Как составить договор с самозанятым лицом

Оформить гражданско-правовой договор

С самозанятыми можно работать по обычным гражданско-правовым договорам, которые используются при сотрудничестве с исполнителями-физлицами. Но нужно немного скорректировать привычный шаблон:

Как бизнесу работать с самозанятыми

1. Сделать отсылку на статус самозанятого. Так вы фиксируете, что налоги за себя платит сам исполнитель, а не ваша компания.

Пример формулировки: «При заключении договора стороны исходили из того, что исполнитель применяет специальный налоговый режим „Налог на профессиональный доход“».

2. Прописать ответственность самозанятого за непредоставление чека. Вы можете назначить любой штраф, если исполнитель согласится подписать такой договор. Если у вас не будет чека, компания не сможет отчитаться за расходы перед налоговой. И ей могут доначислить налоги и штрафы.

Пример формулировки: «Исполнитель обязуется передать заказчику чек в течение 3 рабочих дней после оплаты. В случае невыдачи чека исполнитель обязуется выплатить заказчику штраф в размере 30% от каждой суммы, на которую был выдан чек, в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока выдачи чека».

3. Обязать самозанятого сообщать об утере статуса. Это поможет избежать выплат физлицам без статуса самозанятого. А если решите продолжить работу с ними, сможете провести следующие выплаты по закону — с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.

Пример формулировки: «В случае снятия исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом заказчику письменно в течение 3 дней со дня снятия с учета».

Как упростить работу с самозанятыми

Больше всего сложностей у компаний возникает при проверке статуса самозанятых, если их много, и при получении чеков. С решением этих вопросов помогает сервис Тинькофф Бизнеса «Выплаты самозанятым».

С помощью сервиса компаниям и ИП удобно отправлять выплаты самозанятым. Статус проверяется автоматически раз в день, а в личном кабинете доступны корректные чеки по каждому платежу.

Не допускать в работе признаков трудовых отношений

Убедитесь, что в вашем договоре нет и намека на трудовую деятельность. Вот основные различия между трудовым и гражданско-правовым договорами.

Признаки трудового договора	Признаки гражданско-правового договора
В договоре нет конкретного задания, а описаны обязанности	В договоре описано конкретное задание и результат: покрасить забор, сделать сайт, провести фотосъемку
Сотрудник работает лично, регулярно и постоянно. Он соблюдает режим и график работы	Исполнитель сам выбирает режим и график
Подчиняется руководству компании и выполняет его поручения	Самостоятельно принимает решения и несет риски
Получает зарплату не за результат или услугу, а за выполнение определенной трудовой функции	Получает деньги за решение задачи по акту выполненных работ
У сотрудника единственный заказчик, с которым он сотрудничает длительный срок	Исполнитель может выполнять работу для нескольких заказчиков
Работодатель берет на себя расходы по оборудованию рабочего места сотрудника	Исполнитель сам несет расходы в связи со своей работой

Еще больше примеров — в памятке налоговой «Самозанятый, НПД и многое другое». В ней описано, что может насторожить проверяющих.

Памятка налоговой о самозанятых

Важно, чтобы трудовые отношения не подменяли гражданско-правовые не только на бумаге, но и в жизни. Нельзя в договоре обозначить, что исполнитель сам выбирает график работы, а по факту заставлять его каждый рабочий день проводить по 8 часов в офисе

Переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой может трудовая инспекция в ходе проверки или суд, если в него обратится исполнитель. В этом случае компании придется нести дополнительные расходы — на возмещение всех необходимых выплат по закону и уплату штрафа. А еще за неуплату налогов и взносов может оштрафовать налоговая.

Кто определяет наказание	Возможные последствия
Суд	Уплата НДФЛ и взносов за сотрудника.Выплата зарплаты с процентами, если, например, исполнитель работал в выходные.Компенсация морального вреда
Налоговая	Пени и штраф за неуплату налогов и взносов — 40% от невыплаченной суммы
Трудовая инспекция	Штраф для ИП — от 5000 до 10 000 ₽.Штраф для компаний — от 50 000 до 100 000 ₽

Мне нравится статья

Можно ли удаленно подписать документы?

Самозанятым, работающим на фрилансе, не всегда удобно добираться до заказчика для подписания документов. Одно дело, когда и заказчик и исполнитель находятся в одном городе. Тогда они могут распечатать свои экземпляры и встретиться, к примеру, на нейтральной территории для подписания бумаг. После заключения договора, каждый оставит себе по одному экземпляру соответственно.

Если же возможности для личной встречи нет, то можно воспользоваться следующей схемой:

1. Обе стороны распечатывают договор в 2 экземплярах, подписывая каждый. После отсылают оба договора другой стороне по почте (в идеале заказным письмом или курьерской доставкой);
2. Ждете, когда вторая сторона получит письмо, а затем поставит свою подпись на экземпляре и отправит одну копию обратно вам;
3. Исполнитель получает письмо с подписанным документом и может приступать к работе.

Поскольку ожидание писем может затянуться надолго, многие используют такую схему: направляют сканы подписанных договоров по электронной почте, приступают к выполнению работы и лишь потом отсылают письмо.

Такой вариант, конечно, возможен, однако это нельзя назвать безопасным способом, поскольку отсканированная подпись не обладает полноценной юридической силой. Так можно действовать в том случае, если исполнитель работает с заказчиком не первый раз и стороны доверяют друг другу.

Виды договоров ГПХ для самозанятых

Договор возмездного оказания услуг. По условиям такого договора самозанятый выполняет всю работу самостоятельно. Например, проводит мастер-класс по игре на гитаре или делает уборку в офисе. По закону самозанятый не может быть посредником и работать за проценты от чужой прибыли. Также ему запрещено перепродавать товары, производимые другой компанией/человеком.

Договор подряда. Основное отличие договора подряда от договора оказания услуг в том, что после завершения работы заказчику передаётся конкретный вещественный результат. Например, это может быть готовая мебель или отремонтированная техника.      

Договор аренды. Самозанятый вправе заключать договор аренды и сдавать жилое помещение: квартиру, часть квартиры, комнату. Однако доходы от сдачи нежилого помещения не могут быть признаны объектом налогообложения НПД.

Договор хранения. При сотрудничестве с компанией самозанятый может хранить на своей территории товары заказчика: технику, мебель.

Договор авторского заказа. При заключении такого договора самозанятый может создавать для клиента статьи, книги, иллюстрации.

Чаще всего с самозанятыми заключают договор возмездного оказания услуг или подряда. Для составления подходящего документа достаточно взять за основу стандартный договор ГПХ. Его предоставляет компания-заказчик, если нет — можно найти в интернете и адаптировать под свои задачи. Основное условие — не использовать формулировки, характерные для классического трудового договора.

Как составить договор с самозанятым, чтобы ФНС не посчитала его трудовым?

Здесь затронем формулировки, которые прописаны в соглашении. Некоторые фразы могут быть основанием для признания отношений трудовыми, что требует уплаты НДФЛ и страховых взносов. А если с течением времени налоговая обнаружит такое несоответствие, то заказчика обяжут уплачивать штрафы:

• До 20 тысяч руководителю;
• До 100 тыс. организации.

Рецидив правонарушения карается еще жестче — дисквалификация управляющего на срок 1-3 года, и 200000 из бюджета компании.

Поэтому присмотритесь к договору повнимательнее:

1. Стороны называть заказчик (ООО, ИП или др. в лице Ф.И.О. и должность) и исполнитель (Ф.И.О.). С указанием статусов для ФНС каждого.
2. Четко пишется, что самозанятый должен совершить. Например, прочитать лекцию для повышения квалификации работников, а не осуществлять консультационную деятельность. Должно подразумеваться одно мероприятие или несколько в ограниченный период.
3. Прописать точные сроки начала и окончания работ. Нельзя оставлять договор только с датой старта трудовых отношений.
4. Указать, как будет проходить приемка результатов деятельности исполнителя. Например, с оформлением акта приема-передачи.
5. Прописать условия предоставления денег за заказ. Опять же разовая акция. Если внести формулировку — расчет 20-го числа каждого месяца, то это может расцениваться как трудовые отношения.
6. Опасные слова — должность, заработная плата, испытательный срок, график, отпуск, выходной.

Заказчик вправе заключать таких договоров сколько угодно, по мере необходимости. Однако не сможет перевести уже имеющихся работников на НПД. Потому что по условиям нового закона оформить договор как ИП, так и юр лицо может, только если человек не работал в данной организации последние 2 года. А вот новых сотрудников вести по указанному статусу, возможно, получится, но при обнаружении ФНС такого мошенничества последуют санкции в виде описанных выше штрафов.  

Договор с самозанятым

Законодательство РФ не предъявляет особых требований к договору с самозанятым: его можно составить в свободной форме. При этом существенной разницы нет, с кем плательщик НПД оформляет сотрудничество: ООО, ИП, физлицом. Но некоторые нюансы все же стоит учесть.

Нужен ли и как заключить

С самозанятыми заключаются договора гражданско-правового характера — они могут понадобиться при оказании услуг, выполнении работ, продаже товаров юрлицам и гражданам. Несмотря на то что документ не является обязательным для плательщика НПД (клиенту вполне достаточно получить чек), он позволяет юридически закрепить права, обязанности, ответственность сторон, что поможет при возникновении недопонимания, споров.

Мне, как самозанятой, контракт с клиентами очень упрощает жизнь, поэтому настоятельно советую обеим сторонам не пренебрегать документооборотом.

Возможно, вам пригодится информация, как самозанятому выставить счет в «Мой налог».

Какие есть особенности

Договор с самозанятым включает стандартные разделы:

• дату и место оформления;
• предмет договора;
• порядок оказания услуг (проведения работ), требования к ним;
• сдачу-приемку — порядок (подписание акта), действия при нарушении требований;
• цену или способ ее определения;
• порядок оплаты;
• права, обязанности, ответственность сторон;
• период действия;
• порядок изменения условий, расторжения, разрешения споров;
• реквизиты и подписи сторон.

С опорой на личный опыт назову несколько особенностей и подводных камней, которые необходимо учитывать при составлении контракта с самозанятым:

В документе обязательно отражается статус самозанятого — «является плательщиком налога на профессиональный доход». Добавьте пункт о том, что при снятии с учета в качестве плательщика НПД он обязуется сообщить об этом второй стороне в течение определенного времени (например, 3 календарных дней). Организации рекомендую дополнительно указать ответственность за неинформирование о смене статуса (например, штраф в размере компенсации НДФЛ, взносов и так далее).
Организация (или ИП) не выступают налоговыми агентами, как при заключении стандартных гражданско-правовых договоров

То есть НДФЛ с выплат рассчитывать и перечислять не нужно (и соответствующий пункт из договора надо убрать).
Важно указать способ общения сторон и передачи платежного документа (чека) — по электронной почте, лично, через телеграм и так далее.
Не обязательно прописывать точную цену оказания услуги (например, в моем случае ее сложно сказать заранее) — можно указать принцип определения стоимости (формулу) или обозначить, что перечень услуг и цен приведен в приложении (допсоглашении, акте). Последний вариант удобен при длительном и регулярном сотрудничестве.
При определении максимальной суммы в договоре нужно учитывать, что лимитом для самозанятого является выручка 2,4 млн руб

— по ее достижении статус аннулируется.
Если контрагент, с которым вы ранее работали, вдруг оформил самозанятость, перезаключать прошлый договор не нужно (если кардинально не поменялись условия). Достаточно заключить дополнительное соглашение с указанием даты, когда исполнитель стал плательщиком НПД, если ранее работы и услуги вы оплачивали с НДС.
Сроки оплаты по договору с самозанятым не соответствуют правилам трудового права (два раза в месяц). Чтобы не вызвать подозрение у налоговых органов, рекомендую при регулярном сотрудничестве с самозанятым делать перечисления в разные даты. Это обусловлено тем, что некоторые наниматели переводят сотрудников на самозанятость с целью ухода от налогов — с этим активно ведет борьбу ФНС. Регулярные выплаты в одни и те же даты (по графику предприятия) могут спровоцировать налоговую проверку. По этой же причине не указывайте конкретную должность: не бухгалтер, а бухгалтерские услуги, не водитель, а услуги перевозки и так далее.
Максимальный срок договора можно не указывать, сделав его бессрочным. Для этого внесите пункт: «Договор вступает в силу с момента подписания и действует 1 год. Если по окончании его срока действия Стороны не изъявили желание расторгнуть Договор, он считается продленным еще на 1 год». Или можете обозначить, что он действует до полного исполнения сторонами взятых на себя обязательств.

Читайте подробнее о статусе самозанятого и особенностях режима.

Как рассчитать компенсацию за налог

При регистрации в приложении «Мой налог» каждому самозанятому предоставляется налоговый вычет в размере 10 000 рублей. Пока он не исчерпан, налог автоматически рассчитывается по сниженным ставкам: 4% вместо 6% при работе с юрлицами и ИП и 3% вместо 4% — с физлицами. Повторно его получить нельзя, он выдается один раз на всю жизнь.

Вычет означает, что самозанятый будет платить на 2% меньше от сделок с юрлицами и ИП и на 1% меньше от сделок с физлицами до тех пор, пока эти неучтенные проценты вместе не достигнут 10 000 рублей, то есть не исчерпают лимит вычета.

Его хватит надолго. Если представить, что самозанятый работает только с юрлицами и ИП, то 2% от дохода со сделок с ними достигнет 10 000 тогда, когда доход будет равен 500 000 рублей. Если ваш самозанятый будет работать только с вами и в среднем за месяц получать за свои услуги 50 000 рублей, то вычета хватит на 10 месяцев.

Вы при расчетах с ним сэкономите тоже 10 000 рублей, если будете учитывать этот вычет. Экономия может оказаться существенной для тех, у кого несколько договоров с самозанятыми.

При этом, если вы просто посчитаете процент налога от суммы, которую планируете выплатить самозанятому, выйдет, что он заплатит налог с большей суммы и снова получит на руки меньше, чем раньше.

Мы рассмотрели несколько способов расчета компенсации со всеми условиями. Обсудите их со своим исполнителем, когда будете предлагать ему перейти на самозанятость, и выберите то, что вам обоим будет удобно.

Как можно рассчитать компенсацию для самозанятых:

1. Увеличить размер выплат ровно на 4% до тех пор, пока вычет не будет исчерпан, затем увеличить выплаты на 6%. Вместо 50 000 рублей вы будете платить сначала 52 000 рублей, а потом 53 000 рублей. Но налог, который самозанятый заплатит с этих сумм, составит 52 000 * 4% = 2 080 рублей и 53 000 * 6% = 3 180 рублей, а на руки он получит на 80 рублей и 180 рублей меньше соответственно.
2. Точно установить, сколько самозанятый заплатит налога, чтобы на руки он получил ровно оговоренную сумму, а ваша доплата с учетом налогового вычета покрыла все расходы. Чтобы исполнитель получил 50 000 рублей, нужно считать другим способом: 50 000 / (100 – 4) * 100 = 52 083,3 рубля и 50 000 / (100 – 6) * 100 = 53 191,5 рубля.
3. Увеличить размер выплат сразу на 6%, не обращая внимания на вычет. Тогда вместо 50 000 рублей нужно будет платить 53 000 рублей.
4. Точно рассчитать расходы на уплату налога при базовой ставке в 6%, не учитывая вычет: 50 000 / (100 – 6) * 100 = 53 191,5 рубля.

В таблице ниже мы посчитали, сколько нужно заплатить исполнителю и сколько он получит действительно после уплаты налогов в каждом из вариантов.

Какие документы понадобятся самозанятому для работы с заказчиком

Для работы с заказчиком самозанятому прежде всего понадобится чек. Он легко оформляется в приложении «Мой налог» в один клик. Так вы сообщаете ФНС, сколько вы заработали, после этого будет рассчитан налог. Заказчики-юрлица прикладывают чек к отчетности как подтверждение уплаты налогов по договору.

Как правило, между заказчиком и исполнителем-самозанятым оформляется договор — компании нужно проводить платежи, за которые нужно отчитываться в налоговой. К тому же это упрощает работу: все знают, какие за кем прописаны обязательства. Договор также защитит права сторон в суде.

Но заключать его необязательно. Самозанятые могут работать по оферте — например, на ярмарках или в аккаунтах в соцсетях.

Когда статус самозанятого только ввели, некоторые работодатели думали, что могут схитрить и перевести своих сотрудников на самозанятость: экономия фонда оплаты труда сразу порядка 30%. Однако налоговая и трудовая инспекция могут выявить такую схему и признать самозанятого как наемного сотрудника. Вот признаки, которые вызывают подозрения:

• резкое уменьшение сотрудников в штате;
• регулярные платежи самозанятым с фиксированным значением;
• компания — единственный заказчик у самозанятого;
• самозанятые соблюдают трудовой распорядок — рабочий график, дресс-код и так далее.

Даже если сотрудник сам уволится и зарегистрируется как самозанятый, компания не сможет воспользоваться его услугами в течение двух лет после увольнения. Они смогут работать только по договору ГПХ, уплатив все взносы и налоги.

Получается, сменить договор подряда с физлицом на договор подряда с самозанятым можно довольно быстро, а вот сменить трудовой договор на договор с самозанятым можно только через два года.

В чём суть налога для самозанятых

С нового года в 4-х регионах России начал действовать новый налог на профессиональный доход (НПД). В народе его называют «налог на самозанятых». Правительство решило провести эксперимент и вывести из тени безработных. Выяснилось, что в России более 38 млн человек нигде не работают, а государство не получает 9 трлн рублей. Эксперимент проходит в Москве и МО, Калуге и Калужской области, Казани и по Республике Татарстан, рассчитан на 10 лет и будет действовать с 01 января 2019 года до 31 декабря 2028 года. Если результаты эксперимента устроят правительство, новый налог введут во всех регионах.

Кто-то из самозанятых называет новый закон «миной замедленного действия», а кто-то ждал его с нетерпением. Это те, кто устал работать «в тёмную», боятся контрольных проверок налоговиков и штрафов за незаконную предпринимательскую деятельность. Они готовы платить налоги и работать спокойно.

Некоторые нюансы заключения договора с самозанятым лицом

Поскольку в соглашении с самозанятым лицом недопустимо наличие условий, характерных для трудового договора, то следует учесть общие моменты при заключении договора ГПХ:

• Перечисление должностных функций исполнителя недопустимо, так как в качестве предмета договора выступает выполнение какой-либо работы или услуги.
• Выполненные работы и услуги принимаются по специальному акту, при чем оплата вознаграждения исполнителю связана с этим выполнением.
• О каком-либо подчинении исполнителя заказчику не должно быть речи.
• Со стороны заказчика нет обязанности по обеспечению для исполнителя создания необходимых условий для исполнения заказа, однако заказчик вправе предоставить некоторые материалы и оборудование.
• В отношении исполнителя заказчик не может применять меры дисциплинарной ответственности, которые являются особенностью трудовых отношений, но возмещение причиненного вреда заказчику допускается.

Особое внимание при осуществлении проверки самозанятых лиц со стороны налоговой службы направлено на граждан, которые сотрудничают постоянно с одним и тем же заказчиком. В этой связи безопаснее иметь дело с самозанятым, у которого заказчик не является единственным клиентом

Из вышеизложенного можно сделать следующий вывод — сотрудничество с самозанятым лицом является неплохим вариантом сокращения затрат на оплату труда, однако работа с исполнителем такого статуса должна быть максимально взвешена и законодательно обоснована.

Что следует проверить перед заключением договора с самозанятым

При работе с самозанятым прежде всего нужно проверить его статус и регистрацию в налоговой. Справка о постановке на учет оформляется в приложении «Мой налог», поэтому ее самозанятый может предоставить оперативно. По ИНН через сервис налоговой также можно проверить регистрацию исполнителя. Для перестраховки статус проверяется перед каждым перечислением денег.

Основные условия договора

Основным условием договора является тот факт, что исполнителем работ выступает самозанятый. Это непременно нужно указать в документах, чтобы заказчику не пришлось платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя.

Стороны могут заключить смешанный договор — когда один документ содержит элементы разных соглашений.

Порядок расчетов и обязанности сторон

Закон не предусматривает ограничений по способам расчета с самозанятыми: это можно сделать наличными, переводом на личную банковскую карту, по выставленному счету и даже почтовым переводом. Сразу после оплаты самозанятый должен передать чек. Без наличия чека отчитаться перед налоговой будет сложно.

Еще раз подчеркнем, что наличие чека обязательно: договор или акт об оказании услуг его не заменяет. В договоре можно прописать штрафные санкции за непредоставление чека.

Если самозанятый не предоставляет чеки, на него можно пожаловаться в налоговую. После проверки его обяжут передать чеки. Если они не были сформированы, плательщика НПД оштрафуют.

Приемка работы

Во избежание споров компания составляет акт приемки работ: это необязательная процедура, но она облегчает учет расходов и понадобится при возникновении споров юридического характера. Составлять подобный акт можно так часто, как того требует специфика деятельности заказчика: принимать работу можно частично, разбивая ее на интеграции, а можно при полном исполнении обязанностей.

Ответственность, штрафы и форс-мажор

Все возможные подводные камни нужно предусмотреть в договоре: срыв сроков поставки, неуведомление заказчика о потере статуса самозанятого и так далее.

Так как закон не предусматривает сроков заключения договора, его можно заключить на день, месяц или год. Лучше прописать четкие сроки по предоставлению услуги.

Расторжение договора может происходить в одностороннем порядке через суд или по соглашению сторон. В данном случае расторгающая сторона будет обязана возместить другой стороне понесенные расходы.

Если же решение о расторжении является обоюдным, можно оформить письменное соглашение о расторжении.

Как составить приложение к договору с самозанятым

Приложение — это дополнение к договору, в котором можно указать уточнения к работе или некоторым условиям договора. Оно не может изменять условия документа. Приложение может содержать точное техническое задание, перечень произведенной продукции с указанием ее цены и так далее.

В заглавии приложения всегда должны быть указаны точная дата заключения договора и его номер. Этот документ составляется в произвольной форме.

Какие закрывающие документы самозанятый предоставляет после заключения договора

Самый главный документ — это чек. Он формируется сразу после получения оплаты и направляется заказчику.

Подписание актов — это уже индивидуальная инициатива, не носящая обязательного характера, но они нужны для внутренней бухгалтерии.

Также самозанятый может выставить заказчику счет. Он не обязан это делать, но может на договорных условиях с заказчиком.