Расходы на приобретение спецодежды: отражаем в учете и возмещаем за счет средств фсс

Порядок возврата спецодежды при увольнении

Увольняясь, работник обязан получить на руки выписку из личной карточки выдачи СИЗ, а затем по списку сдать спецодежду ответственному лицу: работнику склада либо иному сотруднику с аналогичными контрольными функциями. В справке-выписке целесообразно указывать не только количество единиц спецодежды, но и ее остаточную стоимость, даже если она имеет нулевое значение.

Принимающий сотрудник оценивает состояние спецодежды. Если она получена недавно, но видны следы подмены, порчи либо степень износа не соответствует срокам эксплуатации, целесообразно создать компетентную комиссию для оценки состояния СИЗ.

Если спецодежда имеет нормальный внешний вид, соответствующий сроку износа, она сдается на склад, а затем выдается повторно, после химической чистки. При принятии таких ТМЦ в документах кладовщик делает запись о сроках эксплуатации, например: «комбинезон защитный, срок эксплуатации 5 месяцев». Ответственное лицо после сдачи подписывает работнику обходной лист, в котором делает соответствующую пометку.

По общему правилу, увольняясь, работник может сдать спецодежду полностью, либо частично, либо возместить ее стоимость организации и оставить для личного пользования.

Повторное использование списанной спецодежды в качестве обтирочного материала после сдачи ее работником также должно быть подтверждено актом с подписями членов комиссии.

Справочные данные по стоимости спецодежды могут быть использованы в дальнейшем:

• если принято добровольное решение со стороны работника возместить стоимость СИЗ;
• если работника нужно привлечь к ответственности за порчу, подмену, утерю спецодежды;
• если комиссия приняла решение списать ранее не списанную спецодежду ввиду ее фактического износа;
• если комиссия аналогично приняла решение оприходовать ветошь от списанной спецодежды.

Правила возврата спецодежды должны быть прописаны в локальных нормативных актах организации.

На заметку! Работник, изъявивший желание выкупить спецодежду при увольнении, с выплатой стоимости должен написать заявление на имя руководителя организации. В нем указывается перечень СИЗ, за которые будет вноситься оплата, а также намерение приобрести ценности для своих нужд. Целесообразно указать и способ оплаты.

Сроки подачи заявки

Весь пакет документов подается в ФСС не позднее 1 августа текущего года. Однако, рекомендуется подавать документы на одобрение покупки СИЗ за счет средств ФСС заранее, так как из-за недочетов в документах Фонд может отказать в возмещении, а сроки не продляются. Кроме того, финансирование идет в рамках бюджета Фонда, и выделенных средств всем страхователям может не хватить.

Фонд анализирует полученные документы и выносит решение в следующие сроки (в рабочих днях):

• 10 дней для работодателей с суммой начисленных взносов менее 10 тысяч рублей за прошедший год;
• при начисленных взносах за прошедший год более 10 тысяч рублей, территориальное отделение ФСС в течение 3-х дней направляет документы на согласование в ФСС РФ, который рассматривает заявку в течение 15 дней.

Бухгалтерский учет спецодежды

Бухучет спецодежды включает оприходование на склад, выдачу персоналу, возврат пригодных экземпляров. Заключительный этап – списание спецодежды: в бухгалтерском учете 2021 г. на расходы относятся МПЗ путем единовременного отнесения или через амортизационные равномерные отчисления в течение установленного срока. Выбранный метод необходимо закрепить в учетной политике компании.

Бухгалтерский учет спецодежды в зависимости от эксплуатационного срока выделяет 3 категории:

1. СИЗ сроком использования до 12 мес.
2. СИЗ сроком использования более 12 мес., относимые к ТМЦ по стоимостному критерию.
3. СИЗ сроком использования от 12 мес. и стоимостью свыше 40000 руб., относимые к объектам основных средств.

Что относится к спецодежде в бухучете:

• Специальные костюмы.
• Обувь.
• Жилеты.
• Комбинезоны.
• Накидки.
• Перчатки.
• Скафандры, маски.
• Прочее.

Минимальные нормы списания спецодежды в бухучете устанавливаются законодательно. Работодатель вправе самостоятельно изменить показатели, если это приведет к повышению уровня защиты работников. Если на предприятии используются повышенные нормы, в целях обоснованности расходов требуется закрепить действующие правила во внутренних ЛНА (коллективных договорах, положении профсоюза и пр.).

4 причины, по которым ФСС откажет возмещать средства на охрану труда

Причина 1. Долги компании

В возмещении будет отказано, если у вашего работодателя есть долг по уплате страховых взносов, не оплачены пени и штрафы, независимо от суммы, даже если они составляют копейки. Поэтому смотрите пункт 1 нашего алгоритма.

Причина 2. Недостоверная информация

ФСС откажет в выплате, если подаваемые документы будут содержать недостоверную информацию. Не пытайтесь обмануть специалистов – выйдет дороже. Например, некоторые специалисты по охране труда при составлении перечня средств индивидуальной защиты «приписывают» лишнее число человек. Такое происходит, если не все СИЗ отечественного производства, например. При проверке ФСС вправе запросить штатное расписание, и при выявлении недостоверной информации организацию оштрафуют, а вас привлекут к уголовной ответственности за служебный подлог по 292 статье УК РФ.

Причина 3. Средства ФСС уж распределены

Также вы можете получить приказ об отказе в возмещении, если средства, предусмотренные бюджетом фонда социального страхования, уже распределены. Это происходит с теми, кто всегда пытается запрыгнуть в последний вагон. Поэтому не ждите 15 декабря 2021 года, и начните подавать документы заранее. Тогда денег точно хватит.

Причина 4. Неполный комплект документов

Самая основная причина отказов – неполный комплект документов. Такой отказ практически невозможен, если вы подали документы на личном приеме. Поэтому мы и рекомендуем в шаге 5 воспользоваться именно этим способом. Подача документов на ЕПГУ и через МФЦ, а также почтой подходят уже опытным работникам, которые неоднократно подавали документы.

Учтите, если вы еще не имеете опыт подачи заявлений в ФСС, отнесите в ФСС проекты документов, еще не подписанные вашим руководством. Специалисты ФСС не кусаются, они рады тем, кто приносит заявления на возмещение не в последний день, а заранее, и подскажут вам, что не так. Это избавит вас от необходимости по нескольку раз подписывать документы у руководителя и главбуха. Ведь нам не нужна репутация двоечников, не так ли?

Как возместить расходы на охрану труда в 2021 году: что изменилось и что учесть

В 2021 году произошли существенные изменения в порядке финансирования затрат на охрану труда из фонда социального страхования (Постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2020 № 2375).

Изменение №1. В 2021 году возмещение расходов на предупредительные меры будет производиться в виде перечисления на расчетный счет организации-страхователя, а не за счет взносов на социальное страхование, как это было все прошедшие годы.

Таким образом, обеспечение расходов на предупредительные меры в счет уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производиться не будет. Сумма возмещения должна быть согласована с территориальным органом ФСС.

Следовательно, необходимо вначале запланировать расходы, понести фактические затраты и уже затем подать заявление на возмещение в ФСС.

Изменение №2. Изменился и срок подачи заявления. Если в 2019 году подать заявление нужно было до 1 августа, в 2020 году – в срок до 1 октября, то в 2021 году специалисты по охране труда должны подать заявление и пакет документов в срок до 1 августа, а в срок до 15 декабря 2021 года подать еще одно заявление – о возмещении уже проведенных расходов по форме в приложении 14 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26. Но никто не запрещает подать документы уже сейчас, если есть все подтверждающие документы.

Пример из практики:

30 июля вы подали в ФСС заявление с планом затрат (по форме в приложении № 1 к приказу ФСС от 07.05.2019 № 237. 3 августа в ФСС вам выдали на руки приказ-разрешение на запрошенную сумму затрат. В сентябре вы закончили СОУТ, медосмотр, купили СИЗ и подали заявление (по форме в приложении 14 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26) на возмещение этих затрат, не стали ждать до 15 декабря.

Признание расходов на приобретение спецодежды при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли расходы работодателя на приобретение спецодежды признаются при выполнении следующих условий (Письма Минфина России от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48743, от 08.04.2016 N 03-03-06/1/20165):

• в организации проведена специальная оценка условий труда, результаты которой подтвердили наличие вредных или опасных условий труда;
• спецодежда выдается работникам в пределах норм, установленных законодательством (или Приказом Минтруда России N 997н, или внутриотраслевыми нормами).

Обратите внимание! Выдача спецодежды по повышенным нормам также признается ее выдачей по нормам, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством (ч. 1 ст

221 ТК РФ, Письма Минфина России от 25.11.2014 N 03-03-06/1/59763, от 11.12.2012 N 03-03-06/1/645, от 16.02.2012 N 03-03-06/4/8).

Порядок отражения расходов на приобретение спецодежды и признания их при исчислении налога на прибыль в налоговом учете будет зависеть от ее стоимости.

Стоимость спецодежды
Менее 100 000 руб. за единицу (до 2016 г. — 40 000 руб.)	Более 100 000 руб. (до 2016 г. — 40 000 руб.), при условии что срок ее службы составляет более 12 месяцев
Расходы относятся к материальным затратам (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.04.2007 N 03-04-06-01/128)	Расходы учитываются в составе основных средств (п. 1 ст. 256 НК РФ)
В налоговые расходы стоимость спецодежды включается единовременно на дату ее выдачи работнику (п. 2 ст. 272 НК РФ). Также в целях списания стоимости спецодежды в течение более одного отчетного периода организация вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости такого имущества с учетом срока его использования или иных экономически обоснованных показателей	Стоимость спецодежды списывается на расходы по мере начисления амортизации (Письмо Минфина России от 16.04.2009 N 03-03-06/1/244)

К сведению. Средства, израсходованные организацией на приобретение спецодежды, которые впоследствии зачтены в счет уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве, не учитываются ни в доходах, ни в расходах при налогообложении прибыли. При этом взносы по обязательному социальному страхованию, начисленные в соответствии с законодательством РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 45 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.09.2010 N 03-03-06/1/615, Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 N А27-9150/2012).

Нормы выдачи СИЗ.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (далее – Правила № 290н) утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н. Согласно п. 14 Правил № 290н при выдаче работникам СИЗ работодатель руководствуется типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности.

Полномочия по утверждению типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, обуви и других СИЗ возложены на Минтруд (п. 5.2.31 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 № 610). К примеру, для организаций культуры и высших учебных заведений типовые нормы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 25.12.1997 № 66, для организаций здравоохранения – Постановлением Минтруда РФ от 29.12.1997 № 68, для воинских частей и организаций Минобороны – Постановлением Минтруда РФ от 22.07.1999 № 25.

При отсутствии профессий и должностей в соответствующих типовых нормах работодатель выдает работникам СИЗ, предусмотренные типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (утверждены Приказом Минтруда РФ от 09.12.2014 № 997н), а при отсутствии профессий и должностей в этих типовых нормах – типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ.

Кроме того, согласно п. 6 Правил № 290н работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения сам устанавливать нормы бесплатной выдачи СИЗ, при условии что они улучшают по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.

Самостоятельно разработанные нормы утверждаются локальными нормативными актами работодателя на основании результатов проведения специальной оценки условий труда и с учетом мнения соответствующего профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа и могут быть включены в коллективный и (или) трудовой договор с указанием типовых норм, по сравнению с которыми улучшается обеспечение работников средствами индивидуальной защиты.

Условия приобретения СИЗ за счет ФСС

Рассчитывая получить компенсацию при покупке средств индивидуальной защиты, необходимо согласовать сделку с органами ФСС, прежде всего, по сумме.

Компенсацию можно получить двумя способами.

Участники пилотного проекта по финансированию социальных выплат приобретают СИЗ за счет собственных финансовых средств. На сегодняшний день это такие регионы, как КЧР, Нижегородская область, Ростовская область, Крым и Севастополь, Адыгея, Алтай, др. Полностью список участников приведен в Постановлении Правительства №294 от 21-04-11 г. Расходы могут быть возмещены Фондом в размере, согласованном сторонами. Страхователь обращается в Фонд в срок до 15 декабря соответствующего года с заявлением, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы. Форма заявления утверждается Минтрудом, согласовывается с ФСС. Решение о перечислении средств принимается в течение 5-ти рабочих дней после подачи документов.

Организации, не участвующие в работе пилотного проекта, могут получить зачет истраченных на приобретение СИЗ средств в сумму уплаты взносов «на травматизм». Для этого следует обратиться в ФСС и получить официальное разрешение на закупку СИЗ, прежде чем она будет осуществлена. Обеспечение средствами индивидуальной защиты входит в состав предупредительных мер по сокращению травматизма и профзаболеваний. Полный регламент, по которому предоставляется компенсация, содержится в Правилах финансового обеспечения таких мер №580н от 10-12-12 г. Минтруда. Правила предписывают, что объем финансирования предупредительных мер в текущем году должен быть не выше 20% от суммы взносов «на травматизм» предыдущего года, за вычетом сумм, истраченных по этой же статье расходов в предыдущем году.

Если за последние два года организация не обращалась за компенсацией предупредительных мер, то в расчет берутся сумма взносов за три предшествующих текущему года и та же процентная ставка. Кроме того, организация может рассчитывать на выплаты не выше сумм, перечисляемых в ФСС в текущем году. Обращаться с заявлением в Фонд следует не позже 7 августа текущего года.

2018 год принес ряд изменений в процедуру компенсации расходов на СИЗ со стороны ФСС. Они озвучены приказом №764н от 31-10-17 г. Минтруда. Теперь компенсации принадлежит приобретение спецодежды и иных СИЗ только российского производства. Копия заключения, подтверждающего, что продукция произведена из отечественных материалов, на территории РФ, выдаваемого Минпромторгом, берется у продавца.

К заявлению на компенсацию сумм по СИЗ прилагаются:

• финансовый план и перечень мероприятий согласно этому плану по обеспечению предупредительных мер;
• список СИЗ и профессий (должностей) с указанием норм их выдачи и количества выдаваемых средств. Указываются их характеристики: срок годности, стоимость и др.;
• копии сертификатов (деклараций), подтверждающих соответствие защитных средств техрегламенту по линии Таможенного союза ТР ТС 019/2011 утв. 09-12-2011 г. решением его комиссии №878;
• копии документов, свидетельствующих о российском происхождении СИЗ (об этом нововведении говорилось выше).

Полный перечень документов и их актуальных бланков (форм) целесообразно уточнить в отделении Фонда. Заметим, что ФСС выпущены и Метод. рекомендации по обращению за финансированием СИЗ в составе предупредительных мер. Они опубликованы на сайте ФСС и содержат развернутую информацию по теме.

На заметку! ФСС может отказать в компенсации, если у организации есть просроченная задолженность, пени, штрафы или в представленном пакете документов содержатся недостоверные данные. Отказ может последовать и по причине полного распределения бюджета Фонда в определенном периоде.

Виды спецодежды

В первую очередь необходимо разобраться, компенсация ФСС за спецодежду какого типа предусмотрена государством.

К специальной одежде относятся вещи, выдаваемые работнику с целью уменьшения воздействия на организм или полного его прекращения различных опасных факторов, встречающихся во время выполнения рабочих обязанностей.

Всё многообразие спецформы можно разделить на следующие большие группы:

• комплексные защитные средства;
• изолирующую одежду;
• предметы, обеспечивающие безопасность при проведении работ на высоте;
• приспособления для защиты органов дыхания, рук и ног, головы (в том числе глаз и ушей), а также кожных покровов.

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан обеспечивать персонал, занятый на вредных производствах, а также на работах, связанных с неблагоприятным воздействием высокой или низкой температур, различными загрязнениями. Компания вправе рассчитывать на частичное возмещение затрат на спецодежду при соблюдении определенных условий.

Возмещение расходов на спецодежду: порядок действий

К возмещению стоимости спецодежды непосредственное отношение имеет Фонд Социального Страхования, поэтому весь процесс согласования будет осуществляться с этим государственным органом.

Получение компенсации спецодежды за счет ФСС возможно двумя способами:

1. Если компания относится к регионам, участвующим в пилотном проекте (полный их список можно увидеть в документе от 21 апреля 2011 года — это Постановление Правительства, зарегистрированное под номером 294), то страхователь (иными словами, фирма, закупающая спецодежду) должен обратиться в ФСС в срок до 15 декабря текущего года, в течение которого покупалась форма, приложив бумаги, доказывающие величину расходов. Если всё оформлено верно, то в течение 5 дней будет получен результат.
2. Если организация зарегистрирована в регионе, не принадлежащем к участникам пилотного проекта, для возмещения средств за спецодежду нужно обращаться в ФСС с целью получения разрешения средств на приобретение средств индивидуальной защиты до их фактической покупки. В этом случае возврат из ФСС за спецодежду подпадает под статью возмещения взносов, потраченных на меры, способствующие уменьшению травматизма во время осуществления рабочих процессов.

Второй вариант более сложный и имеет ряд нюансов. Действующими правилами определяется, что работодатель обязан перечислять в ФСС средства для предупреждения травматизма за каждого работника, делая это не позднее 15 числа каждого месяца. Если за 2 года компания не обращалась за компенсацией на приобретение спецодежды за счет ФСС, то при расчёте суммы возврата станут учитываться 3 предшествующих дате подачи заявления года (последний день, когда можно зарегистрировать документ, — 7 августа), но процент возврата всё равно не будет превышать 20 от всех затраченных по данной статье расходов денежных средств.

Отчетность о проведённых мероприятиях

Если подача заявления прошла успешно и возмещение одобрено, не забывайте ежеквартально направлять в ФСС отчеты об использовании средств. Формы отчетных документов для разных регионов могут отличаться, поэтому лучше запросить их у специалиста Фонда; как правило, отчет представляется одновременно с представлением расчета по форме-4 ФСС. В отчете отражаются сведения о запланированных и фактически понесенных расходах на предупредительные меры.

Когда все запланированные мероприятия завершены, необходимо будет предоставить заявление о возмещении и документы, подтверждающие факт расходов. Точный срок подачи подтверждающих документов рекомендуется уточнить в отделении ФСС по месту регистрации страхователя.

Особенности возмещения средств за некоторые мероприятия. Практический опыт

Порядок возмещения средств за каждое из мероприятий подробно описан в Приказе N 467н, и изложить его в рамках статьи не предоставляется возможным. Однако хотим поделиться рядом особенностей, выявленных в последние годы подачи заявлений. Перед оформлением документов рекомендуем согласовать спорные моменты со специалистом Фонда.

Медицинские осмотры

1. Если количество человек в поименном списке за текущий год больше, чем количество человек, за осмотры которых происходит возмещение средств, ФСС попросит сделать поименный список специально под них. В этом списке стоит оставить только тех людей, за чьи осмотры идет возмещение денег.
2. Если в бухгалтерских документах и плане финансового обеспечения будут расхождения, ФСС потребует приложить Детализацию к Актам оказания услуг, чтобы было понятно, за осмотры каких сотрудников прошла оплата. Такой документ можно запросить у медицинского центра.

Приобретение средств индивидуальной защиты (СИЗ)

В нормах выдачи СИЗ ФСС попросит указывать наименования должностей по типовым нормам, а не как они числятся по штатному расписанию

Это связано с тем, что так специалисту ФСС будет легче сопоставлять и проверять данные.
Если возврат совершается за защитную обувь (например, «Ботинки/Сапоги кожаные…»), то их состав должен быть исключительно из натуральной кожи
Этот факт должен подтверждаться в сертификате соответствия, возмещение за искусственную или комбинированную кожу не допускаются.
Некоторые территориальные органы ФСС запрашивают дополнительно фотографии с коробок и упаковок, в которых была поставка закупаемых СИЗ.
При заполнении отчетных документов важно помнить, что стоимость СИЗ должна быть указана с учетом НДС (обратите внимание на величину НДС — она может быть 10% или 20%).
Особое внимание уделите артикулам закупаемой продукции. Артикул в бухгалтерских документах (счетах, актах и т.д.) должен строго соответствовать артикулу в сертификате и заключении Минпромторга.

Обучение по охране труда и безопасному проведению работ

Обращайте особое внимание на категории работников, за обучение которых можно возместить средства. В законе в отношении этого пункта много уточнений, которые зачастую упускаются из вида.
Выбранная обучающая организация должна иметь аккредитацию и лицензию

К сожалению, далеко не все учебные организации их имеют, поэтому рекомендуем запрашивать подтверждающие документы до заключения договора.

Специальная оценка условий труда

К организации, оказывающей услуги по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) законодательством предъявляются особые требования: наличие в организации не менее пяти экспертов, имеющих сертификаты, а также наличие аккредитованной лаборатории.

Приобретение устройств и оборудования для проведения обучения по вопросам безопасного ведения работ, инструктажей и обучения

Этот пункт закона может казаться сложным для понимания и вызывать желание обойти его стороной. О каких устройствах и оборудовании здесь идёт речь? Например, это программы для организации электронного документооборота по охране труда, оборудование для проведения вебинаров и очного обучения и другое.

Возмещение расходов на приобретение спецодежды за счет средств ФСС: новшества в Правилах финансирования

Согласно пп. «г» п. 3 Правил финансирования возмещению за счет сумм страховых взносов подлежат расходы страхователя на приобретение специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Названные СИЗ должны приобретаться для работников, занятых:

• на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

При этом СИЗ необходимо выдавать в соответствии с типовыми нормами их бесплатной выдачи и на основании результатов проведения специальной оценки условий труда.

Поправками, внесенными Приказом Минтруда России от 29.04.2016 N 201н в Правила финансирования, предусмотрено, что расходы работодателя на приобретение специальной одежды подлежат финансовому обеспечению, если указанная спецодежда изготовлена на территории РФ из тканей, трикотажных полотен, нетканых материалов, страной происхождения которых является РФ.

Другими словами, со следующего года возмещение ФСС расходов на приобретение спецодежды и других СИЗ будет невозможно, если они изготовлены не в России. Сейчас таких ограничений нет. Значит, в этом году фонд возместит расходы на покупку импортных товаров, а вот в 2017 г. — уже нет.

Обратите внимание! К заявлению о финансировании в 2017 г. потребуется прилагать сертификаты соответствия спецодежды и материалов, из которых она изготовлена, Техническим регламентам Таможенного союза ТР ТС 017/2011 и ТР ТС 019/2011 (утв

Решениями Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N N 876 и 878 соответственно).

Напомним, что общий размер возмещения расходов не может превышать 20% суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которую работодатель начислил за предыдущий год, за вычетом страхового обеспечения по страхованию от производственного травматизма, выплаченного работникам в указанном году (абз. 3 п. 2 Правил).

Чтобы возместить расходы на приобретение спецодежды за счет средств ФСС, нужно представить в территориальное отделение фонда (п. 4 Правил финансирования):

• заявление;
• план финансового обеспечения предупредительных мер;
• копию (выписку из) коллективного договора (соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников) и (или) копию плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации;
• перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий (должностей) работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ;
• перечень СИЗ, приобретаемых с учетом результатов проведения специальной оценки условий труда, с указанием профессий (должностей) работников, норм выдачи СИЗ, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ;
• копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ Техническому регламенту Таможенного союза.

Копии документов необходимо заверить печатью работодателя (абз. 1 п. 6 Правил финансирования).

После завершения запланированных мероприятий страхователь обязан представить в ФСС документы, подтверждающие произведенные расходы (п. 12 Правил финансирования). Рекомендуемая форма отчета об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников представлена в Информации ФСС РФ от 25.01.2013 N 15-03-11/07-859.

При отсутствии отчета и документов, подтверждающих целевое расходование средств, ФСС не зачтет затраты на мероприятия по охране труда (п. 13 Правил финансирования).

В случае нецелевого использования средств страхователя могут привлечь к административной ответственности по ст. 15.14 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф в размере от 20 000 до 50 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для юридических лиц — штраф в размере от 5 до 25% суммы средств, полученных из бюджетной системы РФ, использованных не по целевому назначению.

Отчеты в ФСС после подтверждения заявки

После одобрения заявки на использование средств страхователь каждый квартал вместе с формой 4-ФСС сдает в Фонд отчет о расходах (форма отчета приведена в письме ФСС РФ от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685). Если израсходовать выделенные средства в плановые сроки компания не успевает, об этом до 10 октября надо сообщить Фонду.

Завершив все запланированные покупки/приобретения СИЗ, в Фонд нужно сдать все подтверждающие документы на проверку. Территориальное отделение ФСС имеет право не принять расходы по неверно оформленным документам и, конечно, откажет в зачете при их отсутствии.

Выбор мероприятий для возмещения

После того, как сумма будет известна, необходимо определить за какие мероприятия вам будут возвращены средства. Это могут быть:

• проведение специальной оценки условий труда (СОУТ);
• проведение периодических медицинских осмотров;
• организация обучения по охране труда;
• закупка средств индивидуальной защиты (СИЗ);
• приобретение оборудования для обучения безопасным работам;
• приобретение аптечек первой помощи;
• санаторно-курортное лечение работников;
• и другое.

Полный перечень возможных мероприятий изложен в .

Можно выбрать одно мероприятие или сразу несколько, если суммы к возврату это позволяют. Главное условие: реализовать проведение мероприятий в рамках текущего года и отчитаться о них в ФСС не позднее 15 декабря текущего года.

Всегда ли нужно возвращать спецодежду?

Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудников спецодеждой из средств организации. Бывают случаи, когда работник приобретает средства защиты самостоятельно, а затем получает компенсацию стоимости СИЗ. Спецодежда – это собственность работодателя, следовательно, возвратить ее работник обязан. Исключение составляет случай, когда СИЗ приобретается за собственные средства работником, но до момента увольнения ему не успели произвести никаких выплат и поставить на учет комплект спецодежды.

В бухгалтерском учете возврат не всегда оформляется проводками. Если срок использования спецодежды меньше года, ее можно списать на затраты непосредственно после выдачи сотруднику (пр. №135н п. 21). Проводок БУ в момент сдачи такой спецодежды не делается, поскольку она не числится в учете. В то же время при сдаче ее увольняющимся сотрудником по решению созданной комиссии возможно оприходование ветоши – актом, с подписями ответственных лиц.

Это важно знать: С какого дня начинается отсчет 14 дней при увольнении