Транспортная накладная с 01.03.2022

Работа с электронными транспортными накладными в переходный период

Для работы с электронными транспортными накладными в переходный период провайдеры заключают соглашение с «ЗащитаИнфоТранс» (оператор ГИС ЭПД).

Раньше субъекты работали с электронными транспортными накладными по самостоятельно разработанным форматам, и их можно использовать дальше, но только до 1 сентября 2022 года. Когда переходный период будет окончен, потребуется перейти на единый формат.

В переходный период желательно выдавать водителю на всякий случай бумажную транспортную накладную. К примеру, она потребуется, когда у инспектора нет необходимого оборудования или же возникли проблемы с интернет-соединением и т.д.

Документы, необходимые для перевозки грузов

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (п. 20 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — Закон N 259-ФЗ).
Необходимость использования транспортной накладной и заполнения ее реквизитов установлена п. 6 Правил перевозки грузов (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272).
Начиная с 25 июля расходы на доставку при перевозках грузов автотранспортом необходимо подтверждать транспортной накладной, составленной по новой форме. Этот документ потребуется и при налоговой проверке, когда налоговики оценивают реальность операций и обоснованность расходов.
Новая форма транспортной накладной используется в случае, когда товар перевозит специализированная транспортная компания или предприниматель, оказывающий услуги по автоперевозке. То есть участниками операции по перевозке являются грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.

Обратите внимание! Использование транспортной накладной не исключает применения накладных форм N N 1-Т и ТОРГ-12. Об этом говорится в Письме Минтранса России от 20.07.2011 N 03-01/08-1980ис

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, используется для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Форма N Т-1 может использоваться в случае, когда перевозка товаров осуществляется без участия специализированной транспортной компании. В этом случае договор перевозки груза не составляется. Организация, выступающая в роли отправителя или получателя, самостоятельно осуществляет перевозку товаров (п. 2 Постановления N 78).

Общие правила оформления транспортной накладной

Транспортную накладную (далее — ТН) составляет грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки груза (п. 1 ст. 8 Закона N 259-ФЗ). Груз, на который не оформлена ТН, перевозчиком для перевозки не принимается.
Выписывать ТН нужно в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Каждый экземпляр является оригиналом.
ТН составляется на одну или несколько партий груза, которые перевозятся на одном транспортном средстве (п. 9 Правил).
Если груз перевозится на двух автомобилях, то необходимо составить две транспортные накладные. Иными словами, количество ТН должно соответствовать количеству используемых транспортных средств (п. 10 Правил).
Если какая-либо строка транспортной накладной не заполняется, то в ней следует поставить прочерк (п. 11 Правил).
Транспортную накладную подписывают и заверяют печатями грузоотправитель и перевозчик.
Любые исправления заверяются подписями и печатями как грузоотправителя, так и перевозчика.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Максимально актуальным этот переход будет для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Если же вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует денежных затрат.

Правила заполнения

Вот как заполнять транспортную накладную, которая действует до 01.03.2022:

Документ заполняется тремя лицами: отправителем, получателем и перевозчиком, некоторые пункты заполняет водитель.
Пункты 1–6 и 16 заполняются грузоотправителем (это данные организации-поставщика, получателя, наименование товара, перечень сопроводительных документов, особые указания отправителя, «прием товара»), он ставит дату заполнения и подписи.
Перевозчик по согласованию с отправителем определяет условия транспортировки, заполняет свою часть — пункты 8–11, 13, 15, 16 (данные об условиях транспортировки, перевозчике, ТС, стоимости услуг, порядке расчетов). Он ставит дату заполнения и подписывает документ.
При транспортировке опасного, крупногабаритного, тяжеловесного груза отправитель указывает маршрут, данные о разрешительных документах.
Водитель заполняет пункты «Прием товара», «Сдача товара» (6 и 7), «Стоимость услуг…» (15). При необходимости заполняются пункты о переадресовке и изменении условий перевозки (12 и 14).
Грузополучатель заполняет часть ТН под названием «Сдача товара» (7).
Отсутствие информации в графе отражается в виде прочерка, пустыми графы оставлять не надо.
Если условия транспортировки в пункте 8 не определены, то применяются общие условия, изложенные в законодательстве.
Составляется 3 экземпляра для каждой из сторон — для грузоотправителя, грузополучателя, грузоперевозчика. Все они являются оригиналами с одинаковой силой.
Подписи ставят уполномоченные лица, исправления заверяются этими же лицами.

Все пункты бланка обязательны для заполнения, за исключением тех, где есть пометка «при необходимости».
Юридические лица в качестве идентифицирующих реквизитов указывают: полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона. Физлица: Ф.И.О., ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
Раздел 1 заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза.
Раздел 1а заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель услуг. Вписываются реквизиты такого договора.
Раздел 2 заполняют для грузополучателя. Указывается информация о месте доставки груза.
В 3-м блоке отражаются сведения о грузе.
В блоке 4 приводятся данные о сопроводительных документах на груз (при их наличии).
В 5-й блок вносят указания по маршруту, срокам доставки, об ограничениях скорости движения, особенностях перевозки для конкретного товара и др.
В разделе 6 прописывают все про перевозчика — организацию или ИП, которая занимается транспортировкой грузов.
В разделе 7 указывают транспортное средство. Обязательно определяют тип владения автомобилем.
В разделе 8 показывают, как и когда состоится прием грузов.
В 9-й части отражают сведения о переадресовке, если ее производили. Эту часть заполняет перевозчик.
В 10-й части отражают фактическую выдачу грузовой партии.
В 11-й части при необходимости вносятся отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
В 12-м разделе рассчитывается стоимость перевозки. Эту часть заполняют, если ТН используют как первичный документ бухучета.

Печати не предусмотрены формой ТН. Отсутствие печати никакой ответственности не несет, но и ее наличие — тоже не ошибка.

А это образец заполнения бланка ТТН по форме 1-Т на алкогольную продукцию.

Если организация не пользуется печатью, то ее оттиск в форме 1-Т необязателен.

ВАЖНО!

Это далеко не полный порядок заполнения, но даже из него понятно, что бланк стал сложнее для оформления. В нем появились новые графы для подтверждающих документов. Изменение ТН направлено на упрощение прослеживаемости перевозки грузов.

Правила заполнения

Важно при составлении соблюдать правила оформления транспортной накладной. Наличие каких-либо ошибок может сделать документ недействительным

При этом правительство внесло ряд изменений в транспортную накладную в 2023 году, которые также нужно учитывать при оформлении.

Порядок и инструкция по заполнению ТН указаны в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 ПДД РФ» от 21.12.2020.

Далее мы предлагаем ознакомиться с основными правилами заполнения транспортной накладной по пунктам:

грузоотправителем заполняются пункты «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Сопроводительные документы», «Указания грузоотправителя», «Наименование груза», «Прием груза» и часть отправителя в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
грузоперевозчиком заполняются пункты «Условия перевозки» (только после согласования с отправителем), «Перевозчик», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета», «Транспортное средство», «Прочие условия» (при их наличии) и часть перевозчика в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
грузополучатель заполняет пункт «Сдача груза»;
в разделе «Прочие условия» можно указать маршрут следования, если это необходимо, также дату, номер и срок действия специального разрешения, если оно есть;
перевозчик имеет право в разделе «Оговорки и замечания» делать пометки о состоянии груза, тары, опломбирования, изменении условий перевозки и т.д.
в разделе «Указания грузоотправителя» нужно указать ценность груза в размере его стоимости;
в документе не должно быть пустых полей, если отсутствуют записи в каком-либо пункте, это обозначается прочерком;
если в разделе «Условия перевозки» нет записей, применяются те условия, которые указаны в общих правилах перевозки грузов;
пункт о грузе должна включать сведения обо всех партиях, которые перевозятся одним и тем же транспортом;
допускаются исправления в накладной, они обязательно должны быть заверены подписями грузоперевозчика и отправителя (обязательно указываются фамилии и инициалы подписавшихся), а рядом должны стоять слово «Исправлено» и дата исправления;
не обязательно ставить печать, а вот подпись нужна отправителя, транспортной компании, водителя и получателя.

Как составить товарно-транспортную накладную: бланк 2019 года, образец, форма

Товарно-транспортная накладная в 2019 году составляется, как и ранее, по утверждённой форме №1-Т. При этом данная форма широко представлена в различных специальных бухгалтерских программах, а бланки доступны для загрузки и распечатывания. В большинстве случаев, в современном бухгалтерском учете ТТН заполняется в электронном виде в соответствующих программах, так как они позволяют использовать функции автоматического заполнения и ведения подсчетов. Но в некоторых случаях возникает необходимость распечатки и пустого бланка по данной форме.

Обратите внимание

ТТН в обязательном порядке должна содержать информацию о том, на основании каковой формы она составляется. Для соответствия действующему законодательству указывается соответствие вышеозначенному Положению Госкомстата №78 от 28.11.1997. В то же самое время не будет являться нарушением и внесение изменений в таковую форму, если отправка сопровождается транспортной накладной и заполнением формы ТОРГ-12 и служит функциям внутреннего учета.

Соответственно законодательству, ТТН составляется в четырёх экземплярах. Один экземпляр товарно-транспортной накладной остаётся у отправителя, три – передаются перевозчику. При этом перевозчик обязан передать один из его экземпляров получателю. На каждое транспортное средство выдается полный комплект экземпляров ТТН.

Как составить транспортную накладную: бланк 2019 года, образец, форма

Транспортная накладная составляется по утверждённой форме упрощенного вида. В отличие от ТТН, её можно относительно легко заполнять и без использования специальных бухгалтерских программ. Это связано с тем, что в транспортной накладной не присутствует товарная часть, что значительно упрощает весь процесс её заполнения.

Обратите внимание

Транспортная накладная является основным документом, подтверждающим законность перевозки груза. В случае её отсутствия, допускается использование ТТН только при предоставлении путевого листа или иной документации, если используется транспорт получателя или перевозка осуществляется средствами одной и той же компании.

Количество экземпляров ТН, необходимых для каждой партии товара, составляет 3 единицы. Один экземпляр остается у отправителя груза, один – у грузоперевозчика, а третий – выдаётся получателю. Как и в случае с ТТН, транспортная накладная в обязательном порядке должна выдаваться каждому конкретному водителю при перевозке товаров силами нескольких транспортных средств.

Ответственность за искажение транспортной накладной

За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.

Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).

Подписание электронной транспортной накладной

Транспортную накладную подписывают три субъекта (пп. 4 п. 3 Постановления Правительства от 30.11.2021 г. № 2116):

грузоотправитель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения);
перевозчик (водитель);
грузополучатель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения).

Если имеется договор транспортной экспедиции, то от лица грузополучателя электронную транспортную накладную подписывают:

экспедитор, принявший груз во владение. Одновременно нужно поставить отметку — «Является экспедитором»;
заказчик услуг по транспортировке (грузовладелец), когда экспедитор не принял груз во владение, в т.ч. когда заказчик транспортировки самостоятельно погрузил товар.

Электронная транспортная накладная содержит четыре обязательных файла обмена, имеющих расширение «.xml» (титул). Эти файлы подписываются в строгой последовательности, начиная от первого и заканчивая четвертым. Когда каждый титул подписан, провайдер направляет документ в ГИС ЭПД. Все файлы электронной транспортной накладной должны заверяться усиленной квалифицированной ЭП ответственного лица. Водители и кладовщики могут принимать участие в документообороте, чтобы согласовывать документ и вносить замечания. Для этого им вполне можно иметь простые электронные подписи.

Процесс подписания электронной транспортной накладной имеет такой вид:

Каждая перевозка сопровождается уникальным идентификатором ГИС ЭПД, который дает возможность собрать все обменные файлы в одну транспортную накладную. Идентификатор присваивается в автоматическом режиме, когда первый титул проверен и отправлен. Кроме того, сам провайдер имеет возможность заранее получить пул идентификаторов и добавить их в первый титул.

Когда груз принимается и сдается, подписываются парные титулы — одна сторона передает груз, а вторая — получает. В таком случае возможны такие варианты сдачи-приемки:

Линейный сценарий с кладовщиком. В этом случае кладовщик находит требуемую накладную, проверяет документ, вносит замечания, а затем подписывает простой электронной подписью. Далее оператор склада подписывает файл своей усиленной квалифицированной ЭП и направляет водителю на согласование. Он также может внести свои замечания. Когда эти замечания являются существенными, потребуется выпустить исправленный титул грузоотправителя или оформить новую электронную транспортную накладную.

Предварительное согласование. В данном случае водитель и кладовщик первоначально согласовывают между собой информацию в транспортной накладной, а затем подписывают ее простой электронной подписью. Далее она передается на подписание усиленной квалифицированной ЭП оператору склада и перевозчику. Такой механизм дает возможность исправить информацию в накладной без оформления ее нового экземпляра.

Электронная транспортная накладная может иметь еще другие четыре титула, которые зависят от условий транспортировки. Они оформляются при смене грузополучателя или адреса доставки, при замене водителя или автомобиля, если требуется зафиксировать итоговую стоимость транспортировки.

Оформленные титулы стоимости заменяют подписание акта сдачи-приема услуг. На основании электронной транспортной накладной, в которой имеются титулы стоимости, можно формировать бухгалтерскую корреспонденцию.

Если экспедитор — грузоотправитель, то ТН составляет он

Наша экспедиционная компания оказывает услуги по доставке товаров с привлечением транспортной организации. Как оформить новую транспортную накладную, если в грузоперевозках участвуют четыре стороны:

поставщик товара (грузоотправитель);
наша компания (у нас заключен договор транспортной экспедиции с поставщиком по организации перевозки его товаров);
транспортная компания (договор с перевозчиком заключила наша компания);
покупатель товаров (грузополучатель)?

В каких разделах отражаются данные о нашей экспедиционной компании и указываются ли они вообще? Кто выступает в таком случае грузоотправителем? Чьи подписи и печати должны стоять в транспортной накладной? Получит ли поставщик транспортную накладную? Если нет, то как он узнает, что покупатель получил товар?

Г.Б.Спиридонова, г. Санкт-Петербург

Как мы уже говорили, оформлять транспортную накладную должен тот, кто заказывает транспорт <18>. И если поставщик поручил вам организовать перевозку груза <19>, то в этом случае вы от своего имени заключаете договор перевозки с транспортной компанией. И тогда вы (экспедитор) будете грузоотправителем и должны составить транспортную накладную в трех экземплярах: для себя, для перевозчика и для покупателя <16>. В пунктах транспортной накладной, где упоминается грузоотправитель, вам надо указать свои данные, соответственно, и подписи, и печати (в п. п. 1, 6, 16) тоже будут ваши.

Поставщик товара в этом случае оригинал транспортной накладной не получит. У него будет ваша расписка о приемке груза <20>. А когда вы будете подтверждать, что услуги оказаны, то вы передадите поставщику копию транспортной накладной с подписями и печатью покупателя. Это и будет подтверждать получение товара покупателем.

Примечание

Если договор перевозки экспедитор заключает от имени поставщика на основании выданной доверенности <21>, то в этом случае транспортную накладную также составляет экспедитор. Но в ней в пункте «Грузоотправитель» надо указать данные поставщика, а в п. п. 6 «Прием груза» и 16 «Дата составления, подписи сторон» — фамилию и подпись экспедитора. А к этой накладной надо приложить доверенность, выданную экспедитору поставщиком. Один экземпляр этой транспортной накладной экспедитор должен передать поставщику, второй — перевозчику, а третий — покупателю.

Если же вы одновременно будете перевозчиком (будете доставлять товар своим транспортом), то тоже нужно составлять транспортную накладную, в которой:

вашу компанию (экспедитора) надо указать в тех пунктах, где есть упоминание о перевозчике;
поставщика (заказчика перевозки) — в тех пунктах, где упоминается грузоотправитель;
покупателя — в тех пунктах, где упоминается грузополучатель.

И каждый получит по своему экземпляру транспортной накладной <22>.

<18> Пункт 6 Правил.<19> Статья 801 ГК РФ.<20> Приложение N 2 к Порядку оформления и формам экспедиторских документов, утв. Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23; ст. 2, п. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»; п. п. 5, 7, 12 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554.<21> Статья 801 ГК РФ; п. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ.<22> Пункт 9 Правил.

Чем Товарно-Транспортная Накладная отличается от ТН?

Ранее использовалась только товарно-транспортная накладная. Сейчас активно применяются два документа: транспортная накладная и товарно-транспортная накладная. Возникает вопрос: «Какая разница между двумя видами документов?»

Для чего нужна товарно-транспортная накладная и ее основные особенности:

Необходима при учете движения груза между отправителем и получателем.
Является подтверждающим документом при перевозке товара по дороге.
Состоит из разделов: транспортный и товарный. В каждый раздел заносится информация о грузе, фиксируются этапы перевозки.
ТН — основание при расчете за перевозку.
Составляется в четырех экземплярах.
Позволяет списать товар продавцу и оприходовать его у покупателя.

Для чего нужна транспортная накладная и ее основные особенности:

Является основанием заключения договора перевозки.
Состоит из транспортного раздела. В нем заключена информация о продавце, покупателе и перевозчике. Зафиксированы условия грузоперевозки и факты транспортировки товара.
Правомерность для осуществления перевозки.
Нет номера юридических лиц, а именно продавца и покупателя. Записан только номер ответственного за груз.
Указаны сведения о таре: упаковка, маркировка, грузовые места, масса и размер товара.
Указаны требования отправителя о машине, условиях доставки, состоянии груза, упаковке, таре.
Нет информации о плательщике, конкретно: наименования, банковского реквизита, адреса.
Является основанием для подтверждения расходов за перевозку транспортным средством.
Бланк нельзя использовать основанием для оприходования товарно-материальных ценностей получателем и списания продавцом.
Заполняется в трех экземплярах.
В товарной накладной не указана цена за единицу, нет общей стоимости груза. Можно заполнить только объявленную стоимость.
Документ предъявляется для расчета за оказанные услуги.

Если бухгалтером оформляется транспортная накладная, то для списания и оприходования товара можно оформить товарную накладную. Данный документ содержит сведения о цене товара, количестве и наименование. Если бланк отсутствует, то грузоотправитель не сравнит груз, который он получил с фактически отправленным.

На первый взгляд может показаться, что один документ заменяет другой, однако это не так. Товарно-транспортная накладная заполняется более полными данными, есть два раздела, один из которых предназначен для учета. Некоторые специалисты считают, что документы определяют сферу применения. Транспортная накладная оформляется, если в перевозке участвует транспортная компания, а товарно-транспортная накладная, если перевозчиком является отправитель или получатель. Однако в случае если перевозчиком становится поставщик или покупатель документы могут не потребоваться.

При заключении договора можно использовать один из этих документов. Налоговая служба признает оформление двух бланков избыточным. Для того чтобы подтвердить транспортные затраты можно применять транспортную накладную или товарно-транспортную.Транспортная накладная регулирует перевозку и порядок доставки груза. В ней не указаны сведения о стоимости доставленного груза.

Заполнять бланк нужно согласно правилам перевозки грузов автомобилями. Разделы содержат простую и понятную нумерацию, каждый из которых имеет свое назначение, название. Рядом с графой изложены требования. Необходимо помнить, что число ТН будет зависеть от использованных при перевозке транспортных средств. Каждый автомобиль должен быть сопровожден отдельной транспортной накладной.

Если перевозка сборная, то на отдельные партии груза оформляются отдельные накладные.Компании должны уделить особое внимание при выдаче сопроводительных документов. Только правильно оформленные бланки являются основанием при признании транспортных расходов

Бухгалтера должны следить за изменения в законодательстве.