Как проводится инвентаризация финансовых обязательств в бюджетной организации

Меры, предпринимаемые по результатам проверки

По окончании проверки материалы передаются руководителю на утверждение. Датой окончания проверки служит день подписания документов руководителем предприятия. Полученные данные служат основанием для принятия решения по полученным результатам инвентаризации.

Данные, выявленные в ходе проверки	Принимаемые меры
Получены показатели полного соответствия результатов проверки с учетов	Действия не принимаются
Актив, созданные или приобретенный после 2001 года, не отвечает требованию исключительности	Отнести затраты на текущие расходы или счет 97 «Расходы будущих периодов», если использование актива предполагается длительное время
Выявлен актив, не включенный в данные бухгалтерского учета	Сведения из описи и ведомости служат основанием для постановки объекта НМА на учет
Выявлен полученный на время объект с истекшим сроком действия договора	Оформляется акт на списание
Определен объект НМА с моральным износом
Выявлена недостача НМА, полученная за счет действий или бездействия виновных лиц	После документального подтверждения виновников недостачи убыток списывается за счет ответственных лиц.
Выявлена недостача НМА, виновные лица по которой не установлены	Недостача списывается на финансовые результаты

С какой периодичностью проводится экспертиза?

Организация обязана обеспечить проведение процедуры в следующих случаях:

• Перед формированием бухгалтерской отчетности. В документе фиксируется проверка всего имущества, кроме того, которое проверялось с 1 октября отчетного года.
• Смена лиц, ответственных за материальные активы компании. В этом случае проверяется только та собственность, которая была доверена ответственному сотруднику.
• Порча или хищения собственности компании.
• Стихийное бедствие, пожары или другие чрезвычайные происшествия.
• Ликвидация или реструктуризация компании.

Плановая инвентаризация проводится каждый год.

Когда проводится инвентаризация финансовых активов

Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.

По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:

• смена материально ответственного лица;
• факт хищения или порчи;
• стихийное бедствие;
• передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
• реорганизация или ликвидация учреждения;
• формирование годовой отчетности;
• по порядку, указанному в учетной политике;
• иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.

В отношении автономных и бюджетных учреждений регламентированы обязательные сроки осуществления инвентаризации — 1 июля, 1 октября, а также 1 января года, идущего за отчетным. Эти требования установлены на основании п. 69 Инструкции, регламентированной Приказом Минфина № 33н, в котором указана обязанность учреждений предоставлять распорядителю информацию по задолженностям, которая в свою очередь выявляется по итогам инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Инвентаризация нематериальных активов хозяйствующей единицы

Замечание 1

Проверка наличия и сохранности НМА экономического субъекта является основной задачей инвентаризации, она способствует росту уровня контроля за сохранностью таких активов и увеличению эффективности их использования.

Календарный план-график проведения инвентаризации объектов нематериальных активов утверждается руководством экономического субъекта (как правило, инвентаризация проводится по окончанию полугодия), однако, согласно регламентирующих документов такого рода инвентаризация должна быть обязательно проведена в четвертом квартале отчетного года – перед формированием и подписанием годовой финансовой отчетности хозяйствующей единицы.

Инвентаризация нематериальных активов, как и других активов экономического субъекта, осуществляется с привлечением специализированной инвентаризационной комиссии, как правило, состоящей из трех человек, один из которых назначается председателем комиссии. Лица, ответственные за сохранность нематериальных активов, перед инвентаризацией подготавливают служебные записки, в которых отражается следующая информация:

• Сроки полезного использования и списания объектом НМА;
• Период оприходования объектом НМА, их постановки на учет;
• Движение нематериальных активов (перемещение между структурными подразделениями, выбытие и т.д.).

Такие служебные записки передаются инвентаризационной комиссии для дальнейшего ознакомления и принятию к сведению в рамках осуществления инвентаризации.

Также в рамках проведения инвентаризации инвентаризационной комиссией проверяется вся первичная документация, имеющая отношение к объектам нематериальных активов.

Результаты инвентаризации объектом нематериальных активов хозяйствующей единицы оформляются аналогично результатам инвентаризации прочих активов (запасов, денежных средств и т.д.). Оформление результатов осуществляется согласно требованиям соответствующих методических указаний.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.

Порядок проведения инвентаризации

Приказ руководителя организации о проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации должен быть издан Приказ руководителя организации о проведении инвентаризации. Такой приказ может быть издан по разработанной вами форме или по унифицированной форме N ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации» (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

В приказе о проведении инвентаризации указываются:

— перечень проверяемых активов и обязательств;

— даты начала и окончания инвентаризации;

— кому поручается проведение инвентаризации (постоянно действующей инвентаризационной комиссии или рабочей инвентаризационной комиссии), с указанием ответственных лиц.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Проведение инвентаризации

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8. Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).

Проводить выверку дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется путем подписания с каждым контрагентом Акта сверки взаимных расчетов, который составляется с каждой организацией, у которой и перед которой есть задолженность.

Следует отметить, что подписание Акта сверки взаимных расчетов сторонами является не просто формальностью. Согласно ст. 203 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Подписание Акта сверки взаимных расчетов означает признание сторонами существующей задолженности и срок исковой давности начинает течь заново (Письмо Минфина России от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, Письмо ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 и др.).

То же касается и Акта сверки расчетов с налоговым органом. Подписание такого акта налогоплательщиком означает признание указанной в акте недоимки. Так, абз. 3 п. 22 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.06.2006 N 25 указывает:

Протокол заседания инвентаризационной комиссии

По итогам инвентаризации следует провести заседание инвентаризационной комиссии, по итогам которого оформляется Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Унифицированной формы протокола не утверждено, поэтому его форму следует разработать самостоятельно. В протоколе указывается время проведения заседания, состав присутствующих, проведенный объем и результаты инвентаризации.

Протокол подписывается участниками заседания и передается на рассмотрение руководителю организации.

Отражение результатов инвентаризации в отчетности

Результаты инвентаризации активов и обязательств, проводимой перед составлением годовой отчетности, должны быть отражены в годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Факт проведения годовой инвентаризации отражается в текстовой части разд. 5 «Прочие вопросы деятельности учреждения» пояснительной записки к балансу учреждения (ф. 0503160, 0503760) (далее – пояснительная записка).

В таблице 6 пояснительной записки приводятся результаты инвентаризации в части выявленных расхождений. При отсутствии расхождений по результатам инвентаризации, проведенной в целях подтверждения показателей годовой бухгалтерской отчетности, таблица 6 не заполняется.

В отношении убытка от обесценения актива, признанного или восстановленного в течение отчетного периода, в пояснениях раскрывается следующая информация (п. 32 ФСБУ «Обесценение активов»):

• события и обстоятельства, которые привели к признанию или восстановлению убытка от обесценения актива;

• сумма признанного или восстановленного убытка от обесценения актива;

• группа, к которой относится актив, если предоставление такой информации предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• методы, использованные для определения справедливой стоимости при проведении теста на обесценение.

Также раскрытию в бухгалтерской отчетности подлежит информация об объектах основных средств, не соответствующих критериям признания их активами (п. 8 ФСБУ «Основные средства»).

Обратите внимание: в случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты (Письмо Минфина РФ № 02-06-07/2736, Федерального казначейства № 07-04-05/02-932 от 21.01.2019).

Проверка НМА на предмет обесценения. Пример

Предприятия часто инициируют инвентаризацию перед проведением переоценки НМА или группы активов. Основанием для переоценки служит несоответствие оценки активов реальной рыночной стоимости. После переоценки активы учитываются по справедливой стоимости. Переоценке подлежит первоначальная стоимость и начисленная амортизация НМА. В результате переоценки производится дооценка или уценка активов.

Возможность проведения переоценки утверждается в учетной политике. Предприятия, проводящие переоценку, обязаны в дальнейшем проводить ее регулярно. Изменение стоимости и начисленной на дату амортизации производится с применением коэффициента, выведенного на основании сопоставления цен. НМА уникального характера (патенты, торговые марки и аналоги) не подлежат переоценке стоимости в связи с отсутствием сравнительных образцов.

Пример переоценки актива после инвентаризации

Рассмотрим пример переоценки актива после проведения инвентаризации, в ходе которой была рассмотрена экспертная оценка рыночной стоимости актива.

Организация ООО «Конкорд» провела инвентаризацию НМА, по результатам которой было принято решение по дооценке стоимости объекта «Искра» – зарегистрированного программного обеспечения. Переоценка производилась впервые, других объектов на балансе не числится. Остаточная стоимость объекта на момент дооценки составляет 50 000 рублей с начисленной амортизацией 5 000 рублей. Рыночная стоимость оценена в 60 000 рублей (коэффициент 1,2).

Действие	Расчет	Проводка
Переоценка первоначальной стоимости	55 000 х 1,2 = 66 000 рублей
Дооценка стоимости	66 000 – 55 000 = 11 000 рублей	Дт 04 Кт 83 – 11 000
Переоценка амортизации	5 000 х 1,2 = 6 000 рублей
Дооценка амортизации	6 000 – 5 000 = 1 000 рублей	Дт 83 Кт 05 – 1 000
Подсчет остаточной стоимости	66 000 – 6 000 = 60 000 рублей

Ответы на часто задаваемые вопросы по инвентаризации НМА

Приведем ответы на часто задаваемые вопросы:

Вопрос №1. Имеют ли право материально ответственные лица выразить несогласие с описью инвентаризации НМА.

Материально ответственные лица вносят запись в конце инвентаризационной описи. В тексте указывается о том, что проверка проводилась в их присутствии. В тексте допускается указание возражений на действия лиц из состава комиссии.

Вопрос №2. Допускаются ли исправления неверных записей в материалах инвентаризации?

Исправления, допущенные при заполнении описи, исправляются с заверением новой записи всеми членами комиссии. Корректировка производится во всех экземплярах.

Вопрос №3. Сколько описей составляется в результате проведения инвентаризации НМА?

При проверке состояния НМА данные формируются отдельно по собственным объектам, полученным на время для ответственного хранения и переданным в аренду.

Вопрос №4. Какие объекты исключаются из состава НМА при инвентаризации как не давшие результата?

В ходе ревизии НМА комиссия должна выделить средства, не подлежащие учету в качестве активов нематериального свойства. Исключаются разработки НИОКР, не давшие результата, научные разработки, не получившие документального оформления и финансовые вложения в неэффективные разработки.

Вопрос №5. Проводится ли инвентаризация активов, подготовленных к выбытию путем списания?

Объекта НМА, числящиеся на момент начала проведения инвентаризации, подлежат проверке, равно как и другие средства, состоящие на балансе. Для учета выбывающих активов составляется отдельная опись с указанием причин списания.

Особенности проведения

Кроме плановой инвентаризации перед годовым отчетом, ее требуется проводить в таких ситуациях как:

• Передача, выкуп и продажа имущества.
• Обнаружение фактов пропажи, порчи или хищения.
• Замена материально ответственного сотрудника.
• Перед ликвидацией или реорганизацией компании.
• После возникновения чрезвычайных ситуаций.

Бланки и формы

Для облегчения процедуры инвентаризации и упрощения возможностей интеграции ее итогов в принятую систему отчетности были разработаны специальные формы по фиксации ее результатов:

• ИНВ 1 (ИНВ 1а) – опись ОС и НМА.
• ИНВ 2 – инвентарярлык.
• ИНВ 3 – опись ТМЦ.
• ИНВ 4 – акт на ТМЦ.
• ИНВ 5 – опись ТМЦ на хранении.
• ИНВ 6 – акт на ТМЦ в дороге.
• ИНВ 8 (ИНВ 8а) – акт на драгметаллы (драгметаллы в составе узла или изделия).
• ИНВ 9 – акт на драгкамни.
• ИНВ 10 – акт на незавершенные ОС.
• ИНВ 11 – акт на расходы предстоящих периодов.
• ИНВ 15 – акт по «наличке».
• ИНВ 16 – опись документов строгой отчетности и ценных бумаг.
• ИНВ 17 – акт по расчетам фирмы с дебиторами и кредиторами.
• ИНВ 18 – заполненная сличительная ведомость по ОС.
• ИНВ 19 – заполненная сличительная ведомость по ТМЦ.
• ИНВ 22 – приказ на инвентаризацию.
• ИНВ 23 – журнал по контролю за выполнением инвентаризации.
• ИНВ 24 – акт на контрольную проверку проведения инвентаризации ценностей.
• ИНВ 25 – журнал учета вышеупомянутых проверок.

Инвентаризация товаров на складе в 1С:Упрощенка показана в данном видеоролике:

Сроки

Срок проведения устанавливается соответствующим приказом, но в соответствии со следующими нормативными требованиями:

• Итоговая инвентаризация в период с 1.10 по 31.12.
• При замене материально ответственного – в день передачи дел.
• При хищениях, порче или стихийных бедствиях – в день, установленный руководителем.
• При ликвидации или реорганизации – до составления ликвидационного баланса.
• Во всех остальных случаях – по решению руководства.

Выявленные несоответствия

Проведенная инвентаризация может выявить несоответствие фактического наличия МЦ их учетной величине двух видов:

• Излишки.
• Недостача.

В любом случае обнаруженные расхождения подлежат регистрации в бухучете.

Излишки:

• Регистрируются в периоде, когда проводилась инвентаризация (по дате).
• К учету принимаются: объекты ОС, ТМЦ, материальные запасы, денежные средства и активы.
• Материальные излишки засчитываются по рыночной стоимости.

Недостача:

• В пределах норм на естественную убыль включают в расходы.
• При превышении списывают на материально ответственного сотрудника для взыскания.
• Если взыскать по каким-то причинам не удается, то недостача включается в прочие расходы.
• Допускается в отдельных случаях погашение нехватки имущества за счет пересортицы (только для товаров одного наименования).

Для отражения получившегося несоответствия в 1С надо будет создать специальный документ на страничке инвентаризация товаров. Для этого:

• При оприходовании излишков из списков создать на основании, выбрать оприходование товара. Затем заполнить появившийся на экране документ в ручном или автоматическом режиме.
• При списании выбирают пункт списание товаров и заполняют появившийся документ.
• Для распечатки документов выбирают кнопку накладная на оприходование (списание) товара.

Описание процесса инвентаризации в Управлении торговлей 11 вы найдете в видео ниже: