Как оформить отпуск директору

Способы замещения директора

С передачей полномочий мы
разобрались. Однако, кроме этого, следует оформить замещение должности
директора документально. И в зависимости от способа замещения вариантов
оформления несколько. Рассмотрим их.

1.У директора есть штатный
заместитель и обязанности по замещению прописаны у него в трудовом договоре и должностной
инструкции. Некоторые специалисты считают, что в этом случае не нужно издавать
приказ и оформлять доверенность. Но мы считаем по‑другому: независимо от того,
прописаны ли обязанности по замещению директора в трудовом договоре,
должностной инструкции, и приказ, и доверенность нужны. При этом оформить их достаточно
один раз, а не каждый раз при уходе директора в отпуск, ведь помимо отпуска он
может находиться на больничном, в командировке и т.д.
В приказе указывается, что исполнение обязанностей директора возлагается на время
его отсутствия на заместителя директора.

2.Обязанности директора
выполняет другой работник организации в порядке совмещения должностей.

Согласно ст. 60.2 ТК РФ
с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение
установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной
трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии
(должности) за дополнительную плату.

Оформляется совмещение
путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором
устанавливается срок, в течение которого работник будет выполнять
дополнительную работу, ее содержание и объем, а также размер доплаты.

Таким образом, при совмещении
должности директора необходимы следующие документы: письменное согласие
работника на совмещение должности директора, соглашение к трудовому договору,
приказ об исполнении обязанностей директора в порядке совмещения должностей,
доверенность на передачу полномочий.

Помимо совмещения в Трудовом
кодексе предусмотрена и такая форма выполнения другой работы, как совместительство
– выполнение в свободное от основной работы время другой регулярной
оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или)
у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).
Однако не будем рассматривать этот способ, поскольку такая форма замещения
должности директора на практике не применяется.

3.Обязанности директора
выполняет другой работник организации в порядке временного перевода.

В силу ст. 72.2 ТК РФ
по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть
временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного
года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно
отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется
место работы, – до выхода этого сотрудника на работу. Согласно ч. 1 ст. 72.1
ТК РФ перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением
некоторых случаев, установленных ст. 72.2 ТК РФ.

Таким образом, при переводе
работника на должность директора тоже необходимы письменное согласие работника,
дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о временном переводе на должность
директора на время его отсутствия и доверенность.

Напомним, что согласно ч.
1 ст. 72.2, если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена,
а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие
соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается
постоянным.

4.Обязанности по должности
директора исполняет работник со стороны по срочному трудовому договору. Сразу
скажем, что такой способ, как правило, применяется, когда директор уходит в длительный
отпуск, например по беременности и родам или по уходу за ребенком.

В этом случае срочный
трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего
работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными
актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором,
соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется
место работы (ст. 59 ТК РФ).

Оформлять другие
документы в случае заключения срочного трудового договора не требуется,
поскольку работник уже принимается на должность директора со всеми
соответствующими полномочиями.

Право директора подписывать документы в отпуске

Интересен момент с правом подписи – иногда его передают замещающему, однако иногда директор не хочет его передавать, вместо этого он намерен сам подписывать документы, несмотря на то, что отдыхает. Возможно ли это, и если директор в отпуске, то кто подписывает документы? Законодательство не запрещает продолжать исполнять обязанности и во время отпуска, а значит, и полномочия директора остаются при нём в том объёме, в котором он пожелает, и это нужно будет отразить в приказе.

Иногда в связи с этим возникают конфликты, поскольку, если толковать отпуск буквально, то можно подумать, что в это время он не должен подписывать документы, и подпись будет недействительной.

Иное дело, право подписи было в письменном виде делегировано замещающему лицу, но затем директор подписал документ сам. Тогда оспорить документ будет действительно небессмысленным занятием – суд может удовлетворить такое требование на основании того, что, передав полномочия на время отпуска, сам директор их утратил. Однако, если в дальнейшем компания продолжит исполнять подписанный документ, то в итоге он может быть и не признан недействительным, поскольку он был фактически одобрен. Словом, этот вопрос уже спорный и решение суда будет зависеть от конкретного случая.

То есть, если директор делегировал право подписи другому лицу, но при этом подписал документ сам, то могут возникнуть проблемы, а потому желательно либо не передавать его, либо не подписывать после этого документы до возвращения на работу.

Руководитель и его компетенция

В статье 273 ТК РФ руководитель организации характеризуется как физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.

Руководитель является единоличным исполнительным органом общества (директор, генеральный директор, президент и др.), который избирается общим собранием участников общества на срок, определенный его уставом, если уставом решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Единоличный исполнительный орган общества может быть избран не из числа его участников.

На руководителя учреждения (далее – директор) как на работника распространяется действие трудового законодательства, а как на исполнительный орган – гражданского права. Действие трудового законодательства, в частности гл. 43 ТК РФ, распространяется на руководителей всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, за исключением тех случаев, когда:

• руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества;
• управление организацией осуществляется по договору с другой организацией (управляющей организацией) или индивидуальным предпринимателем (управляющим) ( ТК РФ).

 Кроме этого, деятельность директора регулируется положениями других законов и нормативных актов, действующих в отношении руководителей конкретного вида организаций. Наиболее распространенными формами коммерческих организаций являются общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества. Соответственно можно выделить федеральные законы от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО) и от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Индивидуальные предприниматели в вопросах трудовой деятельности руководствуются Трудовым кодексом.

В соответствии с п. 4 ст. 32 и ст. 40 Закона об ООО к компетенции директора относятся все текущие вопросы руководства деятельностью общества, если согласно закону или уставу общества их решение не входит в компетенцию общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) и коллегиального исполнительного органа общества. Директор, в частности:

• без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
• выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
• издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
• осуществляет иные полномочия, не отнесенные к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.

Порядок деятельности директора и принятия им решений регламентируется уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и директором.

Сервера и комплектующие в наличии

• Сервер r730xd dell PowerEdge r730
• Серверная оперативная память ddr3 32gb 16gb 8gb hp
• Жесткий диск SAS hp 146gb 300gb 600gb 900gb 10k
• Сервер hp dl380 g9 e5-2640v3 e5-2660v3
• Cервер HP ML350 gen9 E5-2690v3 e5-2643v3
• Север hp proliant dl360 g7 2cpu x5670 64gb
• Сервер Dell r630 64gb E5-2690v3 E5-2695v3
• Сервер hp dl380 gen9 g9 e5-2643 v3 e5-2690v3
• Сервер hp dl380e g8 20 ядер E5-2470v2
• Сервер hp dl360p g8 dl360 gen8
• Сервер hp dl360 g9 (gen9 ) 64gb E5-2690v3
• 8gb 16gb 32gb ddr3 память для сервера hp Ibm dell
• Жесткий диск hp 146gb 15k sas DP 6g SFF
• Жесткий диск hp 900gb 6g 10k SAS dp hpe
• Nvme диск Intel 8tb новый для сервера
• Сервер ibm lenovo x3650 m4 128gb 7915 AC1
• Полка hp, дисковый массив HP p2000 g3 SAS FC iscsi

Работаю по совместительству

К этому способу приходится прибегать, когда невозможно расширить обязанности. По совместительству вы продолжаете выполнять основную работу, а на дополнительные обязанности должны тратить не больше нормированного времени. По ТК это не больше половины от вашей рабочей норм за месяц. И руководитель должен следить за этим нормативом.

В остальном ваши функции сохраняются, а начальство должно заключить с вами специальный трудовой договор.

Как доплачивают?

В этом случает оплата труда = отработанное время. Такое условие должно быть указано в трудовом договоре.

Продавец, который замещает кассира, за 10 рабочих дней получит доплату — 8 700 рублей. Из этой суммы руководитель должен удержать 13% НДФЛ и перечислить фондовые налоги.

Рубрикатор

• НДС 2020. Вычет НДС
• Страховые взносы 2020
• Декларация НДС 2020
• УСН доходы 2020. Все об упрощенной системе налогообложения 2020. Упрощенка
• Учет затрат. Учет расходов и доходов
• Бухгалтерский учет. Бухучет
• ФСС. 4 Форма ФСС 2020
• Торговый сбор 2020
• ЕНВД в 2020. Единый налог на вмененный доход
• Товарный знак
• Декретные
• Детские пособия 2020
• Больничный лист 2020
• Командировочные расходы 2020
• Отпускные 2020. Расчет отпускных
• НДФЛ 2020
• ИП налоги 2020. Индивидуальный предприниматель — все о налогах
• Транспортный налог 2020
• Заработная плата, трудовые отношения
• Пенсионный фонд. Новости. Статьи
• Налог на прибыль 2020
• Материнский капитал 2020
• Первичные документы
• Налог на имущество 2020
• Исправляем ошибки учета. Штрафы, пени.
• ККМ, ККТ, наличные и безналичные расчеты
• Налоговые( выездные, камеральные) и другие проверки
• Новое в законодательстве
• Основные средства, НМА, учет материалов,товаров, склад, убыль
• Отчетность: налоговая, бухгалтерская.

Порядок оформления замещения директора в отпуске

Совмещение должностей, профессий, а также временное исполнение обязанностей ушедшего в отпуск сотрудника, в том числе директора, регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса. Это оптимальный вариант, если руководитель собрался отдохнуть в течение положенного по закону времени.

Перечислим основные, самые важные моменты такого замещения, без освобождения от основной работы:

• Выбранный на замену сотрудник обязательно должен дать письменное согласие выполнять функции руководителя предприятия. Возможно, он вовсе не в восторге от таких новых обязанностей, пусть и временных. Согласие сотрудника, чаще всего, оформляется как дополнение к основному трудовому договору.
• Замещение руководителя компании в обязательном порядке дополнительно оплачивается, ведь сотрудник будет выполнять еще и свои должностные функции. К тому же у директора оклад традиционно выше, чем у остальных сотрудников.
• Замещающий директора сотрудник продолжит трудиться на своей первоначальной должности.

Чтобы правильно оформить замену главы предприятия, нужны два документа:

Дополнительное соглашение к уже оформленному трудовому договору. Это и будет доказательством того, что выбранный сотрудник согласен совмещать две функции — свою и дополнительную

Очень важно указать, какое время будет действовать замена, перечислить все обязанности, которые будет выполнять выбранный сотрудник вместо директора, указать размеры доплаты за такое совмещение. То есть перечислить все основные моменты.
После того, как допсоглашение оформлено, издается приказ о замене в отпуске

Об этом документе расскажем подробно чуть ниже.

Сотрудник в любой момент может отказаться продолжать выполнять обязанности руководителя предприятия. Он должен уведомить о таком решении письменно за три дня до выбранного срока отказа. Кроме того, сам директор может отменить поручение замещать его в отпуске. В таком случае начальник тоже должен сообщить об этом в письменной форме за три дня до вступления отмены в силу.

Отпуск главного бухгалтера

Как и директор, главный бухгалтер является должностным лицом предприятия, уполномоченным подписывать обязательную отчетность и другие документы. Поэтому его уход в отпуск тоже в определенных случаях требует назначения врио.

Оформление отпуска и назначение врио

Оформление отпуска главного бухгалтера ничем не отличается от оформления отпуска других сотрудников: в отпуск главбух идет согласно графику отпусков, его обязаны уведомить о том, что скоро отпуск, за 2 недели до начала отпуска, сотрудник подает заявление (при необходимости), а директор издает приказ о предоставлении отпуска.

В случае необходимости на время отпуска главбуха его обязанности следует возложить на другое лицо. Приказ о назначении врио главного бухгалтера оформляется в том же порядке, что и для врио руководителя (см. образец 2). Такая необходимость возникает, если у главного бухгалтера нет штатного заместителя или на предприятии нет другого работника, в функциональные обязанности которого входит выполнение обязанностей главбуха в период его отсутствия. А во время отпуска главбуха нужно будет подписывать отчетность, кассовые и банковские документы.

Форму № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588) в данном случае подавать не нужно, ведь замена главного бухгалтера не на постоянной основе, а только временно.

Ниже мы рассмотрим главные правила и особенности работы в период временного отсутствия главного бухгалтера.

Нужно ли оформлять электронную подпись на врио главного бухгалтера?

Электронную подпись на врио главного бухгалтера оформлять не обязательно. Согласно разъяснениям ГНС (ОИР, категория 129.03), в случае временного отсутствия главного бухгалтера (отпуск, больничный) сформированная налоговая отчетность подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя и печатью (при наличии).

Но если нужно, тогда можно оформить электронную подпись на врио бухгалтера. И если врио будет подписывать своей электронной подписью налоговую отчетность, то о новом подписанте нужно уведомить налоговый орган, подав уведомление по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 557.

Кассовые документы

Обратимся к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148). Согласно п. 25, 26 Положения № 148, приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем предприятия.

Во время отпуска главный бухгалтер не может подписывать кассовые документы. Значит, руководитель предприятия должен назначить лицо, ответственное за их подписание на время отпуска главного бухгалтера. Это может быть отдельный приказ, или же этот момент следует отразить в приказе о назначении врио главного бухгалтера.

Кроме того, в п. 45-1 Положения № 148 сказано, что руководитель предприятия определяет соответствующим внутренним распорядительным актом перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, для обеспечения оптимального документооборота и контроля. Таким актом может быть приказ по предприятию или утвержденное руководителем положение о порядке ведения кассовых операций.

Наш совет. Если во время отсутствия главного бухгалтера кассовые документы подписывают другие лица, уполномоченные на это на постоянной основе, включите перечень этих лиц в положение/приказ о порядке ведения кассовых операций.

Банковские документы

Во время отпуска главного бухгалтера может возникнуть необходимость в подписании банковских документов. Этот момент тоже следует продумать заранее. Здесь следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492).

Согласно п. 9 разд. I Инструкции № 492, клиенты банка – юрлица во время открытия счета подают банку перечень лиц, которые имеют право распоряжаться счетом и подписывать расчетные документы. Причем количество распорядителей счета в таком перечне не ограничивается. Требования к такому перечню и порядок внесения в него изменений устанавливаются банком самостоятельно во внутренних документах. Поэтому еще на этапе открытия счета можно решить, кто будет расписываться в расчетных документах, когда главный бухгалтер отсутствует, и включить такое лицо в перечень распорядителей счета.

Однако не все можно предугадать заранее, поэтому позже в перечень можно внести изменения, добавив подписанта. Чтобы понять, как это сделать, следует изучить соответствующий внутренний документ вашего обслуживающего банка (зачастую эти моменты также приводятся в договоре на банковское обслуживание).

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 «График отпусков», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье «График отпусков: составляем круглый год» // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен». Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1

Приказ о замене в отпуске: пример и образец

Нет строгой формы приказа на замену в отпуске, документ составляется произвольно

Но важно помнить, что приказ — это распорядительный документ, которым выбранный сотрудник уполномочивается выполнять функции директора

Нужно придерживаться следующих правил:

• Целесообразно выбрать именно фирменный бланк предприятия, где в шапке уже есть все без исключения реквизиты компании, идентификационные сведения о работодателе.
• Обязательны дата приказа, место его составления, номер, присваиваемый в соответствии с ведением документооборота компании. Название документа — «Приказ о замене в отпуске руководителя».
• Вносятся в документ в обязательном порядке все данные о лице, которое будет выполнять функции главы организации.
• В приказе, также как и в дополнительном соглашении, нужно указать размер оплаты за совместительство.
• Нужно дать ссылку на документ, который стал основанием для составления приказа. Обычно, как мы уже писали выше — это допсоглашение к трудовому договору. Можно дополнительно указать законодательные акты, соответствующие статьи ТК.
• Сам глава фирмы должен подписать приказ, а выбранный на замену сотрудник — поставить подпись, показывая, что знаком с его текстом и согласен.

Пример текста такого приказа: «С целью обеспечение бесперебойной работы предприятия в период нахождения руководителя ООО «Молоко» в отпуске с 01.03.2021 года по 24.03.2021 года, свои обязанности приказываю возложить на главу отдела продаж Попова Александра Владимировича. Попов А.В. получает право представлять интересы ООО «Молоко» в полном объеме, подписывать всю внутреннюю, исходящую и входящую документацию. За выполнение обязанностей главы предприятия в указанный период Попову А.В. устанавливается доплата к основному окладу в размере 20000 рублей».  

Если сотрудник будет выполнять не все обязанности руководителя, например, ему не доверили проводить переговоры с партнерами и заключать новые договоры, это обязательно нужно указать в приказе о замене в отпуске.

Кто подписывает документы вместо директора, ушедшего в отпуск?

Если на предприятии есть заместитель директора, то все необходимые процедуры выполняются им. Соответствующие положения содержаться в его трудовом договоре, предполагающем возможность временного выполнения обязанностей начальника при его отсутствии.

Указанные обязанности могут быть возложены и на другого сотрудника, занимающего иную должность. При этом подразумевается совмещение обязанностей, поэтому оно может использоваться только по согласию трудящегося. Это также должно быть отмечено в трудовом договоре или приложении к нему.

В случае, когда в фирме должности замдиректора не предусмотрено и нет работника выполняющего его обязанности по совмещению, руководитель должен делегировать свои полномочия другому лицу. Для этого может использоваться временный перевод на иную должность или подписание срочного договора на выполнение конкретных должностных обязанностей. В обоих случаях делегирование полномочий происходит только по согласию сотрудника.

Соответствующие действия должны быть надлежащим образом оформлены путем издания приказа по предприятию. Кроме того, если временное исполнение обязанностей предполагает представление интересов фирмы перед 3-ми лицами, то директор должен составить доверенность на указанное лицо. Её нотариальное заверение не требуется. Достаточно поставить подпись руководителя и печать предприятия.

Как оформить?

Вне зависимости от того, на основании какого документа работает сотрудник, на которого возлагаются обязанности руководителя, для делегирования полномочий необходимо издать приказ. Указанный документ рационально оформлять только в случае, если директор будет отсутствовать достаточно продолжительное время.

В таком случае, даже если выполнять его обязанности будет заместитель, начальнику необходимо издать соответствующий приказ. В указанном документе должна содержаться информация касающаяся:

• Срока передачи полномочий;
• Оснований для их делегирования;
• Порядка выполнения обязанностей директора (по совмещению);
• Доплаты в связи с выполнением дополнительных обязанностей, в порядке установленном ст.285 ТК РФ;

При необходимости, в указанном документе могут быть казаны обязанности, которые возлагаются на указанного сотрудника. К примеру: подписание внутренней документации (приказы по кадрам, отчеты и прочее), визирование приходно-расходных бумаг, представление интересов фирмы в госорганах и т.д.

Необходимость оформления доверенности на лицо, временно исполняющее обязанности директора, возникает в случае, если локальная документация не содержит положений, регулирующих передачу таких полномочий. Указанный документ издается на фирменном бланке. Основной текст оформляется в свободной форме.

Основные требования, выдвигаемые к такого рода документам, закреплены в ст.185,186 ГК РФ. Необходимо учитывать, что при отсутствии в доверенности срока её действия, она считается оформленной на год. При этом в общем порядке указанный документ может быть в любой момент отозван лицом её выдавшим.

Исключение составляют только случаи заключения безотзывных доверенностей, возможность оформления которых предусмотрена ст.188.1 ГК РФ. В данном случае её аннулирование возможно только в определенных условиях.

Ответственность И.О.

Директор, как руководящий работник, несет ответственность за совершаемые им действия в соответствии с действующим законодательством. При делегировании прав и обязанностей другому лицу, вместе с ними на него возлагается и ответственность.

Согласно ст.277 ТК РФ, И.О. руководителя фирмы отвечает за ущерб причиненный предприятию вследствие принятия им неверных решений. Это касается и случаев, когда его действия повлекли порчу имущества третьих лиц, которое находилось на условиях ответственного хранения на территории организации. Также он может быть привлечен и к правовой ответственности в зависимости от тяжести его проступка и его последствий.

В связи с этим, в качестве лица, временно заменяющего директора, выбирается работник, имеющий познания в налоговом, уголовном, трудовом законодательстве. Так как в случае совершения правонарушения именно на него будет возлагаться вся ответственность.

При отсутствии на предприятии работников, на которых могут быть возложены полномочия директора, работодатель имеет право привлечь наемного специалиста. Сегодня действует немало компаний оказывающих услуги по предоставлению временных работников различной квалификации. В том числе и руководящих сотрудников для временной замены директора.