Как отразить в учете бюджетного учреждения
В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2023 году в таблице (письмо Минфина № 02-06-07/104576):
| Содержание операции | Бухгалтерская запись | |
|---|---|---|
| Дебет | Кредит | |
| Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 93 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211 |
| Формирование резерва на отпуск за отработанное время | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 20 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211 |
| Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время (одновременные проводки) | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 13 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 93 211 |
| Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211 | |
| Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 12211 |
| Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 302 11 737 |
Даты создания резерва
В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.
Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат
| Отчетная дата | Количество раз формирования резерва | Использование в учете |
| Последний день месяца | 12 (двенадцать) | Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% — показатель, не учитываемый при реализации признака существенности |
| День окончания квартального периода | 4 (четыре) | Является наиболее оптимальной формой резервирования |
| Последний день года | 1 (один) | Редко используется в учете |
В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.
Настройки
Производятся в настройках организации (вкладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Резервы отпусков):
Для расчета оценочных обязательств в БУ возможно два варианта:
- Нормативный метод – расчет процентом от ФОТ, процент укажите в поле Размер отчислений. Также укажите Предельную величину – максимальную сумму резерва, больше которой резерв за год не будет начисляться. В налоговом учете (НУ) расчет всегда производится Нормативным методом.
- Метод обязательств (МСФО) – обязательства рассчитываются исходя из фактических остатков отпусков и среднего заработка сотрудников на конец месяца.
Подробнее – Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1
Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов
В учете автономного и бюджетного учреждений должны быть составлены следующие проводки:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Создание резерва |
||
|
Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время: |
||
|
– по выплатам работникам |
0 401 20 211 |
0 401 60 211* |
|
– по страховым взносам |
0 401 20 213 |
0 401 60 213* |
|
Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков**: |
||
|
– по выплатам работникам |
0 506 90 211 |
0 502 99 211 |
|
– по страховым взносам |
0 506 90 213 |
0 502 99 213 |
|
Использование резерва |
||
|
Начислены отпускные за отработанное время: |
||
|
– за счет резерва |
0 401 60 211* |
0 302 11 737 |
|
– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва) |
0 401 20 211 |
0 302 11 737 |
|
Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва. Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно» |
0 506 10 211 |
0 502 11 211 |
* Детализация по счету 0 401 60 000 осуществляется в рамках формирования учетной политики. Пример детализации содержится в Письме Минфина РФ № 02-07-07/28998.
** Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета:
-
дополнительной бухгалтерской записью – в случае увеличения сформированного резерва;
-
путем сторнирования записи – в случае уменьшения суммы ранее сформированного резерва.
В учете казенного учреждения будут составлены следующие проводки:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Создание резерва |
||
|
Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время: |
||
|
– по выплатам работникам |
1 401 20 211 |
1 401 60 211 |
|
– по страховым взносам |
1 401 20 213 |
1 401 60 213 |
|
Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков*: |
||
|
– по выплатам работникам |
1 501 93 211 |
1 502 99 211 |
|
– по страховым взносам |
1 501 93 213 |
1 502 99 213 |
|
Использование резерва |
||
|
Начислены отпускные за отработанное время: |
||
|
– за счет резерва |
1 401 60 211 |
1 302 11 737 |
|
– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва) |
1 401 20 211 |
1 302 11 737 |
|
Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва. Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно» |
1 501 13 211 |
1 502 11 211 |
Уточнение ранее сформированного резерва отражается дополнительной бухгалтерской записью либо путем сторнирования записи (см. разъяснения выше).
Важно: резерв используется только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создан.
Пример 2.
Воспользуемся условиями примера 1. Учетной политикой автономного учреждения предусмотрено, что резерв на оплату отпусков создается ежегодно на последнее число календарного года исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом. По данным кадровой службы:
-
количество дней неиспользованного отпуска – 190;
-
количество планируемых дней отпуска в 2020 году – 1 400;
-
средняя дневная заработная плата – 950 руб.
При этом на 31.12.2019 имеется неиспользованный резерв в размере 85 000 руб.
Сумма начисленного резерва по неиспользованным отпускам по состоянию на 31.12.2019 – 180 550 руб. (190 дн. х 950 руб.). Поскольку на отчетную дату на балансе имеется неизрасходованный резерв и его сумма меньше вновь начисленного резерва, уточнение ранее сформированного резерва будет отражено дополнительной бухгалтерской записью в размере разницы между суммой вновь начисленного резерва и суммой неизрасходованного резерва – 95 550 руб. (180 550 – 85 000). Размер ежемесячных отчислений в резерв составит 110 833 руб.
В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
На 31.12.2019 |
|||
|
Скорректирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время |
0 109 60 211 |
2 401 60 211 |
95 550 |
|
Скорректированы обязательства по формированию резервов на оплату отпусков |
0 506 90 211 |
2 502 99 211 |
95 550 |
|
На 31.01.2020 (и далее на последнее число месяца) |
|||
|
Начислен резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время |
0 109 60 211 |
2 401 60 211 |
110 833 |
|
Отражены отложенные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков |
2 506 90 211 |
2 502 99 211 |
110 833 |
Начисление и списание резервов отпусков на примере
Рассмотрим на примере сотрудницы Лебедевой Л.Л.
В ООО «Мастер-Плюс» начисление оценочных обязательств в бухгалтерском учете ведется по Методу обязательств (МСФО), расчет резервов в налоговом учете ведется нормативным методом, процент отчислений составляет 8%.
На 01.05.2019 года накопленная сумма оценочных обязательств и резервов по Лебедевой Л.Л. составляла:
- 8 245,77 руб. – сумма оценочных обязательств в БУ, Из них: 6 261,02 руб. – оценочные обязательства;
- 1 878,31 руб. – взносы в фонды с суммы оценочных обязательств;
- 106,44 руб. – взносы ФСС НС с суммы оценочных обязательств.
- 6 189,9 руб. – сумма резервов в НУ, Из них: 4 700 руб. – резерв;
- 1 410 руб. – взносы в фонды с суммы резерва;
- 79,90 руб. – взносы ФСС НС с суммы резерва.
В Мае 2021 Лебедевой начислены отпускные в размере 18 368,14 руб.
Проведем списание и начисление резерва отпусков в 1С 8.3 ЗУП за Май 2021.
Списание за счет резервов
В документе Отражение зарплаты в бухгалтерском учете произойдет списание отпускных за счет накопленных сумм оценочных обязательств и резервов.
Сумма начисленных отпускных по Лебедевой превысила накопленную сумму обязательств, поэтому:
- остаток оценочных обязательств в БУ будет списан полностью
- в НУ достаточность резервов не проверяется, поэтому резерв будет списан на полную сумму отпускных.
На вкладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств видим, что сумма разделилась на две строчки:
- по виду операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов списываются суммы и в БУ и в НУ на сумму остатков в БУ;
- оставшаяся сумма отпускных списывается по виду операции Ежегодный отпуск за счет резервов. В НУ списание произойдёт за счет резервов, а в бухгалтерском – за счет расходов.
На вкладке Начисленная зарплата и взносы такое же представление данных:
Сумма списания отпускных за счет оценочных обязательств в БУ и резервов в НУ равна сумме накопленных оценочных обязательств в БУ:
6 261,02 руб.
Сумма отпускных за счет резервов в НУ и за счет расходов в БУ:
18 368,14 (сумма отпускных) – 6 261,02 (сумма резерва) = 12 107,12 руб.
Формирование проводок по списанию отпуска за счет резервов в 1С Бухгалтерия
После синхронизации документа Отражение зарплаты в бухгалтерском учете в базе 1С Бухгалтерия создаются проводки:
- По виду операции Ежегодный отпуск за счет резервов:
-
По виду операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов:
А также проводки по начисленным за счет резервов взносам. Для примера посмотрим проводки по взносам ФСС:
Начисление резерва
Проведем документом Резервы отпусков и посмотрим, как рассчиталась сумма для Лебедевой Л.Л.
Суммы обязательств в БУ по Лебедевой не рассчитались, потому что она использовала отпуск авансом, а значит резерв в БУ формировать по ней не требуется.
Суммы резервов по Лебедевой были исчислены следующим образом:
Исчислено резерва в НУ:
34 650 (ФОТ) * 8% (размер отчислений, заданный в учетной политике) = 2 772
Накоплено резерва в НУ:
4 700 (остаток резерва на начало месяца) – 18 368,14 (использовано резерва в течение месяца) = -13 668,14
Зачтено резерва в НУ:
2 772 (исчислено резерва).
Формирование проводок по начислению резерва в 1С Бухгалтерия
После синхронизации с ЗУП документ Резервы отпусков переносится в бухгалтерскую базу. Но в Бухгалтерии в этом документе не будет детализации до сотрудников. Вид документа в Бухгалтерии аналогичен вкладке Обязательства и резервы текущего месяца в базе ЗУП:
Для демонстрации проводок Лебедева является единственной сотрудницей в своем подразделении и в документе ее суммы отражаются отдельной строчкой по ее подразделению:
Суммы резервов начислены только в налоговом учете. В проводках
Проводки
Рассмотрим обычные для резерва отпусков проводки для начисления и списания резервов в согласовании с учетной записью на счете 96 в таблице ниже.
| Дт | Счет | Кт | Описание |
| 08 | Внеоборотные активы | 96.01 | Начислен резерв на отпуск в подразделении |
| 20 | Основное производство | 96.01 | -«- |
| 23 | Вспомогательное производство | 96.01 | -«- |
| 26 | Общехозяйственные затраты | 96.01 | -«- |
| 44 | Расходы на продажу | 96.01 | -«- |
| 69 | Расчеты с внебюджетными фондами | 96.01 | Начисление взносов по страхованию по фондам |
| 96.01 | Резерв на оплату отпуска | 70 Расходы на оплату труда | Начисление отпускных за счет резерва |
| 96.01 | -«- | 69 | Начислены взносы по страхованию с отпускных сумм |
Резерв постоянно начисляется на тех же счетах, что и зарплата служащих. Страховые платежи взимаются по одному и тому же принципу, но в корреспонденции с учетом резерва, а не со счетами расчетов с внебюджетными фондами.
Остаток на 96 счете резерва отпусков в формировании отчетности должен быть отражен в пассиве баланса. Для этого есть строчка 1540 «Оценочные обязательства».
Если резервы предстоящих отпусков в организации создаются лишь в бухгалтерском учете, то основание для расчета налога на прибыль не уменьшается, а появляются временные налоговые разницы. Если в учетной политике налогового учета сообщается, что данные затраты учитываются при расчете налога на прибыль, то становится возможным сделать его в порядке, обозначенном в ст. 324,1 Налогового кодекса.
Создание резерва для задач налогообложения является добровольным моментом, в зависимости от решения хозяйствующего субъекта.
Вариант 2: более точный
Второй способ заключается в следующем:
- посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
- произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:
вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.
Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.
Пример.
ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.
Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.
Сумма зарплаты за 2020 год — 2 млн. руб.
Число неотгулянных дней отпуска:
- на 31.12.2018 — 50;
- на 31.03.2019 — 60;
- на 30.06.2019 — 40.
Выплачено отпускных:
- за 1 квартал 2020 — 20 000;
- за 2 квартал 2020 — 40 000.
Для начала определим расчет среднего заработка:
Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.
Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция (расчет) |
| на 31.12.2018 | |||
| 44 | 96 | 37 030,83 | Сформирован резерв 568,83 × 1,302 × 50 = 37 030,83. |
| За 1 квартал | |||
| 96 | 70 | 20 000,00 | Начислены отпускные за 1 квартал. |
| 96 | 69 | 6040,00 | Начислены страховые взносы 20 000,00 × 0,302 = 6040,00. |
| 44 | 96 | 33 447,00 | На 31.03.2019:
|
| За 2 квартал | |||
| 96 | 70 | 30 000,00 | Начислены отпускные за 2 квартал. |
| 96 | 69 | 9060,00 | Начислены страховые взносы 30 000,00 × 0,302 = 9060,00. |
| 44 | 96 | 24 250,67 | На 30.06.2019:
|
Единовременное пособие в ранние сроки беременности в 1С:ЗУП 8
Когда женщина узнает, что беременна, она первым делом идет к врачу и встает на учет. Если это произошло до двенадцати недель, то женщине положена небольшая дополнительная сумма от государства – единовременное пособие в ранние сроки беременности.
Изначально размер выплаты единовременного пособия установлен в размере – 300 руб. Но она ежегодно пересчитывается, согласно ст. 10 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ. До 01.02.20 размер выплаты с учетом индексации составлял 655,49 руб., а после – 675,15 руб. Следует также учитывать все районные коэффициенты.
Выплачивается та сумма, которая действовала на момент начала учета. Например, регистрация в женской консультации была в октябре 2019 года, а декрет начался в марте 2020 – пособие будет выплачено в размере 655,49 руб.
Показатели учетной политики организации
Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.
Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.
| Условия резервирования | Порядок определения |
| Расчет предельной суммы отчислений
Определение нормы отчислений Выбор способа формирования резерва Создание сметы – формы произвольного характера |
Расчетная величина, установленная на основании числа дней отпуска и расходов
Рассчитывается ежемесячно как частное от общего числа расходов по оплате отпуска и размера расходов фонда заработной платы Определяется предприятием Документ определяет равномерное списание расходов |
Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.
Способы расчета
Сразу следует сказать, что нормативными актами по учету не регламентируется четкий порядок создания рассматриваемого резерва, поэтому данный момент отдается на рассмотрение главного бухгалтера, специалиста, отвечающего за создание методологии бухгалтерского учета в рамках конкретного хозяйствующего субъекта. А значит, в учетной политике обязательно нужно отразить выбранный способ расчета резерва, опираясь на индивидуальное профессиональное суждение.
Самые распространенные способы:
Это, пожалуй, наиболее достоверный способ. В этом случае можно выделить следующие подварианты:
1.1. Отдельно по каждому сотруднику:
Во-первых, определяем полагающееся каждому сотруднику количество дней отпуска (обозначим их буквой К)
Здесь важно не забыть про дополнительные отпуска.
Во-вторых, считаем среднедневной заработок каждого работника (обозначим СдЗ).
В-третьих, рассчитываем сумму предполагаемых отпускных каждого сотрудника, добавляем к этой сумме страховые взносы (обозначим О).. где Свз – ставка страховых взносов, если ставку страховых взносов невозможно определить четко (например, организация является малой и использует пониженный тариф страховых взносов с сумм, превышающих МРОТ), то считаем возможным для расчета применить усредненную ставку страховых взносов по итогам предыдущего периода
где Свз – ставка страховых взносов, если ставку страховых взносов невозможно определить четко (например, организация является малой и использует пониженный тариф страховых взносов с сумм, превышающих МРОТ), то считаем возможным для расчета применить усредненную ставку страховых взносов по итогам предыдущего периода.
В-четвертых, суммируем все итоги и получаем общую сумму резерва по всем сотрудникам (обозначим Рб.у.).
Данный способ достаточно трудоемок, поэтому на практике с целью рационализации и упрощения расчета, данный способ можно трансформировать в следующий:
1.2. По группам сотрудников:
- Во-первых, в отличие от предыдущего способа делим всех сотрудников на однородные группы (можно ориентироваться на аналитический учет заработной платы при ее начислении, т.е. в отдельную группу будут входить, например, работники отдела продаж, основного производства, возможно отдельных цехов, если в учете предусмотрена такая аналитика, административно-управленческий персонал);
- Во-вторых, высчитываем полагающиеся дни отпуска по каждой выбранной группе (обозначим Кг);
- В-третьих, определяем среднедневной заработок, но уже не у каждого сотрудника, а в рамках отдельной группы (обозначим СдЗг)
Как и в предыдущем способе, здесь возможны подварианты:
2.1. В целом для организации.
- Во-первых, находим сумму расходов на выплату отпускных за предыдущий год (обозначим О2020),
- Во-вторых, находим весь фонд оплаты труда за предыдущий год (обозначим ФОТ2020),
- В-третьих, вычисляем норматив путем деления суммы отпускных на фонд оплаты труда (обозначим Но)
Данный норматив в процентах используем при расчете резерва в текущем отчетном периоде.
2.2. По группам сотрудников.
Не сложно догадаться, что в данном варианте, норматив отпускных вычисляем для каждой отдельной группы сотрудников.
- Во-первых, делим всех сотрудников на однородные группы;
- Во-вторых, находим сумму расходов на выплату отпускных за предыдущий год по каждой группе соответственно (обозначим Ог2020),
- В-третьих, находим фонд оплаты труда за предыдущий год по каждой группе (обозначим ФОТг2020),
- В-четвертых, вычисляем норматив путем деления суммы отпускных на фонд оплаты труда по каждой группе (обозначим Ног)
Данный норматив в процентах используем при расчете резерва в текущем отчетном периоде соответственно по группам сотрудников.
Особенности налогового учета
Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия. Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:
- метод резервирования;
- максимальная сумма начислений;
- процент, который помещается в резерв каждый месяц.
Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.
ВНИМАНИЕ! Выплаты сотрудникам, которые работают на основании гражданско-правового характера, не учитываются в резерве. Связано это с тем, что данным сотрудникам отпуск не предоставляется
К гражданско-правовым договорам относятся, к примеру, договоры подряда. Однако учитывать в резерве нужно траты на дополнительный отпуск. Правило указано в письме Минфина.
Для чего создавать резерв
Выше мы выяснили, что в каждой компании должны быть сформированы затраты для оплаты резерва по отпускам. Исключение составляют малые формы организаций. Они могут не определять будущие затраты на оплату отпусков. В налоговом учете начисление резерва является правом компании, но не обязательством.
Если организация определяет резерв как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету, при любом варианте будут возникать различия в ПБУ 18/02.
Суть в том, что правила расчета различаются. В бухгалтерском учете нужен резерв, чтоб учитывать обязательство компании выплатить отпускную плату за оставшиеся дни, которые работник уже заработал. Это равно ориентировочной сумме отпускной заработной платы, которую сотрудники должны получить. А цель налогового резерва — посодействовать организации умеренно списывать затраты на отпуск служащих. Чтобы высчитать месячную сумму отчислений, реальные издержки на рабочую силу должны быть умножены на определенный процент.
Если компания не создает обязательный резерв по отпускам в бухгалтерском учете, ответственные за это должностные лица сталкиваются со штрафами, которые трактуются, как грубое несоблюдение норм учета доходов и затрат. В 2020 году суммы этих санкций возросли в несколько раз.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5. По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
УСН, ЕНВД
Возможность создавать налоговый резерв на оплату отпусков организациями на УСН и ЕНВД . Поэтому они не могут списывать расходы на оплату отпусков за счет резерва.
ОСНО и ЕНВД
Если организация создает резерв на оплату отпусков, то все расходы, связанные с выплатой отпускных, относите на использование соответствующего резерва (п. 2 ст. 324.1 НК РФ).
Затраты в виде отчислений в резерв, относящиеся к двум видам деятельности организации, нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Отчисления в резерв по сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.
Результат использования резерва определите в конце года. Для этого нужно сравнить фактическую сумму расходов на отпуска с фактической суммой отчислений в резерв.
При этом возможны три варианта:
сумма фактических затрат на оплату отпусков превысит сумму резерва (перерасход резерва);
сумма фактических затрат на оплату отпусков будет меньше суммы резерва (резерв недоиспользован);
сумма фактических затрат на оплату отпусков будет равна сумме резерва (резерв полностью использован в календарном году).
Перерасход резерва включите в состав текущих расходов (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). В этом случае организации нужно решить – распределять или нет текущие расходы на оплату отпусков по видам деятельности. Если расходы относятся к одному виду деятельности, то распределять их не нужно. Если расходы связаны с двумя видами деятельности, их нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Распределить расходы нужно пропорционально доходам, полученным от разных видов деятельности.
Если резерв недоиспользован, то порядок учета разницы зависит от того, будет ли организация создавать такой же резерв в следующем году или нет.
Если организация примет решение продолжать создавать резерв в следующем году, то резерв необходимо уточнить. Для этого нужно определить предполагаемую сумму отпускных за не использованный сотрудниками в текущем году отпуск. Затем сравнить эту величину с фактическим остатком резерва. Она может как превышать остаток резерва, так и быть меньше.
Если предполагаемая сумма отпускных за не использованный сотрудниками в текущем году отпуск будет меньше, чем фактический остаток резерва на конец года, то отрицательную разницу включите в состав внереализационных доходов.
Такой порядок установлен пунктом 4 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.
Действующее налоговое законодательство не содержит механизма распределения внереализационных доходов между разными видами деятельности. В аналогичных ситуациях контролирующие ведомства предписывают включать всю сумму неиспользованного резерва в доходы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 15 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/116, УФНС по г. Москве от 6 ноября 2007 г. № 20-12/105713). Поэтому сумму внереализационных доходов не распределяйте.
Если предполагаемая сумма отпускных за не использованный сотрудниками в текущем году отпуск превышает фактический остаток резерва на конец года, сумму превышения включите в состав расходов на оплату труда и прочих расходов (в части взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Такое правило установлено в абзаце 3 пункта 3 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ.
Далее организации следует решить, нужно ли распределять текущие расходы на оплату отпусков по видам деятельности. Если расходы связаны с отпускными сотрудников, которые заняты в одном виде деятельности, распределять их не нужно. Если расходы относятся к двум видам деятельности организации, их нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, учесть нельзя (ст. 346.29 НК РФ).
В расходы по налогу на прибыль включите лишь сумму затрат, относящихся к деятельности организации на общей системе налогообложения (п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Если организация решит отказаться от использования резерва в следующем отчетном году, то всю сумму недоиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря текущего года включите в состав внереализационных доходов текущего года. Такое правило установлено пунктом 5 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ. Распределять эту сумму по видам деятельности не нужно. В аналогичных ситуациях такого подхода придерживаются и контролирующие ведомства (письма Минфина России от 15 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/116, УФНС по г. Москве от 6 ноября 2007 г. № 20-12/105713).
