Правила и польза эффективной организации совещания

Подготовка к совещанию

Перед совещанием необходимо выполнить следующие подготовительные шаги:

1. 1. Распространить идею о преимуществах совещания внутри команды разработчика и компании заказчика;
   2. Еще раз удостовериться, что выявлены все важные заинтересованные лица (ЗЛ);

Создать приглашения, организовать приезд участников, подготовить помещения и т.п

При этом нужно подойти с высоким уровнем профессионализма, чтобы создать впечатление важности события (выполняет руководитель проекта);
Подготовить и разослать предварительные материалы, чтобы подготовить участников и повысить производительность совещания. Довести до участников, что «это не еще одно очередное совещание, а, возможно, наш единственный шанс сделать все как следует».

Не посылайте данные слишком рано (участники могут прочесть и забыть). Оптимальный срок – за 2-7 дней.

Виды подготовительных материалов

Возможны следующие виды подготовительных материалов для совещания:

Информация данного конкретного проекта

Будущих участников важно обеспечить необходимыми данными, но не заваливать информацией. Примеры:
планы документов, описывающих требования;
списки предлагаемых функций;
копии интервью с будущими пользователями;
анализ наблюдаемых тенденций в отрасли;
письма от заказчика;
доклады об ошибках существующей системы;
новые распоряжения/данные по менеджменту/маркетингу;
прочее.

Информация для подготовки свободного мышления, например, правила проведения мозгового штурма, разработки требований, управления масштабом и пр.

Уведомление о совещании

Кому: Участникам проекта «Икс»
От: ФИО РП
Тема: Предстоящее совещание, посвященное требованиям по проекту «Икс»

Я являюсь руководителем проекта «Икс», который стартует ДД.ММ.ГГГГ и будет завершен ДД.ММ.ГГГГ. Как и в большинстве проектов, оказалось сложным достигнуть сглашения по набору функций создаваемой системы и определить исходный базовый уровень i-той версии, который удовлетворял бы ожиданиям разнородной группы заинтересованных лиц. Чтобы ускориь этот процесс, мы поведем посвященное требованиям совещание ДД.ММ.ГГГГ в ЧЧ:ММ.
Цель совещаниея состоит в финальном определении перечня функций базового уровня i-той версии продукта, для чего необходимо выслушать мнение каждого участника проекта.
Совещание будет проводить ФИО , который обладает весомым опытом в разработке требований.
Результаты совещания будут известны немедленно, а на следующий день – доведены до команды разработки и маркетологов. Приглашаю вас принть участие в совещании и внести свои предложения, отражающие интересы Вашей команды (отдела, клиента). Если Вы не можете приехать, то я настоятельно рекомендую Вам прислать сотрудника, который уполномочен принимать решения, представляющие Ваши интересы.
Во вложении находится краткое описание предполагаемых функций продукта и некоторые справочные материалы о предстоящем совещании и процессе «мозгового штурма» . Совещание начнается в ЧЧ:ММ и продлиться до ЧЧ:ММ.
Ждем встречи с Вами на совещании.

Правила делового совещания

В настоящий момент в бизнес – сообществе существует негласная форма проведения совещаний, в нее входят следующие пункты:

Выдрать тему совещания и частоту его проведения. Оно может быть постоянным, экстренным, спонтанным;
Необходимо заранее оповестить участников совещания и задать его направления. На данном этапе руководитель выступает инициатором и должен предупредить сотрудников о проведении коммуникации, попросить подготовить заранее материалы и подготовится самому.
Оповещать о совещании следует не всех сотрудников, а только тех, кто состоит в контактной группе и может оказать активное влияние на процесс принятия решения.
Каждый участник должен озвучить мнение по теме совещания, дать свою оценку и рекомендации, иначе его участие в совещании бессмысленно и нецелесообразно.
Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса

Со стороны руководителя, необходимо сохранить корректность в ведении совещания, а участники должны проявлять внимание и активное участие;
В завершении совещания руководитель должен сделать выводы, сформировать цель и задачи для каждого участника и наметить план исполнения, поблагодарив каждого из участников за проведенное совещание.

Замечание 1

Подводя итоги теме о совещании, следует сказать, что деловое совещание является сложным коммуникативным процессом, затрагивающим психологические и мотивирующие элементы производственного процесса и ежедневной работы предприятия. Проведение совещания становится эффективным инструментом коммуникации между руководителем и подчиненными в двустороннем порядке, таким образом, что возникает дискуссия.

Эффективный руководитель стремится услышать мнение сотрудников по интересующему вопросу и проводит совещания для достижения своих целей эффективного менеджмента. Иногда совещания могут приобретать негативный оттенок. Это происходит в том случае, если коммуникативный процесс не установлен полноценно и одна из сторон не готова к коммуникации. При соблюдении правил делового совещания, коммуникация всегда возникает и приводит к положительным достижениям.

Проблемы в ходе совещания и их решение

В ходе совещания часто возникают следующие проблемы:

1. Управление временем (набирание темпа и опоздания после перерывов). Используйте билеты «Опоздание с перерыва» (смотрите ниже).
2. Доминирующие позиции отдельных участников. Используйте билеты «5-минутное выступление».
3. Недостаток предложений от участников. Объявите, что каждый должен использовать свои билеты «5-минутное выступление», раздать билеты «Отличная идея!» и получить такие от других.
4. Негативные комментарии, мелочное поведение, скрытые враждебные действия. Используйте билеты «Бесплатный выстрел».
5. Ослабление энергии после обеда. Используйте легкие закуски, во время перерывов, поменяйте освещение и оформление комнаты, температуру, поменяйте местами участников.

Совещательные билеты

Атмосфера совещания зачастую весьма напряженна, а аудитория может оказаться политически предубежденной или враждебной. Для снижения накала страстей можно использовать различные «безделушки» или «совещательные билеты», которые стимулируют непредвзятое мышление и задают позитивный формат встречи.

Понятие делового совещания

Совещание коллег и работников – является одной из общепринятых норм деловой коммуникации. При помощи совещания руководитель может наладить канал коммуникации и получить обратную связь о качестве работы организации, тенденциях, возникающих на предприятии. Совещания могут стать как положительным, так и отрицательным мотиватором для сотрудников. Эффективность совещания может снизиться в случае, когда сотрудники начинают проявлять эмоциональную составляющую межличностного общения.

Плохо подготовленный, демотивированный сотрудник начинает проявлять непонимание, невнимание к процессу совещания и предоставляемое информации, что может привести к неверному восприятию целей и задач и отрицательному результату

Факторы эффективности

А теперь определимся с критериями успешного совещания. Какие совещания можно считать результативными? По мнению Ирины КРУТСКИХ, совещание можно считать результативным, если достигнута его цель. При этом она выделяет три ключевых критерия успешного совещания.

1. Следование строго заявленной теме совещания, соблюдение регламента. В ходе совещания может возникнуть множество моментов для обсуждения, однако модератору мероприятия необходимо направлять усилия всех участников на решение вопросов, заявленных в повестке.

2. Затраченное время, финансовые ресурсы на подготовку и проведение совещания должны решать определенную задачу либо проблему. Необходимо помнить, что одни вопросы эффективнее решать в процессе совместной групповой работы на совещании, другие – единолично. 

3. Итоги совещания должны быть четко сформулированы. После мероприятия каждый его участник должен понимать: что он обязан сделать и в какие сроки.

СОВЕТЫ ЭКСПЕРТА

Ирина КРУТСКИХ, генеральный директор «Консалтинговой группы Триумф»:

«Очень важно своевременно контролировать выполнение заданий, поэтому давать их нужно с указанием конкретных сроков исполнения и всегда обозначать результат, который должен достичь подчиненный». Что делает совещание неэффективным?

Что делает совещание неэффективным?

Рассказывает Наталья БОРОВИКОВА, тренер-консультант, научный руководитель Консалтинговой группы BI TO BE:

«Неэффективным совещание делают:

– неясные или ложные цели. Цели и результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны всем с самого начала. Каждый участник должен знать, зачем он здесь, какие вопросы будут обсуждаться, чего участники попытаются достичь в ходе обсуждения, а не пытаться определить это на совещании и по ходу подстроиться;

– неподготовленность совещания, отсутствие повестки дня и материалов совещания;

– неподготовленность участников. Минимальная подготовка – прочесть повестку дня и материалы к совещанию, подготовить документы по вопросам, представляющим интерес, записать комментарии, идеи, предложения, возникшие вопросы;

– отсутствие или несоблюдение регламента. Совещание должно начинаться и заканчиваться в установленное в повестке или согласованное в начале совещания время. Очень часто отношение к совещанию формирует руководитель организации;

– избыточное число участников;

– отсутствие протокола. Ведение формального протокола не всегда обязательно, но необходимо фиксирование принимаемых решений, сроков, ответственности, отчетности, контроля. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел в организации;

– слабое руководство. Это – следствие отсутствия системы в подготовке и проведении совещания, излишней централизации при принятии решений, превращающей звенья управления в формальных исполнителей и лишающей их инициативы, отсутствия конкретности в принятых решениях. Хорошее руководство совещанием требует приложения усилий, такта, понимания, объективности и дисциплины;

– отсутствие контроля над исполнением решений. Каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записей решений предыдущего совещания, чтобы проверить выполнение согласованных мероприятий. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована. В противном случае строгость решений будет компенсироваться необязательностью их исполнения;

– запоминание длинного ряда указаний. Даже люди с хорошей памятью могут точно запомнить не более пяти пунктов. Все остальные указания смешиваются. Поэтому при большом числе указаний целесообразно вести записи в ежедневнике или рабочей тетради;

– критические слова. Это слова, которые воздействуют на психику человека, задевая его «больные струны», вызывая возмущение, потерю равновесия, неосознанное желание протестовать, скандалить. Не следует создавать стрессовые ситуации, особенно в случае, если менеджер пришел на совещание на взводе, это неразумно и неэффективно».