Как правильно оплатить командировку сотруднику

Расходы на заграничную командировку в 2023 году

Для оформления командировки такого вида также необходимо издать соответствующий приказ и производить исчисление длительности поездки в табеле. Помимо стандартных расходов работодатель должен оплатить сотруднику оформление визы, а если это необходимо, то и загранпаспорта, консульские сборы, транзитные пошлины и другие затраты.

С 2023 года заявление от сотрудника на компенсацию или выдачу денежных средств уже требуется, работодатель может издать распорядительный документ в виде приказа для каждой отдельной выдачи денежных средств. Если же организация продолжает выдавать деньги под отчет, то данный документ должен содержать дату оформления, сроки возврата средств и подпись непосредственного руководителя.

Выдача денежных средств в большинстве случаев осуществляется в рублях, а при необходимости сотрудник самостоятельно может конвертировать их в нужную валюту, что существенно упрощает процедуру учета. Передача именной корпоративной карты другому сотруднику запрещена. Если все-таки работодатель выдает сотруднику аванс в валюте, то ее переоценка осуществляется по закону в общем порядке.

При поездке за границу выплата суточных происходит по стране въезда, либо по проездным документам для командировки в страны СНГ, где не требуется загранпаспорт. Суточные, выплаченные сотруднику за однодневную командировку по России, не оформленные работодателем в качестве компенсации расходов, будут облагаться взносами. Если сумма суточных не превышает установленный законом лимит, то она освобождается от НДФЛ.

Большое количество организаций на данный момент начинают использовать корпоративные карты, которые позволяют сэкономить время и облегчить процесс учета, в особенности для расходов на командировочные. Эти карты аналогичны обычным в плане общего функционала, однако могут обладать большими привилегиями: иметь акционные, скидочные и бонусные программы. Они могут быть эмитированы на чье-то имя или обезличенными. Правила выдачи и использования таких карт регламентируются внутренними нормативными актами компаний. Но возможность расплачиваться корпоративной картой не отменяет необходимость сбора документов, подтверждающих оплату расходов командируемого.

Максимальная продолжительность

Еûø òýøüðÃÂõûÃÂýþ þ÷ýðúþüøÃÂÃÂÃÂààâÃÂÃÂôþòÃÂü úþôõúÃÂþü àä, ò ýõü ýõ ýðùôõÃÂÃÂàÿþûþöõýøù, úðÃÂðÃÂÃÂøÃÂÃÂàüðúÃÂøüðûÃÂýþóþ ÃÂÃÂþúð úþüðýôøÃÂþòúø. àÃÂþþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòøø à÷ðúÃÂõÿûõýýÃÂüø ýþÃÂüðüø, ÿõÃÂøþô ýðÃÂþöôõýøàóÃÂðöôðýøýð ò ÿþõ÷ôúõ þÿÃÂõôõûÃÂõàÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûÃÂ. ÃÂÃÂø ÃÂÃÂþü úþüÿðýøàôþûöýð ÃÂþñûÃÂôðÃÂàÃÂûõôÃÂÃÂÃÂøõ ÃÂÃÂõñþòðýøÃÂ:

• ÃÂþÃÂÃÂðòøÃÂàÿøÃÂÃÂüõýýÃÂù ÿÃÂøúð÷, ò úþÃÂþÃÂþü þÃÂÃÂðöðõÃÂÃÂàÃÂõûàþÃÂÿÃÂðòúø óÃÂðöôðýøýð ò ôÃÂÃÂóþù ýðÃÂõûõýýÃÂù ÿÃÂýúàøûø ÃÂÃÂÃÂðýÃÂ, ð ÃÂðúöõ ÿÃÂøüõÃÂýÃÂõ ÃÂÃÂþúø òÃÂÿþûýõýøàÃÂûÃÂöõñýþóþ ÷ðôðýøÃÂ;
• øüõÃÂà÷ðúûÃÂÃÂõýýÃÂù ôþóþòþààÿþÃÂÃÂûðõüÃÂü ò ÿþõ÷ôúàÃÂþÃÂÃÂÃÂôýøúþü. ÃÂÃÂûø ÃÂõûþòõú ýõ ÃÂÃÂÃÂôþÃÂÃÂÃÂÃÂþõý þÃÂøÃÂøðûÃÂýþ, þý øüõõàÿÃÂðòþ þÃÂúð÷ðÃÂÃÂÃÂàþàòÃÂÿþûýõýøàÿþÃÂÃÂðòûõýýþù ÷ðôðÃÂø.
• þÃÂýþòýÃÂõ þñÃÂ÷ðýýþÃÂÃÂø ÃÂðñþÃÂýøúð ýõ ôþûöýàýþÃÂøÃÂàÃÂð÷ÃÂõ÷ôýþù ÃÂðÃÂðúÃÂõÃÂ.

Специальные виды гарантий и компенсаций

Теперь предлагаем ознакомиться со специальными гарантиями, а также компенсациями, полагающимися труженику, во время действия трудового договора. Нужно обозначить, что даже если они не были указаны в тексте самого соглашения, их выполнение является обязательным с силу необходимости выполнять нормы законодательства, которым они предусмотрены.

Среди базовых специальных гарантий следует остановиться на таких:

• когда труженику требуется выполнять работу в служебной командировке;
• если требуется переехать в другой регион (город) для продолжения взаимоотношений с работодателем;
• на гражданина возлагаются дополнительные общественные или государственные обязательства;
• осуществляется совмещение процесса работы с одновременным получением образования;
• возникла остановка трудового процесса не по вине труженика (простой);
• гражданин является донором крови;
• работодатель нарушил трудовое законодательство в процессе увольнения и не выдал сотруднику трудовую книжку своевременно;
• во время прохождения обязательного медицинского осмотра;
• по инициативе предприятия направленным для повышения квалификации, стажировки, дополнительного обучения;
• когда на производстве произошел несчастный случай, после чего гражданин вынуждено потерял трудоспособность (временно, либо постоянно с последующим получением инвалидности).

Как оплачивается время командировки

Согласно ст.167 Трудового кодекса РФ, оплата в командировке производится по среднедневному заработку за каждый день отсутствия на рабочем месте. Среднедневной доход рассчитывается за календарный год, предшествующий наступлению времени командировки.

Расчет оплаты за дни командировки

Если работник отработал меньше года, определяется средний заработок за фактически отработанное до момента командировки время, даже если это время составляет несколько дней.

Определив расчетный период, бухгалтер убирает из него те выплаты, которые сотрудник получал, не работая: пособие по нетрудоспособности, отпускные, дни простоя по вине работодателя, отпускные по уходу за ребенком, и др.

Иными словами, для подсчета среднего заработка берется во внимание только доход, полученный за действительно проработанное время. В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода

В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода.

Умножив полученную величину среднедневного заработка на число дней командировки, определяется заработок командированного в период выполнения служебного поручения вне основного места работы.

Если среднедневной заработок превышает обычный дневной, расчет оплаты командировочных дней ведется по среднедневному.

Если среднедневной заработок ниже, чем обычный дневной, вопрос выплаты по большему значению решается локальным распоряжениям руководства, как правило, в пользу работника.

Расчет суточных

Суточные — это денежные средства, выплачиваемые командированному из соображений достаточности их на удовлетворение им своих потребностей в течение суток. Документального подтверждения того, куда были потрачены суточные, не требуется. В РФ в 2019 году размер суточных для командировок по стране составляет 700 рублей, для зарубежных командировок — 2500 рублей.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплатить работнику суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздничные, дни, потраченные на дорогу, время вынужденных задержек в пути.

Если командировка заграничная, суточные выдаются:

1. в иностранной валюте по курсу на день выдачи;
2. за последний день зарубежной командировки — по внутрироссийскому тарифу — 700 руб.

Последнее правило не является обязательным, но рекомендованным ИФНС, ссылающейся на то, что в последний день командировки работник пересекает границу РФ.

Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. К примеру, самолет вылетает рано утром в понедельник и чтобы на него успеть, сотрудник должен выехать в воскресенье в — то именно этот день и будет считаться началом командировки. Работодатель обязан оплатить этот день. Подробнее о том, как считаются суточные в командировке — читайте на нашем сайте

Направляя работника в зарубежную командировку, в числе иных расходов работодатель возмещает:

1. расходы на оформление загранпаспорта, визы и др.;
2. обязательные консульские сборы;
3. сборы за право въезда автомобиля;
4. расходы на оформление медицинской страховки;
5. иные необходимые платежи и сборы.

Транспортные издержки, проживание. Оплачиваются по факту предоставленных проездных документов, гостиничных счетов, квитанций о комиссионных сборах за провоз багажа, и т.п.

Об особенностях оформления служебных командировок смотрите видеосюжет:

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Компенсации, связанные со служебными командировками работников организаций, финансируемых из федерального бюджета

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» компенсации установлены в следующих размерах.

1. Компенсация расходов на найм жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки.

2. Компенсация расходов на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

3. Компенсация расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна с паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

4. Компенсация при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в размерах, установленных пунктом 1 Постановления, производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 Постановления N 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Август 2013 г.

Какие затраты несет работодатель?

На основании заявления на возмещение командировочных расходов работодатель производит компенсацию затрат на поездку сотрудника в ту или иную местность для выполнения им своих трудовых функций в рамках служебной задачи. Отправляя работника в командировку в пределах Российской Федерации в 2023 году, работодатель должен:

• оплатить проезд сотруднику на любом виде транспорта, за исключением такси (расходы на такси не подлежат компенсации) и жилье. Оплата номера гостиницы или арендованного жилья должна быть зафиксирована документально, чтобы доказать соответствующие расходы на него;
• выплатить сотруднику суточные исходя из длительности командировки, включая дни в пути;
• прочие затраты, установленные внутренними нормативными документами компании. Работодатель может компенсировать расходы на услуги сотовой связи или иные представительские расходы.

Если работнику предстоит заграничная командировка, то помимо перечисленных статей расходов работодатель должен оплатить страховку сотрудника и консульские сборы и расплатиться за оформление визы, а также за другие обязательства, предусмотренные при выезде за границу.

Находясь в командировке за пределами организации, сотрудник занимается непосредственным выполнением своих трудовых функций, поэтому заработная плата за работником должна быть сохранена. Расчет выплат по зарплате должен осуществляться за все дни командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Имея необходимые документы, подтверждающие расходы на командировку, по общим правилам возможен их учет при осуществлении расчета налога на прибыль или налога на УСН.

Зачастую на практике именно администрация организации работодателя занимается оплатой проезда и несет расходы на жилье: бронирует номер в гостинице или заключает договор аренды квартиры. В этом случае не возникает никаких сложностей. Но если денежные средства выдаются лично сотруднику, то их возмещение должно осуществляться в соответствии с определенными нормами. 

ТК РФ устанавливает, что работодатель несет на себе обязательства по оплате проезда, питания и проживания сотрудника, но все эти расходы должны быть согласованы сторонами трудовых взаимоотношений предварительно. 

Командировка – это форма выполнения конкретной служебной задачи, стоящей перед сотрудником, и все расходы в этом случае направлены на осуществление задания, полученного от работодателя, именно поэтому компенсация командировочных расходов не рассматривается в качестве дохода. С них не может быть удержан подоходный налог или взыскиваться страховые взносы. Это правило работает только в том случае, если в организации утвержден документ о командировках.

Любая коммерческая компания вправе определить лимит суточных выплат. Минимальное значение суточных установлено только для федеральных государственных служащих. Размер таких выплат устанавливается в локальном НПА организации или в коллективном договоре. 

Устанавливая суточный лимит командировочных выше данных показателей, сумма удержания будет пропорционально увеличена, но это не означает, что размер командировочных не может превышать указанные значения.

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом  их посуточного размера:

• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.

Порядок оплаты

Расчет суточных и других средств осуществляется в индивидуальном порядке и зависит от специфики командировки, ее расстояния.

Компенсационные выплаты начисляются с учетом среднедневного заработка сотрудника.

Если он работает больше 1 года, то такой заработок высчитывается с учетом предыдущего года работы.

Если работник трудится меньше одного года, то среднедневной заработок рассчитывается с учетом фактически проработанных дней.

В сумму этого заработка не входят отпускные, выходные, праздничные дни – если они были нерабочими, а также больничный лист. Учитывается реально полученный сотрудником доход.

Выданный аванс при изменении сроков

Если сроки командировки были сокращены, то сотрудник должен вернуть неизрасходованную часть аванса.

При продлении сроков командировки работника работодатель должен предоставить сотруднику дополнительные средства, которые отражаются в бухгалтерской документации предприятия.

Вопросы налогообложения

Минимальный размер суточных для поездки в командировки по России составляет 700 руб. Если поездка планируется за границу, то минимум расходов должен составлять 2500 руб.

Суммы выше этих цифр подлежат учету и включаются в налоговую базу.

Исключения

Возможность командировок обсуждается на стадии трудоустройства. Запрещено направлять в командировку беременных женщин.

Некоторые категории работников могут быть направлены в поездку только с их согласия и при очевидной возможности. К ним относятся:

• женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3-х лет;
• родитель, который в одиночку воспитывает ребенка возрастом до 5 лет;
• инвалиды, работающие по трудовому договору;
• родители, воспитывающие ребенка-инвалида;
• граждане, работающие по ученическому договору (за исключением случаев, если командировка возможна в рамках ученического договора);
• лица – кандидаты на выборные должности в органы законодательной власти;

Считается ли командировка рабочим днем в табеле? Информация здесь.

Как законно отказаться от командировки? Подробности в этой статье.

Спорные ситуации, связанные с командировкой и ее оплатой могут быть улажены в переговорном или административном порядке.

Предусмотрена возможность обращаться в суд. При необходимости спора с работодателем или возникновении иных вопросов желательно заручиться поддержкой квалифицированного юриста.

Порядок командирования, выплаты и компенсации

При возникновении необходимости направить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

1. Прежде всего, издаётся соответствующий распорядительный документ. Обычно приказ либо распоряжение;
2. На основании этого документа выписывается командировочное удостоверение. На документе проставляется отметка о выбытии работника из места постоянной работы;
3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение (если оформлялось) с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Примечание к пунктам 2 и 3: В настоящее время удостоверение и служебное задание — необязательные документы. Однако их рекомендуется составлять, чтобы не было споров с ФНС.  

Гарантии и компенсации командированным

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатель обязан сохранить места работы (должности) и средний заработок, а также возместить расходы связанные с командировкой, а именно:

1. Расходы по проезду;
2. Расходы по найму жилого помещения;
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важно подчеркнуть, что в служебные командировки не направляются лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также сотрудники, постоянная работа которых, в соответствии с трудовым договорам осуществляется в пути. При этом в служебные командировки могут быть направлены сотрудники, работающие дистанционно, а также надомники

При совершении служебной поездки, например, из места постоянной работы (стационарного рабочего места или из дома) — в местонахождение организации-работодателя (по письменному распоряжению работодателя). Следовательно, они могут рассчитывать и на соответствующие гарантии и компенсации. Эта позиция в очередной раз была подтверждена специалистами Минтруда России в письме

При этом в служебные командировки могут быть направлены сотрудники, работающие дистанционно, а также надомники. При совершении служебной поездки, например, из места постоянной работы (стационарного рабочего места или из дома) — в местонахождение организации-работодателя (по письменному распоряжению работодателя). Следовательно, они могут рассчитывать и на соответствующие гарантии и компенсации. Эта позиция в очередной раз была подтверждена специалистами Минтруда России в письме

Таким образом, законодательством установлен особый порядок оплаты труда персонала при выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы, а также предусмотрена компенсация соответствующих расходов.

(, и Трудового кодекса РФ)

Прежде, чем приступить к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления  командировки.