прибыли (убытка), но не признаются для целей ее налогообложения. Согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н, расходы по оказанию материальной помощи признаются постоянными разницами, исключаемыми из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.

Постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница) — в данной ситуации на счете 91 (п. 6 ПБУ 18/02).

Возникновение постоянной разницы приводит к образованию постоянного налогового обязательства, которое равняется произведению постоянной разницы, возникшей в отчетном периоде, и ставки налога на прибыль, действующей на отчетную дату (п. 7 ПБУ 18/02).

Постоянные налоговые обязательства отражаются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки», субсчет 3 «Постоянное налоговое обязательство» в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 3 «Расчеты по налогу на прибыль».

В дальнейшем на сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, рассчитываемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка).

Таким образом определяется налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль (текущим налоговым убытком) (п. п. 20, 21 ПБУ 18/02).

Пример 11. В мае работнику организации оказана материальная помощь в размере 10 000 руб. в связи: ситуация 1 — со смертью отца; ситуация 2 — с юбилеем. По соглашению об уплате алиментов с доходов работника ежемесячно удерживается 25%. Стандартные налоговые вычеты работнику не предоставляются. Сумма выдана наличными.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

Д 91-2 — К 73-3 — 10 000 руб. — включена в состав внереализационных расходов организации сумма материальной помощи;

Д 99-3 — К 68-3 — 2400 руб. (10 000 руб. х 24%) — отражена сумма постоянного налогового обязательства;

Д 73-3 — К 68-1 — 780 руб. — удержан НДФЛ с суммы материальной помощи (ситуация 2);

Д 73-3 — К 76-5 — 2305 руб. — удержаны алименты (ситуация 2);

Д 73-3 — К 50-1 — 10 000 руб. — выдана материальная помощь работнику (ситуация 1);

Д 73-3 — К 50-1 — 6915 руб. — выдана материальная помощь работнику (ситуация 2).

Государственная материальная помощь

Государство также поддерживает определенные категории населения. Как правило, это те люди, чей доход незначителен и не покрывает даже повседневные бытовые нужды. К ним можно отнести малоимущих, семьи с несколькими детьми, инвалидов, пенсионеров, безработных и т. д.

Материальную помощь можно получить в виде:

• прямых выплат;
• субсидий;
• возмещения расходов;
• товаров или продуктов питания;
• различных льгот.

Основные получатели и пути использования средств определены в законе о соцпомощи. Некоторые виды госпомощи конкретизируются в нормативных актах по отдельным категориям граждан, например, в законе о соцзащите инвалидов. Кроме выплат, положенных на федеральном уровне, назначать отдельные виды социальной помощи могут и регионы.

В 2020 году появилось большое количество новых выплат для населения.

В связи с коронавирусной эпидемией, государству пришлось идти на дополнительные траты. Основную часть новых выплат получили семьи, воспитывающие несовершеннолетних детей, а также те россияне, которые потеряли работу или возможность заработка из-за вируса и карантина.

Но основанием для этих видов матпомощи служили именно чрезвычайные обстоятельства. Поэтому в законодательстве большинство выплат и не получили постоянного закрепления. Это значит, что в 2021 и последующих годах, они сохраняться не будут.

Матпомощь от государства выделяется по заявительному принципу.

Для того чтобы получить деньги или компенсацию расходов, нужно обратиться с заявлением в органы соцзащиты. Сделать это можно и в электронном виде.

Кроме заявления понадобятся документы, подтверждающие доходы и тот или иной статус гражданина. Полный перечень таких бумаг зависит от обстоятельств обращения за госпомощью.

Материальная помощь малоимущим семьям

К малоимущим гражданам, относятся те люди, чей совокупный семейный доход не позволяет каждому члену семьи иметь прожиточный минимум, установленный в регионе проживания. Причем в понятие дохода входит не только заработная плата.

При расчете дохода малоимущей семьи учитываются все источники получения денег — алименты, компенсации, пенсии, пособия, проценты по вкладам, дивиденды и т. д.

Матпомощь для этой категории населения может быть в виде доплат до необходимого минимума, субсидирования обязательных расходов (например, оплата коммуналки) или предоставления бесплатных услуг (проезд в общественном транспорте, медицина, лекарства).

Материальная помощь многодетным семьям

Государство заинтересовано в появлении новых граждан. Поэтому различные федеральные и региональные программы стимулируют рождаемость. В основном к многодетным семьям относятся те, где воспитывается от 3 несовершеннолетних детей. Однако, в некоторых регионах, где рождаемость традиционно высокая, статус многодетной семьи могут получить родители 5 и более детей.

Таким семьям положен не только материнский капитал в повышенном размере, но и периодическое предоставление различной материальной помощи в виде:

• прямых выплат (суммы зависят от региона проживания);
• выдачи продуктов и детского питания;
• помощи в сборе детей в школу;
• бесплатном или частично оплачиваемом посещении детских учреждений, кружков, спортивных секций;
• компенсации расходов на транспорт и коммунальные платежи;
• иных видов помощи.

Прежде, чем обращаться за матпомощью от государства нужно получить статус многодетной семьи. При выделении бюджетных средств необходимо предоставить различные документы. Их количество зависит от вида выплаты.

Материальная помощь для матерей-одиночек

Этот вид помощи положен не только матерям. За госвыплатами может обращаться единственный родитель, опекун, попечитель, независимо от пола и возраста.

Конкретный перечень выплат зависит от наличия или отсутствия дополнительного статуса неполной семьи (воспитание ребенка-инвалида, малоимущность, многодетность и т. д.).

Как и в предыдущих случаях за бюджетными выплатами нужно обращаться в соцслужбы с заявлением. К нему прикладывают документы, подтверждающие обстоятельства, способствующие получению госпомощи.

Что нужно знать о налогообложении прибыли?

Материальная помощь в составе прочих расходов формирует прочий финансовый результат (как правило, это убыток от разовых операций, не связанных с производством). При налогообложении прибыли не учитываются в составе налоговых расходов суммы любой материальной помощи, выплачиваемой работодателем работникам (п. 23 ст. 270 НК РФ). В связи с этим возникнет разница между учетом и налогообложением, с которой начисляется постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Если вернуться к условиям примера, то его нужно дополнить следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено ПНО с неучитываемых затрат (100 тыс. руб. x 20%)	99	68	20 000
Отражено сальдо прочих расходов (убыток)	99	91	100 000

Исключением из обозначенных правил налогообложения и учета может являться только материальная помощь, выплачиваемая работнику к отпуску.

Единовременные выплаты работникам при предоставлении им ежегодного отпуска, предусмотренные трудовым договором (либо если в нем имеется соответствующее указание на коллективный договор), зависят от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины. То есть фактически они связаны с выполнением физическим лицом его трудовой функции, являются элементом системы оплаты труда, а не материальной помощью по смыслу ст. 270 НК РФ. Такие единовременные выплаты работникам организации могут уменьшать базу по налогу на прибыль в соответствии со ст. 255 НК РФ.

Напоминаем: данную логику из Письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43912 можно применить к выплатам к отпуску, которые фактически являются не мерами социальной поддержки, а дополнительным вознаграждением сотрудника. Поэтому их называть материальной помощью не совсем корректно. Но практика показывает, что работодатель чаще именно так и называет дополнительное вознаграждение к отпуску, которое, в отличие от премии, выплачивается всем работникам, написавшим заявления. Предостерегаем от применения упомянутого выше разъяснения чиновников в данном случае.

Возникает еще один вопрос: нужно ли под материальную помощь к отпуску формировать в бухгалтерском учете резервы, как делается в отношении отпускных? Если в положении о выплате материальной помощи сказано, что она определяется кратно вознаграждению работника и в отношении разных сотрудников, то по экономической сути такая помощь схожа с отпускными. Правда, они полагаются работнику согласно трудовому законодательству, в то время как матпомощь к отпуску предусматривается во внутренних нормативных актах.

Для целей признания оценочных обязательств не важно, на каком основании сотруднику полагается выплата. Главное — чтобы она имела обязательный характер (п

4 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»). Подтверждать его могут не только требования законодательства, но и сформировавшаяся в организации практика, закрепленная в локальных нормативных актах (положениях об оплате труда, о выплате материальной помощи). Поэтому матпомощь к отпуску может быть отражена в составе оценочных обязательств, причем рекомендуем бухгалтеру во избежание путаницы отразить ее как дополнительное стимулирование сотрудников, а не как оказание матпомощи. Тогда такое стимулирование можно даже включить в себестоимость изготавливаемой продукции, но выплата точно не будет считаться материальной помощью. Не станем показывать соответствующие проводки, чтобы не путать читателя.

* * *

Материальная помощь означает адресную поддержку нуждающихся в ней работников предприятия. Главное, чтобы источники финансирования материальной помощи включали в себя не только собственные средства предприятия, но и средства профсоюза, а также имелись иные (внешние) источники.

Причем злоупотреблять, таким образом стимулируя работников, не стоит, поскольку при определенных условиях (например, при систематическом характере выплаты) материальная помощь может быть переквалифицирована в вознаграждение за исполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими налоговыми и иными последствиями.

Март 2017 г.

Дополнительно

Следует отметить, что денежное пособие не является долгом руководителя, а факт написания заявления, указание суммы ожидаемой помощи, а также сами обстоятельства, послужившие причиной для обращения, не порождают обязательств руководителя удовлетворить просьбу. Величина пособия, указанная в заявлении, может служить только в качестве ориентира для нанимателя. Конечную сумму устанавливает начальник, исходя из финансовой ситуации на предприятии и сложности обстоятельств заявителя. Если руководитель решает удовлетворить просьбу, составляется соответствующий приказ. На основании него заявитель получит денежную сумму в кассе предприятия.

Положение о материальной помощи

Порядок выплаты материальной помощи на предприятии, суммы, основание для выплат, а также их сроки и виды материальной помощи устанавливаются администрацией предприятия и прописываются в коллективном договоре либо в приказе руководителя. При этом понятие материальной помощи и случаи, при которых она может оказываться, должны быть сформулированы предельно точно, размытые определения («в целях социальной защиты», «в других случаях» и так далее) не допускаются – поскольку налоговые службы могут заподозрить руководство организации в попытке снизить налоговую базу.

Порядок выплаты

Обычно материальная помощь работникам предоставляется по их заявлениям с приложенными к ним соответствующими документами. Например, если сотрудник просит финансовую помощь на похороны родственника, к заявлению он должен приложить свидетельство о смерти. Подобные выплаты осуществляются в индивидуальном порядке, они не могут носить постоянный характер и компенсировать затраты. Также материальная помощь не зависит от деятельности организации, оплаты труда и трудовых заслуг работников. Она не может носить стимулирующий характер (как, например, премирование).

Приказ о выплате

Если руководитель, прочитав заявление работника и ознакомившись с документами, принимает положительное решение, издается отдельный приказ по предприятию с точным указанием суммы и срока выплаты. В приказе также должны быть названы ФИО лица, которому предназначена материальная помощь, основание (причина) и ссылка на документ, который утверждает порядок и размер подобных выплат на предприятии. Также обязательно должны быть указаны источники, из которых именно выплачивается помощь (за счет текущей прибыли, за счет прибыли прошлых лет или помощь признается частью оплаты труда).

Бухгалтерский учет

Финансовая помощь может быть перечислена по безналичному расчету на указанный счет или выдана в кассе организации наличными. Во втором случае она начисляется вместе с заработной платой и фиксируется в ведомости или же выдается на руки отдельно и оформляется расходным кассовым ордером.

Материальная помощь учитывается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если помощь выплачивается одному из бывших работников или родственникам сотрудника (например, в случае похорон или затратного лечения), ее необходимо учитывать по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Дебет отражается в зависимости от источника выплаты:

• дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – если финансовая помощь выплачена за счет прибыли прошлых лет;
• дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» – если выплата производится за счет текущей прибыли;
• дебет счетов учета затрат 20, 26, 44 – если материальная помощь проходит как часть оплаты труда (что должно быть отражено в документах организации).

Случаи оказания материальной помощи на работе

Материальная помощь – это выделение нанимателем денежных средств либо вещей, продовольствия или услуг безвозмездно на добровольной основе. Эта благотворительная акция не имеет отношения к производству, величине заработной платы, характеристике специалиста по работе, уровню выполнения должностных обязанностей.

Материальная помощь оказывается сотрудникам в сложной ситуации

Получить ее имеет право каждый член коллектива, а также бывшие работники или их родственники в случаях, определенных коллективным договором или трудовым контрактом. Виды помощи можно условно обозначить таким образом:

• финансовая;
• товарами (продуктами, одеждой, обувью и др.);
• бесплатное предоставление организацией услуги (выделение транспорта, трактора для обработки участка и др.);
• целевая, когда выделенные средства расходуются по конкретному случаю в жизни получателя помощи. К заявлению прикладываются подтверждающие материалы, необходимые справки. Это может быть рождение ребенка, свадьба, похороны, на лечение, юбилей, выход на заслуженный отдых либо на группу по инвалидности и т.д.;
• нецелевая, в случае, когда доход каждого члена семьи работника ниже прожиточного минимума,  срочно необходима финансовая поддержка, которая тратится по усмотрению заявителя.

Какие предусмотреть меры поддержки, размер и периодичность их оказания,  определяет наниматель. Все это систематизируется в Положении об оказании материальной помощи, которое утверждается вместе с коллективным договором и прилагается к нему или узаконивается локальным нормативным актом (приказом руководителя). Причем здесь может быть предусмотрена и помощь бывшим сотрудникам, их семьям.

Подобная регламентация освобождает главного бухгалтера от согласования каждого заявления с директором. Приказ готовится в соответствии с утвержденным документом и кладется на подпись руководителю.

Член коллектива должен знать содержание Положения, лично написать заявление, указывая причину, по которой он просит оказать помощь и приложить к заявлению необходимые документы или их копии для подтверждения.

Образец заявления

Виды материальной помощи

Законодательством в отношении работодателя не предусмотрена такая мера, как материальная помощь сотруднику. Но это возможно делать собственными внутренними уставными актами организации. Чаще всего в качестве матпомощи предпочитают выплачивать денежные средств, и их размер устанавливается самим главой компании.

Величина может являться фиксированной суммой или составлять какой-либо процент, часть от заработной платы, вплоть до 100-процентного размера или совокупность из нескольких окладов. В каких случаях выплачивается материальная помощь работнику:

• в случае появления ребенка;
• при заключении брака;
• по причине травм или болезней, в том числе приобретенных вне трудовой занятости;
• по причине смерти родственника;
• при утрате жилья или имущества по обстоятельствам, независимым от человека;
• по причине смерти самого сотрудника и т. д.

К случаям, когда положена материальная помощь, относится:

• проживание одиночное;
• инвалидность;
• неполная семья и отсутствие дополнительных доходов;
• временное отсутствие заработка у мужа (жены).

Надо отметить, что материальная помощь сотрудникам, согласно закону, не является обязательной, также ее размер не прописан ни одним законодательным и правовым актом. Для получения сведений о возможности получения денежной поддержки и как правильно написать заявление в конкретной организации необходимо обращаться в бухгалтерию на работе, также подобная информация может быть прописана в трудовом соглашении. Рабочий может полагаться на такие виды материальной помощи на предприятии, как:

• единоразовая (зависит от периодизации предоставления);
• целевая (связана с определенной целью обеспечения);
• нецелевая (из-за тяжелого положения);
• денежная или иная, зависящая от вида выплаты.

Матсодействие облагается НДФЛ как доходная часть бюджета гражданина за исключением некоторых случаев, и подразумевает единовременную выдачу денег или определенных товаров. Оно носит характер непроизводственный, т. е. не касается процесса деятельности организации или работника. Последний, в свою очередь, вправе претендовать на матпомощь на работе, заранее подготовив заявку на оказание содействия и дождавшись соответствующего приказа. О том, как написать заявление на материальную помощь, какая документация для этого необходима, рассмотрим чуть позже.