Бытовая техника в офисе: обосновываем расходы

Кулеры

Вода из централизованной системы водоснабжения уже давно не устраивает потребителей по своим вкусовым и прочим качествам.

И налоговые органы не против принятия расходов на приобретение кулеров… при наличии справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей организации-арендодателю, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и об опасности ее использования в качестве питьевой воды. Об этом говорится в Письме УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007411.

Однако в другом Письме, от 31.07.2012 N 16-15/069091@, московские налоговики уже не столь категоричны и не настаивают на каком-либо подтверждении. Более того, основываясь на Письме Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/274, они указывают, что п. 18 Приказа Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н установлено, что одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Таким образом, против таких расходов они не возражают.

В Письме УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099193@ излагается аналогичная позиция и добавляется комментарий, что наличие в трудовых договорах обязанности работодателя по обеспечению работников бутилированной водой не является существенным условием для учета организацией расходов на ее приобретение для целей налогообложения прибыли. Как следует из текста Письма, налоговики имели в виду, что обязанность по приобретению кулеров не обязательно прописывать в трудовых договорах.

Изменилась и позиция Минфина России по этому вопросу. Если раньше финансисты тоже требовали справку о непригодности воды, то в последнем, достаточно «свежем» Письме они этого не требуют, соглашаясь считать подобные расходы экономически оправданными (Письмо Минфина России от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45286). Впрочем, скорректировали они свое мнение уже довольно давно (Письма Минфина России от 16.11.2015 N 03-03-06/1/65965, от 10.08.2012 N 03-03-06/1/402 и др.).

Актуально. Расходы на приобретение чистой питьевой воды и кулеров являются расходами на обеспечение нормальных условий труда. Следовательно, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, следует из Письма Минфина России от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45286.

ФАС Поволжского округа в Постановлении от 20.03.2008 по делу N А55-9669/07-3, ФАС Московского округа в Постановлении от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08 по делу N А40-67028/07-127-395 указали, что затраты на приобретение даже не кулеров, а самой воды являются составной частью расходов на обеспечение нормальных условий труда, а в налоговом законодательстве не содержится требования представить документ о качестве водопроводной воды. Аналогичный вывод сделали и ФАС Московского округа в Постановлении от 05.05.2009 N КА-А40/3335-09 по делу N А40-47054/08-108-151, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 31.01.2007 N Ф04-9283/2006(30504-А45-33) по делу N А45-4392/2006-39/245.

Однако такую лояльность судьи демонстрируют не всегда. Есть пример решения, в котором суд признал необоснованными расходы на приобретение питьевой воды и оплату вспомогательного оборудования для ее потребления при наличии централизованного водоснабжения (Постановление ФАС Уральского округа от 05.09.2006 N Ф09-7846/06-С7 по делу N А60-41504/05).

Но это скорее исключение из правил. Справедливости ради стоит заметить, что проверяющие все же понемногу отходят от формального подхода к оценке расходов в данном вопросе.

Что относится к оргтехнике

В перечень входит всё, что может оптимизировать, облегчить и ускорить работу офисного сотрудника:

• множительная, копировальная техника;
• телефонные станции и средства связи;
• печатающие устройства;
• счётчики купюр;
• электронно-цифровые аппараты;
• офисное оборудование.

Компьютеры

ПК сохраняют и обрабатывают информацию любого содержания, объёма и сложности. Через клавиатуру можно вводить информацию на компьютер, создавать документы с текстом, таблицами, картинками, делать презентации, работать с электронной почтой, просматривать видеоматериалы. Компьютер используется не только дома и в офисах. Он есть внутри банкоматов, в учебных заведениях, на кассах магазинов. Стационарные или настольные компьютеры состоят из монитора, системного блока, клавиатуры и мышки. Для воспроизведения и записи звука можно дополнительно подключить колонки и микрофон, а для работы с изображением – веб-камеру.

Ноутбуки

Ноутбук может работать от сети или от батареи. Для бесперебойной работы зарядку делают регулярно. По функциям ноутбук ничем не отличается от компьютера. Портативная техника сохраняется и переносится в сумке. При достаточном заряде батареи или доступе к электросети используется в любом месте.

Планшеты

Планшет меньше ноутбука и не имеет физической клавиатуры, может переноситься в дамской сумке или глубоком кармане. Пользователь вводит данные с помощью её виртуального аналога через сенсорный экран.

Серверы

Сервер – очень мощная компьютерная техника с высокочастотным процессором или большим количеством ядер. У сервера огромная оперативная память, увеличенный объём винчестера. Другие параметры также превышают стандартные для обычного компьютера значения. На сервере хранится и обрабатывается информация, его можно использовать для управления печатающей техникой или другими рабочими станциями.

Сканеры

Если вам нужно сканировать любые документы, тогда читайте статью: как сканировать документы с принтера на компьютер.

Копиры

Задача копира или ксерокса – размножать готовые листы с текстом или картинками. Принцип работы копира аналогичен сканеру, но в результате получается не файл, а бумажная копия оригинала. Копировальная аппаратура может делать чёрно-белые и цветные копии.

МФУ

Список оргтехники, которую в офисе можно заметить одним МФУ:

• принтер;
• сканер;
• ксерокс;
• факс.

Преимущества перечислены ниже.

1. Экономия средств. Нет необходимости покупать каждое оборудование отдельно.
2. Экономия места. МФУ заменяют сразу несколько устройств, идеальны для офисов небольшой площади.
3. Экономия на обслуживании. Ремонтировать и покупать расходные материалы необходимо только для единицы техники.
4. Простота эксплуатации.

Машина разрезает лист на тонкие полоски, которые отправляются в корзину для мусора. Физически собрать разрезанную шредером бумагу в один документ невозможно.

Телевизоры, DVD и видеопроигрыватели, музыкальные центры

С перечисленными приборами ситуация посложнее. Ведь по ним труднее обосновать, что они необходимы для поддержания нормальных условий труда.

Поэтому мнение финансистов и налоговиков в отношении подобного инвентаря не очень лояльное.

В Письмах от 04.09.2006 N 03-03-04/2/199, от 17.01.2006 N 03-03-04/2/9 Минфин России возражает против возможности принятия подобных расходов в налоговом учете.

Но суды с таким подходом не согласны. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 N А55-4941/2008 отнесение страховой организацией в расходы по налогу на прибыль сумм начисленной амортизации по приобретенному телевизору было признано правомерным, поскольку он служит для создания благоприятного имиджа организации, для внешних посетителей, обеспечения нормального рабочего процесса, использовался для просмотра записей и цифровых фотографий страховых случаев.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 27.04.2007 по делу N А55-11750/06-3 была подтверждена обоснованность приобретения телевизора, видеомагнитофона и музыкального центра для снятия психофизиологических нагрузок работников.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 28.08.2008 N А55-18124/07 суд посчитал, что данное имущество находится в помещении службы безопасности и используется для обеспечения сохранности материальных ценностей налогоплательщика, следовательно, используется для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждает экономическую обоснованность расходов на ее приобретение.

В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 30.07.2008 N Ф03-А59/08-2/2797 по делу N А59-373/08-С15, Постановлении ФАС Московского округа от 25.12.2006, 27.12.2006 N КА-А40/12681-06 и многих других судьи пришли к выводу, что расходы на приобретение телевизора обусловлены необходимостью организации нормальных условий труда работников.

Бытовые приборы могут использоваться и не только для улучшения условий труда. Нередки случаи, когда подобные ТМЦ используются в производственном процессе. Например, видеостудия оказывает услуги по профессиональной съемке. И телевизор может быть нужен для оценки качества работ, анализа всех деталей. В таком случае, чтобы если не избежать споров, то хотя бы укрепить свою позицию, необходимость приобретения подобных приборов лучше описать в локальных нормативных актах, описав их как необходимый элемент технологического процесса.

Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.07.2008 по делу N А56-18812/2006 указал, что музыкальный центр и искусственная ель были приобретены налогоплательщиком в целях обеспечения деятельности своего структурного подразделения — оздоровительного комплекса.

Оргтехника в бухгалтерии

С 2017 года в Общероссийском классификаторе основных фондов (ОКОФ) слово «оргтехника» больше не употребляется. Перечень входящей в классификатор оргтехники был отредактирован. В списке осталось оборудование, кроме компьютеров и подключаемой к ним периферии.

Полезная ссылка на классификатор: https://okof2.ru/330.28.23.

Чем отличается оргтехника от вычислительной и компьютерной

В соответствии с бухгалтерским учетом перечисленные термины являются разными. Располагаются в одной общей категории «Машины и оборудование», но вынесены в отдельные подразделы.

В жизни, оргтехника, компьютерное и оборудование для вычислений всегда относят к одному понятию – оргтехнике.

Инструкция по работе с оргтехникой

Необходимо знать и соблюдать правила по эксплуатации оргтехники. Регулярно обслуживать оргтехнику. Например, принтеры и МФУ необходимо регулярно заправлять, так как чернила по мере печати будут заканчиваться. При обслуживании использовать только оригинальные расходные материалы (тот же пример с принтерами). Обслуживать и ремонтировать должен только опытный специалист. Не выключать аппаратуру выдергиванием сетевого кабеля. Сначала нужно отключить прибор переключателем или кнопкой на панели оргтехники. А потом только высовывается кабель с сети. Если есть пульт, лучше отключиться сначала дистанционно.
Чистота рабочего места и помещения в целом. Большое количество пыли со временем приводит к загрязнению внутренних деталей оргтехники

Особенно важно в чистоте соблюдать механические узлы. Ноутбуки и компьютеры забиваются пылью и начинают сильно греться

Принимать пищу за рабочим столом нежелательно. Любые крошки, микроскопические остатки еды могут попадать в клавиатуру, внутрь принтера, разноситься по другим устройствам. Со временем это приведет к ощутимым проблемам. Например, кнопки на клавиатуре могут сильно забиваться и залипать. Нельзя разбирать офисное оборудование во включенном состоянии. Необходимо не только выключить технику кнопкой питания на корпусе, но и обесточить, вынув кабель с розетки. Чтобы предохранить технику от внезапных скачков напряжения, рекомендуется делать подключение через блок бесперебойного питания.
При сильной длительной интенсивной работе без остановок технике необходимо давать «остыть».

Группы оргтехники: таблица с полным перечнем