Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо
Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям — внешним или внутренним клиентам
В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе
Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.
Обмену скан-копиями первичных документов могут придать юридическую силу
Алексей Иванов, директор по развитию «Гениальный штаб»В начале марта в Госдуму внесли «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)».
От политики я очень далёк, но это точно нужная инициатива на пути к замене бумаги цифрой. Поэтому к законопроекту написал свой комментарий в телеграм-канале «» и блоге на – как я вижу это с позиции руководителя российской бухгалтерской компании.
В законопроекте определен порядок хранения, конвертации и уничтожения электронных документов.
Под конвертацией понимается преобразование из одного формата в другой. При этом новый документ равнозначен исходному, если исходная информация, структура, реквизиты и метаданные не менялись. Тот, кто проводил конвертацию, должен подписать новый документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Она содержит информацию о дате передачи на хранение, лице, передавшем на хранение электронный документ, формате и метаданных. Опись также подписывается усиленной КЭП.
Если документ нужно выгрузить третьим лицам, он выгружается вместе с описью. Под уничтожением понимается полное стирание электронного документа без возможности восстановления. В лучшем случае разрешается сохранить метаданные.
В каких случаях осуществлять такую процедуру законопроект не говорит.
Но как руководителю бухгалтерской компании мне особенно понравилась обновленная статья 11.3 «Электронный дубликат документа». У нас много клиентов, сохраняющих верность бумаге. Очень хочется перевести всех на электронный документооборот, но это длинная история.
Так вот, депутаты предложили «переходник» между бумажным и электронным документами. Электронный дубликат — это скан бумажного документа.
Его предлагают приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички».
А значит для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени и денег обоим.
Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами. При этом законопроект предусматривает в ряде случаев сокращение срока хранения бумажного оригинала при наличии электронного дубликата.
Единственное, что меня смущает — возможность подделки электронных дубликатов. Наверняка найдутся мастера дизайна, которые будут рисовать подделки. Это проще, чем пытаться подделать КЭП.
Буду следить за дальнейшей судьбой этого законопроекта.
Сканированный документ как средство доказывания в гражданском процессе
https://youtube.com/watch?v=npon57ga21E
А, как известно, оформление и использование документов в правовых отношениях всегда вызывает много проблем. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «сканирование документа» — получение электронного образа документа (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751). Таким образом, отсканированный документ – это электронный образ документа. Замечу здесь, что больше никаким другим нормативно-правовым актом в настоящее время не дано определение интересующего нас понятия.
Из этого следует, что суд не имеет права рассматривать «электронные образы» в качестве доказательств по гражданским делам, т.к. абзац 2 статьи 55 ГПК представляет их в закрытом перечне:
. К письменным доказательствам
Создание скан-копии на компьютер
После установки сканера нажмите «Windows+R» и выполните команду «control printers».
В оснастке «Устройства и принтеры» отыщите значок сканера или МФУ, кликните по нему правой кнопкой мышки и выберите пункт «Начать сканирование».
Откроется встроенный в Windows мастер сканирования, где при необходимости можно выставить необходимые параметры готового сканированного образа.
Можно выбрать цветность, разрешение, формат документа.
Когда параметры настроены, нажмите «Сканировать» и дождитесь завершения сканирования. После, будет предложено дать имя скану и сохранить на компьютер.
Такой способ сканирования самый легкий, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения.
Но нельзя сканировать в PDF-формате, что особенно полезно, когда следует получить один файл из нескольких страниц, а не снимки по отдельности. Актуально, когда нужно отсканировать книгу, а потом разом распечатать все страницы за один заход.
Сканируют документы и через другие программы. Как правило, функциональность практически ничем не отличается, кроме выбора дополнительных форматов (тот же «ПДФ») и продвинутых возможностей, например, функции распознавания текста со снимка.
Одну и ту же статью закона читаем по-разному
Можно или нельзя принять к бухгалтерскому учету скан-копии первичных документов? В одном из своих последних сообщений Минфин высказывается на эту тему весьма категорично — «нельзя». И ссылается на статью 9 закона «О бухгалтерском учете». Напомним, в этой статье говорится, что каждый факт хозяйственной жизни предприятия должен быть оформлен первичным учетным документом. Документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст. 9 Закона от 6.12.2011 г. № 402).
В своем письме (от 2 октября 2020 г
№ 03-03-06/1/86376 ) департамент налоговой политики отдельно обращает внимание на то, что «законом №402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов». То есть существует только две разрешенные формы первичного документа — оригинал на бумажном носителе и электронный документ с ЭЦП
И третьего варианта не дано.
Однако чиновники еще несколько месяцев назад допускали использование сканированных копий первички. С чем это было связано?
Темы скан-образов ведомство касалось, отвечая на вопросы о мерах поддержки экономики в связи с распространением коронавируса (Письмо Минфина РФ от 22.04.2020 N 03-01-10/32570). Тогда, ссылаясь на тот же закон «О бухгалтерском учете» и Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (приказ Минфина от 06.10.2008 г. №106н), согласно которому в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота, технология обработки учетной информации и порядок контроля за хозяйственными операциями, Минфин высказывал совсем другую позицию. По мнению департамента налоговой политики, приведенные нормы в их взаимосвязи «не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета». При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов, должен обеспечить соблюдение требований к первичке, установленных законом N402-ФЗ.
Какой вывод можно сделать из этих взаимоисключающих позиций? Во-первых, скан-образы первичных документов можно применять, если это прописано в учетной политике. А во-вторых, делать это можно лишь в исключительных случаях (ст.7 закона №402-ФЗ). Каких — в законе не поясняется. Исходя из темы официального письма можно предположить, что именно ситуацию со вспышкой COVID-19 Минфин считает исключительным случаем, когда допустимо применять скан-копии первичных документов. Однако после прекращения действия неблагоприятных условий организации должны быть предоставлены «исходники», ведь без оригиналов документов скан-образы будут недействительны.
yurburo61.ru
Дата регистрации: 30.04.2008Сообщений: 14,518 Re: Юр. сила сканов документов? Сканы подписаны — или скан «с подписанного»?
Мы не рабы. Рабы немы. #2 IP/Host: 83.220.238. Дата регистрации: 30.04.2008Сообщений: 21,405 Re: Юр. сила сканов документов? Странный вопрос.
По сканами понимается копия документа, распечатанная из памяти ЭВМ?Это обычная копия, которая имеет такую же силу, как и копия документа, скопированного иным способом (на копировальной технике («ксероксе», в т.ч.).
#3 IP/Host: 188.43.36. Дата регистрации: 17.03.2016Сообщений: 6 Re: Юр. сила сканов документов? Дорогие Друзья!
Смысл такой: при дистанционной отгрузке товара, обмен оригиналами документов с водителем не возможен в нашем случае!
А доказательства отгруженного товара необходимы на момент выгрузки! Хотим
Сканированный документ имеет ли юридическую силу
Учитывая сложность и многогранность хозяйственной деятельности, обмен «сканированными версиями» документов является просто необходимым способом придания юридической силы тем или иным гражданским правоотношениям. Заключение договора путем обмена сканированными документами Юридическая значимость сканированных документов Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке.
И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства. Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички».
Что нужно для сканирования
Получить скан документа невозможно без сканера. Устройство может быть отдельным, то есть выполнять только поставленную задачу. Или входить в состав МФУ (многофункционального устройства), которое включает в себя сразу принтер, сканер и копир.
Наиболее распространенный вид сканера – планшетный. Для сканирования необходимо только положить носитель, например, фотографию, на стекло сканера и запустить оцифровку с компьютера. После, фото будет «передано» на ноутбук или компьютер в одном из форматов файла.
Как уже понятно, не обойтись и без компьютера, именно с него подается задание на сканирование и туда же сохраняется копия документа.
Следовательно, потребуется подключить сканер к компьютеру, сделать установку драйвера, установить программу для сканирования от производителя или стороннего разработчика. Оба устройства соединяются между собой физически USB-кабелем или по Wi-Fi сети. Потом можно отсканировать любой носитель, будь то обычные альбомные листы, удостоверение, паспорт, и даже полноценную книгу.
Зачем нужны сканы
Раньше сканы использовались только для оцифровки старых износившихся документов, книг, фотографий. Так можно сохранить ценные материалы в электронном виде, которые больше не будут подвержены старению.
Сейчас же компьютерные сканы задействуются для более ощутимых операций.
Сделанный скан можно легко отредактировать по своему усмотрению, так как получится выполнить сканирование в очень большом размере хорошего качества. После, возможно рассматривать даже мелкие элементы, сильно приближая снимок на компьютере. Например, к таким относятся чертежи, электронные схемы, различные проектные работы и т. д.
Сканами очень часто пользуются интернет-предприниматели, так как на многих сервисах учета, подтверждения и приема платежей необходимо предоставлять личные данные. А подтверждением данных как раз является личная фотография паспорта или скан-копия.
Сканированный документ
Добрый день!
Суду необходим подлинник документа, чтобы признать допустимым доказательством. Однако, если Вы сможете доказать, что данный скан получен от организации и других вариантов получить его оригинал нет, то возможно суд примет данное доказательство. 2. Сканированные документы с синей печатью, являются ли подлинными документами?
2.1. Добрый день, Ксения. Нет конечно, не являются сканированные документы на Цветном принтере подлинными Это только ксерокопия. 2.2. Здравствуйте, Ксения. Нет, отсканированные документы (даже с синей печатью) не являются подлинными и могут использоваться лишь как незаверенные копии.
3. Не опастно ли высылать сканированые копии документов. 3.1. Здравствуйте Вадим! Чего Вы опасаетесь?
Риск вскрытия почтового конверта посторонним лицом всегда присутствует.
Можете отправить документы первым классом, тогда риск сводится к минимуму и посылка будет доставлена в короткие сроки лично получателю в руки.
Скан это…
Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.
Что такое сканер и для чего он нужен?Подробная информация об устройстве.
Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.
Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции
Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще
При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.
Как сделать скан
Evernote
Пользуется большой популярностью среди пользователей. По сути, является местом удаленного хранения файлов разного рода. Наряду с тем отлично справляется с задачами по сканированию документов. Оно работает в фоновом и обычном режимах. В первом случае пользователь даже не заметит, как прошел процесс оцифровки, но сможет сразу воспользоваться готовым результатом. Все, что требует от «юзера» — сделать качественное фото документа на свой телефон с программы.
Google Drive
Мобильная утилита от мирового гиганта Гугл. Бесплатное хранилище файлов, быстрый поиск по ключевым фразам, надежность и безопасность — основные плюсы этого сервиса от американской компании. Чтобы «отсканировать» в окне программы нужно нажать кнопку «Плюс», а потом из предложенных вариантов выбрать «Скан».
CamScanner
Если требуется выполнить сканирование на высоком уровне, то для этого специалисты рекомендуют использовать CamScanner. Это приложение позволяет намного четче настроить процесс.
Office Lens
Не могла обойти стороной это направление еще одна известная компания из США. Речь идет о знаменитой Microsoft. Ее утилита для смартфонов Office Lens позволит обладателю не только работать с привычными документами, но и легко справляется с нестандартными задачами. Например, оцифровка данных с досок презентаций. А также параллельно предлагается бесплатное использование облачного хранилища — One Drive.
Adobe Fill and Sign DC
Не могли остаться в стороне и гуру области сканирования и распознавания текстов — инженеры компании Adobe. Их детище «Adobe Fill and Sign DC». Основной «фишкой» приложения является возможность моментальной правки отсканированного файла.
Clear Scanner
Просто сфотографировать лист с текстом не всегда бывает достаточно для получения удовлетворительного результата. Дело в том, что не каждая камера может сфокусироваться и «захватить» кадр правильно. Еще одной неприятностью может быть тень, как минимум от самого смартфона. Все это влияет на качество получаемого скана.
Приложение Clear Scanner способно работать даже в таких условиях. Утилита бесплатна, не занимает много места и просто устанавливается на телефон с «Маркета». В конце обзора есть ссылка.
Основным плюсом программы является возможность настройки геометрии. Она сама может «определить» размеры сканируемой области, а в нашем случае — листа с текстом. Но лучше фото сделать под небольшим углом, в момент, когда тень не падает. А также учитывайте расположение основного источника света. Чем он выше, тем больше будет угол. Выставьте его в нужной точке, если это физически возможно.
- В разделе «Обрезка и коррекция» можно точно указать границы, если это неправильно произошло в автоматическом режиме.
- Далее следует указать тип скана. Это может быть один из вариантов: «Оригинал», «Фото», «Документ» (то что надо нам), «Четко», «Цветной».
Что еще может эта программа:
- «Склеить» несколько документов в один файл. Если нужно соединить в одно целое сразу несколько листов, то программа может и это. Выделите нужные сканы и в меню снизу нажмите кнопку «Объединить».
- Отправлять и «делиться». Пользователю доступна функция отправки сканированных документов не только по электронной почте. Поделится можно с абонентами мессенджеров, которые поддерживают передачу файлов.
Как отсканированный документ перевести в формат WordДетальная инструкция.Как сканировать фото на компьютер через принтер?Правила, нюансы, рекомендации профессионалов.
Электронные трудовые книжки, СЗВ-ТД в ЗУП 3.1 — сборник ответов на вопросы и полезные ссылки
С 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. До середины февраля 2020 г. все работодатели должны сдать первый отчет по форме СЗВ-ТД. Не смотря на то, что срок сдачи уже достаточно близок, информация по данному направлению постоянно изменяется и уточняется. Я постаралась собрать ключевые моменты, касающиеся перехода на электронный формат ведения трудовых книжек сотрудников в программе ЗУП 3.1, которые возникли при изучении этого нововведения. Данный сборник будет полезен как бухгалтеру/кадровику, так и 1С программисту или консультанту, сопровождающему переход. Весь предложенный материал можно найти самостоятельно, моей целью было собрать разные источники воедино дабы облегчить работу моим коллегам. В связи с тем, что информация может корректироваться и уточняться, необходимо проверять ее актуальность, поэтому в каждом найденном ответе указан источник для проверки
Внимание — данный сборник является справочным, работодатель должен руководствоваться исключительно Законодательством об электронных трудовых книжках. В сборник первоначально вошли только те вопросы, с которыми я столкнулась в своей работе лично, поэтому критика и предложения по дополнению приветствуются!
!!!UPD — произошло значительное изменение функционала СЗВ — ТД https://its.1c.ru/db/updinfo#content:701:1:issogl2_2
Нужно ли отказываться от электронных сканов в качестве первички?
Конечно, нет. Оригиналы первичных документов необходимы только в случаях выездной проверки или судебного разбирательства. Если налоговая запрашивает у вас документы для камеральной или встречной проверки, то отправленного скана с бумажного оригинала будет достаточно. Требования к такого рода документам описаны в Письме ФНС РФ № ЕД-4-2/1984@ от 09.02.2016.
Требования к сканам там установлены следующие:
- Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF.
- Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого).
- Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
- Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
- Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет).
- Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию).
- При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках.
- Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут.
- Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме.
- В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.
Сканирование с телефона
Если нет компьютера и сканирующего аппарата, то отсканировать возможно через обычный смартфон. Но для этого потребуется установить одно из приложений.
CamScanner
Бесплатное приложение – портативный сканер. Позволяет получить скан в разных форматах, распознавать текстовую информацию, а затем делиться файлами с другими людьми.
Developer: Price: Free
Evernote
Приложение широко известно как инструмент для записей, создания заметок, планирования задач. Ранее было очень популярно как решение для взаимодействия с командой через онлайн. Внутри также есть функция сканера, чтобы частично или полностью отказаться от бумажных чеков, визиток, фотографий записей.
Developer: Price: Free
Microsoft Lens
Приложение от известной всем компании Microsoft. Позволяет сканировать всевозможные физические носители, чтобы держать и редактировать необходимую информацию на мобильном гаджете. Полезной возможностью является сохранение отсканированной информации не только в стандартный файл изображения или PDF, но и в Word, Power Point. Поэтому скан можно будет открыть потом на любом ПК, где установлен офисный пакет MS Office.
Developer: Price: Free
Google Диск
Приложение для доступа к облаку на телефоне. Кроме загрузки файлов в облако, предусмотрена опция сканирования камерой смартфона и автоматическая загрузка скана в хранилище. Для работы с приложения обязательно необходимо иметь учетную запись в Google. После, в разделе «Мой диск» (My drive) жмете на кнопку «+» и выбираете вариант «Скан».
Developer: Price: Free
Adobe Fill & Sign
Основное предназначение заключается в работе с документами, подписями и заполнениями форм. Значит, можно отсканировать форму на реальной бумаге, а заполнить в электронном виде.
Developer: Price: Free
Clear Scanner (выбор пользователей)
Приложение отличается отменной производительностью. Кроме того, очень полезно автоматическое определение краев сканированного документа. А если снимать под углом, то приложение самостоятельно подстроится, чтобы скан вышел в наивысшем качестве.
Developer: Price: Free
После создания образа предлагается на выбор пользователя несколько вариантов сохранения – в картинку, документ или оставить оригинал.
Если сделано несколько копий, то потом в файловом меню можно выбрать все сканы и объединить в многостраничный файл.
Минфин приравнял копии к оригиналам – чем опасны новые выводы для бухгалтера
Даже судьи могут не принять сканы счетов-фактур (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017).Новые разъяснения Минфина о первичке создали путаницу.
Раньше Минфин утверждал, что при расчете налога на прибыль нельзя учесть расходы на основании электронных и факсимильных копий (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Но в новом письме сказано, что на упрощенке можно подтверждать расходы копиями (письмо от 22.04.2022 № 03-11-11/28986).
Требование подтверждать затраты документами действует и на упрощенке с объектом «доходы минус расходы», и на общей системе (п. 1 ст. 252 НК). Получается, теперь для налогового учета достаточно, к примеру, сканов, которые по сути являются электронной копией бумажного документа? На самом деле это не так.В новом письме Минфина речь идет о заверенных копиях.
То есть когда на бумаге указали «Копия верна», а также есть дата заверения, Ф.
