Электронные транспортные накладные с 2022 года: для кого обязательно, как перейти

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Максимально актуальным этот переход будет для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Если же вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует денежных затрат.

Сколько стоит внедрение электронных транспортных накладных

Среди затрат на внедрение стоит выделить:

стоимость услуг оператора ЭПД;
стоимость оформления электронных подписей различного уровня для ответственных сотрудников;
стоимость обеспечения ответственных сотрудников нужной техникой.

Рассмотрим стоимость первого пункта этого списка на примере оператора СБИС.

Стоимость услуг СБИС для грузоотправителя и перевозчика рассчитывается в зависимости от количества накладных, которые понадобится выдать:

до 200 накладных — 1 500 рублей в год;
до 1200 накладных — 6 000 рублей в год;
далее — от 2,5 до 5 рублей за накладную.

Для грузополучателя стоимость работы оператора не зависит от количества накладных и составляет 500 рублей в год.

Второй пункт — расходы на формирование электронной подписи. В разных регионах сертификаты ЭП стоят по-разному, ориентироваться можно на цены от 1 000 рублей в год за простую подпись без носителя (токена) и от 1 500 рублей в год за квалифицированную подпись без носителя. Стоимость токена оплачивается единоразово и составляет примерно 1 200 рублей.

Вопрос обеспечения сотрудников нужной техникой решается индивидуально каждым участником грузоперевозок.

Если у компании нет своих юристов, то в список расходов необходимо включить стоимость подготовки соглашений об обмене электронными документами между участниками грузоперевозок.

Когда оформляют транспортную накладную

Транспортная расписка является первичным учетным документом. Применение установленной формы которого обязательно при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом. (Часть 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012. Часть 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

Накладная на транспорте (ТН) — это перевозочный документ, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Она составляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного документа. (Пункт 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Формат электронной транспортной накладной утвержден Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@.

Транспортную накладную оформляют, когда товар (груз) покупателю доставляет:

транспортная компания;
продавец (поставщик) собственным транспортом. При условии что стоимость доставки в договоре купли-продажи (поставки) указана отдельно от стоимости товара. В таком случае договор является смешанным, содержащим элементы договора купли-продажи (поставки) и договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК РФ). Если стоимость доставки товаров в договоре поставки не указана отдельно (включена в стоимость товаров), оформлять ТН не надо.

Выписывает транспортную накладную грузоотправитель. То есть та организация, которая заказывает перевозку груза, если в договоре перевозки не установлено иное. В договоре перевозки стороны могут установить, что накладную должен выписать сам перевозчик. Часть 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом.

Немного хронологии: с чего всё началось и эксперимент Минтранса

Основу для перехода на электронный документооборот в России заложил федеральный закон №64 «Об электронной подписи», который вступил в силу в 2011 году. В нём впервые прозвучало понятие «Электронный документ», но об ЭТрН пока ещё речи не было.

Активная работа по цифровизации транспортных накладных началась в 2020-м году. В октябре Минтранс России провёл эксперимент по внедрению ЭТрН и электронного путевого листа (ЭПЛ) в автомобильные перевозки. В пилотном проекте были задействованы многие операторы электронного документооборота (ЭДО), ритейлеры и перевозчики.

Docrobot — один из первых участников эксперимента Минтранса. Оператор протестировал механизмы оформления электронной накладной в цепочке транзакций между крупной торговой сетью и транспортной компанией на внутреннем и внешнем контуре.

Результат превзошёл все ожидания: время отгрузки товара сократилось до минуты, а оборачиваемость увеличилась в три раза.

Эксперимент прошёл успешно — он позволил в полной мере оценить преимущества ЭТрН и выработать механизмы для цифрового взаимодействия между бизнесом и государством. По итогам приняли изменения в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, которые позволили предоставлять транспортную накладную в электронном виде.

Правки стали правовой базой для постановления Правительства России № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». Документ закрепил возможность обмениваться ЭТрН и наделил её такой же юридической силой, какой обладает бумажная версия.

Как заполнить транспортную накладную

С 01.03.2022 транспортную накладную составляют по новой форме.

Подписывает транспортную накладную грузоотправитель вместе с перевозчиком при отправке груза. Грузополучатель расписывается в накладной при получении груза (п. 10 Правил перевозок грузов автотранспортом).

Грузоотправитель — лицо, заключившее договор перевозки, а грузополучатель — лицо, уполномоченное принять груз у перевозчика. Грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать, например, если покупатель заключил договор перевозки товаров на свой склад (п. п. 102, 104 Правил).

Печать на транспортной накладной не нужна.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Организации не будут напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота (ЭДО). Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Организация сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.

Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:

Грузоотправитель создаёт транспортную накладную на платформе оператора ЭДО или в своей учётной системе, если она интегрирована с платформой оператора. В документе грузоотправитель указывает данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза. Затем кладовщик или иное ответственное за отгрузку лицо подписывает накладную квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через оператора ЭДО отправляет в ГИС ЭПД.
Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.
Водитель при приёме груза к перевозке открывает приложение на телефоне или планшете, находит нужный документ и подтверждает приёмку, подписав документ простой электронной подписью (ПЭП). Если есть замечания, указывает их.
Грузополучатель принимает товар, находит транспортную накладную в учётной системе, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН. Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
Водитель подтверждает передачу груза в приложении с помощью ПЭП.
Система отправляет подписанную накладную грузоотправителю и перевозчику, которые также ставят свои КЭП и завершают документооборот.

Алгоритм работы с электронными документами

Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.

Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет.
В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.

Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.

Плюсы и минусы электронных транспортных накладных по сравнению с бумажными

Сравним работу человека, оформляющего бумажную накладную, и работу менеджера, заполняющего ЭТрН.

Бумажный вариант:

Заполнить, распечатать три экземпляра, подписать. Накладная может включать в себя сотню позиций по доставке, соответственно, каждый экземпляр — это много распечатанных листов бумаги.
Передать два экземпляра водителю. Если ответственное за заполнение накладной лицо находится территориально не в том же месте, где груз — лишняя поездка.
Если в накладной ошибка, или водитель потерял накладные — перепечатывать заново.
По завершении поездки полностью заполненный экземпляр накладной нужно вернуть отправителю. Плюс одна поездка водителя.
Бумажная накладная хранится в бумажном архиве, при проверке её поиск занимает время.

Электронный вариант:

Отправитель заполняет электронную версию накладной.
Автоматически и сразу же после подписания отправителем накладная появляется в единой базе и доступна всем прочим участникам перевозки — водителю, менеджеру перевозчика, получателю.
Распечатывается один специальный экземпляр для ГИБДД, на случай проверок на дорогах.
Каждый этап доставки становится сразу известен всем участникам.
Никакие оригиналы бумажных накладных не нужны.

Поскольку формат ЭТрН введен совсем недавно, наработанной практики по нему не так уж и много. Однако уже сейчас можно отметить как плюсы, так и минусы применения электронных транспортных накладных.

К плюсам относим:

сокращение бумажного документооборота — экономия расходников, места на хранение и т.д.;
возможность автоматизированных проверок со стороны налоговой — у ФНС есть доступ к ГИС ЭПД;
оптимизация бизнес-процессов — проще исправлять ошибки в накладных, мгновенно получать извещения о состоянии перевозки и вносимых изменениях и т.д.

Минусы:

необходимость договариваться с прочими участниками услуги перевозки — понадобится составлять специальные соглашения;
отсутствие органов ГИБДД в структуре электронного документооборота — водителям нужно иметь при себе бумажный аналог (предоставляется оператором ЭПД);
дополнительные расходы на оформление электронных подписей и услуги оператора ЭПД.

В процессе дальнейшего применения нововведения, вероятнее всего, будут выявлены и иные нюансы.

Заполнение ТТН

Заполнение формы ТТН начинается с заголовка. В поле «Плательщик» введите информацию о грузополучателе (покупателе). Поле «Клиент (плательщик)» заполняется данными лица, заказавшего транспорт. В разделе товаров в поле «Плательщик» введите реквизиты покупателя, получателя товара.

В разделе транспорта в поле «Клиент (плательщик)» нужно указать данные клиента транспорта. Это может быть как отправитель груза, так и его получатель. Например, когда продавец товара оплачивает транспортные услуги по договору поставки, его данные вносятся в графу. Когда покупатель — его данные.

Форма ТТН заполняется сотрудником грузоотправителя. Его подписывают:

сотрудник, ответственный за отгрузку;
сотрудник, осуществивший отгрузку;
главный бухгалтер.

Также на бланке ставится печать юридического лица. Со стороны перевозчика документ подписывается работником, принявшим ТМЦ к перевозке. Количество копий зависит от типа загрузки.

4 экземпляра, если грузы товарного характера:

первый предназначен для отправителя груза;
второй — грузополучателю для отправки груза;
третий и четвертый — перевозчику (один экземпляр прикрепляется к транспортной накладной и направляется заказчику транспортного средства, второй используется как приложение к путевому листу).

В третьем и четвертом экземплярах грузополучателя ставит свою подпись работник, непосредственно принявший ТМЦ. На бланке также ставят печать организации — получателя.

Для некоммерческого товара выдается три экземпляра:

первый и второй — для перевозчика;
третий для отправителя.

Накладная: образец 2022 года

Накладная по образцу 1-Т используется при учете движения ТМЦ и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. Госкомстат утвердил этот документ двадцать восьмого ноября 1997 года приказом № 78. Форма состоит из заголовка и двух разделов:

Товарный раздел. Он содержит информацию об отношениях между отправителем и получателем. Детали позволяют грузоотправителю произвести списание, а грузополучателю оприходовать товары и материалы.
Транспортный раздел. Предназначен для указания сведений о взаимоотношениях отправителя, заказчика перевозки с юридическими лицами, владельцами транспортных средств, осуществляющих перевозку. Детали раздела необходимы для учета стоимости доставки.

Форма накладной потребуется грузоотправителю при аннулировании, а грузополучателю при отгрузке ТМЦ, перевозимых автомобильным транспортом.

Для перевозчика бланк служит подтверждением факта оказания транспортных услуг. Согласно накладной, водителям выплачивается заработная плата.

Как создать электронную транспортную накладную

В создании электронной накладной принимают участие грузоотправитель, грузоперевозчик, водитель и получатель груза. Накладная оформляется и отправляется через оператора ЭПД — например, Контур, Сбис или Такском. Оформленная накладная регистрируется в ГИС ЭПД — электронной федеральной системе. У налоговой есть доступ к этой базе данных, благодаря чему перевозчики не должны предоставлять электронные транспортные накладные при проверках.

Примерный порядок работы таков:

Отправитель груза, используя приложение или сайт оператора ЭПД, создает накладную в личном кабинете — на компьютере, смартфоне или планшете. В накладной указывает всю необходимую информацию о грузе, точках его отправки и доставки, о перевозчике, а затем подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через своего оператора передает ее другим участникам процесса и в единую базу ГИС ЭПД.
Оператор ЭПД передает сформированный документ адресату (получателю груза) и грузоперевозчику.
Водитель фиксирует получение и дальнейшую передачу груза получателю простой ЭП, а грузоперевозчик использует для этого КЭП.
Грузополучатель также удостоверяет получение груза с помощью КЭП.
Грузоперевозчик заверяет накладную, используя КЭП.

Каждый из участников перевозки может скачать собственный полностью заполненный экземпляр ЭТрН.

Новый бланк транспортной накладной

Новая форма ТН будет действовать с 01.03.22 по 31.08.26. В Постановлении дано четкое определение перечня реквизитов сопроводительных документов, указание на которые присутствует в транспортной накладной. Это:

ИНН организации (ИП), составившей документ;
наименование;
номер и дата.

Изменения в транспортной накладной коснулись раздела, указывающего на стоимость. В нем присутствуют:

стоимость (без НДС);
ставка налога;
сумма налога;
общая сумму (с учетом НДС).

В старой форме было указание только на сумму в рублях, и была детализация:

провозная плата;
сбор за платные дороги;
оплата погрузочно-разгрузочных работ;
доставка опасных грузов;
другое.

Теперь детализировать не нужно. При заполнении транспортной накладной этот раздел заполнять необязательно. Данные из него потребуются только в том случае, если ТН будет приниматься к учету, как первичный документ. При этом оформляется 4 экземпляра ТН.

В этом же разделе добавлены новые графы:

должность и полномочия представителя перевозчика;
должность и полномочия представителя грузоотправителя;
дата.

Новая ТН содержит смысловые блоки, идентичные предыдущей форме товарной накладной.

Что нужно для формирование перевозочных документов в электронном виде?

Чтобы формировать перевозочные документы в электронном виде, нужно:

подключиться к системе ГИС ЭПД. В эту систему будут выгружаться все заполненные документы;
заключить договор с оператором ЭДО. Через данного оператора грузоотправители, перевозчики, грузополучатели будут обмениваться электронными перевозочными документами. Оператор ЭДО должен состоять в реестре, размещенном на сайте Минтранса (подп. 31 п. 1 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ);
оформить для сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись. Это нужно сделать всем участникам ЭДО: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику для тех сотрудников, которые ставят свои подписи в транспортной накладной (в том числе для водителя);
заключить соглашение между всем участниками ЭДО.

В настоящее время идет тестирование системы ГИС ЭПД. Правила представления информации в государственную информационную систему электронных перевозочных документов и технических требований к информационным системам электронных перевозочных документов утверждены постановлением Правительства от 03.03.2022 № 281. Правила вступят в силу с 1 сентября 2022 года.

Учет путевых листов и движения ГСМ. Попробуйте бесплатно.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создана государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:

МВД России
Минтранс России
Минцифры России
ФНС России
Ространснадзор.

Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами — файлами, составленными в формате XML.

Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную. Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).

Учет товаров и материалов. Отслеживание оплат и отгрузок, наличия на складе. Узнать больше.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): зачем и кому нужна.

И так, транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. Как было сказано выше, с начало 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Но с 1 января 2023 года правительство планирует перевести на ЭТрН всех грузоперевозчиков, поэтому начать постепенный переход выгоднее сейчас.

Формировать транспортные накладные в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности.Формировать бесплатно.

#Электронная транспортная накладная #ЭТрН #электронный заказ-наряд #электронная сопроводительная ведомость #ГИС ЭПД #Минтранс

Транспортная накладная с 01.03.2022 — что изменилось

С 2022 года изменились правила грузоперевозок, а с 01.03.2022 транспортная накладная составляется на новом бланке и по новым правилам (Постановление Правительства от 30.11.2021 N 2116).

С этого года электронными транспортными накладными стороны договора перевозки груза могут обмениваться в рамках электронного документооборота. Обновленные правила грузоперевозок разрешают применять транспортную накладную как первичный документ. Правда, тогда заполнять экземпляров придется больше — 4, а не 3, причем оригинал для грузоотправителя оформляется только на бумаге.

Порядок составления транспортной накладной приведен в отдельной главе правил. Обязательны к заполнению все ее разделы, кроме тех, где обозначено «при наличии» или «при необходимости».

Из нового бланка ТН убрали 5 разделов:

8-й — «Условия перевозки»;
9-й — «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению»;
12-й — «Оговорки и замечания перевозчика»;
13-й — «Прочие условия»;
15-й — «Подписи сторон».

Таким образом, новый бланк транспортной накладной состоит из 12 разделов (вместо прежних 17-ти).

Сведения о массе груза (кроме опломбированного) теперь заносятся не только по результатам взвешивания, но и на основании расчета, исходя из объема и техдокументации груза.

В раздел о стоимости перевозки грузов включили реквизиты для первичного документа, в т. ч:

должности;
основания полномочий представителей грузоотправителя и перевозчика;
даты подписания документа.

При этом если в реквизите ТН о стоимости груза вы сделаете ошибку, исправлять ее необходимо по правилам бухучета: с указанием даты исправления и подписей лиц, составивших документ. Электронная ТН исправляется новым электронным документом (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Изменения в транспортной накладной

Главными документами по-прежнему остаются права водителя и путевой лист, но неграмотно заполненная ТН сделает поездку бессмысленной. А вот условия оформления транспортной накладной остались прежними ─ необходимо прописывать все цифры и буквы должны быть печатными, паста ручки ─ синего или черного цвета, а помарки и зачеркивания недопустимы.

Итак, в добавлены следующие изменения:

В поле Грузоотправитель появилась строка о том, что им является экспедитор. Это снимает ответственность со стороны отправителя и получателя, если с товаром что-то произойдет в пути. Причем договор требуется заключать напрямую с экспедиторской компанией, а не по доверенности с водителем.
В добавленном подразделе 1а указывается главный организатор передачи груза.
В поле Груз обязательно прописывают стоимость или ценность перевозимого груза с НДС, без НДС, размер ставки по налогу, отдельно сумма сбора НДС. Дополнительно ─ информация о сопроводительной документации, которая утверждает отгрузку продукта.
В поле Транспорт добавлены строки, где прописывается вид владения ТС: 1 ─ собственность, 2 ─ аренда, 3 ─ лизинг.

Старыми бланками без штрафа разрешено пользоваться до марта 2022, затем водителя будут штрафовать на 500 рублей за применение старого экземпляра.

Важно! Если допустить хотя бы одну ошибку или помарку при заполнении, то продукция не подлежит отгрузке. Введение электронного формата для ТН ─ это большое преимущество для участников перевозки грузов

Обычно эта документация заполняется в специальной программе, которая заметит ошибку в некоторых полях. Также будет невозможно пропустить заполнение обязательных строк, так как ПО попросту не сохранит документ

Введение электронного формата для ТН ─ это большое преимущество для участников перевозки грузов. Обычно эта документация заполняется в специальной программе, которая заметит ошибку в некоторых полях. Также будет невозможно пропустить заполнение обязательных строк, так как ПО попросту не сохранит документ.

Что такое ЭТрН и чем она отличается от бумажной?

Во-первых, это документ, который обладает юридической силой, несмотря на то, что на нем отсутствуют подписи и печать (в транспортной накладной в электронном виде данные реквизиты заменяет ЭЦП). Формат электронной транспортной накладной утвержден Постановлением Правительства РФ (внесены соответствующие изменения в правила осуществления перевозок автотранспортом).

Основной функцией ЭТрН является подтверждение:

Наличия заключенного договора на оказание транспортно-экспедиционных услуг;
Осуществления расходов на доставку товара для корректного начисления налогов.

Электронная транспортная накладная отличается от бумажной версии способом хранения и передачи. Первую можно отправлять и получать по телекоммуникационным сетям, а вторую – только по почте или путем личного вручения. При этом, обрабатывать и принимать к учету ЭТрН проще, поскольку в большинстве компаний учет ведется в специализированных программах.

Что нужно сделать для обмена электронными транспортными накладными

Приобрести КЭП для сотрудников, отвечающих за отгрузку и приёмку грузов. Это может быть кладовщик или менеджер по логистике. В ФНС такую подпись можно получить бесплатно. Но кроме неё нужен защищённый носитель и программное обеспечение.
Подключиться к оператору ЭДО. Он будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Минтранс определит перечень таких операторов и занесёт в специальный реестр. Также вам нужно будет выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учётными системами предприятия. Если вы уже используете какие-то решения для ЭДО или учётную систему, сообщите об этом оператору. Он оценит, возможна ли интеграция с его платформой, сроки и стоимость внедрения ЭТрН. Если интеграция возможна, вы сможете работать электронными транспортными накладными в интерфейсе своей учётной системы. Если нет, то оператор предоставит вам свое решение.
Подключиться к ГИС ЭПД. Она будет обеспечивать обмен электронными перевозочными документами и содержащимися в них сведениями между участниками грузоперевозок и хранить данные.
Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два соглашения: первое — между транспортной компанией и водителем, второе — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. Опишите текущий процесс обмена документами и возможные сценарии обмена: кто из сотрудников в какой последовательности подписывает, передаёт и проверяет документы; как выстроен процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Также обязательно укажите, кто из сотрудников обладает правом подписи, кто и как будет подписывать документы, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.
Позаботиться о техническом оснащении. Необходимо приобрести смартфоны или планшеты для водителей, настроить мобильные клиенты ЭДО и научить работе с ними. Поскольку груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, то им тоже необходимо приобрести планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.

Правила заполнения

Вот как заполнять транспортную накладную, которая действует до 01.03.2022:

Документ заполняется тремя лицами: отправителем, получателем и перевозчиком, некоторые пункты заполняет водитель.
Пункты 1–6 и 16 заполняются грузоотправителем (это данные организации-поставщика, получателя, наименование товара, перечень сопроводительных документов, особые указания отправителя, «прием товара»), он ставит дату заполнения и подписи.
Перевозчик по согласованию с отправителем определяет условия транспортировки, заполняет свою часть — пункты 8–11, 13, 15, 16 (данные об условиях транспортировки, перевозчике, ТС, стоимости услуг, порядке расчетов). Он ставит дату заполнения и подписывает документ.
При транспортировке опасного, крупногабаритного, тяжеловесного груза отправитель указывает маршрут, данные о разрешительных документах.
Водитель заполняет пункты «Прием товара», «Сдача товара» (6 и 7), «Стоимость услуг…» (15). При необходимости заполняются пункты о переадресовке и изменении условий перевозки (12 и 14).
Грузополучатель заполняет часть ТН под названием «Сдача товара» (7).
Отсутствие информации в графе отражается в виде прочерка, пустыми графы оставлять не надо.
Если условия транспортировки в пункте 8 не определены, то применяются общие условия, изложенные в законодательстве.
Составляется 3 экземпляра для каждой из сторон — для грузоотправителя, грузополучателя, грузоперевозчика. Все они являются оригиналами с одинаковой силой.
Подписи ставят уполномоченные лица, исправления заверяются этими же лицами.

Все пункты бланка обязательны для заполнения, за исключением тех, где есть пометка «при необходимости».
Юридические лица в качестве идентифицирующих реквизитов указывают: полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона. Физлица: Ф.И.О., ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
Раздел 1 заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза.
Раздел 1а заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель услуг. Вписываются реквизиты такого договора.
Раздел 2 заполняют для грузополучателя. Указывается информация о месте доставки груза.
В 3-м блоке отражаются сведения о грузе.
В блоке 4 приводятся данные о сопроводительных документах на груз (при их наличии).
В 5-й блок вносят указания по маршруту, срокам доставки, об ограничениях скорости движения, особенностях перевозки для конкретного товара и др.
В разделе 6 прописывают все про перевозчика — организацию или ИП, которая занимается транспортировкой грузов.
В разделе 7 указывают транспортное средство. Обязательно определяют тип владения автомобилем.
В разделе 8 показывают, как и когда состоится прием грузов.
В 9-й части отражают сведения о переадресовке, если ее производили. Эту часть заполняет перевозчик.
В 10-й части отражают фактическую выдачу грузовой партии.
В 11-й части при необходимости вносятся отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
В 12-м разделе рассчитывается стоимость перевозки. Эту часть заполняют, если ТН используют как первичный документ бухучета.

Печати не предусмотрены формой ТН. Отсутствие печати никакой ответственности не несет, но и ее наличие — тоже не ошибка.

А это образец заполнения бланка ТТН по форме 1-Т на алкогольную продукцию.

Если организация не пользуется печатью, то ее оттиск в форме 1-Т необязателен.

ВАЖНО!

Это далеко не полный порядок заполнения, но даже из него понятно, что бланк стал сложнее для оформления. В нем появились новые графы для подтверждающих документов. Изменение ТН направлено на упрощение прослеживаемости перевозки грузов.

Внедрение ЭТрН

С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужны. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать:

Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны, планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
Технический сбой. Для перевозок требуется постоянное наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, утеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
Организационные сбои. Например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.

Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке. Тем более, что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.

Преимущества электронных транспортных накладных перед бумажными

Эксперимент по применению электронных транспортных накладных был проведен еще в октябре 2020 года. По его результатам удалось понять, как функционирует схема обмена сведениями.

Участники грузоперевозок получат такие преимущества:

смогут отслеживать статус документа. Сторона, подписавшая свой титул электронной транспортной накладной, сможет отслеживать подписание каждого последующего титула;
будет иметься идентичность экземпляров. Все стороны будут работать с одним документом, в связи с чем все экземпляры будут одинаковые;
оплата будет производиться ускоренно — если все подписи электронные, то для оплаты не потребуется дополнительная документация. Оплата не затягивается на длительное время в связи с неверным оформлением бумажной документации, долгой доставкой или пропажей;
получатели могут просматривать документ. Они не вносят в него информацию и не подписывают его, однако смогут его просматривать;
появляется возможность детального описания транспортируемого груза. Можно будет отказаться от товарно-транспортной накладной ввиду того, что описание груза заменит товарный раздел накладной.

Как обмениваться электронной накладной: схема и этапы

Базовый сценарий документооборота выглядит следующим образом:

Грузоотправитель создаёт ЭТрН на платформе оператора ИС ЭПД и подписывает свой титул. Документу присваивается уникальный номер — идентификатор.
Оператор ИС ЭПД передаёт документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус. При обнаружении ошибок или расхождений он возвращает ЭТрН отправителю груза, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ.
Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.
Водитель принимает груз и подтверждает приём, подписывает ЭТрН. Если есть замечания, указывает их.
Перевозчик получает и подписывает ЭТрН.
Грузополучатель получает товар и подтверждает приём, подписывает свой титул в ЭТрН. Он тоже может указать свои замечания и комментарии.
Водитель подтверждает передачу груза и снова подписывает ЭТрН.
Оператор ИС ЭПД направляет документ грузоотправителю и перевозчику, которые подписывают документ. Транспортная компания ставит подпись последней и завершает документооборот.

Электронная транспортная накладная становится доступной всем участникам перевозки в режиме реального времени и отдельно хранится в ГИС ЭПД. Итог: каждый получает ЭТрН с нужными подписями.

Сценарии обмена электронной транспортной накладной типовые. Если компания заключает договор на экспедиторские услуги, в этой цепочке появляется ещё один участник — экспедитор.

Свой собственный сценарий составить нельзя: все алгоритмы перевозок и работы с ЭТрН тоже протестированы и подтверждены Минтрансом.