Создание электронного счета-фактуры на портале ЭСФ
Первое, что вам нужно сделать — нажать на кнопку сверху слева «Создание Счета-фактуры».
После нажатия, перед вами откроется непосредственно форма для составления счета. Разберем пошагово заполнение всех полей.
Раздел А — общий раздел
Здесь нужно заполнить только номер и дату документа т.е. самого счета-фактура.
Дата заполнена уже автоматически. Дата выписки и дата совершения оборота, как правило, одинаковые, но если это не так, можете ввести разные.
Номер учетной системы — это номер документа по счету, как идет у вас в бухгалтерском учете.
ИС ЭСФ — Раздел А — общий раздел
Раздел B — реквизиты поставщика
В данном разделе часть данных заполняется автоматически, подгружаясь по данным из Вашего ЭЦП и ИИН.
Остальные поля самостоятельно заполнять не надо, кроме реквизитов в самом низу раздела, в подразделе B1.
Банковские реквизиты поставщика
КБе вы обычно ставите на оффлайн документах, включая счет на оплату — можете посмотреть там, что у вас указано.
На практике обычно для ИП КБе — 19, а для ТОО — 17
Остальные данные — ИИК, БИК и наименования банка найдете в собственных реквизитах.
Раздел C — реквизиты получателя
В данном разделе, если вы уже работаете с конкретной организацией на сайте госзакупок, то достаточно ввести в первое поле БИН организации и все необходимые данные заполнятся автоматически.
Если же этого не происходит по какой-либо причине, заполните вручную.
Раздел C — реквизиты получателя
Раздел C1 обычно пустой и его пропускаем.
Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
В данном разделе все также просто. Достаточно ввести ИИН или БИН в соответствующие поля и все данные автоматически заполнятся.
Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
Грузоотправителем в данном случае являетесь вы, как поставщик, а грузополучателем, компания клиента или государственный орган.
Раздел Е — договор (контракт)
В данном разделе вам нужно заполнить номер и дату договора и способ расчета с вами, как с поставщиком.
Если договор заключался несколько месяцев назад и уже не помните точно, номер и дату договора, можно зайти на сайт госзакупа и посмотреть все данные там в разделе про сам договор.
Условия оплаты по договору указываете точно такие как в договоре. Обычно, на практике это безналичный расчет.
Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг
Здесь заполняете номер и дату выписанного акта выполненных работ на сайте государственных закупок.
По факту там не указывается никакой номер, но у вас в учетной системе по-любому документ имеет какой-то порядковый номер и дату — вот эти данные и заполняете.
На практике, обычно номер и дата выписываемого счета-фактуры и акта выполненных работ совпадают, но если разные, указываете как есть.
Раздел G — данные по товарам, работам, услугам
Это последний раздел, в котором нужно что-то заполнять вручную, все остальные разделы заполняются автоматически системой.
Здесь нужно заполнить лишь некоторые данные (столбцы 2, 3, 5 и
Во втором столбце нужно указать «признак происхождения товара, работ, услуг«, но совсем непонятно что это такое и какую цифру выбрать. Дадим ниже хорошую подсказку.
Расшифровка признаков происхождения товара, работ или услуг
1 — в случае реализации товара, включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан с территории государств-членов ЕАЭС;
2 — в случае реализации товара, не включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан из государств-членов ЕАЭС;
3 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;
4 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;
5 — в случае реализации товара, не относящегося к Признакам 1, 2, 3, 4;
6 — в случае выполнения работ, оказания услуг
Если вы оказываете услуги заказчику, то смело выбирайте 6 пункт.
В разделе Наименование товаров, работ, услуг нужно указать собственно наименования предмета договора. Это также можно посмотреть на сайте государственных закупок в разделе «Предметы договора» или вроде того.
В 5м столбце нужно указать единицу измерения. Если вы оказываете услугу, то там из списка надо выбрать пункт под названием «Одна услуга».
Ну и самое главное — в столбце 8 указываем стоимость товара или услуги по выписываемому счету-фактуре.
Если у вас услуга делится по месяцам, например поддержка сайта, то что в акте, что здесь в счете-фактуре нужно указывать сумму равную одному месяцу оказания услуги.
Действия со стороны продавца
Как Вы уже поняли из предыдущего блока, продавец получает извещение о получении файла покупателем посредством оператора ЭДО. Непременно, он уведомляет покупателя о полученном подтверждении в срок на следующий день. По факту выставленным счет будет признаваться на момент получения такого подтверждения (п. 2.7 Порядка). Сам по себе обмен подобными сообщениями представляет собой лишь договоренность участников процесса и не влечет за собой обязанности это выполнять.
В книгу продаж счет-фактура в электронном варианте фиксируется по общепринятым правилам и рекомендациям в квартале отгрузки товаров либо же полученного авансирования в его оплату (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.).
Возникновение права на вычет
Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:
- куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
- приобретенные товары приняты к учету;
- от продавца получен счет-фактура.
Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.
Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.
Механизм отправки-получения электронных счетов-фактур
Порядок направления, получения счетов-фактур через операторов ЭДО более детально прописан, он практически не изменился (п.п. 11-24 Порядка). Из новшеств можно выделить следующее:
-
продавец и покупатель не должны формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
-
продавец, выставляющий счет-фактуру, не должен проверять действительность усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) лица, уполномоченного его подписывать;
-
оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность электронного счета-фактуры и его подписи (условия такой проверки оговариваются в договоре) и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.
1С:ИТС
Подробную информацию о национальной системе прослеживаемости товаров см. в разделе . Об электронном документообороте в 1С электронными счетами-фактурами, первичными учетными документами и др. см. в разделе .
От редакции. На сайте 1С:ИТС см. также видеозапись лекции с участием представителя ФНС России и эксперта 1С.
Возможности личного кабинета
Личный кабинет в сервисе esf.gov.kz является необходимой площадкой для выполнения бухгалтерских операций предприятия. В профиле можно проводить следующие действия:
- Формировать счета-фактуры, акты, разрешительные документы, сертификаты и другую документацию;
- Производить перерегистрацию, реорганизацию предприятия;
- Составлять электронные договоры;
- Составлять электронную финансовую отчетность;
- Вносить реквизиты предприятия;
- Просматривать виртуальный склад;
- Контролировать договоры компании, вносить дополнения, изменения;
- Проверять сроки контрактов, платежей, начислений заработных плат и других финансовых операций.
Особенности выставления электронных счет фактур: последовательность действий
Перед выставлением электронной счет фактуры необходимо получить электронную подпись и выбрать оператора из утвержденного списка.
Шаг 1. Получите электронную подпись
Существует 3 разновидности электронных подписей:
- Простая.
- Неквалифицированная.
- Квалифицированная.
Для подписания электронной счета-фактуры руководитель вправе использовать только последний вариант, т.е. квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, Это 113 организаций во всех регионах РФ, полный перечень которых можно узнать на сайте Минкомсвязи.
Перечень документов для ИП и юридических лиц представлен в таблице.
| документы для ИП | документы для юридических лиц |
|---|---|
| заявление
свидетельство о регистрации ИНН СНИЛС паспорт |
|
| выписка из ЕГРИП | выписка из ЕГРЮЛ |
| – | доверенность на сотрудника от руководителя |
Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота
Передавать электронные счет-фактуры можно только с помощью определенных операторов, которые называются доверенными. Это организации, оказывающие услуги технической поддержки электронного документооборота между компаниями. Их полный перечень находится на сайте ФНС.
Шаг 3. Корректно выставьте счет
Предварительно стороны должны договориться об использовании в обороте именно электронной счет-фактуры. Дальнейшая последовательность действий такая:
- Составьте документ максимум за 5 календарных дней с момента отгрузки или перечисления аванса.
- Подпишите его усиленной квалифицированной подписью начальника.
- Отправьте файл через сервис доверенного оператора.
- Получите сообщение от оператора с подтверждением факта отправки (в нем будет указана не только дата, но и время).
- В тот же день или в ближайший рабочий день отправьте оператору извещение о том, что подтверждение от него получено.
С этого момента считается, что счет выставлен. При этом днем выставления считается дата, обозначенная в подтверждении от оператора. В общем случае подтверждения от получателя, т.е. собственно контрагента не требуется. Однако стороны могут дополнительно договориться о том, что и покупатель будет отправлять продавцу собственное извещение о получении электронного файла.
Подробное описание порядка действий:
Шаг 4. Отразите факт выставления в книге продаж
Оформление в книге продаж производится по обычным правилам, как и в случае бумажной версии документа. Хронологически сведения заносятся в тот же квартал, в котором произошла отгрузка ТМЦ или получение средств (аванса) за него.
Видео инструкция о практическом заполнении электронной счет фактуры в программе:
Регистрация участников электронного документооборота
Согласно п. 2.1 Порядка для участия в электронном документообороте продавец (покупатель) должен:
а) получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) образовательного учреждения или доверенностью от имени такого учреждения в соответствии с законодательством РФ;
б) оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в котором указываются:
- полное наименование организации;
- место нахождения организации;
- идентификационный номер налогоплательщика-организации;
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
- контактные данные организации;
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация;
в) получить у оператора электронного документооборота идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Если учетные данные, содержащиеся в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, изменились, то участник электронного документооборота не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения обязан представить оператору электронного документооборота заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор в свою очередь не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления изменяет учетные данные участника электронного документооборота.
В течение трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) оператор электронного документооборота направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур (об изменении учетных данных) (п. 2.3 Порядка).
Электронные счета-фактуры помогут избежать отказа в вычете «входного» НДС
В случае критичных ошибок при составлении счета-фактуры контролирующие органы могут отклонить возмещение налога на добавленную стоимость. Переход на электронные СФ значительно сократит количество таких дефектов.
| Распространенные ошибки | Бумажный счет-фактура | Электронный счет-фактура |
|---|---|---|
| Некорректное оформление реквизитов | Налоговая может отказать в вычете предъявленных сумм НДС, если не удастся установить продавца или покупателя, наименование товаров или услуг, либо при неверном отражении количества товара, стоимости, ставки или суммы НДС. | Реквизиты сверяются со справочником ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Электронный документ не отправится, если будут пустые поля или ошибки в обязательных реквизитах. |
| Различия в титуле продавца и покупателя | Бумажный СФ выставляется в двух экземплярах — титуле продавца и покупателя. Если документ корректируется, то исправления нужно вносить в оба титула. | ЭСФ составляется в единственном экземпляре, поэтому несоответствий в данных быть не может. При выставлении исправленного документа оператор ЭДО фиксирует каждый этап корректировки. |
| Получение счета-фактуры после отчетного периода | Заявлять вычет можно в том налоговом периоде, в котором фактически был выпущен СФ. Если покупатель получил оригинал с опозданием, то ему придется обосновывать правомерность вычета. Для этого налогоплательщикам приходится хранить конверты с печатью почты. | Оператор ЭДО фиксирует дату отправки и получения документа. В случае спорных вопросов провайдер будет выступать независимой стороной в обмене электронным СФ. |
| Отсутствие подписей или их расшифровок | Счет-фактура без подписи не принимается к возмещению НДС. Факсимильная подпись также может стать основанием для отказа. | В цифровом документе проставляется электронная подпись, которая уже содержит в себе сведения о подписанте — ФИО и должность. |
Общая информация
^К началу страницы
Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем – Оператор электронного документооборота (далее – ОЭД).
При этом согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», зарегистрированному Минюстом России от 31.03.2015, номер 36641, форматы документов, передаваемые в процессе обмена электронными счетами-фактурами, должны содержать идентификатор ОЭД.
Федеральная налоговая служба с целью упрощения процедуры идентификации ОЭД в системе электронного документооборота и обеспечения уникальности идентификатора рекомендует организациям, предполагающим осуществление деятельности в качестве ОЭД, направить в адрес Федеральной налоговой службы письменное обращение в произвольной форме с указанием ИНН, ОГРН организации и приложением копий следующих документов:
- лицензии Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций на предоставление телематических услуг связи (при размещении программно-аппаратного комплекса системы электронного документооборота счетов-фактур на территории узла связи сторонней организации, имеющей данную действующую лицензию, допускается наличие договора с данной организацией);
- лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации на техническую защиту информации;
- лицензии Федеральной Службы Безопасности Российской Федерации (далее – ФСБ России) на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
- лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств;
- лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств.
Информация о присвоении идентификатора ОЭД (Доверенного ОЭД) будет направлена в адрес заявителя соответствующим письмом ФНС России, а также размещена на сайте Федеральной налоговой службы в разделе «Электронные счета-фактуры».
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности. Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами
Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
Esf.gov.kz: регистрация ИП
Регистрация на esf gov kz начинается с получения ключа для физического лица. Его выдают в центрах обслуживания населения Республики Казахстан. Далее изучите пошаговую инструкцию.
Как зарегистрировать ИП на портале esf. kz:
Фото: pokompu.kz: UGC
Зайдите на сайт портала.
Нажмите кнопку «Регистрация».
Сверху выберите закладку «Индивидуальный предприниматель».
Выберите сертификат. В новом окне кликните «Выбрать файл» и нажмите на сертификат типа RSA256*.
Подтвердите действие. Введите пароль от сертификата и снова подтвердите.
В новом окне заполните строки о личных данных
Важно, чтобы адрес электронной почты был действующим, так как на него придет подтверждение.
Придумайте пароль или логин esf.gov.kz.
Продолжите регистрацию. Примите соглашение, нажав кнопку «Подписать».
Далее вставьте личный ключ типа RSA256* и пароль.
Нажмите закладку «Подписать» и «Далее».
В появившемся окне о завершении регистрации нажмите «Ок».
Фото: amvtrade.ru: UGC
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?
Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.
Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?
Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.
Законодательная база: образец документа
Форма, описание файла, порядок выставления электронной версии счета утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 ммв-7-15/155. Форма документа утверждена Постановлением Правительства №1137.
Основная часть электронной счет фактуры оформляется в виде таблицы. Перед ней необходимо указать информацию:
- номер счета или номер исправления;
- дата выставления;
- данные продавца (адрес, реквизиты, грузоотправитель и получатель);
- аналогичные данные покупателя;
- идентификатор госконтракта (при наличии).
В таблице указывают:
- Название товара, услуги пили работы.
- Код разновидности товара.
- Единица измерения.
- Количество.
- Цена за единицу и за весь товар/услугу.
- Величина акциза (при наличии).
- Размер налоговой ставки.
- Размер налога, предъявленный покупателю.
- Суммарная стоимость товара/услуги (вместе с налогом).
- Код страны, откуда привезен товар.
- Номер таможенной декларации.
Подпись в документе ставит руководитель либо ИП (подпись главбуха необязательна). Вместо директора подписать счет может и его доверенное лицо. Подписание осуществляется с помощью электронной подписи.
