Типичные ошибки в счетах-фактурах

Что говорит закон

Не всегда в ошибках виновата фирма. Бывает, что меняются реквизиты компаний или условия договора. Выявить неточности может любая сторона заключения сделок, но исправлять должна именно та, которая их допустила. Причем спрашивать согласия контрагента для этого не требуется, но его следует уведомить о корректировке. Откорректированный вариант бумаг отправляется затем этому контрагенту.

Изменить ошибочную информацию можно двумя документами: исправленным или корректировочным.

Документ корректировки

Корректировочный счет-фактура считается дополнением к первому варианту счета-фактуры. У этой бумаги имеются свой порядковый номер и дата составления. Указать в этой бумаге следует старые данные и новые показатели по стоимости товаров и их количеству. Здесь будет указано, увеличивается или уменьшается число каких-то характеристик, по сравнению с предыдущим документом.

Составлять корректировочный счет можно только в следующих случаях:

• Стоимость отгрузки была увеличена или, наоборот, уменьшена из-за изменений в сделке или предоставления скидок.
• Товары были возвращены.
• Товары с браком пошли в утиль по договоренности с продавцом.
• Неточные сведения о количестве товаров или их характеристиках.

Такая корректировка направлена, в первую очередь, не на исправление грубых ошибок в документе, а на согласование между сторонами условий сделки.

Исправленный документ

Когда при составлении счета-фактуры допускаются серьезные ошибки, нужно их исправлять. Серьезными считаются только те ошибки, которые не дают налогоплательщику возможность применять вычет НДС. Таким образом, делать исправленный счет-фактуру нужно в следующих случаях:

• Когда допущена ошибка технического характера (например, введены неправильные цифры, цены или количество продукции).
• Арифметические ошибки (банальный результат неправильных подсчетов).
• Неправильно прописаны реквизиты сторон или их наименования, адреса.
• Документ подписало лицо, которое не имеет права ставить под ним подпись.

Если ошибка не мешает идентифицировать продавца и покупателя, не дает неправильное представление о цене и суммы налогового сбора, то в этом случае бумагу исправлять не нужно.

Нужно знать, что под исправленным счетом-фактурой подразумевается новый документ, а не исправленный старый. Его оформляют вместо того документа, в котором были выявлены ошибочные сведения. Формат исправленного счета-фактуры может быть электронным или бумажным. Ему не присваивается новый номер, он должен быть точно таким же, как в старой фактуре и с той же датой. Дата исправления и порядковый номер отражаются в специальной строке 1а.

К вопросу о налоговой декларации

Остановимся еще на одном моменте, который может возникнуть при внесении исправлений в счет-фактуру.

Если данные по первичному («ошибочному») экземпляру счета-фактуры уже отражены в декларации по НДС, исправления вносятся не только в сам счет-фактуру, но и в декларацию.

При этом стоит иметь в виду, что если недостоверные сведения, а также ошибки не приводят к занижению суммы налога, налогоплательщик вправе (не обязан) внести необходимые изменения в декларацию и представить в налоговый орган «уточненку» за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован первичный счет-фактура в книге продаж продавца. При этом уточненная налоговая декларация, представленная после истечения установленного срока подачи декларации, не считается представленной с нарушением срока (абз. 2 НК РФ).

Вернемся к нашему примеру об ошибке в счете-фактуре в связи с неуказанием ИНН и КПП покупателя. В Письме № СД-4-3/5268@ ФНС отметила: поскольку в рассматриваемой ситуации выставление продавцом первичного счета-фактуры (без указания ИНН и КПП) не привело к занижению суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет РФ у продавца, такой налогоплательщик-продавец вправе представить уточненную декларацию по НДС. В случае если продавец не представил «уточненку» и при налоговой проверке выявлены расхождения между сведениями из книги покупок покупателя и книги продаж продавца, они могут быть урегулированы посредством представления пояснений со стороны покупателя и продавца в соответствии с Письмом ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395.

Если допущенные ошибки привели к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в декларацию и подать в налоговый орган уточненную декларацию в установленном порядке (абз. 1 НК РФ).

* * *

Мы рассмотрели некоторые вопросы, которые могут возникнуть у продавца при исправлении им счета-фактуры, в котором обнаружена ошибка. Не стоит забывать, что при этом применяется форма, которая действовала на дату составления первоначального счета-фактуры.

Возможно, в связи с исправлением ошибок в счетах-фактурах возникнет обязанность по представлению уточненных налоговых деклараций.

Если продавец по просьбе покупателя исправляет в счете-фактуре несущественные ошибки, ему нужно зарегистрировать документ в книге продаж, в противном случае в вычете покупателю откажут.

Кстати, о вычетах НДС. В Письме № СД-4-3/5268@ ФНС напомнила, что налогоплательщик вправе заявить к вычету налог на основании счета-фактуры с внесенными в него исправлениями за любой из входящих в трехлетний срок налоговый период после принятия на учет покупки при наличии указанного счета-фактуры. Исправленный счет-фактура регистрируется в книге покупок в порядке, приведенном в п. 9 Правил ведения книги покупок (см. также Письмо Минфина России № 03-07-11/84472).

Оформление филиалом СФ на реализацию работ, услуг

Если работы, услуги реализуются организациями через обособленные подразделения, то СФ выписывается обособленным подразделением, но только от имени организации (стр. 2 Продавец). PDF

СФ выставляется обособленным подразделением в обычном порядке: в пятидневный срок с даты реализации работ, услуг и должен быть оформлен следующим образом (Письма Минфина РФ от 15.05.2012 N 03-07-09/55, от 18.05.2017 N 03-07-09/30038, Письмо ФНС РФ от 16.11.2016 N СД-4-3/21730, Правила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Шапка

• Номер и Дата (стр. 1) — указываются в хронологическом порядке, номер — с разделительной чертой, после которой приводится номер подразделения. Организация сама нумерует филиалы и закрепляет их номера в учетной политике.
• Продавец (стр. 2), Адрес (стр. 2а), ИНН продавца (стр. 2б) — полное или сокращенное наименование головной организации, ее адрес в соответствии с ЕГРЮЛ, а также ИНН.
• КПП продавца (стр. 2б) — КПП обособленного подразделения, осуществляющего выполнение работ (услуг).
• Грузоотправитель и его адрес (стр. 3) — прочерк.
• Грузополучатель и его адрес (стр. 4) — прочерк.
• К платежно-расчетному документу № от (стр. 5) — реквизиты (номер и дата составления) платежного поручения или кассового чека в случае получения авансовых платежей.
• Покупатель (стр. 6), Адрес (стр. 6а), ИНН/КПП покупателя (стр. 6б) — полное или сокращенное наименование покупателя, его местонахождение в соответствии с ЕГРЮЛ, а также ИНН и КПП покупателя.
• Валюта: наименование, код (стр. 7) — наименование и код валюты расчетов.
• Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) (стр. — реквизиты гос. контракта при его наличии.

Табличная часть

• описание выполняемых работ, оказанных услуг и единица измерения (при возможности ее указания);
• количество по счету-фактуре исходя из принятых по нему единиц измерения (если применимо);
• цена за единицу измерения по договору без учета налога;
• стоимость работ, услуг за все реализуемые по счету-фактуре работы, услуги без налога;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявляемая покупателю работ, услуг, рассчитанная исходя из применяемых налоговых ставок;
• стоимость всех реализуемых работ, услуг по счету-фактуре с учетом суммы налога.

Подписи

По общему правилу счет-фактура на реализацию работ, услуг подписывается (п. 6 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 14.10.2015 N 03-07-09/58937):

руководителем и главным бухгалтером организации

или

иными лицами по доверенности (приказу) от имени организации.

Если СФ выдан обособленным подразделением, то подписи ставят:

руководитель филиала, который действует по доверенности

или

другое уполномоченное лицо (менеджер, кладовщик и т. д.) на основании приказа или доверенности.

Для чего служит счет-фактура и чем грозят допущенные в нем ошибки?

Счет-фактура — первичный документ налогового учета по НДС, выписываемый продавцом — налогоплательщиком НДС при реализации продукции, работ, услуг и пр.

ВНИМАНИЕ! Счет-фактуру обязаны выставлять лица, освобожденные от НДС по ст. 145 НК РФ

Также в определенных случаях (например, при импорте товаров из-за границы) документ обязаны оформлять и лица, не являющиеся плательщиками указанного налога, например упрощенцы или вмененщики.

Составитель должен выделить размер НДС, подлежащий уплате в бюджет с операции. Покупатель, в свою очередь, если он являет плательщиком НДС, может принять к вычету величину налога, прописанную в полученном счете-фактуре. Таково основное предназначение данного документа (ст. 169 НК РФ).

Учитывая, что вычет — это возможность уменьшить НДС к уплате в бюджет, к счетам-фактурам как документам, подтверждающим право на вычет, предъявляются серьезные требования. Нарушив их, продавец лишает покупателя возможности правомерно снизить размер налога. Обо всех этих требованиях мы поговорим далее.