Разбираемся со счетом-фактурой

Важно! Покупатель вправе потребовать штраф за опоздание со счетом-фактурой

Опоздание с выставлением счета-фактуры мешает покупателю вовремя заявить вычет НДС. В его интересах при заключении договора прописать ответственность поставщиков за опоздание с выставлением и передачей счетов-фактур.

Если стороны не прописали штраф в договоре, переложить убытки из-за опоздания с выставлением счета-фактуры на поставщика не получится. Суды считают, что налоговое законодательство не дает права налогоплательщику перекладывать исполнение своих обязательств перед бюджетом на иное лицо (постановление Арбитражного суда Московского округа от 03.07.15 N Ф05-8253/2015).

Выставление корректировочного счета-фактуры

Они формируются, когда внесены определенные изменения в договор, составленный между двумя компаниями. Обычно эти корректировки касаются стоимости товаров, а также количества поставленных предметов. Поэтому приходится вносить изменения в счета, для чего используется понятная форма.

В корректировочную документацию вносится информация:

• номер документа, причем он зависит от того, в который раз вносятся поправки;
• дата выставления счета-фактуры;
• ссылка на первый вариант;
• реквизиты каждого участника;
• в табличной части указываются изменения.

Все сведения, которые включаются в корректировочный документ, должны соответствовать информации из учредительной документации компании. В конце указывается валюта, в которой осуществляются расчеты. Подписывается счет-фактура ответственными специалистами компании.

Журнал учета счетов-фактур

Налогоплательщики обязаны не только регулярно составлять счета-фактуры, но и фиксировать их формирование в специальном журнале. Здесь указываются не только выставленные, но и полученные документы, а также приводится информация о книгах покупок и продаж, если прибыль от совершенных операций используется во время расчета сбора.

При совершении разных операций, представленных продажей товаров или передачей прав на имущество, происходит начисление НДС, поэтому требуется внесение сведений в счета-фактуры. Документ фиксируется в журнале полученных и выставленных счетов фактур, а также делается отметка на страницах книги продаж.

Покупатель, который получает от второго участника счет, ставит отметку в книге покупок, что выступает подтверждением его права на получение вычета по НДС. Налог, фиксирующийся в книге покупок и продаж, в будущем переносится в налоговую декларацию, передаваемую в ФНС. Аналогичные документы ведутся поставщиками и покупателями. Отсутствие журнала учета выступает основанием для привлечения компании к ответственности при проведении проверок со стороны инспекции.

Заполнение счета-фактуры по строкам

С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактуры, добавлена новая строка 5а для реквизитов документа об отгрузке. Записи о ТРУ нужно нумеровать по порядку и ставить номер в графе 1, а вот наименование — это теперь графа 1а.

Для системы прослеживаемости товаров ввели новые графы 12, 12а и 13, где отражают единицу измерения товара, который подлежит прослеживаемости, и его количество. Если счет-фактуру составляют на бумаге по «непрослеживаемым» ТРУ, то названные графы не формируются.

Правила построчного заполнения счета-фактуры:

• первая строка — это порядковый номер документа в соответствии с установленными правилами документооборота;
• дата составления не ранее даты исходного документа;
• дата и номер исправления заполняются при необходимости;
• в строке «Продавец» указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами, его ИНН и КПП;
• в строке «Адрес» указывается почтовый адрес;
• в строке 3 проставляется «он же» в том случае, если продавцом и грузоотправителем является одно и то же лицо. В противном случае необходимо указать почтовый адрес грузоотправителя. При заполнении счета-фактуры на услуги, имущественные права в этой строке ставится прочерк;
• в сроке 4 по тем же правилам пишутся данные грузополучателя;
• в строке 5 «к платежно-расчетному документу» ставится прочерк, если форма составляется при получении оплаты, частичной оплаты или в счет предстоящих поставок с применением безденежной формы расчетов;
• в строке 5а отражаются номер и дата документа (документов) об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав, соответствующего порядковому номеру записи, указанному в графе 1 данного счета-фактуры;
• в строках 6, 6а и 6б отразите наименование и адрес покупателя, его ИНН и КПП;
• для строки 7 коды валюты приведены выше;
• строка 8 заполняется, только если счет-фактура выставляется в рамках государственного контракта или договора (соглашения) о предоставлении субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал.

Графы заполняются следующим образом:

• в графе 1 укажите порядковый номер записи; в 1а указывается наименование ТРУ; 1б — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС проставляется, если вы экспортируете товар в страны ЕАЭС. В иных случаях эту графу не заполняйте;
• в графе 3 указывается количество или объем товара. Если этот показатель не определяется или отсутствует, то необходимо поставить прочерк. Также прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок;
• графа 4 (цена товара) заполняется по аналогичным правилам;
• в графе 5 отразите налоговую базу, например стоимость всего количества (объема) поставляемых товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога;
• в графе 6 при отсутствии суммы акциза делается соответствующая отметка;
• в графе 7 (налоговая ставка) по операциям, указанным в пункте 5 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, вносится запись «без НДС»;
• по аналогичным правилам заполняется графа 8;
• графа 9 заполняется на всю стоимость ТРУ с НДС либо сумму полученной предоплаты;
• в графах 10 и 10а указывается страна происхождения товаров, если это не Россия;
• графа 11 заполняется в отношении товаров (пп. «л» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры): не подлежащих прослеживаемости, если они ввезены в РФ и их таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС. В этом случае укажите в графе 11 регистрационный номер декларации; товаров, не подлежащих прослеживаемости, выпущенных для внутреннего потребления при завершении процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. В графе 11 отразите регистрационный номер декларации; товаров, подлежащих прослеживаемости. В этом случае в графе 11 указывается регистрационный номер партии товара. В авансовом счете-фактуре в графах 10–11 можно проставить прочерки;

Так выглядит заполненный счет-фактура при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости:

Если бланк авансовый или корректирующий, то это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. Решение вопроса, ставится ли печать на счет-фактуре, зависит от договоренности сторон: она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.

Все бланки хранятся в хронологическом порядке, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС. Срок хранения — 5 лет.

Включить в договор условие о невыставлении счетов-фактур

Когда покупатель или заказчик — неплательщик НДС или освобожден от уплаты НДС, стороны вправе договориться о невыставлении счетов-фактур (подп.1 п.3 ст.169 НК РФ). Это относится и к счетам-фактурам на аванс (письмо Минфина России от 16.03.15 N 03-07-9/13808). Воспользоваться лазейкой можно, если покупатель на упрощенке, платит ЕНВД, освобожден от НДС на основании статьи 145 НК РФ, физлицо без статуса предпринимателя и др.

Договоренность оформите в письменном виде: либо условием в договоре, либо отдельным письменным соглашением. Если оформляете согласие в электронном виде, подпишите его электронной подписью (письмо Минфина России от 21.10.14 N 03-07-09/52963). Но оговорите обязанность покупателя уведомить об утрате права не платить НДС. Иначе есть риск штрафа в 10000 руб. за невыставление счетов-фактур, если покупатель потеряет статус неплательщика НДС.  

Кодекс не требует выставлять отдельные счета-фактуры на каждую отгрузку

Разъяснения по вопросу — вычет НДС на основании сводного счета-фактуры техзаказчика

Сперва выясним окончательный вердикт суда по нашему делу:

• У инвестора (соинвестора) возникает право вычета «входного» НДС при наличии грамотно составленного сводного счета-фактуры и копий документов, выставленных заказчиком-застройщиком, при условии, что объект, который будет эксплуатироваться в облагаемой НДС деятельности, принят к учету.
• Заказчик-застройщик формирует сводный счет-фактуру за весь период строительства (подтверждено Письмом ФНС от 20.07.2015 № ЕД-4-3/12764@, Письмом ФНС от 17.08.2015 № ГД-4-3/14435), а потому в документе могут присутствовать суммы НДС, предъявленные заказчику-застройщику подрядчиками более 3 лет назад. Этот факт не может влиять на право инвестора (соинвестора) воспользоваться налоговым вычетом.

Обратимся к Определению Верховного суда РФ от 17.05.2022 № 301-КГ17-22967 по делу № А79-8152/2016, а также к Определению ВС РФ от 12.01.2017 № 303-КГ16-18603 по делу № А04-9753/2015. Оба Определения подтверждают тот факт, что арбитры (в т.ч. на уровне Верховного Суда) подтверждают наличие права у инвесторов-налогоплательщиков на принятие к вычету НДС на основании сводного счета-фактуры. Когда для исчисления 3-летнего срока применяется такой порядок, даты выставления поставщиками и подрядчиками счетов-фактур становятся не важны. Важен момент принятия объекта недвижимости на учет и день оформления сводного счета-фактуры.

Отличительной особенностью рассматриваемой нами ситуации является передача техническим заказчиком копий актов КС-2 и справок о стоимости работ КС-3 от генерального подрядчика застройщику-инвестору и соинвестору каждый месяц. Данный факт позволяет ФНС утверждать, что застройщик и соинвестор обязаны были заявлять вычеты по мере осуществления инвестиционного проекта, а не по окончании строительных работ. Как раз на этом основании налоговая инспекция отказала в вычете налогоплательщикам из рассматриваемого нами случая. Однако, арбитры поддержали налогоплательщика — см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2022 № 09АП-2025/2022.

Суды разъяснили причины принятия такого решения следующим образом (и перечисленные ниже обстоятельства позволили арбитрам отклонить ссылки инспекции на судебную практику, признающую наличие права на применение инвестором вычета по НДС при помесячной приемке выполненных работ при наличии счетов-фактур и требуемых первичных документов, доказывающих фактическое осуществление, приемку и принятие на учет выполненных работ):

1. Общество не заключало договоры с подрядчиками и поставщиками, а потому не получало от них напрямую счета-фактуры и первичные документы.
2. Договор не предусматривал поэтапную передачу результатов работ.
3. Полный список документов по возведению объекта (в том числе копии счетов-фактур и акт приема-передачи) бел передан обществу вместе со сводным счетом-фактурой.
4. Техзаказчик не передавал обществу затраты на строительство каждый месяц, он представлял исключительно акты работ, выполненных генеральным подрядчиком и принятых техзаказчиком, по проценту технической готовности, а также справки об их стоимости (без счетов-фактур) — исключительно для оплаты услуг техзаказчика. То есть целью передачи документов было информирование и подтверждение величины вознаграждения технического заказчика.
5. Учтено мнение Минфина РФ относительно того, что инвестору можно передавать сводный счет-фактуру на том основании, что порядок передачи затрат на капитальное строительство от заказчика к инвестору не регламентирован на законодательном уровне.

Сводный счет-фактура

Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:

• Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
• ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
• Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.

Важно! Доверять составление документов рекомендуется опытным бухгалтерам, которые хорошо разбираются в требованиях законодательства.

Ответственность за нарушение сроков выставления счет-фактуры

Бизнесмены обязаны передавать разные отчеты и декларации в ФНС в строго установленные сроки. Счета-фактуры выставляются в течение 5 дней с момента совершения операции, по которой требуется уплачивать НДС. Только при соблюдении таких условий покупатель сможет воспользоваться правом на получение вычета по этому сбору. Если нарушаются сроки, то по закону продавцы редко привлекаются к ответственности и уплачивают штрафы, но возникают разногласия с другим участником сделки.

Если счет выставляется заранее, то это не сможет негативно повлиять на возможность возврата НДС, так как документ активен даже до того момента, когда доставляются товары или оказываются услуги.

Если дата, указанная в документации, предшествует моменту отправки товара, то это не считается нарушением или серьезной ошибкой, поэтому представители ФНС не имеют право отказать покупателю в предоставлении вычета. Штраф накладывается только при отсутствии счета или предоставления документов с опозданием. Ответственность в виде санкции наступает, если информация о счетах не внесена в регистрационную книгу, которую должны вести все плательщики НДС.

Если же компания затягивает срок, то становится причиной наложения штрафа со стороны налоговых инспекторов. Если товар доставлен в конце текущего периода, а документ составляется в начале следующего периода. Штраф начинается от 10 тыс. руб., а если выявляются повторные ошибки со стороны компании, то санкция увеличивается до 30 тыс. руб.

Если недобросовестный предприниматель намеренно отказывается от выставления счетов, чтобы снизить налоговую базу, то штраф составляет 20% от долга, но не меньше 40 тыс. руб. Второй участник сделки дополнительно может подать иск в суд, так как он не сможет рассчитывать на вычет. Судьи обычно по таким делам принимают решение о взыскании с ответчика суммы, которая равна возможному вычету. Поэтому представители организаций обязаны ответственно подходить к процессу выставления счетов в установленные сроки.

Кто выставляет счет-фактуру покупатель или продавец

Многие предприятия во время функционирования обязаны грамотно заполнять и хранить счета-фактуры, а иначе нарушают закон. Документ составляется следующими лицами:

• налогоплательщиками, выбравшими в процессе регистрации систему ОСНО;
• деятельность фирмы осуществляется от имени владельца, работающего по НДС;
• участники сделки выступают членами товарищества доверительного управления или концессии, а также другого аналогичного учреждения;
• товары импортируются из других государства.

В остальных ситуациях компании могут отказаться от обязательной уплаты НДС, хотя представители ФНС рекомендуют всегда выставлять счета, чтобы не возникало дополнительных вопросов по уплате налогов.

Предприниматели формируют документацию в следующих ситуациях:

• компания работает по ОСНО, поэтому главному бухгалтеру приходится рассчитывать и уплачивать несколько видов налогов, к которым относится и НДС;
• фирма рассчитывает налоги на основании полученного аванса, причем он может быть как частичным, так и полным. Счет-фактуры на аванс обязательно выставлять;
• организация сотрудничает с иностранными гражданами, выступающими покупателями;
• фирма арендует объекты недвижимости, принадлежащие муниципалитету;
• учреждение покупает имущество у государства.

Счета-фактуры составляются в конце месяца или квартала на основании всех предложенных товаров, причем это особенно важно для компаний, которые каждый день или ежемесячно занимаются отгрузкой больших партий товаров

Как выставить в 2019 году сводный счет-фактуру

Когда и как сводный счет-фактура объединяет сделки и выплаты, рассмотрим варианты.

1.    Один счет-фактура на несколько договоров

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия используют договоры для урегулирования условий между сторонами сделки. Договоры заключаются как по отдельным сделкам, так и на долгосрочное сотрудничество, этапы которых фиксируются несколькими отдельными первичными документами, подтверждающими отгрузку товара или предоставление услуг на каждом этапе.

В случае, если предприятие заключило два договора с одним и тем же контрагентом, можно ли по двум договорам выписать один счет-фактуру? Да, если, например, один и тот же контрагент поставляет товар одновременно или не позднее, чем 5 дней по календарю. 
В сводном счете-фактуре указывается объединенное количество единиц товара, поставленного по договорам или услуг, оказанных по условиям договоров. Датой сводного счета-фактуры в этом случае будет дата подписания сторонами первых первичных документов. 

2.    Сводный счет-фактура на разнородные операции

Случается, что по договору или нескольким договорам продавец товара и исполнитель услуги, предоставленной покупателю, например, доставка продукции или установка оборудования, − одно юридическое лицо. В этом случае продавец вправе оформить сводный счет-фактуру . При заполнении сводного счета-фактуры продавец указывает товар и услугу в одном сводном счете-фактуре на разных строчках, объединяя их стоимости в одну общую сумму.

3.    Авансовый счет-фактура на несколько платежей по одному договору в день

Некоторые покупатели вносят аванс по договорам на расчетный счет продавца, путем перечисления денежных средств за товары или услуги, несколькими платежными поручениями за день. То есть если у вас две платежки в один день, можно сделать  один авансовый счет-фактуру.
В этом случае, выписывая сводный счет-фактуру на авансы, продавец указывает в нем консолидированную сумму внесенных на расчетный счет продавца авансов, перечислив номера платежных поручений через запятую в выделенной строке сводного счета-фактуры.
Важным условием для оформления сводного счета-фактуры в этом случае служит пятидневный срок, объединяющий перечисления. Налоговый кодекс не запрещает подобную операцию, налоговики тоже не возражают, если только при выписке сводного счета-фактуры соблюдены порядки и правила, предусмотренные законом.

3. Выдать розничному покупателю кассовый чек вместо счета-фактуры

При розничной торговле продавец вправе выдавать вместо счета-фактуры кассовый чек или приравненный к нему документ (п.7 ст.168 НК РФ). Например, квитанции, билеты, проездные документы, талоны (п.2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 N 359). Это послабление распространяется на организации общепита и компании, которые выполняют работы или оказывают услуги населению.

Но не выставлять счет-фактуру компания вправе, только если покупатель платит наличными. Если он перечисляет деньги безналом, продавец должен оформить счет-фактуру. Минфин России разрешает составить его в одном экземпляре (письмо от 01.04.14 N 03-07-09/14382).

Важно! Что регистрировать в книге продаж вместо счетов-фактур

Когда продавец не выставляет счет-фактуру по облагаемой НДС операции, ее все равно надо отразить в книге продаж (п.1 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 N 1137). Для этого поставщик регистрирует в книге продаж один из следующих документов:

• контрольную ленту ККТ;
• бланк строгой отчетности: квитанции, билеты и т.д.;
• счет-фактуру, составленный в единственном экземпляре для себя (письмо Минфина России от 09.10.14 N 03-07-11/50894);
• первичные документы по сделке (письмо Минфина России от 22.01.15 N 03-07-15/1704);
• бухгалтерскую справку-расчет со сводными данными за месяц или квартал (письма Минфина России от 08.02.16 N 03-07-09/6171 и ФНС России от 27.01.15 N ЕД-4-15/1066@).

Заключение

В налоговом кодексе нет прямого указания на то, что счет-фактура должен относится только к одной конкретной накладной, нет ограничения и на количество накладных или актов, которые допустимо объединить одним счетом-фактурой. В реквизитах счета-фактуры нет строчки, в которой заполняются данные о привязанных к нему накладных или актов. Отсутствие связи между ними объясняется обособленным назначением этих документов: накладные и акты подтверждают передачу ТМЦ от продавца покупателю, а счета-фактуры представляются носителями информации о налоге, исчисляемом по сделке. 
Вместе эти документы предоставляют покупателю право на вычет НДС (товар получен, услуга принята по качеству и счет-фактура предоставлена). Поэтому, если несколько накладных или актов подтверждают перечень товаров или услуг в счете-фактуре, возможно их объединение

Главное, чтобы позиции не потерялись, и наименования позиций соответствовали в накладных, актах и счете-фактуре, чтобы их представлялось возможным соотнести.
Также, как и для счета-фактуры, сводный счет-фактура заносится в книгу покупок и декларацию по НДС, которая сдается, напомним, не позднее, чем , следующего после окончания квартала. 
При отгрузке продукции или предоставлении услуги от продавца или исполнителя бухгалтеру со стороны покупателя рекомендуется запрашивать первичные документы и счет-фактуру, чтобы ориентироваться, не будет ли счет-фактура объединять несколько сделок, в каком периоде будут совершены сделки, не превысят ли они ограничение в пятидневный срок и в каком квартале будет выставлен сводный счет-фактура.
Важно акцентировать внимание продавца на правилах заполнения счетов-фактур, если он , конечно, не опасно, если это опечатка или другая ошибка, которая не искажает сумму налога и покупателя и продавца по сделке. В противном случае, такой счет-фактуру надлежит немедленно вернуть продавцу для исправления, потому что вычет по нему признается инспектором неправомерным, и последует доначисление и штраф в адрес предприятия.
Если продавцом соблюдены правила предоставления счета-фактуры, действующим законом не предусмотрено запрета на объединение одним счетом-фактурой нескольких накладных или актов, авансовых платежей или договоров по одному контрагенту. 
Также не запрещено законом выписывать на одну накладную или акт несколько счетов-фактур, если это требуется по учету, который ведется сторонами сделок, и согласовано сторонами. 
Выставление сводной счет фактуры по бюджетным средствам возможно при согласовании сводного счета-фактуры с представителями бюджетной организацией, законом никаких дополнительных ограничений для госучреждений не предусмотрено. Однако, возможны внутриорганизационные нюансы, которые лучше согласовать до отправки сводного счета-фактуры в адрес такого предприятия. 
 

Однако, возможны внутриорганизационные нюансы, которые лучше согласовать до отправки сводного счета-фактуры в адрес такого предприятия.