Учет расходов по бизнес-карте: какие нужны документы и как в них отражать операции для налоговой

Как участнику ООО получить деньги от бизнеса

Еще раз напомним, что общество с ограниченной ответственностью и его учредитель – это два отдельных субъекта, каждый из которых выступает от своего имени. Это разные налогоплательщики и свои обязательства по налогам они выполняют самостоятельно.

После того, как ООО заплатит налоги на доходы от бизнеса в соответствии со своим режимом, участник общества имеет право на часть распределяемой прибыли — дивиденды. Однако для собственника бизнеса дивиденды признаются доходами, полученными от стороннего источника, поэтому при их выплате надо заплатить налог.

Если учредитель – физическое лицо, то с дивидендов он платит налог НДФЛ по ставке 13% для резидентов и 15% для нерезидентов. Учредители-российские юридические лица платят налог на прибыль в размере 13%, дивиденды для иностранных организаций облагаются по ставке 15%.

Не платить налог на дивиденды может только российская организация, если она не менее 365 календарных дней до выплаты владеет долей не менее 50% в уставном капитале организации-источнике выплаты. Точнее, налог на дивиденды в этом случае формально есть, но его ставка составляет 0% (статья 284 НК РФ).

Кроме удержания 13% или 15% налога выплата дивидендов усложняется еще и тем, что распределять эту часть прибыли можно не чаще одного раза в квартал. То есть, даже при условии уплаты НДФЛ собственник компании не может получить деньги на свои нужды в любой момент.

Чем грозит искусственное дробление бизнеса?

Если ФНС обнаружила, что схема с регистрацией новых ИП или юридических лиц нужна для ухода от налогов, либо сохранения спецрежимов, то виновнику грозит обвинение в получении необоснованной налоговой выгоды. По результатам разбирательств возможны следующие варианты:

пересчет налогов (НДС, на прибыль) и объединение нескольких компаний на УСН в один субъект;
доначисление налогов на основании ст. 45 НК РФ;
отказ в вычете НДС, возмещении расходов в сделках с «техническими» компаниями или предпринимателями;
доначисление пеней и штрафов;
потеря прав на льготы для МСП;
при существенных нарушениях – уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ.

Деньги под отчет и представительские расходы

Получение денег под отчет и на представительские расходы некоторые источники тоже называют вариантом получением прибыли из ООО, но это не так. Эти деньги могут быть потрачены только на интересы самой организации, а расходы должны иметь экономическое обоснование и документально подтверждены. Кроме того, на представительские расходы устанавливается норма – не более 4% от суммы расходов на оплату труда за отчетный или налоговый период.

Таким образом, основной способ получения прибыли из ООО – это дивиденды, при выплате которых с учредителя удерживается налог. Другие легальные варианты (займ, зарплата или вознаграждение) тоже требуют уплаты налогов, поэтому не могут быть альтернативой дивидендов.

Дополнительные легальные способы вывести деньги из ООО

Естественно, что сложность получения денег из ООО в виде дивидендов заставила собственников бизнеса пользоваться другими способами. Все эти варианты относятся к легальным, т.е. предусмотренными законом, но также связаны с дополнительным налогообложением или отчетностью.

1. Заработная плата

Многие учредители лично руководят своей организацией и приняты в штат по трудовому договору. В этом случае генеральный директор, как и другие работники, получает зарплату не менее двух раз в месяц. На выплаты по трудовому договору ООО за свой счет платит страховые взносы за руководителя – от 30% (если у организации нет права на пониженные тарифы по взносам). Кроме того, с самого директора удерживается НДФЛ с зарплаты по ставке 13%.

То есть, по итогу этот вариант для собственника ООО – самой дорогой способ получить прибыль от бизнеса. Тем не менее, определенные плюсы здесь тоже есть. Во-первых, руководитель будет иметь страховой стаж и получать пенсию. Во-вторых, часть НДФЛ, уплаченного с зарплаты, можно вернуть, если приобрести жилье. Максимальная сумма возвращенного налога составляет 260 000 рублей на недвижимость плюс 390 000 рублей на ипотечные проценты.

2. Заключение гражданско-правового договора на управление ООО

В данном случае учредитель тоже лично руководит компанией, но уже в статусе индивидуального предпринимателя. Между ООО и ИП заключается гражданско-правовой договор на оказание управленческих услуг. И если предприниматель перейдет на УСН Доходы, то со своего вознаграждения он будет платить только 6%, а не 13%, как с зарплаты. Суммы страховых взносов ИП за себя тоже значительно ниже, чем тарифы взносов на работников.

Однако в этом случае претензии возникают у налоговых органов, которые видят в таком варианте подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. А вот суды, в том числе высшие, в вопросе выбора вида договора часто становятся на сторону учредителей. Например, в Определении от 19 мая 2009 г. N 597-О-О Конституционный суд указал: «Таким образом, договорно-правовыми формами, опосредующими выполнение работ (оказание услуг), подлежащих оплате (оплачиваемая деятельность), по возмездному договору, могут быть как трудовой договор, так и гражданско-правовые договоры, которые заключаются на основе свободного и добровольного волеизъявления заинтересованных субъектов — сторон будущего договора».

Но на практике налоговые инспекции часто отказываются признавать право ООО заключить гражданско-правовой договор с учредителем, который имеет статус ИП. Частично снизить риски непризнания этого варианта может правильно оформленный текст договора. В нем не должно быть никаких условий, характерных для трудовых договоров. Кроме того, размер вознаграждения управляющего-ИП не должен быть необоснованно высоким на фоне небольших доходов самого ООО.

3. Получение беспроцентного займа

Если учредителю срочно нужды деньги на личные нужды, а срок распределения дивидендов еще не наступил, то ООО может оформить на него беспроцентный займ. Но займ – это не дивиденды, поэтому одолженную сумму надо будет вернуть. Основной плюс этого варианта – возможность отсрочить возвращение полученного займа, ведь срок договора можно продлевать.

А минус заключается в том, что учредитель не платит проценты за пользование деньгами ООО, поэтому у него возникает материальная выгода, на которую надо заплатить налог. Выгода рассчитывается как 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, но НДФЛ здесь взимается по повышенной ставке — 35%.

Если же займ так и не будет возвращен компании, то учредителю все равно придется заплатить с этой суммы 13% НДФЛ. Причем, простить долг может только ООО, у которого нет непокрытого убытка, задолженностей перед бюджетом, работниками и контрагентами.

Способ обналичивания с расчетного счета ООО через ИП

Индивидуальные предприниматели имеют право снимать деньги на любые нужды со своего расчетного счета. Зачастую для вывода денег ООО используют ИП, который оказывает компании услуги или является управляющим

Используя такой способ обналичивания, важно грамотно составлять договор на оказание услуг или на управление, чтобы не привлечь внимание контролирующих органов

При использовании индивидуальных предпринимателей на аутсорсинге заключается договор на оказание услуг. Зачастую ООО привлекают таким образом бухгалтеров, клининговые компании, рекламные ИП

Снизить внимание налоговиков может то, что индивидуальный предприниматель, с которым вы работаете, оказывает услуги и другим организациям

Никогда не выводите всю прибыль компании на счета ИП за оказание им услуг. На расчетном счете всегда должен оставаться остаток.

Принимая на работу управляющим ИП, укажите в договоре его функции, обязанности, проверьте, чтобы они не дублировали работу других сотрудников. Предприниматель не должен быть аффилирован с учредителями компании, главным бухгалтером, другими лицами, имеющими право принимать бизнес-решения в данной организации. Укажите в договоре причину привлечения именно этого лица к работе, его опыт, образование, квалификацию. Распишите порядок расчета вознаграждения.

Для приема на работу в качестве управляющего ИП внесите такую возможность в устав компании.

Нюансы оформления беспроцентного займа и штрафы, следующие нарушениям условий соглашения

Подобный заём может быть осуществлён как в безналичном порядке, путём перечисления средств на расчётный счёт, так и наличными средствами, путём оформления ПКО (приходного кассового ордера – см. рисунок 1), квитанцию от этого «приходника» ИП забирает себе как доказательство дачи денег в кассу фирмы. Организация, в свою очередь, согласно указанию ЦБ РФ от 11.03.14 №3210-У, должна перевести эти деньги на банковский расчётный счёт вследствие превышения кассового лимита. Обратно денежные средства ИП получает либо на расчётный счёт, либо путём оформления РКО (расходного кассового ордера).

ПКО по договору займа от ИП

Таблица 4 – Ответы на вопросы, касающиеся беспроцентного займа:

Вопрос	Ответ
Когда договор беспроцентного займа вступает в силу?	С момента подписания соглашения займа
Какой документ, кроме соглашения о займе, ООО может получить от ИП?	Данным документом является расписка, обязующая займодержателя вернуть заём в определённые сроки
Что делать, если ИП не выплатил заём из-за фор-мажорной ситуации	Срок выплаты продлевается на время действия форс-мажорной ситуации. Случаи форс-мажора: пожар, природный катаклизм, автомобильная авария и т.д.
Надо ли заверять расписку у нотариуса?	Нет. Однако для большей надёжности можно заверить, заплатив около 500 руб. за каждую подпись.
Какие штрафы заплатит ИП в случае нарушения условий договора?	40 – 50 МРОТ
Какие штрафы заплатит юридическое лицо?	400 – 500 МРОТ

Какие договора заключаются между ООО и ИП? Договор поставки

Итак, письменные формы договоров можно классифицировать на:

договор поставки,
договор аренды,
договор подряда,
договор займа.

Законом не запрещается заключение других форм договоров, но именно эти являются основными. Соглашение поставки – это документ, согласно которому одна сторона является продавцом (поставщиков), а вторая – покупателем (заказчиком), который предполагает содержание в своей структуре следующей обязательной информации:

правила и условия возврата товара;
способ (или способы) доставки товара;
срок совершения поставки и оплаты товара;
услуги монтажа (включены в стоимость или нет);
санкции за нарушение условий договора.

Подобное взаимодействие может быть как однократным, так и долгосрочным. Также возможно существование специального счёт-договора (вместо соглашения поставки), в котором содержится вся вышеперечисленная информация о сделке, после оплаты которого происходит поставка товара покупателю.

Договора аренды, подряда и займа, заключённые между ООО и ИП

Соглашение подряда предполагает именовать одну из сторон подрядчиком, а вторую – заказчиком. Оно носит одноразовый характер и обе стороны, ООО и ИП, могут взаимодействовать в разных ролях. Однако при таком взаимодействии возникает вопрос о плательщике доходного налога. Ответ на который таков: налоговое бремя несёт та из сторон соглашения, которая получает финансовую выгоду (прибыль), то есть тот, кому оплачиваю работу, а именно подрядчик. Если подрядчиком выступает предприниматель, то он сам должен заплатить за себя налог НДФЛ в размере 13%.

Соглашение займа – договор, предполагающий дачу займодателем некоторой денежной суммы займодержателю под определённый процент или на беспроцентной основе, при условии возврата. Подобные отношения являются наиболее сложными с правовой точки зрения, так как не всегда понятно, на кого возлагается обязанность платить налог, особенно это касается беспроцентного займа. Процентный заём происходит по средним ставкам ЦБ и оплачивается тем, кто его даёт. О беспроцентном можно прочесть в следующем разделе главы.

Особенности беспроцентного займа между компанией и предпринимателем

Статус «беспроцентности» заём сохраняет, в случае, когда займодатель или заёмщик не получают от него финансовой выгоды. При досрочном погашении долга по займу между ИП и ООО сохраняются обязательства по этому договору до момента выплаты конкретных налогов. Для того, чтобы понять какие налоги могут уплачиваться с беспроцентного займа, можно обратиться к таблице 3.

Таблица 3 – Налогообложение выгодоприобретателя по беспроцентному займу:

Кто даёт заём	Выгода займодателя	Кто платит налог в бюджет? Размер налога	Нормативно-правовой акт
Займодатель — ООО (юридическое лицо)	ООО не получает экономической выгоды, следовательно, не платит налог*	У ИП (бизнесмена) появляется внереализационный доход, с которого необходимо заплатить налог – НДФЛ, который рассчитывается на основе ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая с 19 июня 2017 года равна 9%. НДФЛ = 0,35 * ¾ ставки рефинансирования ЦБ РФ * Х =0,24 *Х, где Х – размер займа	п. 10 ст. 251 НК РФ * п. 8 ст. 250 НК РФ
Займодатель – ИП	ИП не получает экономической выгоды, следовательно, не платит налог	Для ООО в данной ситуации также не возникает налогооблагаемого дохода	Гл. 25 НК РФ пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

Список командировочных расходов — пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид расходов	Что можно учесть	Что нельзя учесть	Документы для учета	НДС к вычету
Проживание в гостинице	Оплата гостиничного номера	Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала	Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетностиили счет-фактура	Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой.По чеку НДС принять к вычету нельзя
Проживание в арендованной квартире	Арендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал. Эти даты есть в приказе о командировке	Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировки	Договор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег.При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате	Нет
Расходы на поезд	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в поезде	Распечатка электронного билета	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолет	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в самолете	Распечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанцией	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто	Бензин, оплата платных дорог	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Чеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой лист	Нет
Расходы на аренду авто сотрудником	Аренда авто	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Договор аренды, акт возврата и квитанция об оплате	Нет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Почему ООО избегают взаимодействия с ИП

Ответ на этот вопрос кроется за двумя причинами – психологическими (общепринятыми) и экономическими (расчётными). В первом случае – существует недоверие к коммерсантам, так как ими обычно становятся начинающие неопытные бизнесмены, которые в любой момент могут оставить свой бизнес. Следовательно, степень доверия к ним ниже, нежели к подобным компаниям на общем режиме.

Во втором случае ООО отталкивает от ИП:

применение специальных режимов (УСН, ЕНВД, ПСН), которое влечёт за собой невозможность вычета НДС для компаний, которые с ними взаимодействуют;
неприменение ККТ,
отсутствие расчётного счёта в банке;
отсутствие бухгалтера;
отсутствие печати.

Однако, для преодоления первого возражения, важно помнить, что ИП, при всей простоте «сворачивания» своей деятельности и меньшей ответственности перед ИФНС, отвечают по финансовым обязательствам своим имуществом, а не уставным капиталом, что намного рискованнее. Также, при регистрации ИП, используется паспорт и прописка, а это дополнительная гарантия того, что физическое лицо не пропадёт бесследно

Кстати, судебные споры с физическим лицом гораздо проще проходят для ООО, чем аналогичные споры с юридическими лицами.

Сложности работы с ООО для ИП и варианты взаимодействия

Зачастую ООО, при выборе поставщика или покупателя, приоритетно выбирает «себе подобного» (контрагента на ОСНО), однако отказ от ИП не способен гарантировать успешное развитие бизнеса. Современный рынок устраняет подобную дискриминацию ИП перед прочими ООО. Тем более что ИП на специальном режиме может привлечь ООО на общей системе налогообложения при применении первым следующих схем (смотри таблицу 1).

Таблица 1 – Варианты взаимодействия ИП и ООО:

№	Вариант взаимодействия	Особенности
1	Сфера сотрудничества «без НДС»	Варианты услуг от ИП: ремонт, услуги отделки, услуги аудитора, курьера, аутстаффинг (аутсорсинг), аренда небольших помещений, услуги обучения сотрудников. *Если ИП на патенте, то при таких взаимодействиях он не теряет права на патент
2	Уникальность поставщика — ИП	У ИП нет конкурентов в данном сегменте рынка (местного), следовательно, ООО не приходится выбирать. *Данный вариант может быть особенно выгоден для компаний, если услуги местного поставщика составляют маленький процент его оборота
3	ИП может выставить счёт с НДС (необходимо доказывать в суде)	В этом случае подаётся налоговая декларация, но одновременно с этим возникают проблемы возврата такого НДС, что зачастую ведёт к судебным спорам, хоть и положительным для ООО.
4	Переход ИП на общую систему или открытие ООО	Некоторые ИП на УСН, ЕНВД, ПСН, чтобы охватить больший спектр клиентуры открывают ООО при закрытии или сохранении ИП.
5	Снижение коммерсантом цены на сумму не менее суммы НДС	Этот вариант является наиболее выгодным, особенно если ООО покупает товар «для себя», не для перепродажи. Для того, чтобы понять, как это происходит, если ООО – посредник смотри в таблице 2.

Пример взаимодействия ООО и ИП, при статусе плательщика НДС первого

Пример 1. Компания ООО «Рэдфром», использующая ОСНО, занимается перепродажей электронной техники. Продажная стоимость товара равна 590 тыс. руб. (в т. ч. НДС, равное 90 тыс. руб.). Данная организация перекупила этот товар:

у предприятия ООО «Регарт» со статусом плательщика НДС за 472 тыс. руб. (в т. ч. НДС, равный 72 тыс. руб.);
у ИП Иванова И.И., который использует УСН, за 400 тыс. руб.

Для того, чтобы наглядно показать оптимальность решения ООО «Рэдфром» при выборе одного из поставщиков электронной техники для последующей перепродажи, рассчитаем НДС и налог на прибыль для обеих ситуаций в таблице 2.

Таблица 2 – Варианты выбора ООО «Рэдфром»:

Критерии оптимальности решения:	1 ситуация – выбор предприятия на ОСНО (ООО «Регарт»)	2 ситуация – выбор ИП на УСН (ИП Иванов И.И.)
Наличие счёта-фактуры и права на вычет НДС	Есть, уменьшает НДС на 72 тыс. рублей	Нет
Необходимо заплатить в бюджет: — НДС, — налог на прибыль ((стоимость реализованного товара (без НДС) – покупная стоимость (без НДС)) * 20%)	38 000 руб. 90 000 – 72 000 = 18 000 руб. (500 000 – 400 000) * 0,2 = 20 000 руб.	110 000 руб. 90 000 руб. 20 000 руб.
Решение оптимальности:	Налог в 1 ситуации меньше на 72 тыс. руб., однако, при покупке у ИП, ООО «Рэдфром» сразу сэкономила эти 72 тыс. руб. Выбор любого из двух вариантов является оптимальным для ООО «Рэдфром», однако, при выборе ИП вычет в 72 тыс. ждать не придётся

Вывод: Чтобы компенсировать лишение ООО «Рэдфром» права на вычет НДС, ИП на «упрощёнке» должен продавать товар за сумму не более 400 тыс. рублей.

На что еще обратить внимание?

одинаковые тарифы, предложения, акции;
одинаковые владельцы сайтов;
присвоение заслуг: например, работу по документам выполнила одна компания, а на сайте указано, что другая;
общие консультанты, сотрудники поддержки, то есть, после дробления эти функции по-прежнему выполняют штатные сотрудники одного из субъектов бизнеса.

Кроме этого, подозрение обязательно вызовут общие доверенные лица и представители (например, в банках), использование общего имущества без договоров и соответствующих платежей, общие покупатели или поставщики, осуществление одинаковой деятельности и пр.

Анализ дел за 2021 год показал, что ФНС активно стала проверять трудовое прошлое предпринимателей и учредителей: при наличии родственников, бывших коллег или работников на ключевых позициях вызывает особенный интерес проверяющих.

Способы снятия наличных

Рассмотрим самые популярные способы, как снять наличные с расчетного счета компании.

Бизнес-карта

Владелец бизнеса, директор или бухгалтер, кто распоряжается наличными и р/с, могут заказать одну или несколько корпоративных карт. Бизнес-карта выдается к расчетному счету. С её помощью можно получать деньги в любых банкоматах, а также осуществлять безналичные платежи и переводы.

Корпоративные карты бывают именными, но могут быть и без указания владельца. Если учредитель распоряжается расчетным счетом, он может установить на карту лимит, выше которого снять наличные или произвести оплату нельзя. Такая же возможность есть у лиц, имеющих право управления счетом. Доступ к настройкам карты обеспечивается онлайн через интернет-банк или мобильное приложение.

Преимущество использования бизнес-карт:

круглосуточный доступ к деньгам;
отсутствует банковская комиссия или она минимальна, если снимать деньги в рамках лимита, установленного по выбранному тарифному плану;
контроль расходов и вывода наличных с помощью программ дистанционного банковского обслуживания.

Сотрудник, получивший карту и осуществляющий финансовые операции, обязан сохранять документы, подтверждающие целевое расходование средств.

Чековая книжка

Для законного получения наличных можно использовать чековую книжку. Она выдается при открытии р/с по запросу владельца счета. Для получения наличных заполняется страничка из книжки с указанием цели оформления чека — куда пойдут деньги. На чеке обязательны подписи директора и главного бухгалтера. Если это один человек, то чек расписывается два раза. Чек передается операционисту, затем в кассу, где выдаются деньги.

Преимущества чековой книжки:

высокая степень безопасности. Без личного визита в банк и подписей на чеках деньги со счета не вывести;
дополнительная проверка. Операционист сверит подпись на чеке и на образце, оформленном при открытии расчетного счета. При малейшем подозрении банк заблокирует операцию для проверки.

При проведении операции с чеком банковскими сотрудниками взимается комиссия. Её размер зависит от условий договора.

По договору займа

Компания имеет право оформить займ у своего учредителя. Взять деньги в долг можно на любые цели, в том числе без их указания. В договоре прописываются условия выдачи заемных средств и способ их возврата. ООО принимает заемные средства по акту, операция отражается в бухгалтерском учете. По истечении срока договора учредитель получает деньги безналичным переводом на любой банковский счет, на карту или наличными в кассе организации. Способ получения должен соответствовать договору займа или дополнительному соглашению, если оно было принято.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет предоставляют в срок, который установила компания.

Форма авансового отчета № АО-1 и как его заполнять при тратах с бизнес-карты

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ

По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации

Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Определение экономически оправданных затрат — п. 1 ст. 252 НК РФ

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

Список расходов для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» — п. 1. ст. 346.16 НК РФ

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
Оргтехника в офис	Принтер домой
Канцелярия в офис	Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
Организация деловых встреч и мероприятий	Ужин с коллегами после работы
Командировочные расходы	Расходы на отпуск с семьей за границей