Как оформить акт сверки
Акт сверки — это таблица со списком хозяйственных операций: отгрузок, поставок, платежей. Его составляют на основании данных из учетных программ, а также документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ. Правую часть заполняют данными инициатора сверки, левую — контрагента.
Чаще всего инициатор сверки сам заполняет обе части документа, распечатывает акт в двух экземплярах и подписывает. Право подписывать акты имеет директор или сотрудник с доверенностью, в которой прописано право признавать долги компании. Можно дополнительно заверить акт печатью, если она есть у организации.
Единой формы для акта сверки не существует. Его можно взять из учетной программы, например 1С, составить в Excel или гугл-таблицах.
Акт сверки, готовый к отправке контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. В противном случае пришлет протокол разногласий или акт сверки с его данными
Удобно воспользоваться шаблоном, который предлагают учетные программы. ИП и компании с расчетным счетом в Тинькофф Бизнесе могут создать акт сверки за пару кликов в личном кабинете.
На главной в личном кабинете Тинькофф Бизнеса нужно выбрать «Выставление счета». Затем нажать кнопку «Создать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Получив акт, контрагент сверяет его со своими данными, и если разногласий нет, то подписывает и отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя. На этом работа по сверке заканчивается.
Акт можно направить и через систему электронного документооборота, заверив квалифицированной электронной подписью, или просто с почтового ящика. Каким образом стороны обмениваются электронными документами, с какого адреса их отправляют и какой подписью заверяют, обычно прописывают в договоре.
Как безопасно обмениваться сканами
Бывает так, что конечные суммы у контрагентов разные. Это может случиться из-за ошибки в учете, когда внесли не все документы. В этом случае стороны начинают вторую сверку, запрашивают недостающие документы и выясняют, где ошибка. Если вторая сторона не признает долг, можно составить досудебную претензию. Если и это не помогло — обратиться в суд.
Акт сверки и гарантийное письмо как признание долга
При отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись. 12. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, проверка которых проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в течение пятнадцати дней с даты получения акта проверки вправе представить в соответствующие орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений. При этом юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля. Указанные документы могут быть направлены в форме электронных документов (пакета электронных документов), подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица. (в ред. Федерального закона от 13.07.2015 N 263-ФЗ)
Как провести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете контрагента
Ситуация 1: организация реализует продукцию. В поступившем от контрагента акте сверки не отражены документы продавца по отгрузкам в адрес покупателя.
Продавец должен убедиться, что он отразил выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями, прописанными в договоре. Если все сделано правильно, то стоит проверить, передавались ли документы контрагенту.
Если документы были своевременно отправлены партнеру, необходимо внести неотраженный документ в АС. Акт должен быть подписан с расхождениями.
При обнаружении проблем необходимо их устранить. Далее документ либо будет включен в АС расчетов, либо продавец согласится с суммами, предоставленными покупателем.
Ситуация 2: организация выполнила работу, но отражение оплаты за нее отсутствует в акте сверки, присланном заказчиком.
Порядок действий в этом случае будет следующим:
- Необходимо проверить дату, которой заказчик подписал акт выполненных работ.
- При отсутствии экземпляра акта, подписанного обеими сторонами, необходимо уточнить был ли акт отправлен заказчику.
- После этого делаются выводы. Обороты могут быть добавлены в акт сверки заказчика, который подписывается с разногласиями. Либо организация соглашается с суммами, предоставленными контрагентом.
Требования к акту сверки как основанию для перерыва срока исковой давности
Анализ судебной практики показывает, что далеко не любой произвольно составленный акт сверки расчетов может быть расценен как действие, свидетельствующее о признании долга должником. Рассмотрим основные спорные моменты.
Подпись должностного лица. Согласно п. 1 ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие от его имени в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Несмотря на то что акт сверки не является сделкой, в результате которой организация приобретает гражданские права и принимает обязанности, тем не менее в любом случае признание долга организацией осуществляется через действия конкретных лиц, выступающих от имени организации. Имело ли конкретное лицо право признавать долг организации, следует выяснить путем изучения учредительных документов, доверенностей (к примеру, такие доверенности могут быть выданы руководителям филиалов компании). Поэтому, если акт сверки расчетов подписан единоличным исполнительным органом юридического лица (руководителем), никаких вопросов не возникнет. Одновременно очень часто на актах сверки стоит подпись только бухгалтера или главного бухгалтера (это лицо отвечает за достоверность данных акта сверки). Можно ли считать, что такой акт сверки свидетельствует о признании долга? Закон не дает однозначного ответа на этот вопрос, а правоприменительная практика неоднородна. Так, ранее суды в большинстве случаев считали, что по умолчанию (в отсутствие специальных указаний в доверенности) у бухгалтера нет подобных полномочий, подписанный им акт сверки не прерывает срок исковой давности (Постановления ФАС ВВО от 23.09.2011 по делу N А79-12329/2010, ФАС МО от 18.04.2012 по делу N А40-47123/11-32-389, ФАС ПО от 04.08.2011 по делу N А55-17884/2010). Сейчас такие примеры тоже есть (см. Постановления ФАС МО от 28.03.2014 N Ф05-973/2014, от 06.11.2013 по делу N А40-172136/12-59-1599, АС СКО от 12.12.2014 по делу N А32-6403/2014, АС ЦО от 20.11.2014 по делу N А35-11365/2013).
Однако стали появляться судебные акты с противоположными выводами. Арбитры опираются на абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ (статья посвящена регулированию совершения сделок представителем): полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель. Как разъяснено в п. 21 Постановления N 15/18, совершение работником должника действий по исполнению обязательства, свидетельствующих о признании долга, прерывает течение срока исковой давности при условии, что эти действия входили в круг его служебных (трудовых) обязанностей или основывались на доверенности либо полномочие работника на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой он действовал. Несмотря на то что здесь говорится о совершении действий по исполнению обязательства, а подписание акта сверки нельзя квалифицировать именно так, некоторые суды считают возможным обосновать свой вывод ссылкой на эту цитату. Так, в Постановлении от 05.11.2014 по делу N А43-4944/2014 арбитры АС ВВО, опираясь на положения Закона о бухгалтерском учете, пришли к выводу, что именно на главного бухгалтера возложена функция по контролю за исполнением обязательств, следовательно, в силу своих служебных обязанностей именно он подписывает акты сверки. Аналогичное заключение представлено в Постановлениях ФАС СЗО от 28.05.2013 по делу N А56-2033/2012 и ФАС ПО от 28.05.2013 по делу N А57-10861/2012.
Кстати, нельзя забывать и о возможном одобрении руководителем организации действий бухгалтера по признанию долга путем подписания акта сверки. К примеру, в Постановлении от 30.04.2014 по делу N А15-1776/2013 судьи ФАС СКО оценивали акты сверки, подписанные бухгалтером, не имевшим полномочий признавать долг от имени организации, и мировые соглашения, подписанные позднее директором (на те же суммы), в совокупности. Эти документы дополняли друг друга, поэтому и акты сверки, составленные ранее, были признаны прерывающими течение срока исковой давности.
Важный момент. Вопрос о том, можно ли считать подписанный бухгалтером акт сверки действием, прерывающим течение срока исковой давности, является спорным. Поэтому предприятию-кредитору целесообразно позаботиться о получении на акте сверки подписи руководителя контрагента, к примеру, оставив соответствующее поле в акте, направляемом должнику.
Как следует составлять акт сверки или гарантийное письмо?
В указанных документах недостаточно просто признать наличие задолженности в определенном размере, необходимо прямое указание на договор и первичные документы (товарные накладные) с указанием их номера и даты.
Акт сверки или Гарантийное письмо должны ясно определять сторону сделки. Указание только на их наименование недостаточно, поскольку действующее законодательство не препятствует регистрации юридических лиц с одинаковыми наименованиями. Для более качественной индивидуализации дополнительно следует указывать как минимум ИНН стороны. Получать гарантийные письма следует с собственноручной подписью уполномоченного контрагентом лица.
Принимают ли суды документы как доказательство долга?
Вот некоторая судебная практика по принятию\не принятие судом актов сверок и гарантийных писем как доказательств признания долга:
Подписание Акта сверки должником является совершением обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга. После подписания сторонами такого акта, срок исковой давности начинает течь заново (письма УФНС России по г. Москве от 17.04.2007 № 20-12/036354, ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, Определение ВАС РФ от 29.01.2013 N ВАС-18503/12 по делу N А40-55203/11-148-475,ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 08.10.2009 № А56-33569/2008, Постановление ФАС Московского округа от 30.06.2009 N КГ-А40/5726-09 по делу N А40-74675/08-81-678).
Суд может не расценить как признание долга Акт сверки, подписанный не уполномоченными на то лицами:
главным бухгалтером (Постановления ФАС МО от 26.02.2010 N КГ-А40/507-10; ФАС ЗСО от 22.07.2009 N Ф04-4295/2009, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2010 по делу № А32-15192/2008, Постановление ФАС ДВО от 16.02.2009 N Ф03-250/2009).;
заместителем директора (Постановление ФАС МО от 05.04.2010 N КГ-А40/2402-10);
заместителем коммерческого директора (Постановление ФАС ПО от 26.04.2010 по делу N А65-15439/2009);
начальником юридического отдела (Постановление ФАС СКО от 07.12.2006 N Ф08-5830/2006).
Аналогичные выводы следуют из Определения Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 октября 2011 года N ВАС-13029/11 по делу N А40-107552/10-39-969, Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 14 ноября 2011 года N ВАС-1951/10 по делу N А72-199/2009, Определение ВАС РФ от 31.01.2011 N ВАС-211/11 по делу N А32-15192/08-21/191-09-16/158).
В Акте сверки должны быть ссылки на обязательства, на основании которых образовалась задолженность, например на договор, товарные накладные, иные документы.
(Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.11.2010 № А75-13611/2009 ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 № А31-3047/2009, Центрального округа от 19.03.2010 № Ф10-530/10).
Товарная накладная в совокупности с Актом сверки взаиморасчетов, подписанным сторонами, подтверждает факт поставки товара.
Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23.04.2010 по делу N А63-7114/2009, Определение ВАС РФ от 09.06.2010 N ВАС-6777/10 по делу N А44-4331/2009,
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.01.2007 N Ф04-5085/2006(29988-А75-21) по делу N А75-3506/2005
Гарантийное письмо может рассматриваться как доказательство признания Клиентом долга перед Компанией и обязательства об оплате товара в указанный срок
(Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.01.2013 по делу N А32-17974/2011):
…спорные накладные отражены в подписанном предпринимателем акте сверки расчетов по состоянию на 19.10.2010 и гарантийном письме. В гарантийном письме предприниматель признал наличие указанного долга и гарантировал его погашение в марте…
(ФАС Северо-Западного округа от 18.03.2013 по делу N А56-32686/2012):
Требование удовлетворено, поскольку гарантийным письмом арендатор признал наличие задолженности.
Гарантийное письмо может быть дополнительным доказательством, исправляющим некоторые недостатки основного пакета документов.
Речь идет о наиболее распространенной проблеме при оформлении передачи товаров — подписании документов о приемке товара неуполномоченным лицом.
Если в последующем контрагент направит гарантийное письмо, в котором признает долг, это действие в соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ будет квалифицировано как прямое последующее одобрение сделки, совершенной неуполномоченным лицом, что следует, в частности, из п. 5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.
от (Обновлено: 30.11.2019)
Как часто сверяться
Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.
Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.
Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.
Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.
Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.
Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.
Что такое акт сверки
Можно сказать, что это инвентаризация расчетов с контрагентами бизнеса. Если у компании много сделок, то часто деньги теряются из-за того, что вовремя не подписаны документы. И акт сверки помогает найти эти средства.
Как это происходит — бухгалтер или собственник отправляют акт сверки контрагентам со всеми расчетами. На той стороне смотрят и отвечают, что все расчеты верны или, наоборот, указывают на отсутствие какого-то документа. Например, вы отгрузили товар, но контрагенты не подписали накладную. Значит, они могут не оплатить счет за эту поставку. Акт сверки помогает убрать недочеты.
Кроме этого, акты сверки помогают найти деньги, которые ушли на переплату. У Неба есть клиент, который арендует сотни торговых мест, а это сотни договоров. Наши специалисты сверяются со всеми поставщиками, чтобы проверять не только оплату, но и сроки действия договоров. Иногда выясняется, что аренда уже кончилась, а наш клиент внес платеж, то есть переплатил. Когда много договоров, на переплаты могут уйти сотни тысяч рублей. В нашем случае акты сверки помогли вернуть около 300 тысяч рублей.
