Инструкция: готовим уведомление об отпуске

Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска

Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.

Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.

Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.

Главное здесь — соблюсти процедуру и сроки уведомления работников, к которым будут применяться новые отпускные условия:

1. Первым делом нужно известить всех заинтересованных сотрудников за 2 месяца до внесения корректировок. Это установлено во второй части статьи 74 ТК РФ. Инструмент здесь — соответствующее уведомление об изменении количества дней отпускного периода, а точнее — об изменении условий договора.

2. Чтобы это сделать, нужно выпустить распоряжение, в котором будут отражены корректировки.
3. После уведомления, согласно статье 72 ТК РФ, а также комментариев Роструда, приведённых в письме №1904–6-1, работодатель должен подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому контракту, где в одном пункте должно быть отражено конкретное уточнение по определённому пункту договора. Формат соглашения не установлен, поэтому его можно подготовить и заключить в удобной форме. Нужно только учитывать в этом вопросе, что допник — неотъемлемая часть трудового договора, поэтому составляется он в двух экземплярах. Один — для работника, второй (с визой сотрудника) определяется в личное дело трудящегося человека.

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика

Важно, чтобы он содержал основные графы документа

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2018 года, а второй – 7 июля 2018 года. Если он возьмет отпуск в мае 2018 года (за первый год) и в ноябре 2018 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Отражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Образец уведомления о начале отпуска 2018 года

Современными законодательными нормами не было установлено обязательной формы уведомления о начале отпускного периода. Следовательно, каждое предприятие вправе составить документ по своему собственному усмотрению. Нередко крупные организации заранее составляют и утверждают единый образец, который потом просто используется, в случае появления подобной необходимости.

Однако для того, чтобы документ действительно обладал необходимой правовой силой, ответственному лицу следует позаботиться о включении в него следующих сведений:

• полная информация о предприятии. Сюда входит наименование юридического лица, в соответствии с уставными данными учреждения, сведения о руководителе, обладающем всеми необходимыми полномочиями, а также текущий адрес расположения компании;
• индивидуальная информация относительно создаваемого уведомления – его регистрационный номер, присвоенный в соответствии с существующим порядком, а также текущая дата создания;
• сведения о будущем отпускнике – его ФИО, наименование должности, а также структурного подразделения, в котором он осуществляет свою работу;
• основная часть документа, в которую включают сведения о длительности отпускного периода, о дате его начала, а также иных важных аспектах.

В конце уведомления обязательно должна быть проставлена личная подпись представителя работодателя. Что же касается печати – на данном документе ее можно не ставить.

Примерный текст уведомления о начале отпускного периода может выглядеть следующим образом:
«На основании статьи 123 ТК РФ, уведомляем Вас о том, что с 27 августа 2018 года Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии с заранее утвержденным графиком. Продолжительность отпускного периода составит 14 календарных дней.
Пожалуйста, подтвердите факт получения данного уведомления личной подписью и простановкой текущей даты».

После указания в уведомлении всей необходимой информации, документ всегда должен направляться самому сотруднику, для согласования. Как правило, данным вопросом всегда занимаются представители отдела кадров.

После получения такого уведомления, в случае отсутствия каких-либо возражений относительно содержания данного документа, сотрудник поставит на нем свою личную подпись. Если же он, например, поймет, что не может направиться в отпуск в указанные даты, а желает перенести их, ему необходимо будет обратиться к своему непосредственному начальнику. Для переноса отпускного периода потребуется еще одно заявление от подчиненного, в котором он укажет новые желаемые даты отдыха, а также непосредственные причины таких изменений.

Полезное видео

Нужно ли создавать уведомления, как известить сотрудника, какие способы существуют — смотрите в видео самый правильный способ извещения работника о начале его отдыха:

ТК РФ требует от работодателей обязательного извещения персонала о том, когда начнется их отдых по утвержденному графику. Сделать это нужно за 2 недели до его начала. Можно это сделать с помощью уведомления или приказа. Главное — выполнить требовать из ст.123 ТК РФ.

Невыполнение данного действия может повлечь отказ сотрудника уходить в отпуск и последующий перенос отпускного времени на срок, удобный сотруднику. При этом отказать руководство уже не сможет и придется подстраиваться под желания трудящегося, чьи права были нарушены.

Если отпуск переносится

По письменному заявлению сотрудника и согласию администрации ранее утвержденный период отпуска может быть смещен, либо перенесен. Таким образом, период может наступить раньше, либо позже указанного в графике отпусков. В этом случае, если в график вносятся соответствующие коррективы, тогда наниматель должен (но уже не обязан) уведомлять сотрудника по новому периоду.

Если же, из-за переноса начало и окончание отпуска было смещено и не было уведомления об этом событии, но есть заявление работника, согласованное администрацией, наниматель не будет нести за это ответственность.

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование — «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

Обязан ли работодатель уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске за несколько дней до его начала?

Согласно статьям №115, 122 ТК РФ, отпуск с сохранением заработной платы должен предоставляться сотруднику каждый год в количестве не менее 28 календарных дней. Допускается перенос его на следующий период, но не более двух лет подряд.

В конце календарного года руководитель предприятия должен разрабатывать и утверждать график отпусков. Об этом говорится в статье №123 ТК РФ. Работодатель обязан уведомлять сотрудника об очередном отпуске за две недели до его начала. Это касается как основных, так и дополнительных ежегодных видов отдыха.

Игнорирование этого правила влечет за собой ответственность перед законом. Исключением являются ситуации, когда работник самостоятельно подает заявление на предоставление выходных дней. В качестве примера можно привести перенос или продление отпуска, оформление отгула, дополнительного оплачиваемого отдыха. В заявлении сотрудник указывает желаемые даты начала и завершения отпуска.

Что касается совместителей, ежегодный оплачиваемый отпуск им должен быть оформлен в те даты, что и на основном месте труда. Для этого подчиненному необходимо предоставлять сведения о сроке начала оплачиваемого отдыха на основной работе. Для таких сотрудников не требуется составлять уведомление. С датой начала отпуска они знакомятся при подписании соответствующего распоряжения.

Исключением являются ситуации, когда совместитель не предоставляет документы о сроках отдыха по основному месту труда. Тогда такой работник включается в график отпусков на общих основаниях. Соответственно, требуется его уведомлять о начале отдыха за две недели.

Когда время ухода на отдых предоставляется не по графику и оговаривается с работодателем, составлять и вручать уведомление не требуется.

Как правильно написать?

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска может быть оформлено на стандартном офисном листе вручную либо с использованием печатной техники. У лиц, которые составляют такой документ впервые, возникает немало сложностей и вопросов

Важно придерживаться определенной структуры и правил написания. Способ заполнения документа может быть утвержден нормативным локальным актом предприятия

При составлении оповещения нужно условно лист бумаги разделить на три части вертикальными линиями. Тогда будет легче соблюсти структуру. Вверху следует располагать шапку. Она представлена наименованием организации (ставится по центру в самом верху), информацией о том, кому направляется уведомление.

Во второй части указывается наименование документа, обращение к сотруднику и приводится основной текст. В нижней (заключительной части) ставится дата оформления и подпись ответственного лица. Также пишется следующий текст «Уведомление получил … (подпись, фамилия и инициалы)». Тут ставит подпись работник, которому адресован документ.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации, в которой работает сотрудник;
• фамилия и инициалы директора компании;
• название документа;
• фамилия, имя, отчество, должность работника;
• фамилия и инициалы лица, ответственного за составление документа;
• период, за который предоставляется отдых;
• тип отпуска;
• дата начала отпускных дней;
• номер уведомления;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• место составления документа;
• дата выхода на работу;
• подписи;
• дата составления.

При написании уведомления следует придерживаться следующих правил:

1. не делать зачеркиваний;
2. название документа писать с заглавной буквы. В конце слова ставить точку не нужно;
3. наименование организации в шапке писать полностью;
4. подпись должностного, ответственного лица должна быть поставлена им лично. Цифровые аналоги использовать не рекомендуется;
5. в случае составления документа письменно надо использовать ручку с синим либо фиолетовым чернилом;
6. не исправлять текст корректором;
7. писать грамотно, без синтаксических, грамматических и пунктуационных ошибок, аккуратно и разборчиво.

Оформляют документ в двух экземплярах: один хранится на предприятии, а второй – вручается работнику. Каждый вариант должен быть подписан работодателем либо доверенным лицом (начальником отдела кадров либо бухгалтерии).

На экземпляре, который остается на предприятии, должна быть подпись сотрудника. Ставить печать на уведомлении о начале отпуска необязательно. Оттиск делается лишь в том случае, если того требует внутренняя политика организации.

В документ вносится следующая информация:

• порядковый номер;
• наименование (уведомление о начале отпуска);
• номер извещения;
• краткое содержание документа;
• дата оформления извещения;
• ответ работника на предъявленное уведомление.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

В обязательном порядке оповещение регистрируется в учетном журнале компании.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Сроки подготовки и способы передачи

Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.

Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.

Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.

Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.

В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.

Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.

Как написать правильно?

Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.

В уведомительную форму для работника рекомендуется включить следующие реквизиты:

• данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
• сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
• наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
• обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
• сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
• ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
• просьба подтвердить получение уведомления подписью;
• дата составления;
• подпись ответственного лица, составившего документ;
• строка для постановки росписи сотрудником.

Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.

Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.

Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.

В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.

Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.

Образец о начале отдыха работника

Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.

Как изменить график отпусков Т-7

В подобных случаях график должен включать следующие моменты, связанные с изменением:

• графой 8 бланка Т-7 предусматривается причина для переноса дат отпускного периода — ссылка на приказ, изданный руководителем организации, требующий изменения дат отпускного периода. Образец приказа можно посмотреть ниже;
• графа 9 должна обозначать новые измененные сроки для отдыха подчиненного согласно приказу;
• графа 10 может содержать определенные примечания (к примеру, основание для перенесения отпускного периода и внесения изменений в график);
• графа 7 указывает сроки законного отдыха работника, который фактически использован.

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков:

Скачать образец приказа.

Приведенная последовательность изменения названного графика подлежит применению при перенесении намеченного отдыха тех трудящихся, которые уже были указаны в этом документе (это подразумевает тот факт, что на момент его оформления они исполняли свои трудовые обязанности в конкретной организации). В случае, если сотрудник устроился на работу после того, как график отпусков утвержден на следующий год, то данные об отдыхе этого работника фиксируются следующими путями:

• оформлением соответствующего приложения к графику отпусков, который уже утвержден. Составляют его таким же образом и в той же форме, как основной документ. Входить в приложение должны только данные о периоде отдыха принятого работника. Так же как и сам график, оно подлежит утверждению руководителем;
• не внося корректировок в утвержденный график отпусков. В таком случае принятый сотрудник должен составить заявление в свободной форме, которое должно содержать сроки начала и окончания отпускного периода по его усмотрению и его длительность, а работодателем на его основании оформляется приказ о предоставлении отпуска указанному работнику.

Тот способ изменения существующего графика, который стороны посчитают оптимальным, рекомендуется указать в специальном внутреннем акте, предусмотренном в организации

Примеры внесения изменений в график

Образец заполнения графика, если переносится весь отпуск:

Образец измененного графика, если переносится часть отпуска при досрочном отзыве:

Образцы заявлений

В приведенных ситуациях для изменения и корректировки графика отпусков сотрудник должен написать соответствующее заявление, на основании которого оформляется приказ об изменении времени отдыха.

Образец заявление, если отпуск переносится по графику:

Образец заявления, если отпуск переносится в связи с больничным

Скачать образцы заявлений о переносе даты отпуска в графике.

После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении. Читайте: Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция Как оформить назначение генерального директора Отпуск по уходу за ребенком.

Список источников

• legionfg.ru
• kadrypro.ru
• zullus.ru
• www.glavbukh.ru
• obd2bluetooth.ru
• ecoafisha.ru
• 975-975.ru
• azbukaprav.com
• bouncekitchen.ru
• advokat343.ru

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

бухпроффи

Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.. Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей

Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Надо ли уведомлять работников о предстоящем отпуске

• отдать ему напоминание, составленное в письменном виде, а факт получения сотрудник подтверждает подписью;
• известить о времени отдыха устно и зафиксировать это в специальном журнале, а в качестве подтверждения, что его своевременно уведомили, сотрудник ставит в нем подпись;
• зафиксировать факт оповещения непосредственно в графике, для этого дополнить составленный заранее график двумя новыми графами (для подписи и даты, когда его уведомили).

В письменном напоминании о дате ухода на очередной отдых нет необходимости, например, если человек по договоренности с руководством решил отдохнуть без оплаты. Для этого ему следует только написать отдельное заявление с просьбой о неоплачиваемом отдыхе на выбранный сотрудником период, согласованный с руководством.

ВАЖНО!

Дополнительное оповещение не потребуется, если издать приказ на предоставление отпускного периода — за две недели до его начала. В нем необходимо отметить, что распоряжение одновременно является и оповещением о периоде отдыха, который утвержден в графике. С документом сотрудник знакомится под подпись. Но необходимо учесть важный нюанс. Сотруднику следует поставить в документе подпись два раза: один об ознакомлении с приказом, второй — о получении оповещения.

Способы передачи документа работнику

Работодателю важно заранее подумать над тем, каким методом будет передано уведомление сотруднику. Если подчиненный в данный момент присутствует на рабочем месте, то проблем, как правило, не возникает

Сотруднику документ вручают лично в руки.

Если же работник по каким-либо причинам (нахождение на больничном, отгул, выходной после суточного дежурства и т.п) отсутствует, тогда извещение можно передать ему одним из таких методов:

• через доверенное лицо (соседей, коллег по цеху);
• заказным письмом по почте.

В этих случаях работнику высылается два экземпляра документа.

Первый вариант сотрудник подписывает и передает на предприятие любым удобным для него способом, а второй – оставляет себе.

Понятие и виды отпуска. Законодательная база вопроса

Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.

ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.

Различают несколько видов отпусков
:

• дополнительный;
• учебный;
• по уходу за ребенком.

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по , то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

• Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
• Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
• Продолжительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
• Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.