Образец должностной инструкции на основе профстандарта

Кто и как утверждает положение о должностных инструкциях

Обратите внимание! Положение о ДИ обычно утверждается руководителем организации или лицом, которому полномочия по утверждению локальных нормативных актов делегированы в надлежащем порядке. Кроме того, к процессу согласования положения нередко привлекаются и отдельные подразделения организации

Например, могут потребоваться визы юридического отдела, кадровой службы или службы безопасности — в соответствии с требованиями и практикой, сложившейся на конкретном предприятии

Кроме того, к процессу согласования положения нередко привлекаются и отдельные подразделения организации. Например, могут потребоваться визы юридического отдела, кадровой службы или службы безопасности — в соответствии с требованиями и практикой, сложившейся на конкретном предприятии.

Сам процесс утверждения положения как локального акта может включать одну из следующих процедур или сочетание обеих:

• проставление на титульном листе положения грифа утверждения, включающего необходимые атрибуты (слово «Утверждаю», наименование должности и Ф. И. О. уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой, дату утверждения, печать организации при наличии);
• издание приказа об утверждении положения.

Как мы указывали выше, организация самостоятельно определяет, в каком порядке вводятся ДИ и вносятся в них изменения. Аналогичным образом компания сама правомочна решать, как утвердить и регламентирующее данный порядок положение.

Важно! Положения о ДИ для государственных органов обычно разрабатываются и утверждаются на уровне соответствующих ведомств или центрального аппарата управления госоргана (например, положение «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции…», утв. приказом ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и т

д.).

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

• название структурного подразделения;
• подчиненность работника;
• порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
• требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

• доступ работника к определенной информации;
• принятие решений;
• получение данных, необходимых в работе;
• право визирования определенных видов документов;
• право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций

В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:

• юрист
• кадровый работник
• начальник охраны
• главный или рядовой бухгалтер

Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.

https://youtube.com/watch?v=GW2VT5K3-3M

При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.

Обязательна ли должностная инструкция в организации

На уровне законодательства предусмотрен должностной регламент для государственных служащих (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-Ф, Консультант Плюс).

А вот коммерческие предприятия за отсутствие ДИ оштрафованы не будут, и Трудовой кодекс РФ это не устанавливает в качестве обязанности работодателя, об этом также сообщает и Роструд в своем письме (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1). Но лучше рекомендуем все-таки составить такой документ, поскольку он защищает права как сотрудников, так и компании. Должностная инструкция специалиста дает возможность:

• обосновать, по какой причине новый сотрудник не прошел испытательный срок;
• аргументированно отказать соискателям, не подходящим на должность;
• обосновать увольнение работника, если тот не соответствует занимаемой должности;
• равномерно распределить существующие обязанности между похожими должностями;
• обосновать необходимость обучения персонала компании;
• правильно аттестовать персонал;
• доказать с помощью суда правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника.

Формальные признаки

Кроме того, при разработке должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их нахождения в бланках установленного образца. При решении этой задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

№ 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются в соответствии с разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• название типа документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему согласно правилам регистрации документов в организации (номер записи должностной инструкции может включать в себя индекс дела (в котором предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) согласно номенклатуре дел организации, условное обозначение наименования вида документа (д/и, например), сведения об исполнителе документа и т.п.;
• место составления или опубликования документа;
• печать утверждения документа — требование, придающее нормативно-правовой характер его содержанию (в общем случае штамп об утверждении должностной инструкции включает слово «Утверждаю» (прописными буквами, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного на утверждение должностной инструкции, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в словесно-цифровой форме));
• текстовое название;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• отметка об утверждении документа — требование, выражающее согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего (это требование используется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами);
• визы согласования;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Разрабатываемые проекты инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными лицами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция является внутренним организационно-нормативным документом организации, оригинал (первый экземпляр) которого используется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 допускает постановку виз согласования внизу оборотной стороны последней страницы оригинала документа. По усмотрению организации документ может быть заверен на каждом листе.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Конкретные правила составления этого документа отсутствуют. Кроме того, ТК РФ не содержит понятия «должностная инструкция». И потому компания может самостоятельно составить должностную инструкцию. Вместе с тем, существует список обязательных разделов, которые обязательно следует учесть в таком документе.

Его начальный раздел — титульный лист должностной инструкции. В таблице ниже мы рассмотрим подробно, как должна выглядеть заполненная форма документа, и что он должен содержать.

Структура инструкции: что она в себя включает

Общие положения инструкции

В штатном расписании следует отыскать точное название должности и указать его в этом разделе, в его вводной части. Пропишите, кто вправе заключать и расторгать трудовой договор (ТД) с работником. Не забудьте перечислить требования к сотруднику. Распишите структуру подчинения специалиста — это такая типовая структура, когда указывается, кто у сотрудника в подчинении, и кому именно он подчиняется. Также нужно установить порядок замещения работника в случае его отсутствия. Укажите документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

Список должностных обязанностей

Четко пропишите все ключевые и дополнительные обязанности согласно должностной инструкции, которые сотрудник выполняет на своей должности. Используйте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а также Квалификационный справочник. В данных документах содержится исчерпывающий перечень должностных обязанностей.

Что должен знать сотрудник

Тут нужно перечислить требования к знаниям специалиста. Можно написать, что он обязан знать конкретный СанПиН, СНИП или ГОСТ, правила противопожарной безопасности либо, к примеру, ведомственный приказ

Важно, чтобы указанные знания имели непосредственное отношение к осуществляемой работе.

Права

Пропишите права специалиста в пределах компетенций должности этого уровня. Можно использовать квалификационный справочник и те или иные формулировки из существующих образцов ДИ.

Ответственность в должностной инструкции

Перечислите любые случаи, в которых может наступить дисциплинарная, административная или уголовная ответственность работника, занимающего данную должность

Следует опираться на ТК РФ и КоАП.

Фото для оформления такого документа не потребуется.

Для примера вы можете посмотреть ниже, как выглядит унифицированная примерная форма бланка ДИ бухгалтера. При необходимости воспользуйтесь представленным шаблоном в своих целях:

Образец заявления

Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет

Скачать

Необходимость разработки должностной инструкции

Ситуации, в которых инструкция необходима.

Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

Наличие должностной инструкции необходимо:

1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции

На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.

Адвокат по оформлению должностной инструкции в Екатеринбурге

  Обратившись в наше Адвокатское бюро, наш адвокат поможет вам в оформлении должностной инструкции, также проведет анализ заключаемого трудового договора, а так же проведет консультацию по трудовым спором, возникшим в результате ваших трудовых правоотношений с работником.

   Наше адвокатское бюро имеет большой опыт по вопросу разработка оформление должностных инструкций, а также опыт работы с корпоративным клиентами, во всех областях права, и всегда готово оказать помощь, в Вашей ситуации.

   Правила оформления должностной инструкции известны нашему трудовому юристу, от Вас требуется лишь заключить соглашение на юридическую помощь и мы поможем решить Вашу проблему в срок.

Про изменение сторонами условий трудового договора с нами

Автор статьи: адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры» А.В. Кацайлиди

Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций

    Москва                          N 23                         01.11.2009

Приказываю:

1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А.
2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.
3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю.
4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.
5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л.

    Генеральный директор               Гнедых                   А.Р. Гнедых

С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

    Инспектор отдела кадров Крюков Р.А.          Крюков          01.11.2009    Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О.    Зарубин         02.11.2009    Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч.        Сапармурдинов   01.11.2009    Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г.           Некорчевый      02.11.2009    Начальник транспортного отдела Лещенко П.К.  Лещенко         02.11.2009    Начальник юридической службы Зимко У.Ю.      Зимко           01.11.2009    Начальник отдела по охране труда    Шурочкина А.Я.                               Шурочкина       01.11.2009    Секретарь Воронина О.Л.                      Воронина        01.11.2009

Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции).

Что можно посоветовать разработчикам? Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением необходимо обратиться сначала к квалификационным требованиям по специальности, для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности, ведь если они подскажут, какие функции у водителя, курьера, продавца на данном месте, в этой организации, то должностная инструкция принесет реальную пользу. Неплохо включить в процесс согласование инструкций с правовой службой организации, корпоративным юристом. Утверждать эти инструкции будет то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией. Чаще всего утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы. Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются непосредственно под контролем руководителя организации, утверждаются им же.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Практика показывает, что должностная инструкция на некоторых предприятиях является приложением к трудовому договору. Также встречаются случаи, когда должностная инструкция утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Соотношение должностной инструкции и профессиональных стандартов

Отдельно стоит рассмотреть вопрос об изменении должностной инструкции в связи с применением квалификационных справочников или недавно введенных профессиональных стандартов и о несоответствии инструкции таким документам.

Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.

При разрешении спора суд сравнил должностные инструкции до и после корректировки и не согласился с доводами заявителя. По мнению суда в данном случае трудовая функция сохранилась, было произведено лишь уточнение трудовых действий. Не было введено дополнительных обязанностей, которые влекли бы дополнительные требования к квалификации или специальности, вводились лишь новые условия выполнения порученной работы. (см. апелляционное определение Ростовского областного суда по делу N 33-8683/2016).

В случаях, когда после внесения изменений в должностную инструкцию на работника возлагались дополнительные функции, суд признавал действия работодателя по внесению изменений неправомерными (например, Определение Верховного суда Республики Коми от 16.07.2012 по делу N 33-2986АП/2012)

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения под руководством кадровой службы и согласовываются с юридической службой.

Изменение трудовых обязанностей в должностной инструкции

Можно ли добавить работнику новые обязанности? Такой вопрос нередко возникает у работодателей, желающих оптимизировать рабочий процесс и распределить объем работы между меньшим числом работников.

На практике попытки внести дополнительные обязанности в должностную инструкцию не всегда успешны.

Работник был принят в организацию на должность инженера и ознакомлен с должностной инструкцией. Через несколько недель работодатель издал приказ о введении в действие новой должностной инструкции. Истцу добавили новые обязанности: теперь он должен был выполнять обязанности слесаря и электрика. Истец с этим не согласился. Суд поддержал работника и указал, что новая должностная инструкция существенно меняет круг обязанностей истца, поскольку вменяет ему обязанности рабочих профессий, что в одностороннем порядке недопустимо (Определение Московского городского суда от 10.02.2012 по делу N 33-3987).

Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять

Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений

Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило составления должностной инструкции.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее

Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…»

Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее

Это второе правило составления должностной инструкции.

Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям.

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило составления должностной инструкции

Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!