Как отправить или принять документ через факс

Можно ставить факсимиле в счете-фактуре? Выставлять счет-фактуру в рублях или валюте? Как должен формироваться номер ГТД

— Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Исходя из этого наличие факсимиле подписи вместо собственноручной подписи уполномоченного лица на счете-фактуре недопустимо, в связи с чем подобные счета-фактуры не могут являться основанием для предъявления сумм НДС к вычету.

При этом в постановлении ФАС МО от 11 октября 2012 г. по делу N А41-42570/11 отмечено, что если сторонами в договоре возможность использования факсимильной подписи не предусмотрена, то факсимильная подпись на акте, даже и заверенная печатью контрагента, не является доказательством факта совершения хозяйственной операции. Поэтому при проставлении факсимиле на документах существуют налоговые риски в части:

Видео

В нашем видео вы найдете подробную инструкцию, как отправить факс по интернету.

Не получили ответ на свой вопрос? Предложите авторам тему.

Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.

Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.

Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.

Программы для отправки факса с компьютера бесплатно

«Факсы и сканирование» Windows

Одна из самых популярных программ для отправки факса с компьютера — «Факсы и сканирование».

«Факсы и сканирование» – это стандартная программа, уже присутствующая на всех ПК под управлением операционной системы Windows. В 10-й версии называется «Факсы и сканирование», в ранних версиях (7, – «Факсы и сканеры».

Чтобы начать работу в программе «Факсы и сканирование» нужно:

Открыть меню «Пуск»;
Перейти в раздел «Стандартные»;
Запустить приложение «Факсы и сканирование» (или «Факсы и сканеры», если используется более ранняя версия ОС).
Также программу можно найти, воспользовавшись встроенным поиском Windows:
Сама программа умеет очень простой и удобный интерфейс. Пользователи легко разберутся, как сделать отправку и прием факса через компьютер.
Можно также упростить себе задачу и запустить отправку файла (документа, изображения) прямо из контекстного меню. Достаточно просто кликнуть правой кнопкой мыши по файлу, вызвав контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Отправить», а затем – «Получатель факса».
Можете также посмотреть небольшое демонстративное видео по отправке факса с компьютера через интернет с помощью программы «Факсы и сканирование»:

VentaFax

Если стандартная программа не подходит, то можно скачать и установить стороннюю.

Автоответчик;
АОН;
Прием и передача голосовых сообщений;
Запись разговора;
И многое другое.

Факсимильная копия

Факсимильная копия, или просто факс, — документ, полученный с помощью специального аппарата ( телефакса) по телефонным каналам связи и являющийся копией оригинала. По факсу могут быть переданы графические и фотодокументы, а также деловые письма.

В этом случае получают факсимильные копии циркуляров.

Светокопированием называется способ копирования, при котором получают факсимильные копии оригиналов, выполненных на прозрачных ( светопроницаемых) основах, путем контактного копирования их на диазотипные светочувствительные материалы в светокопировальных аппаратах.

В этом случае полномочия инспекторов по проверке иной организации подтверждаются факсимильной копией приказа руководителя контролирующего органа ( замещающего его лица) с одновременным подтверждением полномочий инспекторов по телефону или средствам электронной связи.

Если лист содержит диаграммы, содержащиеся в них цвета можно преобразовать в черно-белые узоры, которые лучше воспринимаются в факсимильной копии. Выделите диаграмму, выполните команду Файл Предварительный просмотр, щелкните на кнопке Страница, перейдите на вкладку Диаграмма и установите флажок Черно-белая.

Из существующих в настоящее время способов копирования документов для вычислительных центров наиболее перспективным является способ электрографического копирования, позволяющий получать факсимильные копии документов как без изменения, так и с изменением масштаба на обычной бумаге или другом эластичном материале.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки ( содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров.

Может быть составлено любое количество факсимильных дубликатов настоящего договора, и все они будут иметь одинаковую силу после того, как обе стороны их подпишут, Все факсимильные дубликаты будут рассматриваться вместе и в совокупности составят один и тот же договор. Любая факсимильная копия будет рассматриваться как оригинальный документ, обязательный для исполнения сторонами и имеющий исковую силу, если только между участниками не будет достигнуто иной договоренности. Все стороны, участвующие в настоящем договоре, имеют право требовать доставки курьером подписанного оригинального договора.

Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.

Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

Первые две папки могут содержать новые отчеты, не реализованные в старой системе. Там же должны находиться факсимильные копии существующих отчетов или прототипы новых отчетов.

Это может быть единый документ под названием Соглашение о задатке, подписанный обеими сторонами. Стороны могут договориться о задатке, обменявшись письмами, телеграммами, факсимильными копиями. Соглашение о задатке может быть включено в качестве отдельного условия в соответствующий договор.

Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы ( факсимильные сообщения), электронная почта.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

Интернет

Отправить факс можно и без наличия факсимильного аппарата — воспользовавшись интернет-сервисами. Для этого необходимо:

Для начала следует зарегистрироваться на одном из онлайн-сервисов по отправке факсов, например — Fax Service (faxservice.ru/ru);
Создать факс-сообщение на компьютере, используя графические или текстовые редакторы. Оно должно быть в том формате, который допускается к пересылке выбранным онлайн-сервисом;
Отправить факс-сообщение следует как обычное электронное письмо. В адресе или в специальной форме должен быть указан код страны, код города, номер факса адресата и, возможно, имя компьютера, который примет данное сообщение и перешлёт по назначению;
Как правило, в течение 5-15 минут с момента отправки письма приходит сообщение, которое подтверждает удачную или неудачную (если номер адресата занят) пересылку.

Необходимо учитывать, что такие услуги могут предоставляться как на платной основе, так и бесплатно. В последнем случае сервис может ограничение на количество отправляемых станиц, а также ежедневную квоту.

Если вы в процессе работы впервые столкнулись с , то вам необходимо с ним как можно скорей разобраться, чтобы приступить к полноценному труду во благо предприятия. В статье мы опишем принцип работы факса, то, как им правильно пользоваться и какие основные неисправности факса можно встретить в повседневных рабочих буднях.

Для чего нужен факс?

Если говорить просто, то факс – это техническое устройство, при помощи которого можно принимать и получать документы на любом расстоянии. При этом в процессе его работы приходит сканирование документа, преобразование данных в электросигналы, их зашифровка и отправка по каналам телефонной связи. В момент приема факс работает как модем и принтер – он расшифровывает принятый сигнал и распечатывает документ на бумаге.

Как принять факс?

Чтобы разобраться, как пользоваться факсом, нужно поэтапно разобраться с приемом и передачей документов. Начнем с приема. Скажем сразу, что это сделать проще простого. Принимать факсы можно как в ручном, так и автоматическом режиме.

Ручной режим: вы снимаете трубку, слышите фразу «Примите факс», отвечаете «Принимаю» и нажимаете на зеленую кнопку. Остается лишь дождаться полного выхода документа. Не забудьте сразу проверить качество печати, читабельность текста, после чего подтвердите факт приема и только потом кладите трубку.

В автоматическом режиме вы настраиваете количество гудков, после которых аппарат начнет сам принимать послания. Этот режим удобен для специально выделенных факсов либо для факсов-телефонов в отсутствии сотрудника, ответственного за прием.

Как отправить документ по факсу?

Чтобы правильно отправить факс, вам нужно знать номер телефона абонента. Перед тем как начать звонить ему, нужно заранее подготовиться: вставить документ в приемник вниз текстом, убедиться, что он лежит ровно, без перекосов и набрать номер. Далее вы спрашиваете, готов ли человек принять факс от вас, и когда получите положительный ответ, нажмите на кнопку «Факс/старт».

После – спросите у собеседника, пришел ли факс, насколько он читабельный, ровный. Теперь можно разъединяться. В ряде случаев нужно как при приеме так и при передаче факсов говорить свои данные: «факс принял/факс отправил…» и свои Ф.И.О.

Если факс не принимает документы

Типичные неисправности в работе факса – это зажеванная бумага, в рулоне закончилась бумага, нет захвата отправляемого документа, пустой или черный факс. Если не уверены в своих знания тонкостей исправления этих неполадок, обратитесь к более знающим людям за помощью. Со временем вы всему научитесь сами, и работа с этим аппаратом станет сплошным удовольствием.

Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения

Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.

Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.

Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.

В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.

Приём и получение данных при помощи факсимильной связи — удобный и простой способ обмена информацией, распространённый в офисной среде. Передача документов осуществляется по телефонной линии посредством специальных аппаратов, обеспечивающих точное воспроизведение оригинального изображения.

Факсимильные аппараты, так же, как и заменяющие их компьютерные программы, понятны и просты в обращении. Однако у человека, впервые столкнувшегося с необходимостью самостоятельно отправить факс, могут возникнуть затруднения.

Быстрая навигация по статье

Последние материалы

Привязка аккаунта к электронной почте Видеогайд по привязке почты

Довольно часто перед активными пользователями сети интернет возникает проблема, связанная с неудобством использования нескольких почтовых сервисов. Вследствие этого становится актуальной тема организации привязки одного электронного ящика к другому, вне з.

PLC адаптер от Ростелекома: функционал и схема подключения Орешек тверд, но все же…

Привет! Сегодняшняя статья станет для кого-то жизненным откровением, кто-то просто вылупит глаза в экран, а кто-то с улыбкой в умудренных опытом глазах вздохнет. Да! Мы поговорим про интернет через розетку. Да не просто какую-то особую розетку, а про саму.

Как настроить модем ZTE ZXHN H108N

Роутер – это сетевое оборудование, позволяющее одновременно множеству устройств выходить в интернет (компьютеры, планшеты, смартфоны и многое другое).
Сегодняшний ассортимент роутеров позволяет выбрать именно то, что подходит в конкретном случае больше в.

Монтаж и подключение мини атс

Компания «Навигатор» специализируется на реализации автоматических телефонных станций — АТС (с англ. ATS -automatic telephone system), в том числе и мини АТС таких лидеров в области телефонии как Panasonic, Samsung, LG, их установке, монтажу, программиров.

Как открывать, редактировать и конвертировать файлы факса

Файл с расширением факса является файлом факса. Они обычно в формате TIFF, что означает, что они просто переименованы в файлы изображений.

Вместо этого некоторые файлы факсов могут быть файлами шаблонов, созданными с помощью программного обеспечения Now Contact . Эти типы файлов предоставляют макет для факсимильного документа (файл .NWP) и могут включать параметры, уже загруженные для документа, что полезно, если вы создаете несколько документов одинакового формата.

Формат, подобный файлу изображения факса, – это файл SFF структурированный факс . С этим форматом файлов FAX не связано и мобильное приложение FaxFile, которое позволяет отправлять документы по факсу с телефона или планшета.

Как открыть файл FAX

Большинство программ управления изображениями должны иметь возможность открывать файлы FAX, такие как программа просмотра фотографий Windows по умолчанию, программа Windows Paint, XnView, InViewer, GIMP и Adobe Photoshop.

Если у вас возникли проблемы с открытием файла факса, попробуйте изменить расширение .FAX на .TIFF или .TIF, а затем попробуйте открыть файл. Это не трюк, который вы обычно можете сделать с большинством файлов, но поскольку файлы FAX почти всегда являются просто файлами TIFF, замаскированными с другим расширением, этот обходной путь, скорее всего, будет успешным.

Некоторые файлы изображений факса могут быть созданы с помощью GFI FaxMaker (но они по-прежнему являются просто файлами TIF), и в этом случае вы можете использовать эту программу для открытия файла факса.

Файлы шаблонов контактов теперь могут открываться с помощью программного обеспечения Now Contact от Now Software, используя опцию раскрывающегося меню Использовать шаблон .

Если у вас есть программа «Теперь контакт», вы можете создавать новые файлы факсов через меню Определить> Шаблоны печати> Факсы . После присвоения имени шаблону вы можете редактировать его размеры и макет до его создания.

Если вы обнаружите, что приложение на вашем компьютере пытается открыть файл FAX, но это неправильное приложение, или если у вас есть другая установленная программа, открывающая файлы FAX, ознакомьтесь с нашим Руководством по изменению программы по умолчанию для конкретного расширения файла. это изменение в Windows.

Как конвертировать файл факса

Нет бесплатных конвертеров файлов, которые могли бы сохранить файл с расширением .FAX в каком-либо другом формате, но работали бы с файлами TIF / TIFF. Поскольку ваш файл FAX почти наверняка является простым файлом изображения, попробуйте переименовать его, используя расширение файла TIF или TIFF.

Затем используйте бесплатный конвертер изображений, чтобы преобразовать этот файл во что-то еще, например PNG, PDF или JPG.

Дополнительная справка по файлам факсов

Если вы ищете не что-либо, связанное с файлом .FAX, а скорее факсимильную службу для отправки факсов, см. Наш список бесплатных онлайн-служб факсов.

Другие способы отправки

Отправить факс через интернет бесплатно
можно с помощью сервисов Microsoft Office:

Необходимо открыть Microsoft Word, Excel или Power Point.
В меню необходимо выбрать кнопку «Отправить».
Затем нужно нажать на клавишу «Факс через интернет».

Если сообщение отправляется впервые, то необходимо перейти на специальную веб-страничку, где нужно пройти регистрацию, следуя простой инструкции. Далее понадобится открыть приложение Microsoft Outlook и выбрать клавишу «Создать», затем нужно нажать на кнопку «Факс». После этого откроется окно, которое напоминает создание письма в электронном ящике. Здесь документ преобразуется в формат.tiff. Самостоятельно можно прикрепить другой файл. Для этого необходимо заполнить поля:

кому;
тема;
номер факса.

После этого необходимо нажать на кнопку «отправить».

Не нужно забывать, что Outlook должен быть запущен сразу, иначе отправка документов произойдет только при следующем входе в Microsoft Office. Факсимильное сообщение можно отправить с помощью базового компонента Windows через «Факсы и сканирование». Найти эту функцию можно в меню «Пуск», далее нужно зайти в раздел «Все программы». Удобство заключается в том, что нет необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Но для отправки сообщений таким образом потребуется модем или регистрация на сервере факсов.

Как отправить факс через интернет

В принципе, необязательно устанавливать специальную программу для отправки факсов на компьютер или телефон. Многие интернет-сервисы позволяют делать то же самое онлайн через браузер. Для Северной Америки наиболее подходящими будут faxorama.com, gotfreefax.com, freepopfax.com. Для России – RuFax.ru, pdf24.org.

Не все сервисы отправляют факсы онлайн бесплатно. Для бесплатной отправки лучше воспользоваться встроенными в Windows (7, 8, 10) средствами – программой «Факсы и сканирование». А в веб-сервисах придется зарегистрироваться, получить свой номер и доступ в личный кабинет. Далее вся работа будет вестись из него.

Характерная особенность сервиса PDF24 в том, что пользователь должен не только создать учетную запись, но скачать программу PDF24 Creator. Она представляет собой виртуальный принтер, на котором документы превращаются в файлы для факса. Далее пользователь просто указывает номер факса получателя, а отправкой занимается сервис PDF24.

В наше время традиционные средства связи не только не теряют свою актуальность, но и преобразуются в более удобные формы. Благодаря новым технологиям мы получаем более широкий выбор способов взаимодействия друг с другом и с окружающим миром.

Еще полезная статья – как распечатать с телефона на принтер через usb.

Проект FaxService и его возможности

Отправка факса при помощи данного сервиса похожа на вышеописанный вариант. Вам необходимо пройти несложную регистрацию, перейти к виртуальному офису, перевести средства на баланс и начать отправку факсов. Цена отправки факса по России может меняться в зависимости от региона, однако не превышает десяти рублей. Введена постраничная тарификация.

При этом оплата снимается только за страницы, которые были отправлены успешно. Узнать результаты отправки вы можете благодаря специальной таблице статистики. Сайтом предусмотрен режим рассылки факса по разным номерам, которые легко загрузить в файле CSV-формата.

Одна сложность, которая иногда возникает при использовании описанных сервисов — прием факса при ручном режиме. Далеко не все офисные работники, поднявшие трубку и услышавшие особые звуки факса, могут догадаться нажать на кнопку «Старт», чтобы начать прием. В данном случае поможет предварительный телефонный звонок в необходимую организацию с просьбой перевести их факс в рабочий режим.

Телефон для приёма и отправки документов

Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер — его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Работа с офисной техникой

При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.

Приём факса

Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.

После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
Приняв документ, нажмите «Stop».

Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».

Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.

Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.

Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры — Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.

Отправка факса

Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.

Приготовьте документ, обычно используется формат А4. Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.

Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
Закройте крышку, опустив её до щелчка.

Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».

Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.

Правильная отправка и принятие факса