Факсимиле в документообороте: позиция суда 2023

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Использование факсимиле в договорных отношениях

Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле

Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы

То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.

Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 412-ФЗ), который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 — для покупателя;
подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 — для покупателя.

31 Июл 2018
glavurist

723

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402)

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства

Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным

(Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09)

Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
финансовым отношениям;
административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

у кого находится устройство факсимиле?
насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
копии различных официальных бумаг;
квитанция по аккредитиву;
кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
документы по учету сырья и материалов;
ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
акт приемки или передачи работ и услуг;
удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
наградные удостоверения;
различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

законы, нормативные акты;
налоговые декларации;
трудовой договор;
письменное уполномочивание, доверенность;
вексельные документы;
различные платежные документы;
первичные учетные документы;
счета-фактуры;
конкурсные документы;
различные заявления физических и юридических лиц.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

Почетных листах и грамотах.
Страховых (медицинских) полисах.
Служебных и наградных удостоверениях.
Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Полномочия на подписание счета-фактуры

N КА-А40/11421-08). Аналогичным образом судьи указывают, что если гендиром и главбухом является одно и то же лицо, то вычет на основании счета-фактуры, в котором в графах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» проставлена одинаковая подпись, также правомерен (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 3 июня 2009 г. по делу N А53-17547/2008-С5-23; ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу N А56-35103/2005). Вместе с тем п. 1 ст. 169 Кодекса предусматривает, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур в электронном виде. В последнем случае счет-фактура должен быть подписан лишь электронной цифровой подписью (с нового года — усиленной квалифицированной электронной подписью) руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК). Показатель данного документа «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры). Так или иначе, но руководителю и главному бухгалтеру организации совсем необязательно расписываться в счете-фактуре собственноручно. Право подписи данного документа может быть делегировано и иным лицам. Но для этого их соответствующие полномочия необходимо закрепить приказом или доверенностью от имени компании. В этом случае в реквизитах «Руководитель организации…» и «Главный бухгалтер…» указываются подписи, а также фамилия и инициалы, лиц, фактически подписывающих счет-фактуру. Указывать должность таковых при этом нет необходимости, однако делать это не запрещено. Как указали представители Минфина России в Письме от 23 апреля 2012 г. N 03-07-09/39, дополнительные реквизиты (сведения) в счете-фактуре, в том числе должности уполномоченного лица, нарушением порядка его оформления не являются. Исходя из этого целесообразно в документе отражать реквизиты документа, которым делегировано право подписи. Следует отметить, что требование о расшифровке подписей в счете-фактуре установлено лишь Постановлением Правительства РФ N 1137, в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса о ней не упоминается. В этом смысле отсутствие таковых не должно быть основанием для отказа в вычете НДС. Подтверждается это и арбитражной практикой (Определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. N 10415/08, Постановления ФАС Московского округа от 19 мая 2011 г. N КА-А40/4521-11, ФАС Поволжского округа от 18 марта 2010 г. N А72-3307/2008). Правда, встречаются все же и исключения — в Постановлении от 6 ноября 2009 г. N А56-874/2008 судьи ФАС Северо-Западного округа отклонили довод заявителя о том, что счета-фактуры соответствуют требованиям ст. 169 Налогового кодекса, поскольку подписаны уполномоченным лицом по доверенности, выданной ему руководителем организации, поскольку в счете-фактуре его подпись не была расшифрована, а также отсутствовала ссылка на соответствующую доверенность.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Печать — особенности и применение

Печать находится под особым контролем государства. До апреля 2015 года печать была обязательным атрибутом любого организационного документа компании: соглашения с контрагентом, бухгалтерских отчетах и в трудовых книжках. Сегодня же это правило остается лишь для компаний, которые имеют печати по своему уставу, так как наличие печати у компании стало правом, а не обязанностью. Однако есть случаи, когда ФЗ всё-таки обязывает иметь именно печать на документе.

Юридическая сила. Если в уставе организации оговаривается использование печати, тогда именно она, помимо подписей ответственных лиц, позволяет вступать документам в силу и быть признанными государством.

Внешний вид. Форма и содержание печати строго регламентированы. Печать должна иметь круглое клише, содержать юридический адрес и название организации на русском языке.

Порядок нанесения. Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи.

Особенности штампа

Штамп используется как правило для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров» и так далее. Тем не менее, так как его форма и функции не оговариваются в российских законах, он может нести в себе любую информацию.. Юридическая сила

Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Юридическая сила. Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Порядок нанесения штампа, как правило, диктуется не необходимостью, а удобством: его часто ставят у верхнего края документа, хотя никто не вводил такую норму.

Что выбрать – доверенность или приказ?

Основной критерий разграничения приказа и доверенности состоит в том, что действие первого документа простирается только на сотрудников этой организации, тогда как доверенность распространяется на всех лиц, которых указали в документе. Поэтому составление этих документов регулируется двумя разными отраслями права – трудовым и гражданским.

Приказ целесообразней составить в случае, если подписать документ могут лишь внутренние сотрудники организации, т.к. наделять лишними полномочиями сторонних лиц непредусмотрительно.

Если же подписание счет-фактуры другими лицами для Вас обязательно (например, как в случае с договором оказания бухгалтерских услуг сторонними лицами), то оформление доверенности – необходимость.

Зачастую налоговая для подтверждения права подписи счета-фактуры требуют представить и приказ, и доверенность. Как правило, это происходит, если подтверждается право подписи за руководителя предприятия.

Доверенность

Правила оформления доверенности регулируются ГК РФ.

ВНИМАНИЕ! Доверенность может быть составлена только в отношении совершеннолетних и дееспособных лиц.

Бланки доверенности не имеют строгой законодательной формы. Образец доверенности можно ставить и самостоятельно, ориентируясь на стандартные формы. Но для того чтобы документ считался действительным, необходимо соблюдать следующие правила:

Доверенность подписывается только тем лицом, которое делегирует полномочие. Если документ оформляется ИП, то только он должен подписывать такую доверенность. В больших организациях не всегда ясно, кому нужно подписать документ – ген. директору, исполнительному директору либо кому-то еще?
В таком случае, необходимо обращаться к законодательству, регулирующему деятельность таких предприятий, а также к уставу, где указывается, кто именно представляет интересы юр. лица в отношениях с контрагентами.
В доверенности надлежит обозначить все полномочия, передаваемые доверенному. В нашем случае – это право подписи документов. Также обязательно требуется перечислить конкретные бумаги, который правомочно подписывать стороннее лицо.
В документе четко определяются лица, которые делегируют свои полномочия и кому предоставляют такое право. Никаких разночтений не допускается.
Доверенность подписывается от руки. Использовать факсимильный штамп допустимо, если это было оговорено с контрагентом, иначе доверенность будет недействительной.

Скачать бланк доверенности на право подписи документов
Скачать образец доверенности на право подписи документов

Приказ

Приказ издается на определенном бланке. К нему прикрепляется документ, имеющий образцы лично поставленных подписей директора, гл. бухгалтера или сотрудника, которые будут наделены соответствующим правом.

Как и в случае с доверенностью, жестко установленных правил для оформления приказа нет. В каждой организации могут быть специально предусмотренные формы бланка приказа. Однако для всех бланков существуют общие правила составления:

На распорядительном документе обязательно присутствие наименования предприятия в соответствие с уставом.
Название документа пишется заглавными буквами, далее указывается номер приказа и дата составления.
Причина оформления приказа должна быть написана, если исполнение делегированных обязанностей предусматривается лишь на определенный срок.
В распорядительной части обозначается должность, отдел и иные данные работника, которому предоставляется право на подпись счет-фактуры, а также срок наделения такими полномочиями.
ВАЖНО! Право на первую подпись имеет только руководитель организации, на вторую – главный бухгалтер.

Обязательно указание перечня документов, которые вправе подписывать сотрудник за руководителя или глав. бухгалтера.
Документ заверяется директором компании.. Кроме того, с приказом может оформляться и доверенность (на случай долгого отсутствия руководителя или бухгалтера)

Кроме того, с приказом может оформляться и доверенность (на случай долгого отсутствия руководителя или бухгалтера).

Скачать бланк приказа на право подписи документов
Скачать образец приказа на право подписи документов

Теперь вы знаете по каким правилам происходит подписание счетов-фактур. Также предлагаем вам прочитать о том, как осуществляется оплата по такому документу и что такое счет-фактура инвойс.

Ставится ли печать на счет фактуре

Однако не надо забывать: штамп продавца должен быть в товарной накладной или в акте. Если печати не окажется, контролеры в вычете откажут – признают «первичку» ненадлежаще оформленной. Но заметьте, закон «О бухгалтерском учете» ставить печать на документе не требует. То есть претензии налоговиков являются незаконными. Однако эта позиция гарантированно приведет вас в зал суда.

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято?