Умный офис для современной компании

Функции электронного офиса

Под электронным офисом понимается организованный для решения единой задачи коллектив работников разных специальностей, набор компьютерного, коммуникационного и организационного оборудования, методов математического моделирования, набор интеллектуального обеспечения, а также методов взаимодействия вышеназванных элементов. К главным функциям электронного офиса следует отнести:

1. Выполнение общей обработки управляющей документации, определение её подлинности и реализация оформления.
2. Сохранение документации локального масштаба.
3. Сквозной доступ к документации без её бумажных копий.
4. Организация совместной дистанционной работы специалистов над документом.
5. Организация общения сотрудников без необходимости покидать своё рабочее место.
6. Обеспечение работы электронной почты.
7. Организация персональной обработки данных.
8. Формирование, воспроизводство и копирование документации.
9. Организация информационного обмена среди баз данных. Занесение информации или форм и ведение персональных информационных баз.
10. Генерирование отчётов, связанных с обработкой данных.
11. Организация управления ресурсными возможностями.
12. Организация контроля выполнения.

При помощи системы автоматизированной информационной технологии может быть организована реализация по крайней мере трёх этапов обработки и применения офисных данных, а именно, реализация учёта, анализа и выработки решения. Сегодня у локальных и глобальной сети Интернет есть огромные возможности по созданию и применению отдельного типа электронного офиса, а именно, виртуального офиса. Весь требуемый набор функций по информационному обслуживанию работы специалистов и необходимые ресурсы распределяются в обширном пространстве разных сетевых компьютерных узлах. Это позволяет абонентам системы находиться в сети, независимо от их реального местоположения.

Принцип электронного офиса даёт возможность существенного повышения эффективности деятельности специалистов творческой сферы, которая требует постоянной работы с большими информационными объёмами, обладающими достаточно сложной структурной организацией. Основным звеном управления электронного офиса считаются специалисты, которые способны оптимально применять возможности современных информационных технологий.

OnlyOffice

Платформы: веб, Windows, Linux, Mac, iOS, Android

Интереснейший проект OnlyOffice, похоже, поставил себе цель объять необъятное. Это мы так считаем, а в OnlyOffice просто решили создать бесплатный офисный пакет, 100% совместимый с официальными форматами Microsoft: docx, xlsx и pptx. Любой файл (к примеру, ODF), попадающий в редакторы OnlyOffice, конвертируется в один из них. При этом само ПО — открытое, его даже можно «форкнуть» на GitHub.

Проект интересен своей кроссплатформенностью. Во-первых, с документами, презентациями и таблицами можно совместно работать через браузер. Во-вторых, десктопные версии отличаются современным интерфейсом, похожим на новый MS Office. В третьих, мобильные приложения являются полнофункциональными редакторами — не как у предыдущего пакета.

И плюс, и минус одновременно: онлайн-версия офисного пакета, в свою очередь, представляет собой простую систему электронного документооборота — это решение для бизнеса. Надо зарегистироваться в качестве представителя компании, а в перспективе — платить за место в облаке. То же касается и мобильных приложений. Полностью открытыми и бесплатными являются только десктопные редакторы.

Почему бизнес выбирает онлайн-офисы

Если прагматично посмотреть на развитие удаленных офисов, становится очевидно, что такая организация имеет существенные преимущества:

1. Экономия. Аренда и содержание офиса обходится компаниям в приличную сумму и является заметной статьей расходов, а в условиях затянувшейся эпидемии – ситуация только усугубляется, ведь необходимо обеспечить безопасность сотрудников и соблюдать санитарные требования. При удаленной работе не нужно покупать мебель, компьютерную и другую технику, оплачивать коммунальные счета. Если команда работает удаленно, владелец бизнеса ежемесячно будет экономить приличную сумму, которую можно потратить на развитие своего дела.
2. Работа с лучшими специалистами. При традиционной офисной организации труда, компания становится заложником своего месторасположения. Она сможет искать сотрудников только среди людей, которые проживают поблизости (если это, конечно, не топовая компания с огромными окладами). Удаленная работа позволяет искать сотрудников по всему миру и находить специалиста, который будет на 100% соответствовать требованиям.

Многие компании до последнего старались отрицать преимущества удаленной работы, говоря о том, что их сотрудникам тяжело дисциплинировать себя при работе из дома, и в целом – поменять свой привычный уклад жизни. Но, как обычно, кризисные ситуации открыли путь для прогресса. В 2020 году многие компании перешли на удаленную работу, опробовав мобильный офис, среди них и такие гиганты как Google, Microsoft, Uber.

Согласно совместному исследованию Ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК), НИУ «Высшая школа экономики» и Microsoft в России к середине 2020-го года 54% российских предприятий и компаний перешли на удаленный режим работы полностью или частично. Для сравнения: до весны 2020-го на удаленке работало менее 1%.

81% респондентов уверены, что придется менять бизнес-процессы и организацию деятельности компаний. При этом 47% респондентов считают, что web формат работы «приживется».

В нынешних реалиях было бы нелогично продолжать отрицать возможности онлайн-офисов для организации труда в своей компании. Сегодня интернет-технологии и так активно задействуются в широком спектре сфер бизнеса, и это не только ит или диджитал. Даже предприятия, которые занимаются производством товаров, могут переводить значительную часть своих сотрудников на удаленную работу – менеджерский состав, бухгалтеров, администраторов.

А практика 2020-го года показала, что удаленная работа возможна даже для крупных компаний с сотнями, а то и тысячами сотрудников. Главное в этом деле – правильно организовать коммуникацию. А для этого сейчас существует достаточно инструментов.

Корпоративные мессенджеры | ТОП-15 Лучших

Как стать офис-менеджером?

Некоторые работодатели не требуют наличия специального образования при приеме на работу, а лишь перечисляют те навыки, которыми нужно владеть, чтобы справляться с поставленными задачами.

Если у вас большие планы и должность офис-менеджера – не предел ваших мечтаний, то потребуется получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти соответствующие курсы профильной подготовки.

Наш институт готовит профессиональных офис-менеджеров на дистанционном курсе. В процессе обучения наши студенты знакомятся с правилами делопроизводства и организации качественной административно-хозяйственной деятельности компании, учатся деловому этикету и способам решения конфликтных ситуаций, осваивают контроль за работой сотрудников и состоянием офисной техники. Обучение длится 4 месяца, после чего выпускники получают диплом установленного образца и сразу готовы приступить к работе в должности офис-менеджера даже в крупных компаниях.

Эта специальность хороша тем, что может стать начальной, но решающей ступенью к заветной карьере, ведь в процессе несложной работы можно глубоко изучить секреты и особенности любого бизнеса и набраться знаний и бесценного опыта.

Мебель и оборудование

Идеальное рабочее место – это не только настраивающее на работу пространство, но и комфортная мебель для работника. Неудобное рабочее место может вызвать дискомфорт и пониженную работоспособность

Обратите внимание на то, чтобы мебель была надежной и крепкой, выдерживала большие нагрузки, легко собиралась и разбиралась, была мобильной и компактной, тогда ее можно будет усилиями самих работников передвинуть или же перевезти в другой офис

Что необходимо для работы офиса? В стандартный набор входят: стол, стул, шкафы или полки для хранения бумаг и личных вещей. Стоит выбирать регулируемый по высоте и уровню наклона стул, чтобы работник не страдал от болей в спине. Не следует выбирать громоздкие столы, лучше всего небольшие, но с выдвижными ящичками или полками, чтобы компактно поместить все документы и канцелярию. Открытые стеллажи дешевле, чем шкафы с дверцами, но нужно быть уверенным, что работники будут держать в порядке документы, иначе это смотрится неэстетично.

Статичный стол и стул сегодня нужны не всем работникам, благодаря развитию информационных технологий многим, кроме поверхности под ноутбук, ничего не требуется. Простые столы, стулья или даже диваны, передвижные доски, светильники на колесах – все это поможет работнику самостоятельно выстраивать комфортную для себя обстановку.

Какое оборудование нужно для работы стандартного офиса? Конечно, компьютерная система: офисные сети (модемы, коммуникаторы, маршрутизаторы), которые свяжут все машины в единую систему, компьютеры или ноутбуки, дополнительное оборудование: МФУ, бесперебойники, АТС, IP-телефония, шредеры, телефон, а также расходные материалы и канцелярия. Кроме того, если у вас есть обеденная зона для сотрудников, то могут понадобиться: холодильник, микроволновая печь, чайник и кофеварка, возможно, диспенсер для питьевой воды.

Какие личные качества понадобятся для этой работы?

Качественно скоординировать жизнедеятельность всего офиса непросто. Работа офисного менеджера связана с большой нагрузкой и динамичным темпом, поэтому сотруднику не обойтись без:

• ответственности (придется принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);

• умения работать в режиме многозадачности;

• коммуникабельности (человек этой профессии любит работать с людьми, всегда вежлив, доброжелателен и общителен);

• отличной памяти (хороший офис-менеджер держит в голове множество задач и умеет реализовать их в установленные сроки);

• организаторских способностей;

• стрессоустойчивости (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);

• грамотности и обучаемости;

• пунктуальности (невозможно организовать слаженную работу офиса, если на самого менеджера нельзя положиться);

• аккуратности и достойного внешнего вида (например, если в обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).

LibreOffice

Платформы: Windows, Linux, macOS, Android, iOS

Самый знаменитый «линуксовый» редактор офисных документов, разрабатываемый добровольцами из Open Document Foundation и предустановленный в популярном дистрибутиве Ubuntu, на самом деле, доступен практически для всех платформ — как десктопных, так и мобильных. А вот веб-версии, как и возможностей совместного редактирования, у него нет — это продукт для индивидуальной работы с документами.

Зато он предоставляет аналоги почти всех популярных элементов пакета MS Office: Writer (Word), Calc (Excel), Impress (PowerPoint), Base (Access), Draw (Visio), а также редактор формул Libre Office Math, эквивалента которому в MS Office нет. По умолчанию LibreOffice работает со свободными форматами OpenDocument, но может читать документы MS Office и экспортировать ваши работы в них.

Что может не понравиться современному пользователю, так это старомодный интерфейс редактора, воскрешающий в памяти Office 2003. Отсутствие возможностей совместной работы также не слишком радует в 2019-то году. А самое грустное — мобильные приложения LibreOffice, которые способны исключительно на просмотр файлов: редактировать ими нельзя. Это можно списать на разработку на добровольных началах, но выдержать конкуренцию с такими возможностями уже сложно.

• Ищем альтернативу Google и Яндексу: тест 7 поисковиков
• Google Maps: Топ-5 альтернатив
• Skype: лучшие альтернативы

Фото: компании-производители, авторские, Lineofpix

Особенности работы «МойОфис Документы»

Последовательно открытые файлы: DOC, ODT, RTF

«МойОфис» умеет работать с документами открытых форматов ODF (ODT, ODS) и OOXML (DOCX, XLSX), а также просматривать презентации в PDF.

В этих форматах приложение не только открывает, но и сохраняет файлы. Причем открытый на ПК файл полностью идентичен файлу в приложении. В режиме чтения открываются RTF, DOC, XLS, TXT. Но! Для работы с ними придется сохранить копию в более современном формате, а именно ODT или DOCX.

В бесплатной версии «МойОфис Документы» проверка правописания доступна для русского, английского, французского, испанского и португальского языков.

Собственные шрифты и проверка правописания пакета «МойОфис Документы»

Шрифты из набора XO Fonts в какой-то степени являются “метрическими аналогами” популярных шрифтов, поэтому верстка не сломается. Всегда актуально и очень полезно.

Переехал в «МойОфис». Вот впечатления

Из-за особенностей занятости мне очень часто приходится создавать и редактировать документы и делать короткие расчеты на ходу — с помощью смартфона и мобильного офисного пакета. Пришлось перебрать множество вариантов. Надо признаться, что приложение «МойОфис Документы» никогда не входило в список мной используемых, поэтому ожидания нельзя было назвать радужными.

Оказалось — зря. Да, ряд сложностей все ещё существует, но они совершенно не мешают работать с документами. Кто, например, будет на смартфоне формулы записывать или сложную графику верстать?

Подготовиться к докладу в свободную минуту? Запросто

Куда важнее возможности офисной работы с приложением, где как нельзя кстати проявляется скорость, продуманная логика работы с файлами, корректные обращения с резервными сохранениями. Интерфейс плавный и быстрый, без каких-либо лагов.

Даже очень крупные текстовые файлы или презентации открываются молниеносно. Кликнул и работаешь — даже на бегу это в «МойОфис Документы» делать очень удобно и просто.

Пока мобильный Microsoft Office грузится полминуты, а WPS заставляет пройти через десяток рекламных баннеров, «МойОфис» уже работает.

Облегченное оформление и приятные цвета не отвлекают: оригинальные панели редактирования удобны, а все функции интуитивно находятся под рукой.

Автоматизированное рабочее место (АРМ)

Основным инструментарием, позволяющим специалисту взаимодействовать с компьютерным оснащением, является профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ). На рисунке ниже приведена структура интеграции информации на АРМ в офисе:

Рисунок 2. Структура интеграции информации на АРМ в офисе. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

АРМ может выступать как автономное рабочее место, как рабочая станция локальных сетей, а также может быть интеллектуальным терминалом, имеющим удалённый доступ к ресурсам сервера или внешних сетей. Определение конфигурации автоматизированного рабочего места и вспомогательных устройств для конкретных форм деятельности по управлению и экономическим функциям, имеет конкретику, которая диктуется предметной сферой, целевыми установками, предполагаемым объёмом работ.

Базовые процедуры по сбору, сохранению и информационной обработке при реализации АРМ, возложены на компьютерное оборудование, а специалист осуществляет некоторые ручные операции и операции, которые требуют творческий подход при разрешении насущных проблем, аналитике управленческих функций и выработке решений по управлению.

АРМ менеджера, занимающегося финансами, рассчитано, главным образом, на человека, несведущего в программировании, и служит для решения текущих проблем финансового менеджмента. А именно, это следующие проблемы:

1. Создание отчётов с проверкой их полноты, правильности и достоверности.
2. Выполнение анализа финансовых показателей организации.
3. Выполнение анализа рентабельности и других финансовых показателей.
4. Выполнение динамического анализа базовых показателей, определение главных тенденций и прогноз финансового положения организации.
5. Выполнение сравнительного анализа экономических показателей организации с экономическими показателями конкурирующих организаций или со средними по отрасли показателями.

Аппаратное оснащение электронного офиса в сфере финансового менеджмента определяется на основании объёмности и сложности решаемых в организации проблем финансового менеджмента, степени продвинутости информационных технологий в конкретном рассматриваемом предметном участке.

На сегодняшний день электронные офисы оснащаются следующим техническим оборудованием:

• Компьютерные устройства.
• Оборудование для организации сети.
• Коммуникационное оборудование.
• Оборудование для ввода и вывода информационных данных.

Должностные обязанности офисного менеджера

Работодатель, подбирая сотрудника на позицию офис-менеджера, прописывает его прямые обязанности в должностной инструкции. Чаще всего по такому документу сотруднику предписано выполнять функции:

УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА:

• разрабатывать организационную структуру;

• планировать распорядок дня в офисе;

• руководить персоналом или его частью;

• создавать корпоративную культуру;

АДМИНИСТРАТИВНОГО ХАРАКТЕРА:

• организовывать делопроизводственную работу;

• вести деловую переписку;

• участвовать в подготовке деловых встреч и праздничных мероприятий;

• принимать звонки и обращения и вести их учет;

• оформлять пропуска и встречать гостей;

• выстраивать взаимоотношения между отделами;

• разделять офис по зонам;

• при необходимости выписывать накладные и вести первичный бухучет;

• хранить личную информацию о сотрудниках.

ХОЗЯЙСТВЕННОГО ХАРАКТЕРА:

• приобретать бытовую химию, продукты и напитки;

• покупать офисную технику, канцелярские товары и прочие расходные материалы и следить за их состоянием;

• снабжать необходимым персонал;

• заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;

• обустраивать рабочие места и осуществлять контроль за их чистотой;

КОНТРОЛЬНОГО ХАРАКТЕРА:

• следить за выполнением задач сотрудниками;

• проводить ревизии и инвентаризации;

• контролировать денежные средства, потраченные на офисные нужды;

• вести табель учета рабочего времени;

ОТЧЕТНОГО ХАРАКТЕРА:

• готовить внутреннюю и внешнюю отчетности;

• предоставлять необходимую документацию руководителю;

• собирать отчеты по всем отделам.

Перечень обязательных функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он трудится. Например, некоторые руководители просят от сотрудников только принимать звонки и корреспонденцию, а в других требуют выполнять все вышеперечисленные обязанности и мелкие поручения начальства (например, заказать билеты, забронировать гостиницу для командировочных и т.д.).

Как выбрать сервис для удаленной работы компании

Существуют десятки различных сервисов, которые позволяют комфортно скоординировать работу компании, обеспечить удобное общение сотрудников и документооборот

Чтобы подобрать оптимальный вариант для вашего бизнеса, нужно обратить внимание на несколько базовых характеристик:

Безопасность данных. Одна из важных проблем экстренного перехода на удаленку в условиях пандемии – это кибербезопасность. Многие компании оказались не готовы защищать свои данные в условиях такого формата работы

Одна из самых распространенных ошибок – использование бесплатных облачных сервисов, которые не гарантируют конфиденциальность и сохранность корпоративных и персональных данных
Поэтому при выборе онлайн-офиса очень важно обратить внимание на его политику в этом вопросе.

Юзабилити интерфейса. Любая новая информация дается человеку с трудом, и может вызывать отторжение поначалу
Поэтому старайтесь выбирать сервисы с интуитивно понятным интерфейсом, которые ваша команда сможет быстрее освоить

Хорошо, если сервис предоставляет обучающие видео, для знакомства со своими функциями и возможностями. Такие вещи существенно облегчат переход на новую форму работы и позволят снизить количество ошибок у сотрудников в переходном периоде.

Поддержка стандартных форматов. Онлайн-офис может быть на 100% безопасным и понятным, но какой в этом смысл, если он не открывает docs, pdf, odt, ods, odf, csv, txt? Убедитесь, что избранный вами сервис поддерживает все типы файлов, с которыми работают в вашей компании.

Интеграция и синхронизация с другими приложениями и облачными сервисами. Практически все современные компании пользуются теми или иными приложениями, программами и облачными сервисами. Посмотрите, насколько адаптирован сервис для работы на разных устройствах (Mac, Windows, Linux), предусмотрены ли мобильные версии для IOS, Android. При внедрении онлайн-офиса ищите такой сервис, который будет по максимуму адаптирован для работы с софтом, к которому привыкли сотрудники. Пусть удаленная работа удачно дополняет и повышает эффективность ваших бизнес-процессов, а не перекраивает удобный формат.

Ценовая политика. Изучите тарифные планы разных сервисов, прежде чем принять взвешенное решение.

Биржи фриланса | ТОП-200+ Лучших для новичков и профи

Создаем и редактируем таблицы

Редактор таблиц «МойОфис» тоже предлагает широкий спектр возможностей для работы. Можно создавать документы с нуля, можно открывать и редактировать уже готовые.

Фактически это не просто редактор, а полноценный табличный процессор.

Так, например, производитель предлагает более 200 разнообразных формул, включая математические, статистические, логические и даже текстовые.

Работа с формулами максимально унифицирована с привычными настольными программами, поэтому пользователи смогут проводить серьезные вычисления прямо со своего смартфона.

Для начала работы с формулами достаточно лишь выбрать нужную ячейку, нажать кнопку fx в строке ввода и выбрать в появившемся окне любую из функций, например, ВПР, распределение или работу с массивами. Кроме того, стоит отметить очень удобную коррекцию ячеек и строк — буквально одним нажатием.

В «МойОфис Документы», однако, не предусмотрено создание графических элементов и диаграмм. Пока не предусмотрено.

Мобильная версия очень быстро развивается —производитель регулярно обновляет свой продукт, и если вам не хватает каких-то функций, рекомендую оставить отзыв в магазине приложений. И кто знает, возможно, нужная вам функциональность появится в ближайшее время.

В остальном, как и модуль для текстовых документов, табличный редактор «МойОфис Документы» очень удобен для просмотра и быстрых правок на смартфонах или планшетах.

Все необходимое есть, все может в нужный момент оказаться под рукой, но ничего лишнего на экране.

Помимо редактирования документов, “МойОфис Документы” открывает для просмотра PDF-файлы и презентации.

«МойОфис Документы» умеет открывать презентации в форматах PPT и PPTX, а также PDF-файлы

Даже перегруженные графикой файлы открываются моментально

Отображаемые файлы можно масштабировать, копировать текст и отправлять их в другие приложения через системные функции.

Что должен знать и уметь офис-менеджер?

Только на первый взгляд трудовая деятельность офис-менеджера не предполагает наличия множества навыков. На самом деле, чтобы отлично выполнять профессиональные задачи, нужно знать:

1. основы делопроизводства и документооборота (чтобы осуществлять деловую переписку, составлять отчеты, принимать и фиксировать звонки и письма, готовить документы для хранения);

2. офисные компьютерные программы (например, Word и Excel);

3. правила использования офисной техники (сканера, принтера, копировальных машин и другого оборудования);

4. методы планирования (если в обязанности специалиста входит закупка офисных товаров или надзор за работой сотрудников);

5. менеджмент;

6. способы управления персоналом;

7. методики административно-хозяйственной деятельности;

8. основы экономики;

9. конфликтологию и психологию;

10. английский язык (может понадобиться при работе в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами);

11. этику делового общения.

Мобильный «МойОфис Документы» для iPhone и iPad

Как мы уже сказали, мобильная версия пакета называется «МойОфис Документы», предлагается на всех популярных платформах (iOS, Android) и с 2016 года распространяется совершенно бесплатно для всех категорий пользователей.

Аналогично настольному пакету, рекламы в «МойОфис Документы» нет. Нигде, никакой. Это ли не преимущество?

В числе приятных бонусов отметим возможность подключения облачных хранилищ. Поддерживаются «Яндекс.Диск», Google Drive, OneDrive, DropBox и Box. Пользователи «Яндекс.Диск» могут редактировать документы прямо из приложения и использовать подключенные на устройстве хранилища для экспорта/импорта файлов, в том числе iCloud.

Также отметим, что пользователи корпоративных продуктов МойОфис, таких как “МойОфис Профессиональный” и “МойОфис Частное облако”, могут подключить мобильное приложение “МойОфис Документы” к облачному хранилищу, которое развернуто на инфраструктуре организации или доверенного партнера. Частным же пользователям такая возможность недоступна.

Сравнительная таблица

Возможности:	Google Workspace	Onlyoffice	Microsoft 365	Р-7 офис	Яндекс.Диск	Collabora Online	Zoho
Поддержка офисного пакета MS	+	+	+	+	+	+	+/-
Тарифы (в месяц на пользователя)	от 5,40$	от 1,6 евро	от 312,5 рублей	от 249 рублей	от 147 рублей	от 1,4 евро	от 12 $
Интеграции	Битрикс24,  Salesforce Sales Cloud	Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco, SharePoint, Liferay, HumHub, Plone, Nuxeo и др.	OneDrive, Microsoft Azure, Skype для бизнеса, Office 365 Planner, DocSpace, Microsoft Exchange, Microsoft Teams	Google Drive, DropBox, SharePoint, One Drive, Яндекс.Диск, Яндекс.Переводчик, Главред	—	NextCloud, OwnCloud, FileCloud	Zoho WorkDrive, DropBox, GoogleDrive.
Документы	+	+	+	+	+	+	+
Таблицы	+	+	+	+	+	+	+
Презентации	+	+	+	+	+	+	+
Календарь	+	+	+	+	+		+
Совместное редактирование	+	+	+	+	+	+	+
Количество участников видеочата	до 250	гибко	до 10 тыс.	до 250	—	до 99	гибко
Почта	+	+	+	+	+	+	+

МойОфис

Платформы: веб, Android, iOS, iPadOS

Офисный софт от российского разработчика МойОфис может легко заменить платные редакторы документов как на компьютерах, так и на мобильных устройствах частных пользователей.  

Офисный пакет «МойОфис Стандартный. Домашняя версия» для ПК содержит редактор текстов и редактор таблиц. Приложения работают как с современными DOCX, XLSX, ODT и ODS, так и устаревшими бинарными (например, DOC, XLS и др.) форматами документов, а также поддерживают простые текстовые форматы TXT. У редакторов МойОфис лаконичный интерфейс, а все популярные функции вынесены на панель инструментов. 

Мобильное приложение «МойОфис Документы» — отличный инструмент для просмотра и редактирования документов «на ходу». Удобно, что это решение объединяет в себе инструменты для работы как с текстами, так и с таблицами — не нужно скачивать несколько приложений под разные задачи. Еще одна приятная фишка — отредактированный файл можно отправить сразу из окна приложения по почте или через мессенджер.

Но самое главное — редакторы документов от МойОфис абсолютно бесплатны для частных пользователей, не требуют регистрации и не содержат рекламу. Скачиваешь и пользуешься.

Р7-Офис

Платформы: веб, Android, iOS, iPadOS

Отечественный офисный софт предлагает вполне дружелюбный интерфейс с вкладками, в которых инструменты сгруппированы по типу работы. Он будет понятен даже тем, кто привык к классическому интерфейсу «либры». Программа также работает с документами MSO — этот формат для платформы, можно сказать, «родной». 

За несколько лет доводки Р7-Офис превратился в полноценный инструмент с широкими возможностями. Здесь даже есть гибкий режим совместного редактирования: несколько пользователей могут работать одновременно, в «быстром» или «строгом» режимах. В первом случае изменения записываются в документ автоматически, во втором — изменяемые части файла блокируются для редактирования другими участниками проекта. Интересно, что оба режима можно использовать одновременно.

Платформа Р7-Офис доступна в трех вариантах. Во-первых, как облачный сервис от компании «НКТ» — в этом случае пользователи могут работать с системой через браузер. Во-вторых — серверное ПО для развертывания на локальной площадке. В этом случае пользователь получает не только офис, но и систему документооборота, почтовый сервер, платформу для создания корпоративной соцсети, а также инструменты управления всем этим хозяйством. В-третьих — есть десктопные редакторы для Windows, Mac и Linux. Мобильные версии приложений у Р7-Офис тоже есть — как для Android, так и для iOS.

Комфортное пространство

Эффективное рабочее пространство должно быть комфортным и функциональным, настраивать на рабочий лад

Если в помещении под офис предстоит делать ремонт, то стоит обратить внимание на цветовую гамму, ведь она влияет на психоэмоциональное состояние человека. Скучные серые и темные краски в полуподвальном помещении без окон вряд ли кого-то настроят на продуктивную работу, лучше использовать теплые светлые оттенки

Кремовый, желтый, оранжевый – цвета оптимизма, энергии, энтузиазма, которые заряжают желанием больше трудиться; фиолетовый настраивает на творческий лад, помогает снять стресс, но неуместен там, где нужно принимать быстрые решения

Зеленый хорош, если нужно напрягать внимание и зрение, успокаивает нервы. Для бухгалтеров и IT-специалистов подойдет синий

При этом немаловажна и яркость цвета. Не стоит перебарщивать с насыщенными оттенками, так как они могут раздражать к середине рабочего дня, поэтому лучше использовать яркие детали и акценты, чтобы сотрудники не засыпали.

Далее следует подумать об организации офисного пространства, которое эффективно разделить на несколько основных зон: входная зона, рабочее пространство, место переговоров, кабинет руководителя, служебные помещения и территория отдыха. В среднем, на одного человека должно приходиться около шести квадратных метров помещения. Что касается рабочего пространства, то сейчас компании предпочитают открытый тип (open space), который позволяет экономить на ремонте, потреблении энергии, установке коммуникаций и систем кондиционирования, помогает легко контролировать всех сотрудников.

Такой вариант отлично подойдет отделу продаж, специалистам по техподдержке и обслуживанию клиентов, дизайнерам и архитекторам. А вот руководителей и бухгалтеров лучше посадить в отдельные помещения, так как большое количество народа создает шум и может отвлекать, если в обязанности работника входят анализ и сложные подсчеты. Ощущение уединенности в общей зоне помогут создать перегородки или экраны. В концепцию «открытого пространства» также вписываются бенч-системы – объединенное рабочее место из 4-6 столов с общей рамой. Это хороший способ сэкономить.

Не стоит пренебрегать созданием отдельного места для переговоров, это может быть специальная комната или звукоизолированная зона прямо в open space. В современном офисе должно быть и место для отдыха сотрудников. Такая обстановка не только расслабляет и делает рабочую атмосферу более комфортной, но часто приводит к решению трудных задач и разработке нестандартных идей. Легкая и свободная атмосфера особенно важна в творческом процессе, поэтому, если площадь позволяет, сделайте работникам мини-оранжерею, кофейню, зону релакса с массажным креслом или активностями, тогда мало кому захочется убегать с работы домой.

Возможные проблемы и их решения

Недостаток «МойОфис Документы» прячется там, где не ждешь: он не всегда открывает графические формулы и может некорректно обрабатывать графические элементы, созданные в других офисных пакетах.

В таком случае элементы придется заранее сконвертировать в растровую графику или перемещать (при возможности) на мобильном устройстве.

На подобные ситуации имеет смысл жаловаться в техподдержку. Это быстро и просто, а с учетом скорости развития проекта можно ждать необходимый фикс в ближайших обновлениях.

В редких случаях, при использовании сложных примитивов других офисных программ, сами графические элементы презентаций работают, а вот шрифты прогрузиться корректно не могут.

Интересно, что в настольной версии проблема практически не встречается.

Вывод

Мы видим, что каждый из перечисленных сервисов, в целом, имеет необходимые функции для командной удаленной работы. Дальнейший выбор будет зависеть от специфики вашей деятельности, численности команды, рабочих процессов, которые вы планируете переносить в онлайн, используемых функций и приложений

И хотя в первую очередь на себя обращают внимание сервисы от культовых компаний – Google и Microsoft, – не стоит сбрасывать со счетов российский продукт – «R7-офис», который отлично адаптирован к российской сетевой инфраструктуре, интегрирован с популярными сервисами, входит в реестр отечественного ПО, и по функционалу не уступает иностранным аналогам